GUÍA RÁPIDA DE USUARIO

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1 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS GUÍA RÁPIDA DE USUARIO REVISADO POR Líder Funcional APROBADO POR Jefe Oficina Apoyo Financiero Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. DESARROLLO DE LA GUÍA Este proceso se correrá para aquellos estudiantes a quienes aplique el numeral 7 de las Normas y Procedimientos Generales para los Aspectos Administrativos de la Matrícula de los Programas de Pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana. Así mismo le permitirá al estudiante tener la posibilidad de pagar su matrícula fuera de las fechas establecidas en los calendarios de descuentos y recargos, permiso que será dado inicialmente por el decano de facultad y posteriormente por el vicerrector académico CREACIÓN Menú principal seleccione la opción Finanzas del alumnado luego la opción Planes de pagos, a continuación seleccione la opción Plan de pagos, finalmente seleccione Creación contrato de aplazamiento: El sistema a partir de la selección, mostrará en pantalla las pestañas desde las cuales podrá realizar la búsqueda de información ya almacenada (Buscar valor) o ingresar información nueva (Añadir un valor). Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 17

3 El sistema habilitará la siguiente pantalla, la cual le permitirá ingresar la información correspondiente al Contrato de Aplazamiento Descripción: Escriba una identificación para la ejecución del contrato de aplazamiento. 2. Descripción Larga: Ingrese detalla del aplazamiento. Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 17

4 3. Ciclo lectivo: Seleccione el Periodo dentro del cual se realiza el contrato de aplazamiento. 4. Fecha Inicial: Indique el periodo en el cual comienza el contrato de aplazamiento. 5. Fecha Final: Fecha limite en que termina el contrato. 6. Fecha/Días Vencimiento: Seleccione si desea ejecutar el proceso por fecha de vencimiento o por días de vencimiento. 7. Diferir fechas: Ingrese la fecha hasta la cual desea que se realice el proceso. Pulse el botón Guardar, ingrese a la pestaña Tasa contrato aplazamiento: Tasa Evaluación: Se debe colocar el importe en caso de requerir un cargo adicional. 2. Tipo de cuenta: El tipo de cuenta a la que se debe cargar el importe. 3. Tipo Ítem Eval: El ítem de cargo. Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 17

5 Finalmente ingrese a la pestaña Cargos Contrato Aplazamiento, el cual le permite ingresar los nodos específicos, donde se encuentran los cargos que se desean aplazar, finalmente seleccione el botón Guardar. Oficina de Organización y Métodos Página 5 de 17

6 1.2. ASIGNACIÓN Siga la siguiente ruta Menú principal Finanzas del alumnado, Planes de pagos, Plan de pagos, Asignación contratos de aplazamiento: El sistema habilitará la pantalla Asig Contratos Aplazamiento desde la cual podrá buscar información existente en la pestaña (Buscar un valor) e ingresa información nueva (Añadir un valor). Seleccione la pestaña Añadir un valor, donde deberá elegir el ID al que le va a asignar el contrato de aplazamiento, el número de contrato y el número de secuencia terceros que es un consecutivo asignado automáticamente por el sistema, luego pulse el botón Añadir. Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 17

7 En la pestaña Alumno Aplazamiento, pulse el botón Calcular y Contabilizar y consulte la siguiente pestaña Cargos de alumno aplazamiento la cual le mostrará la información relacionada al ID después de ejecutar el proceso. Oficina de Organización y Métodos Página 7 de 17

8 1.3. CONSULTA CUENTA DE CLIENTE Para consultar la cuenta del cliente ingrese al Menú principal la opción Cuentas de cliente, e ingrese el ID a consultar y pulse el botón Buscar. Oficina de Organización y Métodos Página 8 de 17

9 El sistema habilitará la pestaña Cuentas Cliente, en ella consulte el link Vencimiento de cargos (Ubicado en la parte inferior de la pantalla) para verificar que efectivamente se haya asignado el contrato de aplazamiento. Oficina de Organización y Métodos Página 9 de 17

10 NOTA: Si los contratos de aplazamiento no actualizan la factura corriendo el proceso de descuentos y recargos, es debido a que se encuentran fuera de las fechas del mencionado calendario, por tal motivo es necesario Cancelar la factura y generarla nuevamente CANCELACIÓN DE FACTURAS Para verificar condiciones de formalizar matriculas ingrese al menú principal la opción Finanzas del alumnado, Facturación de clientes. Y a continuación seleccione el siguiente componente Cancelación de facturas A partir de la selección anterior el sistema presenta la siguiente pantalla desde la cual puede buscar información existente (pestaña buscar un valor) o ingresar información nueva (pestaña añadir un valor). En la pestaña Añadir Valor, ingrese un ID de control de ejecución que identifique el proceso a realizar y pulse el botón Añadir. Oficina de Organización y Métodos Página 10 de 17

11 El sistema habilitará la pestaña Cancelación de Facturas donde deberá ingresar la siguiente información: 1. Opción ejecución: Seleccione el parámetro necesario para realizar el proceso. Oficina de Organización y Métodos Página 11 de 17

12 2. ID empleado: Seleccione el ID de empleado correspondiente. 3. N Factura: De acuerdo al ID de empleado indicado el sistema presenta las facturas que estén asociadas a este. 4. Opc registro cancelacion fact: Seleccione la opción de cancelación de factura que desea para ejecutar. Una vez completados los campos necesarios dentro de esta pantalla, Oprima el botón Guardar y luego Ejecutar. Se mostrará la pestaña Petición Gestor Procesos, donde deberá seleccionar el nombre del servidor PSNT y active la opción de la lista de procesos Cancelación de facturas y oprima el botón Aceptar: Oficina de Organización y Métodos Página 12 de 17

13 Ingrese al link Monitor procesos de la parte superior de la pantalla, para verificar que el proceso se ejecuto correctamente. Verifique el proceso se haya ejecutado de forma correcta: Oficina de Organización y Métodos Página 13 de 17

14 1.5. GENERAR FACTURA DEL CONTRATO DE APLAZAMIENTO Para realizar la generación de pre-recibo ingrese al Menú principal Finanzas del alumnado, Facturación de clientes, a continuación seleccione el componente Facturas sistemas de alumnos, finalmente ingrese en la opción Creación petición facturación. El sistema habilitará el cuadro de dialogo que le permite realizar la búsqueda de información almacenada o crear un registro en la pestaña Añadir un valor. Seleccione la pestaña Añadir un Valor, en el campo Facturar por opción se debe seleccionar la opción N - rango para realizar la creación de factura por un solo ID de alumno y pulsar el botón Añadir. Oficina de Organización y Métodos Página 14 de 17

15 A partir del registro de un nuevo asiento el sistema presenta la siguiente pantalla, en la pestaña Petición de facturacion1 en el campo ID facturación se debe seleccionar la opción petición de educación continua, Una vez diligenciado este campo se ingresa a la siguiente pestaña Petición de facturación 2 Oficina de Organización y Métodos Página 15 de 17

16 Ciclo Factura: Es obligatorio introducir un valor en este campo, por lo tanto seleccione de la lista desplegable los grupos creados y sobre los cuales es posible generar facturas. 2. De Ciclo Lectivo: Seleccione dentro de los parámetros establecidos el lapso de tiempo desde el cual desea realizar la transacción. 3. A: Seleccione hasta que ciclo lectivo se debe establecer para ejecutar la generación de facturas. 4. Plantilla Factura: Seleccione la plantilla que requiere para ejecutar la transacción. Oficina de Organización y Métodos Página 16 de 17

17 Se debe cambiar el ciclo de factura a un ciclo e ingresar el rango del ciclo lectivo en que se va a generar la factura en el campo De Ccl Lvo, seleccionar del campo Plantilla Fact la plantilla de Pre-recibos Estudiantes y active la opción Dirección no obligada, luego oprima el botón Generar Factura para generar el recibo de pago, posteriormente oprima el botón Guardar. De esta manera se puede observar en la pestaña Petición de facturación 1 el recibo de pago correspondiente al ID del empleado indicado, tenga en cuenta este número de pre-recibo para el proceso de impresión de recibo de pago. Oficina de Organización y Métodos Página 17 de 17

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