GUÍA DE USUARIO DEVOLUCIÓN DE RETENCIONES A PROVEEDORES

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1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: FI-P15-G01 1 Agosto de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO DEVOLUCIÓN DE RETENCIONES A PROVEEDORES Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo detallar el proceso de devolución de retenciones cuando se identifica que a un proveedor se le ha practicado un mayor valor de retención o una retención indebida de acuerdo a la calidad de contribuyente que ostenta u otros soportes que envía para su revisión. RECEPCIÓN DE RETENCIONES INGRESO AL SISTEMA REGISTRO DEL COMPROBANTE EN EL SISTEMA PROCESOS COMPROBANTE DEVOLUCIÓN DE LA RETENCIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

3 1.1. Devolución de retenciones: Recibe correo electrónico o carta por parte del proveedor en donde solicita la devolución de la retención efectuada en exceso o indebida Realiza la verificación física del voucher en donde se practicó la retención y los documentos soportes como la factura y los equivalentes a la factura, solicitud del proveedor (soportes anexos a esta), para establecer si corresponde o no la devolución de retención Elabora en Excel el registro de la devolución Para la columna COMP_AJ_PrOVEED se realiza el comprobante en el sistema a nombre del proveedor por el valor de la devolución Para la columna COMP_AJ_DIAN/DDT se realiza el comprobante en el sistema a nombre de la entidad correspondiente que fue cargada la retención inicial (DIAN y/o Tesorería Distrital) por el valor (signo contrario) del que se realizó el comprobante del proveedor mencionado en el punto 1.2 Nota: Para cada devolución se debe elaborar dos comprobantes; uno para la devolución al proveedor (que afecta la contabilidad de la cuenta de la retención y está a nombre del proveedor) y otro para el efecto en el pago (aumentar o disminuir el valor a pagar a nombre de la DIAN y/o la Tesorería Distrital).

4 La siguiente guía tiene como objetivo verificar que si aun proveedor se le ha practicado un mayor valor de retención o una retención indebida de acuerdo a la calidad de contribuyente que ostenta, esta sea devuelta de manera oportuna. RECEPCIÓN DE RETENCIONES INGRESO AL SISTEMA REGISTRO DEL COMPROBANTE EN EL SISTEMA PROCESOS COMPROBANTE DEVOLUCIÓN DE LA RETENCIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

5 2.1. Ingresa a de información Universitaria/ingresa con su ID de usuario y contraseña Seleccione INGRESO A FN, luego FN Finanzas y Cuentas a Pagar

6 2.3. Seleccione Introd Comprobantes Estándar para el respectivo registro de información.

8 3.1. Registre los datos de Información sobre Factura a. No. Factura: el concepto de DEV_RTE FTE, IVA, ICA, según sea la retención que se esté devolviendo, y el número del comprobante en donde se descontó el valor. b. Fecha Factura: Este campo se diligencia con la fecha de la factura registrada en el comprobante en donde se descontó la retención. c. ID. Proveedor: Este campo se diligencia con el numero del ID del proveedor (tercero para devolución de retención, un comprobante) y en otro comprobantes a nombre de la entidad a la cual se cargo equivocadamente la retención (DIAN y/o Tesorería Distrital) d. Total: Se registra el valor de la retención a devolver. e. Coment: Este campo se diligencia con el concepto de la retención que se está devolviendo, especificando el número del comprobante en donde se descontó dicha retención y el número de la factura o cuenta de cobro correspondiente. f. Retenciones: Se debe validar que no tenga los flag activados de retenciones y si es el caso desactivarlos. f. IVA Línea Factura: En este link en Detalles de IVA > Código IVA se debe dejar la opción CL0, para que el comprobante no calcule valores de IVA. g. Importe Extendido: En este campo se diligencia el valor de la retención a devolver.

9 Registre los datos de Información sobre Factura > Líneas Distribución h. Importe: Este campo se diligencia con el valor de la retención a devolver i. Cuenta: Este campo se debe diligenciar con el número de la cuenta contable establecido en el plan de cuentas para la retención que se está devolviendo, entiéndase Retención de IVA, ICA y Retención en la Fuente. j. Uexpl: Este campo se diligencia con el fondo al que pertenezca el respectivo gasto. k. Dpto: Este campo se debe diligenciar con el código del departamento al cual pertenece el gasto. l. UniNegPC: Este campo corresponde a la unidad de negocio que es PUJAV. m. Proy: Este campo se debe diligenciar con el número del código del proyecto. n. Fecha Presupuesto: Este campo corresponde a la fecha en que se elabora el comprobante de la devolución que debe ser el mismo que la fecha contable. Desde el campo Cuenta hasta el campo Proy la información será la misma que contiene el comprobante donde se registró la retención por mayor o menor valor.

10 Registre los datos de la pestaña de Pagos a. Pago Programado: Si está registrando el comprobante para el proveedor, tener en cuenta que debe ir en Información de Pagos la misma información del proveedor. b. Vto Prog: Este campo se diligencia con la fecha en la que se esta registrando el comprobante, así el comprobante quedará programado para el próximo ciclo de pagos de la Universidad que es procesado los días miércoles. c. Método Pago: Se revisa que los campos Banco, Cuenta, Método, Código Grupo Pago y Gestión Pagos corresponda a la directrices de la Oficina de Tesorería para el pago.

11 en la pestaña Atributos de Comprobante, se debe revisar que el campo plantilla contable corresponda a la misma que se registró en el comprobante (mayor o menor valor registrado de retención). Luego debe seleccionar el botón Guardar y finalizará el registro del comprobante. Nota: Para el comprobante que se registra a nombre de la DIAN y/o la Dirección Distrital se debe revisar que la plantilla contable corresponda al mismo concepto de la cuenta por el cual se está devolviendo la retención. Ej. si la retención a devolver corresponde a devolución de retención por compras la plantilla contable deberá ser RET_COMPRAS (Devolución Ret_Compras 3,5%); cuando el comprobante se contabilice se debe revisar sus entradas contables y validar qué tanto el débito como el crédito sea en la misma cuenta. Recuerde este comprobante se realiza solo para que tenga un efecto en el pago y no en la contabilidad.

13 4.1. Los procesos que deberá ejecutar el comprobante son presupuesto y contabilización; en la pestaña Información sobre Factura, seleccione en Acción Control de presupuestos y luego ejecutar cuando finalice el proceso, igualmente debe dar en Acción petición Contzn comprobantes y luego Ejecutar;

14 4.2. Seleccione Resumen y en Estado Contabilización: deberá aparecer en Estado Cab Ctrl Presupuestos Válido y en Estado Contabilización Contabilizado.

16 5.1. La devolución de la retención se realizará finalmente con el comprobante registrado a nombre del proveedor que contablemente realizará: Ejemplo: Cuenta Debido Crédito 23 (Cuenta de retención) xxxx 22 (Cuenta por pagar) xxxxx Y el comprobante realizado a la entidad, contablemente no afecta, sino se realiza su registro para utilizar en el pago de la totalidad de retenciones de un periodo especifico. Ejemplo Cuenta Debido Crédito 23 (Cuenta de retención) xxxx 23 (Cuenta de retención) xxxxx A continuación se ilustras las pantallas que aparecerán de los comprobantes para proveedores y entidad respectiva:

17 Comprobante proveedor

18 Comprobante a la entidad.

19 5.2. La devolución de la retención se realizará con el comprobante registrado a nombre del proveedor que contablemente ejecutará. (Registro del comprobante para afectar el pago a la DIAN o a la Tesorería Distrital de la Devolución de la retención) Para el registro de este comprobante se debe seguir los mismos pasos establecidos en el comprobante de la devolución de la retención al proveedor especificados anteriormente hasta el punto 4.2. con las siguientes excepciones (aplican al diligenciar la opción expuesta en el numeral 3.1.1) ID. Proveedor: Este campo se diligencia con el numero del ID de la DIAN o la Tesorería Distrital el cual fue asignado al momento de su creación Total: Se registra de forma negativa el valor de la retención que se va a devolver Importe Extendido: En este campo se diligencia de forma negativa el valor de la devolución de la retención Importe: Este campo se diligencia con el valor de la retención que se va a devolver, como se va a descontar del pago de la DIAN o de la Tesorería Distrital, este valor se debe registrar de manera negativa.

20 La siguiente guía tiene como objetivo verificar que si aun proveedor se le ha practicado un mayor valor de retención o una retención indebida de acuerdo a la calidad de contribuyente que ostenta, esta sea devuelta de manera oportuna. RECEPCIÓN DE RETENCIONES INGRESO AL SISTEMA REGISTRO DEL COMPROBANTE EN EL SISTEMA CONTABILIZAR EL COMPROBANTE DEVOLUCIÓN DE LA RETENCIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

21 Revisado por Analista de Cuentas por Pagar Aprobado por Director Financiero