MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO INVENTARIOS INVENTARIO DE MATERIALES DEL ALMACÉN DE CAMPUS Y CONSTRUCCIONES

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1 MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO INVENTARIOS PROCEDIMIENTO ALMACÉN DE CAMPUS Y REVISADO POR APROBADO POR Jefe Director de Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Administrar los productos que ingresan y salen del almacén de materiales de Campus y Construcciones, con el fin de contar con información real de los productos disponibles y asegurar las existencias de los mismos. 2. ALCANCE Inicia con la recepción y salida del material en el almacén, hasta la verificación y conteo físico de las existencias. 3. DEFINICIONES Inventario Mínimo: Corresponde al número mínimo de unidades de un producto que debe permanecer en el inventario. Inventario Máximo: Corresponde al número máximo de unidades de un producto que debe permanecer en el inventario. Obras a Todo Costo: Se refiere a las obras civiles nuevas o de remodelación que son contratadas a terceros e incluyen dentro del servicio los materiales requeridos para el proyecto. 4. CONDICIONES GENERALES El Almacén de Campus y Construcciones, corresponde a un único almacén de la en el cual se depositan y administran los materiales requeridos tanto por la como de la Construcciones. El material que ingresa al almacén, ha sido previamente ingresado al sistema a través del módulo de compras. Se pueden realizar recepciones parciales de pedidos de material al almacén, en tal caso se deberá verificar en el sistema y registra el estado de la recepción. Las solicitudes de material al almacén deben estar relacionadas con una orden de trabajo ya autorizada en el módulo de mantenimiento. Página 2 de 11

3 Las solicitudes de materiales al almacén de la (campus y construcciones) por parte de la Construcciones deberá ser únicamente para obras que no son a todo costo y deberá estar asociado a un proyecto a través del módulo de mantenimiento como una orden de trabajo. Podrá ingresar material al almacén como resultado de sobrantes de órdenes de trabajo ejecutadas, el sistema automáticamente identifica la orden a la cual corresponde y reubicará el material a ingresar. La ha definido, para cada uno de los productos del almacén, una cantidad de inventario mínimo y una máxima con el fin de asegurar la disponibilidad de productos cuando se requieran. A través del proceso que corre el sistema diariamente, se verificará el estado de los inventarios mínimos y máximos de los artículos del almacén, en el caso que lo requiera, el sistema automáticamente enviará la solicitud de pedido al proceso de compras para aquellos productos que el nivel de inventario se encuentre por debajo del mínimo. Las solicitudes de pedido realizadas por el ERP, serán ejecutadas automáticamente por la cantidad requerida del producto, de forma tal que se mantenga el inventario máximo. En el caso que un material no se encuentre en la cantidad suficiente para la entrega, se podrán realizar entregas parciales y deberá quedar registrado en el sistema. El conteo físico de material y productos del almacén se realizará en forma anual para todo el almacén y cíclica para ubicaciones o tipos de productos específicos los cuales son determinados por el sistema de acuerdo con los parámetros dados por el. Si al finalizar el conteo físico de materiales y productos del almacén se encuentran diferencias, el podrá realizar ajustes a la información del sistema, en caso crítico realizará el reporte respectivo. Página 3 de 11

4 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 ENTRADA DE MATERIAL AL ALMACEN No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 1 Recibe material entregado por el proveedor. Auxiliar de Almacén Verifica físicamente los materiales recibidos. Si el material corresponde a sobrante de una Orden de trabajo específico: 2 Registra la Orden de Expedición de devolución en el ERP. Si el material no corresponde a sobrante de una Orden de trabajo específico: Remítase a la actividad 3. 3 Carga la recepción del material en el sistema. 4 Ubica físicamente el material. Auxiliar de Almacén Página 4 de 11

5 5.2 SALIDA DE MATERIAL DEL ALMACEN No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 1 Se acerca al almacén a solicitar el material requerido para la orden de trabajo. del Campus / Construcciones Operador de Mantenimiento Verifica en el sistema la solicitud de material y genera el plan de acopio. Si las existencias del material no son suficientes: 2 Realiza la expedición por entrega parcial del material, si es posible, y efectúa la solicitud de pedido de material a través de ERP. Si las existencias del material son suficientes: Remítase a la actividad 3. 3 Expide la salida de material de almacén en el ERP. 4 Realiza la entrega física al operador de mantenimiento. Auxiliar de Almacén Página 5 de 11

6 5.3 CONTEO DE MATERIALES EN EL ALMACÉN No. DESCRIPCIÓN Define el tipo de conteo a realizar. RESPONSABLES UNIDAD CARGO Si es para todo el almacén: Se retienen los artículos del almacén que se 1 van a contar físicamente. Remítase a la actividad 2. del Campus Si es cíclico para ubicaciones o artículos determinados: Remítase a la actividad 2. 2 Genera listado de artículos a inventariar a través de ERP. del Campus 3 Realiza el conteo físico de las unidades del almacén a inventariar de acuerdo con el listado. del Campus Supervisor / Auxiliar de Almacén 4 Ingresa la información del conteo manualmente al ERP. del Campus Supervisor / Auxiliar de Almacén Revisa la conciliación artículos en el almacén contra inventario en el sistema. Si corresponde al último conteo: 5 Realiza los ajustes de inventario, si se requiere. del Campus En este momento finaliza el procedimiento. Si no corresponde al último conteo: Remítase a la actividad 2 Página 6 de 11

7 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Página 7 de 11

8 ENTRADA DE MATERIAL AL ALMACEN INICIO Auxiliar de Almacén Recibe material entregado por el proveedor Verifica físicamente los materiales recibidos SI El material corresponde a sobrante de una Orden de trabajo específico NO Registra la Orden de Expedición de devolución en el ERP Carga la recepción del material en el sistema Auxiliar de Almacén Ubica físicamente el material. FIN Página 8 de 11

9 SALIDA DE MATERIAL DEL ALMACEN INICIO Operador de Mantenimiento / Construcciones Se acerca al almacén a solicitar el material requerido para la orden de trabajo Verifica en el sistema la solicitud de material y genera el plan de acopio. SI las existencias del material son suficientes NO Expide la salida de material de almacén en el ERP Realiza la expedición por entrega parcial del material, si es posible, y efectúa la solicitud de pedido de material a través de ERP Auxiliar de Almacén Realiza la entrega física al operador de mantenimiento FIN Página 9 de 11

10 CONTEO DE MATERIALES EN EL ALMACÉN INICIO Define el tipo de conteo a realizar SI El conteo es para todo el almacén NO Retiene los artículos del almacén que se van a contar físicamente. Genera listado de artículos a inventariar a través de ERP Supervisor / Auxiliar de Almacén Realiza el conteo físico de las unidades del almacén a inventariar de acuerdo con el listado Supervisor / Auxiliar de Almacén Ingresa la información del conteo manualmente al ERP Revisa la conciliación artículos en el almacén contra inventario en el sistema NO SI Corresponde al último conteo Realiza los ajustes de inventario, si se requiere FIN Página 10 de 11

11 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Listado de productos a inventariar CÓDIGO N/A Página 11 de 11

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