MACROPROCESO INTERNACIONALIZACIÓN PROCESO EJECUCIÓN DE LAS INICIATIVAS DE INTERNACIONALIZACIÓN

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1 MACROPROCESO INTERNACIONALIZACIÓN PROCESO EJECUCIÓN DE LAS INICIATIVAS DE INTERNACIONALIZACIÓN PROCEDIMIENTO REVISADO POR Asistente para APROBADO POR Vicerrector Académico Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Establecer los mecanismos y lineamientos institucionales para los convenios de movilidad estudiantil efectuados entre la Pontificia Universidad Javeriana y otras instituciones de educación superior a nivel internacional, específicamente para estudiantes de intercambio que vienen a la Pontificia Universidad Javeriana a cursar semestre completo. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud por parte del interesado o la universidad extranjera de origen, hasta la entrega del certificado de notas a la institución internacional por parte de la Universidad Javeriana. 3. DEFINICIONES Convenios de Movilidad Estudiantil para cursar semestre completo: se refiere a la modalidad de intercambio estudiantil, en el marco de un convenio suscrito para tal fin, por medio del cual el estudiante debe cursar suficientes asignaturas para que la dedicación sea considerada como de tiempo completo, las cuales serán homologadas y/o reconocidas dentro de su plan de estudio en su Universidad de Origen. 4. CONDICIONES GENERALES La Pontificia Universidad Javeriana maneja cuatro tipos de movilidad estudiantil entre universidades: o o o o Movilidad internacional de javerianos hacia otras instituciones a través de convenios. Movilidad internacional de estudiantes de otras instituciones hacia la Javeriana a través de convenios. Movilidad nacional de javerianos hacia otras instituciones a través de convenios. Movilidad nacional de estudiantes de otras instituciones hacia la Javeriana a través de convenios. Este documento hace referencia a la movilidad internacional de estudiantes de otras instituciones hacia la Javeriana a través de convenios bilaterales o multilaterales suscritos para tal fin. Página 2 de 14

3 La movilidad estudiantil puede ser para programas de pregrado o posgrado de acuerdo con el convenio establecido. La solicitud de participación puede provenir tanto del estudiante interesado como de la universidad de origen, sin embargo los documentos oficiales de aplicación, deberán ser enviados por el representante en temas de movilidad estudiantil de la universidad de origen. El estudiante que sea aceptado en el programa de movilidad internacional de otras instituciones hacia la Javeriana, deberá cancelar el valor de la matrícula académica en la Universidad de origen y los gastos de viaje, alojamiento, manutención y seguro médico con cobertura internacional. De acuerdo con el convenio y plan de estudios los estudiantes extranjeros pueden realizar intercambio por uno o máximo dos períodos semestrales en la Javeriana. Las aplicaciones de intercambio serán puestas en consideración de los Directores de Carrera correspondientes, quienes darán su aprobación; previa verificación del cumplimiento de los requisitos por parte de la estudiantiles. La aprobación por parte de los Directores de Carrera, para que los estudiantes puedan cursar las asignaturas solicitadas, dependerá del cumplimiento de los requisitos académicos, la disponibilidad de cupos en las asignaturas solicitadas y la apertura de la misma para el semestre requerido. Una vez el Director de Carrera apruebe la participación del estudiante en las asignaturas a cursar, la realizará el proceso de admisión rápida atado al convenio respectivo y en el SAE hará la inscripción de las asignaturas bajo la modalidad de ALE (Asignatura de Libre Escogencia). El estudiante de movilidad inscrito en la Universidad Javeriana, tendrá los mismos derechos, deberes y obligaciones de un estudiante regular y se regirá de acuerdo con las normas establecidas en el Reglamento de s. Página 3 de 14

4 El estudiante que se encuentre cursando un programa de movilidad estudiantil podrá solicitar una prórroga del mismo, efectuando el proceso como lo realizó la primera vez, en las fechas establecidas y su permanencia estará adicionalmente sujeta a la evaluación del Director de Carrera correspondiente y a su rendimiento académico. Si el estudiante de intercambio no se presenta en las fechas informadas para la formalización de la inscripción de su matrícula, se dará por entendido que no participará en el convenio y será retirado del sistema de información SAE. Con el fin de que el estudiante de intercambio pueda hacer uso de los servicios de la universidad, se le otorgará carné de la Universidad Javeriana el cual deberá ser solicitado en la Oficina de Admisiones y Registro Académico en las fechas estipuladas para cada semestre. Este documento tiene un costo definido para cada semestre y deberá ser asumido por el estudiante. Dentro del servicio que presta la a los programas de movilidad estudiantil, se tiene contemplado el apoyo a estudiantes que vienen del extranjero en la consecución de vivienda, recepción de estudiantes en el aeropuerto y traslado al lugar de alojamiento. El estudiante deberá realizar los trámites correspondientes a la legalización de su calidad de estudiante extranjero en el país de acuerdo con las normas expedidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores. La asesorará al estudiante en la realización de estos trámites y reportará a la Oficina de Admisiones y Registro los estudiantes extranjeros que formalizaron su participación. Una vez iniciado el semestre de intercambio el estudiante podrá realizar modificaciones a la inscripción de asignaturas (adición o retiro) con autorización del Director de Carrera correspondiente, en las fechas establecidas e informado a la mediante el formato Registro de Modificaciones a la Inscripción de Asignaturas y será responsabilidad del estudiante informar dichos cambios y tener autorización de la universidad de origen. Una semana después del ingreso se efectúa la jornada inducción de los estudiantes de intercambio internacional para brindarles la información necesaria para la adaptación al proceso de intercambio y se realizan diversas actividades de integración. Página 4 de 14

5 Una vez concluido el semestre, el estudiante deberá formalizar el cierre de su intercambio en la. Posterior a esto, la Universidad Javeriana enviará el certificado de notas directamente a la Universidad de origen. Los estudiantes de intercambio serán retirados del sistema de información SAE, luego de haber culminado su participación en el intercambio. Página 5 de 14

6 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 DE UNIVERSIDADES EXTRANJERAS PARA INTERCAMBIO DE SEMESTRE O AÑO COMPLETO EN LA UNIVERSIDAD JAVERIANA. No DESCRIPCIÓN Solicita la participación en el programa de movilidad hacia la Universidad Javeriana por correo electrónico o telefónicamente. Responde a la universidad de origen o al estudiante, informando las fechas de inscripción e inicio de semestre, la metodología y requisitos de la movilidad, el Formulario de Aplicación al Programa de Intercambio (DO-P12-F03) y el enlace para la consulta de asignaturas programadas en SAE. Envía el formulario y documentación requerida a la. RESPONSABLES UNIDAD CARGO Universidad extranjera / / Universidad de origen 4 Recibe y revisa la documentación y requisitos, adicionalmente se cerciora que las asignaturas correspondan a lo programado por la universidad. / 5 Envía al Director de Carrera para estudio y respuesta, las solicitudes revisadas que cumplan con los requisitos. 6 Revisa las asignaturas solicitadas y envía la respuesta a la. Carrera Director de Carrera Página 6 de 14

7 No. DESCRIPCIÓN Si es posible la participación del estudiante: UNIDAD RESPONSABLES CARGO 7 Envía la respuesta a la universidad de origen mediante la Carta de Admisión firmada por el Asistente para y carta dirigida al consulado de Colombia en el país correspondiente firmada por el Vicerrector Académico y la guía para estudiantes extranjeros. Remítase a la actividad 8. Si no es posible la participación del estudiante: Informa a la universidad de origen la no aceptación del estudiante. En este momento finaliza el procedimiento. 8 Envía información sobre opciones de alojamiento en la ciudad. 9 Inscribe las asignaturas solicitadas y aprobadas por el Director de Carrera en el SAE. 10 Solicita a la Dirección de Tecnologías de Información la creación de los correos electrónicos de los estudiantes. 11 Una vez el estudiante se encuentre en el país y de acuerdo con las fechas informadas, se presenta en la para formalizar la inscripción y entrega copia del pasaporte, de la visa, del seguro médico y datos personales diligenciados en el formato Datos Personales para Registro de s de Movilidad Internacional(IT-P11-F01). 12 Entrega al estudiante el reporte de las asignaturas inscritas, el horario, contraseña de correo electrónico, guía para estudiantes Neojaverianos e Información para los estudiantes de movilidad. Página 7 de 14

8 No. DESCRIPCIÓN 13 Crea la hoja de vida del estudiante. 14 Solicita en la Oficina de Admisiones y Registro Académico, en las fechas establecidas, el carné javeriano para acceder a los servicios. 15 Pone el sticker al carné. UNIDAD RESPONSABLES CARGO 16 Envía listado de estudiantes inscritos a Biblioteca y al Centro Javeriano de Formación Deportiva para que activen los servicios correspondientes. 17 Inicia las clases. 18 Envía a la Oficina de Admisiones y Registro Académico la lista de estudiantes extranjeros que por convenio de movilidad están realizando estudios en la Javeriana. Anexa fotocopia del Pasaporte, fotocopia de la Visa de y fotocopia de la Cédula de Extranjería, para reportar al DAS. Si el estudiante requiere modificar la inscripción de las asignaturas: 19 Solicita a la la modificación a través del formato Registro de Modificaciones a la Inscripción de Asignaturas (DO-P12-F06). Si el estudiante no requiere modificar la inscripción de asignaturas: 20 Remite a la actividad 21. Recibe la solicitud de modificación de la inscripción de asignaturas y adiciona o retira del SAE y la archiva en la hoja de vida del estudiante. 21 Brinda atención permanente a los estudiantes durante su período de intercambio. / Página 8 de 14

9 No DESCRIPCIÓN Una vez finalizado el período de intercambio, solicita en a la Biblioteca General el paz y salvo, solicita y paga la expedición a la Oficina de Admisiones y Registro Académico del certificado de notas. Se acerca a la y entrega el Paz y Salvo de Biblioteca, fotocopia del recibo de pago cancelado del certificado de notas y devuelve el carné o en su defecto carta o denuncio de pérdida. RESPONSABLES UNIDAD CARGO 24 Solicita a la Oficina de Admisiones Registro Académico el certificado de notas expedido para enviarlo a la universidad de origen. / 25 Una vez se cuenta con el certificado, se envía por correo aéreo carta de la Asistencia para anexando el original del correspondiente certificado de notas. Desactiva al estudiante en el SAE. Si el estudiante se encuentra interesado en prorrogar el convenio: 26 Remítase a la actividad 1. Si el estudiante no se encuentra interesado o no puede prorrogar el convenio: En este momento finaliza el procedimiento. Página 9 de 14

10 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Movilidad hacia la Universidad Javeriana a través de Convenios. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Página 10 de 14

11 DE UNIVERSIDADES EXTRANJERAS PARA INTERCAMBIO DE SEMESTRE O AÑO COMPLETO EN LA UNIVERSIDAD JAVERIANA INICIO Universidad de origen / 2 Solicita la participación en el programa de movilidad hacia la Universidad Javeriana por correo electrónico o telefónicamente / Responde a la universidad de origen o al estudiante y entrega la información para la aplicación Universidad de origen Envía el formulario y documentación requerida a la Formulario de Aplicación al Programa de Intercambio DO-P12-F03 / Recibe y revisa la documentación y requisitos, adicionalmente se cerciora que las asignaturas correspondan a lo programado por la universidad. Envía al Director de Carrera las solicitudes revisadas que cumplan con los requisitos Director de Carrera Carrera Revisa las asignaturas solicitadas y envía la respuesta a la Envía la respuesta a la universidad de origen con los documentos requeridos SI Es posible la participación del estudiante NO Informa a la universidad de origen la no aceptación del estudiante Envía información sobre opciones de alojamiento 1 A Página 11 de 14

12 DE UNIVERSIDADES EXTRANJERAS PARA INTERCAMBIO DE SEMESTRE O AÑO COMPLETO EN LA UNIVERSIDAD JAVERIANA A Inscribe las asignaturas en SAE. Solicita a la Dirección de Tecnologías de Información la creación de los correos electrónicos de los estudiantes. Se presenta para formalizar la inscripción y entrega documentos solicitados, datos personales diligenciados en el formato Datos Personales para Registro de s de Movilidad Internacional Datos Personales para Registro de s de Movilidad Internacional IT -P11-F01 Entrega al estudiante el reporte de las asignaturas inscritas, el horario, contraseña de correo electrónico, guía para estudiantes Neojaverianos e información para los estudiantes de movilidad Crea la hoja de vida del estudiante Solicita en la Oficina de Admisiones y Registro Académico, en las fechas establecidas, el carné javeriano Pone el sticker al carné. Envía listado de estudiantes inscritos a Biblioteca y al Centro Javeriano de Formación Deportiva para que activen los servicios correspondientes. Inicia las clases. B Página 12 de 14

13 DE UNIVERSIDADES EXTRANJERAS PARA INTERCAMBIO DE SEMESTRE O AÑO COMPLETO EN LA UNIVERSIDAD JAVERIANA B Envía a la Oficina de Admisiones y Registro Académico la lista de estudiantes extranjeros que están realizando estudios en la Javeriana con documentación para el reporte al DAS. Solicita a la la modificación SI El estudiante requiere modificar la inscripción de las asignaturas NO Brinda atención permanente a los estudiantes durante su período de intercambio Registro de Modificaciones a la Inscripción de Asignaturas DO-P12-F06 Recibe la solicitud de modificación de la inscripción de asignaturas y adiciona o retira del SAE y la archiva en la hoja de vida del estudiante. Solicita en a la Biblioteca General el paz y salvo, solicita y paga la expedición a la Oficina de Admisiones y Registro Académico del certificado de notas Se acerca a la y entrega la documentación solicitada / Solicita a la Oficina de Admisiones Registro Académico el certificado de notas expedido para enviarlo a la universidad de origen. Envía por correo aéreo carta de la anexando el certificado de notas Desactiva al estudiante en el SAE 2 SI El estudiante se encuentra interesado o no puede prorrogar el convenio NO 1 FIN Página 13 de 14

14 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Formulario de Aplicación al Programa de Intercambio CÓDIGO DO-P12-F03 Datos Personales para Registro de s de Movilidad Internacional IT-P11-F01 Registro de Modificaciones a la Inscripción de Asignaturas DO-P12-F06 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO INTERNO NOMBRE Guía para estudiantes extranjeros Convenio establecido EXTERNO Página 14 de 14