PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN A INTERCAMBIO Y DOBLE TITULACION PARA ESTUDIANTES EXTRANJEROS

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1 INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE ESTUDIANTES EXTRANJEROS INTERESADOS EN REALIZAR UN INTERCAMBIO ACADÉMICO O UNA DOBLE TITULACIÓN EN LA UNIVERSIDAD DEL ROSARIO PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN A INTERCAMBIO Y DOBLE TITULACION PARA ESTUDIANTES EXTRANJEROS Aplicación a la Universidad del Rosario La Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad de Origen debe enviar a la Cancillería de la Universidad del Rosario, los siguientes documentos del estudiante interesado en realizar su intercambio académico en la Universidad del Rosario: Formulario de Inscripción al Programa de Intercambio Estudiantil de la Universidad del Rosario. Este formulario se encuentra en el sitio web El estudiante debe diligenciar el formulario de inscripción donde debe colocar las asignaturas que quiere cursar en la Universidad del Rosario. El estudiante puede realizar uno o dos semestres de intercambio. Este documento debe contar con la aprobación y la firma del encargado académico de su Universidad. El estudiante puede revisar la oferta académica de la Universidad del Rosario en el sitio web Carta de presentación de la Universidad de Origen presentando la candidatura del estudiante al intercambio en la Universidad del Rosario. Hoja de Vida con foto. Una carta explicando las razones por las cuales desea realizar un intercambio académico en la Universidad del Rosario Una carta de recomendación de un profesor de su Universidad. Certificados de calificaciones obtenidas hasta la fecha. Certificado de conocimiento del español- nivel B1 Fotocopia del Pasaporte Vigente Estos documentos se deben enviar en físico a la Carrera 6ª No Edificio Santafé Oficina 304. Bogotá, Colombia y en copia electrónica al correo electrónico: Las fechas límites de recepción de documentos son: Noviembre 15: para iniciar el intercambio en el primer semestre del siguiente año. La duración del periodo académico oscila entre la primera semana de febrero y la primera semana de junio. Mayo 15: para iniciar el intercambio en el segundo semestre del mismo año. La duración del periodo académico oscila entre la primera semana de agosto y la primera semana de diciembre. Confirmación de la aceptación al estudiante La Cancillería de la Universidad del Rosario enviará a la respectiva facultad los documentos de aplicación del estudiante que se postula al intercambio. La Facultad revisará la aplicación y le dará una respuesta sobre el candidato a la Cancillería. Esta puede tomar hasta 15 días hábiles. 1

2 Recibida la respuesta de la Facultad, se enviará la carta de admisión por correo electrónico a la Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad de Origen del estudiante. En este correo, si el estudiante es admitido, se le informará la fecha de inicio de clases y la fecha de inducción. Una vez admitido, se le enviarán por correo físico y por correo electrónico los siguientes documentos al estudiante, con copia a la Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad de Origen: Para Obtener la Visa: Certificación de la admisión del estudiante al programa de intercambio estudiantil. Certificado de existencia legal y representación de la Universidad del Rosario, expedido por el Ministerio de Educación Nacional. Carta de presentación de la Universidad del Rosario al Cónsul de Colombia, con el fin de que otorgue la visa. El estudiante deberá presentar estos documentos ante el Consulado de Colombia más cercano a su ciudad de residencia, con el fin de obtener la visa de estudiante para ingresar a Colombia. Para la Inscripción Académica y de Materias: Formulario de inscripción de pregrado / postgrado Formato de horario Procedimiento de inscripción de asignaturas Una vez diligenciados, estos deberán ser enviados vía correo electrónico a la Cancillería de la Universidad del Rosario, por el encargado de la Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad de Origen, máximo 15 días después de la recepción de la carta de admisión. Campus Es importante que, al momento de definir su horario, el estudiante tenga en cuenta que la Universidad del Rosario tiene tres campus: 1. Claustro: se encuentra ubicado en el centro de la ciudad. 2. Quinta de Mutis: se encuentra ubicada en el Barrio Siete de Agosto. 3. Sede Norte: Se encuentra ubicado en la Calle 200. Registro Una vez se reciban los documentos de inscripción, la Cancillería de la Universidad del Rosario entregará a su Departamento de Admisiones los respectivos formularios de pregrado o postgrado, para la inscripción de los estudiantes en el sistema como Estudiante Asistente. Después de confirmado el procedimiento con admisiones, se le entregará a la Oficina de Registro y Control Académico el horario hecho por el estudiante, para el registro de las asignaturas. El estudiante que no envíe sus formatos de inscripción y de horario en las fechas estipuladas por la Cancillería, correrá el riesgo de que al momento de inscripción de materias no haya cupo disponible en las clases que el estudiante quiera cursar, y se debe 2

3 tener en cuenta que no es posible inscribir estudiantes en las materias que no tienen cupos disponibles. Es indispensable que el estudiante registre el numero de asignaturas que le exigen en su Universidad de Origen. Por ello, el horario definitivo del estudiante debe contar con el aval de su respectivo Coordinador Académico en su Universidad de Origen. Dicho aval debe enviársele por correo electrónico a la Cancillería. Los cambios en los horarios una vez inscritas las materias no son posibles, a menos de que los cursos sean cancelados por la Facultad. Estudiante Padrino Antes de su llegada a Colombia, la Cancillería de la Universidad del Rosario les asignará a los estudiantes internacionales un estudiante padrino. Este es un estudiante de la Universidad del Rosario, que ayudará y guiará al estudiante internacional en su proceso de inserción en Colombia y en la Universidad del Rosario. La información sobre el estudiante padrino le será enviada al estudiante internacional vía correo electrónico. Por otro lado, se llevará a cabo una reunión para que los estudiantes internacionales y sus respectivos padrinos/madrinas se conozcan. Alojamiento La Cancillería de la Universidad del Rosario asesorará al estudiante en su búsqueda de alojamiento. Para ello, le enviará una base de datos con posibilidades de vivienda en la ciudad. Llegada a Colombia Antes de viajar a Colombia, el estudiante deberá contactar a la Cancillería de la Universidad del Rosario, por medio de un correo electrónico a para informar: Nombre de la aerolínea en que viaja, número del vuelo y hora de llegada. Reserva provisional de alojamiento en un hotel cercano a la Universidad, si así lo requiere, mientras encuentra uno a su acomodo. A la llegada al aeropuerto, las autoridades del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) le pedirán los documentos que certifican su participación como estudiante de intercambio en la Universidad del Rosario. Una vez haya pasado por inmigración y haya recogido la maleta, un representante de la Universidad lo recibirá en la puerta del aeropuerto. Este representante llevará un letrero con el nombre del estudiante y dirá igualmente Universidad del Rosario. Antes de la llegada a Colombia, la Cancillería de la Universidad del Rosario le enviará, vía correo electrónico a los estudiantes, la dirección y números de celulares de sus funcionarios para que se comuniquen con ellos en caso de emergencia. Así mismo, le enviará los datos de contacto de la persona encargada de ir a recogerlo al aeropuerto. Formalización de su estadía en Colombia y en el Rosario 3

4 El estudiante debe presentarse al día siguiente de su llegada a la Cancillería en el Edificio del Edificio Santa Fe, Carrera 6 A No 14-13, Oficina 304, con el fin de recibir la orientación sobre su estadía. El teléfono de la Cancillería es ext. 174, 511 o 279. El estudiante debe entregar un CD donde se encuentren escaneados copia de su visa de Colombia y copia de su seguro médico internacional. Es de carácter obligatorio que el estudiante adquiera un seguro medico internacional con alto cubrimiento., des de la fecha de ingreso al país. El estudiante deberá asistir a la inducción de nuevos estudiantes en la cual se les proporcionará información relevante sobre la Universidad y los servicios que ésta ofrece. La Cancillería le informará al estudiante, vía correo electrónico, las fechas de realización de este evento. La asistencia es de carácter obligatorio. Ese día se les hará entrega del Reglamento Académico, del Carnet Estudiantil y del horario definitivo del estudiante. Los estudiantes de intercambio deben cumplir con lo establecido en el Reglamento Académico y Reglamento Disciplinario. En caso de no hacerlo, se le aplicarán las mismas sanciones que a los estudiantes regulares de la Universidad. Carnetización Una vez el estudiante se encuentre en el sistema de la Oficina de Admisiones, la Cancillería se encargará de reportar a Carnetización los datos respectivos de los estudiantes para la elaboración de su carnet universitario. El carnet estará listo el día de la inducción a los estudiantes. El carnet le permite al estudiante acceder a las instalaciones de la Universidad, incluyendo los tres campus, la biblioteca, el gimnasio, etc. Gestiones de Inmigración-Cédula de Extranjería El estudiante deberá dirigirse a su llegada a Colombia y antes de cumplir quince días de estancia en el país, al Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), con el fin de obtener la Cédula de Extranjería que es el documento de identidad que debe portar durante su estadía en Colombia. Para información sobre este trámite, puede consultar el sitio web Para obtener la cédula de extranjería el estudiante debe presentar: El pasaporte y 2 fotocopias de la página principal del mismo Formulario 2 fotocopias de la visa de estudiante 1 fotocopias de los sellos de entrada al país Realizar la consignación de pesos colombianos en el Banco Davivienda ( en la Cuenta Corriente # fotografías de 3x4 cm, con fondo azul Examen del grupo sanguíneo o RH y una fotocopia del resultado del examen. Los documentos se deben llevar a: 1 Estos precios están sujetos a cambios anuales. 4

5 Punto de Atención Subdirección de Extranjería en Bogotá Dirección: Calle 100 No. 11B-27 Teléfono: Fax: Horario de atención: Lunes a Jueves 7:30 a 4:30 p.m. Viernes 7:30 a 3:30 p.m. Estos datos se deben utilizar para la consignación en el Banco: Nombre del convenio: Fondo Rotatorio del DAS Consignado por: Nombre del Estudiante Referencia 1: Número del pasaporte Referencia 2: 101 La entrega de la Cédula de Extranjería toma siete días. Es importante tener en cuenta que la Cédula de Extranjería se le otorga al estudiante por el mismo tiempo que la visa de estudiante. En caso que el estudiante desee quedarse más tiempo en Colombia, deberá renovar su Cédula de Extranjería, presentando toda la documentación anteriormente mencionada ante las autoridades del DAS. El trámite de renovación de la Cédula de Extranjería tiene costo. Por otro lado, si el estudiante, durante su estadía en Colombia, pierde su Cédula de Extranjería, debe: 1. Ir al Comando de Atención Inmediata-CAI, más cercano y colocar la denuncia de la pérdida de su documento. El estudiante debe mantener consigo la copia de la denuncia hasta que se le expida la nueva Cédula de Extranjería. 2. Una vez se haya realizado la denuncia, el estudiante debe llevar a cabo nuevamente el trámite de solicitud de Cédula de Extranjería ante el DAS. Es importante llevar la copia de la denuncia, los documentos solicitados por el DAS y realizar nuevamente el pago. Retiro de materias Si luego de iniciado el semestre, el estudiante decide retirar alguna de las materias registradas en su plan de estudios, sólo lo podrá hacer en el plazo establecido por la Oficina de Registro y Control de la Universidad del Rosario. Para conocer estas fechas exactas y la cantidad de materias que se pueden retirar, el estudiante se debe dirigir a la Oficina de Registro y consultar con el Doctor Luis Alejandro Vargas, que es la persona encargada de los estudiantes de intercambio. En caso de que el estudiante desee retirar una materia, debe realizar este trámite ante las auxiliares de la Oficina de Registro y Control Académico, diligenciando el formato RETIRO DE ASIGNATURAS. El estudiante solo podrá retirar hasta el 20% de las materias registradas. Si el estudiante no realiza el retiro de las asignaturas en el plazo establecido, no podrá hacerlo más tarde o al finalizar el semestre. Es muy recomendable que los estudiantes conozcan a sus respetivos secretarios Académicos al inicio de sus estudios, pues es la persona que los podrá apoyar con todos los temas académicos: materias, salones de clase, exámenes, profesores, entrega de 5

6 excusas médicas por inasistencia a clase, entre otros asuntos. Cada Facultad cuenta con un secretario académico. Lista de Secretarios Académicos: Ciencia Política, Gestión y Relaciones Internacionales: Mariana Ruíz Tonelli Oficina: Edificio Santafé. Carrera 6ª No Jurisprudencia: Yira Lopez Oficina: Edificio Cabal. Carrera 6ª No Fisioterapia: Sandra Pulido Oficina: Quinta Mutis. Carrera 24 No. 63 c - 69 Ciencias Humanas (Sociología, Gestión y Gerencia Cultural, Periodismo): Wanda Perozzo Oficina: Edificio Santafé. Carrera 6ª No Administración: Rafael Piñeros Oficina: Casa Pedro Fermín. Calle 14 No Psicología: Sandra Pulido Oficina: Quinta Mutis. Carrera 24 No. 63 c - 69 Economía: Lilian Bohórquez Oficina: Casa Pedro Fermín. Calle 14 No Medicina: Martha Negrete Oficina: Quinta Mutis. Carrera 24 No. 63 c 69 Ciencias Naturales y Matemáticas: Evelyn Bautista Oficina: Quinta Mutis. Carrera 24 No. 63 c 69 Por último, si el estudiante realiza el retiro de alguna materia, deberá informarlo por escrito al encargado en su Universidad de Origen. Equivalencia de notas En la Universidad del Rosario cada materia tiene una nota independiente. Cada semestre en la sábana de notas se reportarán las notas de cada materia e igualmente se reportará un promedio de las notas de todas las clases tomadas por el estudiante. La nota máxima que los estudiantes pueden obtener en una materia es 5.0 y la nota mínima es 1.0. La nota requerida para aprobar es 3.0 y si el estudiante obtiene una nota igual o inferior a 2.99 reprueba la materia. Asistencia a Clases Es importante tener en cuenta en que en la Universidad del Rosario, la asistencia a clases es un deber de los estudiantes. De acuerdo con el Reglamente Académico, la inasistencia al 20% de las clases en una asignatura teórica, acarrea la pérdida de la asignatura. Así mismo, la inasistencia al 10% de las clases en una asignatura práctica o teórico-practica, es causal de la perdida de la asignatura. En caso de inasistencia a una evaluación, el estudiante deberá justificar por escrito, al Secretario Académico de su respectiva Facultad la causa de la inasistencia y a su vez solicitar una evaluación supletoria. Esto se podrá realizar únicamente dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que se realizó la evaluación. Ampliación de la estancia Si el estudiante desea permanecer más tiempo del establecido inicialmente en la Universidad del Rosario, sólo será posible si se cuenta con la autorización de la 6

7 Universidad de Origen, y siempre y cuando no exceda el tiempo máximo permitido en el programa de movilidad académica según lo suscrito en el Convenio. La estancia semestral se puede ampliar hasta por un año Una estancia anual no es susceptible de ninguna ampliación, sin excepción alguna. Para poder realizar la ampliación de su estancia, el estudiante debe seguir los siguientes pasos: 1. Comunicar a su Universidad de Origen su deseo y razones por las que desea extender la estancia 2. Enviar por correo electrónico la autorización de su Universidad de Origen a la Cancillería de la Universidad del Rosario 3. Realizar los trámites para la ampliación de la visa colombiana 4. Realizar los trámites para la ampliación de la cédula de extranjería 5. Realizar los trámites para la ampliación de la cobertura médica por parte del seguro médico internacional 6. Entregar a la Cancillería la copia del nuevo plan de de asignaturas, con visto bueno de la Universidad de Origen. Renuncias Si el estudiante desea renunciar a un semestre de su período de estancia en la Universidad del Rosario deberá comunicarlo por escrito a la Cancillería y a su Universidad de Origen como mínimo un mes antes del inicio de las clases. Certificado de notas El certificado de notas será enviado por la Cancillería Universidad del Rosario a la Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad de Origen una vez se halla realizado el cierre académico. Dicho certificado será solicitado por la Cancillería al final del semestre a la Oficina de Registro y Control y luego será enviado a la Universidad de Origen del estudiante por correo normal y por correo electrónico. Paz y Salvo Biblioteca Una vez finalizada la estancia de estudios en la Universidad del Rosario, el estudiante deberá llevar a la Cancillería el paz y salvo de biblioteca, que certifica que el estudiante no tiene ninguna deuda por préstamo de libros. El estudiante debe pedir el paz y salvo en la Biblioteca de la Universidad. Si la Cancilleria no recibe dicho documento, no enviará el certificado de notas del estudiante a su Universidad de Origen. Español para hablantes de otros idiomas El Centro Multicultural y Multilingüe tiene como una de sus tareas la promoción de actividades relacionadas con el estudio de los idiomas y las culturas. Consciente de la creciente presencia de estudiantes internacionales, el Centro brinda asesorías en idioma español tanto para las necesidades comunicativas como académicas de los estudiantes. Los estudiantes internacionales se pueden acercar a la oficina 517 del Edificio Santafé para hablar con el Coordinador Héctor Manuel Serna o llamar al teléfono en la 7

8 extensión 246. También pueden dirigir sus inquietudes al correo: 8

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