Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento Empresarial Tunja GUIA GESTION DE FORMACION TITULADA A LA MEDIDA Y NO A LA MEDIDA

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1 GUIA GESTION DE FORMACION TITULADA A LA MEDIDA Y NO A LA MEDIDA Objetivo: Establecer el procedimiento para la gestión de la formación titulada a la medida y no a la medida. Desarrollo: La gestión de proyectos en SOFIA comprende la consulta, creación y modificación de proyectos de formación. La creación de proyectos esta asignada al rol de EQUIPO DE DESARROLLO CURRICULAR donde se encuentra activo el paquete funcional DESARROLLO CURRICULAR Rol: Equipo de desarrollo Curricular Paquete funcional: Desarrollo Curricular El equipo de desarrollo curricular del centro (estos están conformados por instructores técnicos, instructores de política institucional y apoyo pedagógico de instructores por cada programa de formación que tenga el centro), consulta el banco de proyectos con el que cuenta la entidad para determinar la existencia o no de los proyectos que estén asociados con la

2 necesidad del entorno económico, las ocupaciones que podrá desempeñar un aprendiz y los resultados de aprendizaje asociados a las competencias del programa. Cuando no existan proyectos que se ajusten a las necesidades identificadas o cuando la cantidad de proyectos no sea suficiente para la ejecución del programa de formación, el equipo de planificación curricular procede a formular proyectos teniendo en cuenta los aspectos consignados en el Formato de proyectos de Formación. Estos proyectos podrán crearse y modificarse en el sistema Sofía y mientras no sean enviados para su aprobación por parte del Coordinador Académico quedarán como proyectos EN CONSTRUCCION y no podrán ser utilizados para la ejecución. a. Consulta de proyectos Esta opción permitirá consultar y verificar la existencia de proyectos de formación para los programas que inician y para los que vienen en ejecución. Para realizar la consulta se debe colocar en forma obligatoria el programa de formación asociado al proyecto, los otros campos para el filtro de consulta son opcionales. Una vez se hayan ingresado los valores de los campos da clic en el botón de consultar lo que listará los proyectos que cumplan con dichas condiciones de filtro. Clic sobre Gestionar Proyectos de aprendizaje

3 Nota: Para poder realizar cada una de las acciones que se describen en el documento debe verificar con coordinación académica que usted este asignado como instructor a la formación a la cual le gestionara el proyecto, de lo contrario no podrá realizar ningún proceso, además debe tener la información completa del programa como numero de la ficha de caracterización y código del programa que será suministrado por su coordinador, recuerde además que para el Centro de Gestión Empresarial existen dos coordinadores académicos: Vilma Téllez Alfonso encargada de formación complementaria( a la medida y no a la medida) y titulada ( a la medida y no a la medida) del Centro y Martha Barón responsable del programa de Integración con la media, jóvenes rurales, emprendimiento, desplazados, evaluación y certificación de competencias laborales. Diligencie uno de los campos para realizar la búsqueda

4 Ejemplo: Programa Análisis y Desarrollo de sistemas de Información, recuerde que la búsqueda se realiza con el código del programa Aparecerá los proyectos asociados, existen tres tipos de estados: En construcción (no ha sido aprobado por el coordinador), Formulado y publicado (el coordinador da el juicio de evaluación del proyecto y lo envía para ser utilizado)

5 Estados del proyecto: Publicado, en construcción y formulado Listado de proyectos, resultados de la búsqueda Esta pantalla además le ofrece tres opciones: 1. Detallar el proyecto de aprendizaje 2. Crear proyecto basado en uno existente: Conservando actividades del proyecto 3. Crear proyecto basado en uno existente: Sin conservar actividades del proyecto

6 Código del proyecto Detalle del proyecto Crear proyecto basado en uno existente: Sin conservar actividades del proyecto Crear proyecto basado en uno existente: Conservando actividades del proyecto Al consultar los datos de un proyecto determinado podrá visualizar la Información del mismo de acuerdo a lo presentado en las siguientes pantallas:

7

8

9 Evaluación del proyecto b. Creación de proyectos Esta opción se accede a través de la opción GESTION DE PROYECTOS Clic sobre Gestionar Proyectos de aprendizaje

10 Crear proyecto de aprendizaje Puede crear proyectos interprogramas Al ingresar a crear un proyecto de aprendizaje para un programa o interprograma deberá dar clic en el botón de CREAR PROYECTO DE APRENDIZAJE y diligenciar la información del proyecto en los diferentes tópicos. Debe tener en cuenta que el formulario permite ir guardando la información diligenciada de tal forma que pude diligenciarlo en diferentes etapas,, pero para esto se hace necesario que se hayan diligenciado los campos: información básica del proyecto, alcance, innovación /gestión tecnológica, valoración productiva, programa de formación y equipo que participo en la formulación del proyecto. Este ultimo tópico es indispensable para que solo los funcionarios incluidos en el equipo que formula el proyecto, tendrá la alternativa de realizar cambios cuando el proyecto este en construcción y/o formulado. Siempre que se guarde el proyecto, este quedará en estado En construcción y podrá ser editado por cualquier funcionario instructor que tenga el rol de Desarrollo curricular y que pertenezca al equipo de

11 formulación del proyecto ingresado. Solo cuando al proyecto le hayan diligenciado todos los tópicos debe darse clic en el botón FINALIZAR PROYECTO ya que esto permite que el proyecto cambie de estado En construcción a Formulado y es en este ultimo estado que puede ser evaluado por el Coordinador Académico del Centro. En el momento de crear el proyecto, es importante tener en cuenta los siguientes tips: 1. Asociar el o los programas de formación al proyecto Se busca el programa con el código En esta opción se debe buscar el programa para el cual se construyo el proyecto y posteriormente dar clic en el botón Agregar Programa. Esta acción permite relacionar los resultados de aprendizaje del programa seleccionado a las actividades (organizadas por fases) que se incluirán en el proyecto. 2. Incluir funcionarios al equipo de formulación del proyecto

12 Incluir equipo de formulación del proyecto Es necesario que se incluya el equipo de formulación del proyecto para que posteriormente los funcionarios allí incluidos puedan tener acceso a la modificación o envió del proyecto. Solo los funcionarios relacionados en este listado podrán tener acceso al proyecto para modificaciones. 3. Incluir las fases y actividades del proyecto Para incluir las fases es necesario hacer clic en el símbolo que aparece en la imagen de tal forma que despliegue el formulario que permitirá ingresar el nombre de la fase a incluir, ingresando el nombre posteriormente deberá hacer clic en el botón agregar fase. Después de registrar la fase, se incluirá la información correspondiente a las actividades del proyecto que se realizan en dicha fase, así como las competencias, los resultados de aprendizaje y el presupuesto requerido, para ello se debe hacer clic en el símbolo de agregar actividad. Para incluir una actividad la información solicitada es la siguiente:

13 Adicionalmente a la información básica de la actividad, se debe asociar los resultados de aprendizaje que se desarrollan a través de la actividad del proyecto. En la pantalla para relacionar los Resultados de aprendizaje, se deben marcar los resultados que se deseen asociar. Debe tener en cuenta que pueden aparecer más de una página con este listado, lo cual depende de las competencias del programa o los programas que se han asociado al proyecto. Posteriormente se deben ingresar los Recursos asociados (Equipos, Herramientas, Talento Humano, Materiales de Formación), necesarios

14 para el desarrollo de la Actividad, para cada recurso a ingresar se debe hacer clic en Guardar Recurso. Una vez incluidos los recursos se deben guardar los datos registrados para la Actividad del proyecto. Este proceso se deberá realizar para cada una de las actividades del proyecto que se contemplan realizar en las diferentes Fases. Finalmente se debe incluir el presupuesto del proyecto. Recuerde siempre utilizar la opción Guardar Proyecto, de esta manera se irá realizando el almacenamiento parcial de la información registrada. Solo se debe dar clic en Finalizar Proyecto cuando se hayan completado todos los tópicos.

15 c) Aprobación de un proyecto por parte del coordinador En el momento de construir un proyecto y dar clic en la opción Finalizar Proyecto, este queda en estado formulado y puede ser revisado por el Coordinador Académico del centro al que este asociado. Debe asegurar que esta acción se realice por parte del coordinador para que el proyecto adquiera el nuevo estado Publicado y lo pueda utilizar d. Creación y consulta de rutas de aprendizaje Las opciones de creación y consulta de Rutas de Aprendizaje se encuentran asociadas a la Gestión de proyectos, de tal forma que su acceso también se hace a través del rol de Desarrollo curricular. Una Ruta de Aprendizaje se compone de uno o más proyectos que permitan el desarrollo de los Resultados de Aprendizaje de un programa. La creación de las rutas se debe realizar posterior al alistamiento de los proyectos que se trabajarán asociados a un programa. Adicionalmente, la Ruta de Aprendizaje estará asociada a un grupo de estudiantes determinado que pertenece a una Ficha. La Ficha es el concepto que permite identificar a un curso de estudiantes en el sistema, un curso respondía a un número de orden y oferta. 1. Creación de una ruta de aprendizaje. La creación de una ruta se realiza dando clic en la opción Generar Ruta de Aprendizaje, el primer paso consiste en buscar el programa

16 al que estará asociado la ruta, este programa es el que debe estar asociado al proyecto o proyectos que se asociaran a la ruta y también está asociado con la Ficha en la que se desarrollará la ruta a construir. Al seleccionar el programa y dar clic en el botón consultar, el sistema permite incluir el nombre de la ruta, la ficha a la que se asociará y el proyecto o proyectos que se desarrollarán en la ruta. Tenga en cuenta que al seleccionar un proyecto, el sistema verificará cuales de las competencias y resultados de aprendizaje asociados al programa serán contemplados. El sistema solo le permitirá crear rutas que contemplen todos los Resultados de Aprendizaje del programa, esto se podrá hacer a través de uno o más proyectos. Para finalizar deberá dar clic en el botón de Guardar que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. 2. Consultar una ruta de aprendizaje Las opciones de consulta se presentan en la siguiente imagen

17 Para consultar una ruta se debe buscar y seleccionar el Programa de Formación y la Ficha de Caracterización, que permiten filtrar las rutas a presentar. Presentado el listado se puede consultar los detalles de una ruta, eliminarla o crear una nueva ruta basada en una de las existentes, todo de acuerdo a las opciones presentadas en la anterior imagen. e. Valoración de conocimientos previos Nota: Recuerde que esta acción se realiza al inicio de la formación en la etapa de inducción y está a cargo del grupo de instructores técnicos del programa de formación. El reconocimiento de los aprendizajes previos, es la identificación del perfil de inicio del aprendiz frente al programa de formación. Después de asentar matrícula los aprendices pasan a el estado de Inducción Se debe garantizar para poder realizar el reconocimiento de aprendizajes previos, que los aprendices hayan sido matriculados. Prerrequisitos: Se debe tener rol de instructor. La ficha debe estar en ejecución. El instructor debe tener la ficha asociada con los resultados y responsabilidades debidamente asignados. El reconocimiento de aprendizajes previos, lo realiza el instructor para lo cual deberá realizar el siguiente procedimiento:

18 1. Seleccione el rol Instructor 2. Seleccione el paquete EJECUCION DE LA FORMACION Rol: Instructor Paquete: Ejecución de la Formación Clic en Gestionar la ruta de aprendizaje

19 Clic Reconocimiento de aprendizajes previos Al dar clic en Reconocimientos previos debe ingresar el numero de la ficha de caracterización del programa y la competencia que va a evaluar, así mismo la identificación del aprendiz, esta acción se realiza competencia por competencia con cada aprendiz, recuerde que esta acción se realiza en la inducción del programa y la ejecuta el equipo de técnicos que van a estar dentro de la ejecución del programa de formación. Es importante que los instructores que intervengan en esta acción tengan asociada la ficha de caracterización del programa.

20 Código de la ficha de caracterización

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22 El sistema permita buscar por Cédula o por NIS o por Nombres. Si se selecciona Consultar y no se ha definido ningún tipo de filtro de búsqueda, el sistema mostrará todos los aprendices de dicha ficha, para seleccionar el que será evaluado: Después de definir los datos del aprendiz y la competencia a evaluar, se debe hacer clic en el botón consultar el sistema despliega los resultados de la competencia para el aprendiz seleccionado. Se define para cada resultado la valoración, se selecciona aprobado, si el aprendiz demuestra el logro de dicho resultado.

23 d.registro de novedades y solicitud de segundo evaluador Este procedimiento de acuerdo con el reglamento del aprendiz, se utiliza cuando éste no se encuentra satisfecho con la emisión de un juicio evaluativo. El aprendiz solicita la segunda evaluación utilizando el paquete funcional Ejecución del Formación Profesional, ver imagen: Se selecciona la etapa del resultado de aprendizaje (lectiva o práctica), el proyecto donde está relacionado y la competencia que lo contiene, ver imagen:

24 ASIGNACIÓN SEGUNDO EVALUDOR Esta acción la realiza el coordinador académico previo análisis de la situación presentada

25 Otras actividades del instructor 1. Evaluar ruta de aprendizaje. Recuerde que como instructor debe estar pendiente de evaluar los resultados de aprendizaje de cada fase del proyecto para esto: 1. Ingrese con el rol de Instructor en el paquete funcional Ejecución de la formación 2. Seleccione el icono Evaluar ruta de aprendizaje 3. Diligencie los campos requeridos por el sistema 4. Seleccione el aprendiz a evaluar

26 Seleccione aprobado o no aprobado según sea el juicio evaluativo

27 2..Registro de actividades adicionales del instructor Dentro del proceso de ejecución existen actividades programadas para el desarrollo efectivo de las acciones, estas deben estar registradas en Sofía para tal efecto ingrese con el rol de instructor en el paquete funcional Gestión de tiempos: Registrar actividad adicional del instructor

28 Selecciona si es académica o administrativa Fechas de inicio y fin de la actividad Horas dedicadas a la actividad Realice una justificación a la actividad Registre la actividad Estas actividades serán registradas dentro del reporte interno de horas que el instructor ejecuta y sirve de soporte para el informe que genera el coordinador de las actividades que realiza el instructor. 3. Solicitud Eventos de Divulgación tecnológica Los Eventos de Divulgación Tecnológica (EDT) son de carácter informativo (entre ocho (8) y veinte (20) horas y tiene por objetivo principal poner al alcance del medio productivo, de las comunidades y del público en general, tecnologías e información técnica de actualidad. Estos eventos se deben programar preferiblemente para realizar actualizaciones tecnológicas, dirigidos a empresarios y personal vinculado a las empresas. Este tipo de eventos tiene como propósito contribuir a la cualificación del desempeño con el uso de nuevas tecnologías.

29 Para estas acciones se elabora una agenda que incluya: objetivo de la acción de formación, tipo de población objetivo, horario, lugar, metodología, perfil profesional del orientador. No se consideran en esta categoría las actividades de bienestar como eventos deportivos, recreativos, culturales o de proyecto de vida. La creación de los EDT están a cargo del coordinador académico al cual el instructor debe suministrar datos tales como: El coordinador académico genera un ficha de caracterización, asigna recursos, crea los eventos de inscripción, matricula y ejecución del evento y lo publica. Para poder generar un EDT se debe solicitar por lo menos con 10 días de anticipación al inicio de este ya que el sistema bloquea la posibilidad de generarlo. Inscripción al EDT ya publicado Se debe ingresar como Usuario Registrado desde el Rol Usuario al paquete funcional Inscripción y seleccionar y seleccionar la opción Consultar Ofertas.

30 Seleccione como criterio de búsqueda el más pertinente según el caso y haga click en el botón Consultar. Una vez seleccionado el EDT aplique a él utilizando la opción Aplicar a Evento y en la ventana siguiente haga click sobre el botón Realizar Inscripción para inscribirse, ver imagen: Confirmación y cierre de asistencia a EDT

31 Para confirmar la asistencia de los participantes en el EDT se debe ingresar al sistema con el Rol Instructor al paquete funcional Ejecución de la Formación a la opción Gestionar Asistencia. Ver imagen: Seleccione la Ficha de Caracterización del EDT, seleccione los participantes que asistieron y haga click en el botón Confirmar Cierre Asistencia. Ver imagen: Recuerde que SOFIA se encuentra en un proceso de cambio permanente por lo tanto lo invitamos a realizar verificación de cada paquete funcional que le sea asignado la línea de atención para

32 inquietudes a nivel nacional es ip además cuenta con la asesoría del grupo que apoya el sistema en el Centro de Gestión Empresarial Regional Boyacá sede Tunja. Además con el icono de ayuda que encuentra dentro del sistema y que despliega información valiosa para los procesos que esta realizando. BOTON AYUDA

33 Genera ayuda en torno al proceso que se esté realizando Todos los seres humanos hemos recibido la misma opción para realizarnos, la gran diferencia la marcan aquellos que se han decidido dedicarse a fondo para lograr lo que desean Muchos éxitos con su gestión

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