PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE EVENTOS CULTURALES Y ARTÍSTICOS

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1 PROCESO GESTIÓN CULTURAL Revisó: Director Cultural Aprobó: Rector Página de 6 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 007 Resolución No 880 OBJETIVO ALCANCE Establecer los lineamientos para la organización y coordinación de eventos culturales y artísticos en consonancia con el Proyecto Institucional. Inicia con la elaboración o recepción de propuestas, continua con la evaluación, pertinencia, asignación de recursos y finaliza con su posterior perfeccionamiento y legalización de convenios de apoyo. NORMATIVIDAD Resolución 40 de 985 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Propuesta: Documento que describe el contenido del evento, el tipo de público y el presupuesto requerido. Convenio: Acuerdo libre y voluntario de dos o más personas para crear, modificar o dar por terminados derechos y obligaciones entre las partes. Programa de Mano: Contenido del evento, currículo. Materiales Impresos: Elementos que se producen para servir de medio de información y comunicación del evento. Montaje: Última actividad del proceso de producir una exposición. Se trata de poner directamente al espectador frente a la obra para que a través de la visión y apreciación, realice la interpretación de lo que ésta comunica. Guión Museológico: Guía en la que aparece descrita todo la documentación de la exposición (historia y razón de ser), selección, organización interna y las relaciones de la institución en su contexto social y cultural. Guión Museográfico: Guía teórica y práctica de la instalación de exposiciones, actividad que incluye todo lo relacionado con las instalaciones técnicas, requerimientos funcionales, espaciales, circulación, almacenamiento, medidas de seguridad y la conservación del material exhibido. Respuesta a Solicitud: Carta o memorando expedido por la Dirección Cultural que confirma la disponibilidad del escenario para la fecha y hora solicitada. Evento Institucional: Son los organizados por la Universidad, a través de las Unidades Académico Administrativas que la integran y los organizados por las Entidades Públicas de nivel Departamental y Municipal. Para la División Cultural se consideran Eventos institucionales los Festivales de: Piano, Guitarra

2 PROCESO GESTIÓN CULTURAL Página de 6 CONSIDERACIONES Cuando se realizan exposiciones dentro de los escenarios de la Universidad, el asistente administrativo del proceso de gestión cultural verificará la recepción y entrega de las obras de conformidad con el cliente. En caso de perdida de alguna de obra, se informará a su dueño y se dejará registro. En las sedes Regionales el responsable de organizar y coordinar los eventos culturales y artísticos es el Coordinador de Bienestar. Los requerimientos técnicos para la sede de Socorro se diligencian en el Formato FRF.7 Solicitud de espacios físicos perteneciente al proceso de Recursos Físicos. Las actividades nueve, diez, once y doce, relacionadas con la organización y coordinación de eventos, son realizadas por la profesional administrativa de biblioteca en la sede de Barrancabermeja.

3 PROCESO GESTIÓN CULTURAL Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO. Elabora ó recepciona propuesta. Elabora o recepciona propuesta escrita en donde se especifica la información general del evento. La propuesta debe presentarse con al menos treinta (30) días de anticipación a la realización del evento. Organizacional Propuesta Escrita Propuesta escrita. Evalúa pertinencia de la propuesta. Analiza y evalúa la pertinencia de la propuesta, el tipo de evento y calidades del solicitante. Director Cultural Organizacional 3. Envía respuesta sobre la solicitud Respuesta a la solicitud 3. Envía respuesta por escrito confirmando o no la realización del evento. Si la propuesta es viable económicamente y cumple con la función institucional, acepta realizar el evento. Director Cultural Organizacional Pág. 3 No Es un evento institucional? Si Pág. 3 No Requiere montaje de exposición? Si 4. Desarrolla el montaje 4. Desarrolla el montaje en la Sala de Exposiciones, a partir del guión museológico (intelectual) y museográfico (montaje) definido, de acuerdo con normas técnicas de conservación y exhibición. Administrativo Auxiliar de Servicios Generales Manual de Montaje de Exposiciones

4 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTIÓN CULTURAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5. Estructura el programa del evento 5. Estructura el programa del evento, selecciona fechas de acuerdo al calendario académico y realiza ajustes según la disponibilidad presupuestal. Calendario de eventos 6. Solicita información de artistas 6. Si aplica, se solicita y recepciona la hoja de vida de los artistas 7. Selecciona los Artistas 7. Si aplica, se evalúa la información de los artistas y se contacta a las personas idóneas para la realización del evento. Grupo Primario Acta reunión 8. Gestiona la divulgación del evento 8. Gestiona la divulgación del evento en los diferentes medios de comunicación. Profesional Administrativo de Comunicación Institucional 9. Coordina aspectos logísticos y técnicos 9. Coordina los aspectos logísticos y requerimientos técnicos para la realización y desarrollo del evento de acuerdo al escenario artístico. Requerimientos Técnicos 0. Verifica la realización del evento. Elabora informe anual de gestión 0. Verifica la realización del evento Delegado de Dirección Cultural Informe anual de gestión. Elabora informe anual de gestión al terminar el año, en donde presenta los resultados al líder del proceso de las actividades realizadas.

5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTIÓN CULTURAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA. Archiva los documentos FIN. Archiva los documentos Auxiliar Administrativo

6 PROCESO GESTIÓN CULTURAL Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Diciembre 05 de 007 Creación del Documento 4 3 Abril 6 de 009 Septiembre 3 de 009 Octubre 4 de 00 Modificación en actividad tres relacionada con la respuesta a las solicitudes, inclusión de actividades seis y siete correspondientes a la selección de artistas e inclusión requerimientos técnicos como documentos de referencia Modificaciones relacionadas con el responsable de llevar a cabo las actividades en las sedes regionales. Modificación en consideraciones relacionada con la aclaración del responsable de llevar a cabo las actividades de organización y coordinación de eventos en la sede de Barrancabermeja. En las actividades seis y siete se incluye si aplica. 5 Mayo 9 de 0 Modificación en la consideración número cuatro, dado que la actividad relacionada no es la número nueve (9) sino la número ocho (8). 6 Agosto 0 de 04 Se eliminan la consideración número tres y la consideración número cuatro, porque no aplican.

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