PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y REALIZACIÓN DE LA MATRÍCULA PARA ESTUDIANTES DE MAESTRÍAS Y DOCTORADOS.

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1 Página 1 de 10 Revisó: Vicerrector Académico Maestría Profesional Dirección de Aprobó Rector Fecha de aprobación: Noviembre 21 de 2008 Resolución Nº 2099 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la planeación y realización de la matrícula de estudiantes, a los programas Académicos de Maestría y Doctorado. Aplica a todas las actividades necesarias para la planeación y realización de la matricula de los estudiantes a los programas Académicos de Maestría y Doctorado. Reglamento General de Posgrado. Acuerdo Superior No. 075 de Reglamento General de Posgrado. Acuerdo Superior No. 090 de NORMATIVIDAD DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Estudiante de posgrado: profesional graduado que, habiendo sido admitido, se encuentre con matrícula académica vigente en cualquiera de los programas académicos de especialización, especialización médico-quirúrgica, maestría o doctorado ofrecidos por la UIS. Doctorados: los programas de doctorado tienen como objetivo generar conocimiento y formar investigadores de alto nivel, con la solidez teórica, las habilidades y la capacidad comprensiva necesarias para proponer, dirigir, orientar y realizar, de forma autónoma, actividades de investigación científica de alta calidad en un área específica del conocimiento y desarrollar, afianzar o profundizar competencias propias de este nivel de formación. Los resultados de las investigaciones de los estudiantes en este nivel de formación deben contribuir al avance en la ciencia, la tecnología, las humanidades o las artes. Maestrías: los programas de maestría tienen como propósito ampliar y desarrollar los conocimientos para la solución de problemas disciplinares, interdisciplinarios o profesionales y dotar a la persona de metodologías e instrumentos que la faculten como investigadora en un área específica de las ciencias o de las tecnologías o que le permitan profundizar teórica y metodológicamente en un campo de la filosofía, de las humanidades y de las artes. Los programas de maestría pueden ser de investigación o de profundización. Las modalidades se diferencian por el tipo de trabajo académico que el estudiante debe realizar en el programa y el tipo de productos resultantes, por la distribución de horas de trabajo con acompañamiento directo de profesores y las de trabajo independiente.

2 Página 2 de 10 CONSIDERACIONES - Las maestrías de investigación deben "procurar el desarrollo de competencias científicas y una formación avanzada en investigación o creación que genere nuevos conocimientos, procesos tecnológicos u obras o interpretaciones artísticas de interés cultural, según el caso." el trabajo de grado en estas maestrías debe reflejar la adquisición de competencias científicas, disciplinares o creativas propias de un investigador académico, del creador o del intérprete artístico, las cuales podrían ser profundizadas en un programa de doctorado. -Las maestrías de profundización buscan "el desarrollo avanzado de competencias que permitan la solución de problemas o el análisis de situaciones particulares de carácter disciplinar, interdisciplinario o profesional, por medio de la asimilación o apropiación de saberes, metodologías y, según el caso, desarrollos científicos, tecnológicos o artísticos." el trabajo de grado de estas maestrías podrá estar dirigido a la investigación aplicada, el estudio de casos, la solución de un problema concreto, el análisis de una situación particular o la interpretación documentada de una obra artística, según la naturaleza del programa. -Para las Maestrías de profundización, no aplican las actividades relacionadas con las líneas de investigación. Toda la planeación de la matrícula se hace con materias plenamente definidas y se asignan cupos. -En los casos previamente establecidos y cuando el Comité de lo determine, existirá uno o dos semestres de nivelación de asignaturas de pregrado o nivel cero (0) durante los cuales se paga el valor normal de matrícula de un semestre, con el propósito de adquirir un nivel mínimo de conocimientos específicos para iniciar el programa. Para realizar este nivel deben estar admitidos y matriculados como estudiantes en nivelación de Posgrado. Si este semestre no es aprobado, no es posible iniciar el primer semestre del programa. -El Estudiante debe definir desde el inicio del programa de Maestría de Investigación o Doctorado el grupo de Investigación al cual se vinculará y su trabajo con el grupo será permanente, preferiblemente durante todo el programa hasta culminar su Trabajo de Grado. Las asignaturas a matricular en el segundo período dependen de la línea de investigación seleccionada por los estudiantes. -Cada unidad académica que tenga adscritos programas de maestría de investigación y doctorado conformará un único comité asesor de programas de posgrado así: director de la unidad a la que está adscrito el posgrado, quien presidirá el comité, el coordinador de posgrados de la unidad académica, un representante de los profesores de planta de los programas de posgrado de la unidad académica, designado por los mismos por un período de dos (2) años, hasta tres (3) representantes de la totalidad de los grupos de investigación que apoyan las áreas de formación o líneas de investigación de los programas, de acuerdo con su respectivo proyecto educativo, elegidos por el consejo de la unidad por un período de dos (2) años. -En el caso de programas interdisciplinarios de doctorado o maestría de investigación, el comité asesor del programa estará conformado por: el director de posgrados de la UIS, quien lo preside, el coordinador del programa de posgrado interdisciplinario, un representante de cada una de las unidades académico-administrativas que soportan el programa según el correspondiente proyecto educativo, designado por el respectivo director de unidad por un período de hasta dos (2) años.

3 Página 3 de 10 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Coordina disponibilidad de tiempo y horario de los profesores 1. Coordina los profesores y acuerda con ellos la disponibilidad de tiempo y el horario para el desarrollo de las asignaturas. Es posible que las Escuelas y/o Departamentos compartan estos recursos. 2. Presenta propuesta de profesores para las asignaturas requeridas 3. Estudia la propuesta A 2. Antes de finalizar el período académico y en conjunto con los grupos de investigación asociados al programa, plantea al Comité Asesor del programa de Posgrado una propuesta con las opciones para cubrir las necesidades de asignaturas de acuerdo con la líneas de investigación y los posibles profesores de las mismas. 3. El Comité asesor estudia la propuesta, analizando el perfil del profesor y la temática de cada asignatura. Comité Asesor del Programa de Posgrado Acta de Comité Asesor Aprueba propuesta? Si No 4. Modifica y presenta nuevamente la propuesta 4. Si el Comité asesor planteó objeciones a la propuesta inicial, las analiza y plantea los ajustes del caso remitiendo nuevamente la propuesta ajustada al Comité Asesor del Programa de Posgrado para su aval. 1

4 1 Página 4 de Avala la propuesta y remite al Consejo de la Unidad 6. Estudio y aprobación de la propuesta 5. Avala la propuesta y recomienda su remisión al Consejo de la Unidad Académica para su aprobación. 6. Presenta al Consejo de la Unidad Académica la propuesta para su estudio y aprobación. La aprobación o no de la propuesta se plasma en acta del consejo. Comité Asesor del programa de Posgrado Acta Consejo de la UA Aprueba propuesta? Si A Pág.3 No 7. Modifica y presenta nuevamente la propuesta 7. Si el Consejo de la UA No aprueba la propuesta, realiza los ajustes necesarios y los remite nuevamente al Comité Asesor de Posgrado para su aval. 8. Programación de salones de acuerdo a horarios 8. Si la propuesta es aprobada por el Consejo de la UA, designa los profesores escogidos para las Asignaturas (esta actividad se oficializa por medio del Formulario de Actividad Docente) y define salones según la propuesta aprobada. Director de la Unidad Académica Formulario de Actividad Docente 9. Ingresa al Sistema Académico de en el modulo horarios. 9. Ingresa en el Sistema Académico de Posgrado, en el módulo de horarios e incluye: año, período, asignatura, grupo, con los detalles del horario: día de la semana, hora, edificio, salón, profesor, tipo de asignatura, capacidad y reserva. Coordinación Posgrado 2

5 Página 5 de Envía a DARA relación de estudiantes y copia de los formularios de inscripción Formularios de inscripción de los estudiantes Relación de estudiantes admitidos 11. Asigna códigos a los estudiantes 12. Incluye y activa los estudiantes en el SIA. 13. Entrega carta de admisión e informa el procedimiento a seguir para la matrícula. Carta de admisión 10. Envía a la Dirección de Admisiones y Registro Académico la relación de estudiantes admitidos al programa de posgrado para la asignación de los respectivos códigos, adjuntando una copia del formulario de inscripción de cada estudiante. 11. Asigna el código a los estudiantes. 12. Incluye y activa los estudiantes en el Sistema de Información Académica de. 13. Entrega al estudiante la carta de admisión o aceptación al programa de posgrado, informándole su respectivo código y el procedimiento a seguir para la realización de la matrícula. 14. Envía la relación de estudiantes admitidos a Bienestar Universitario (BU), para la realización del examen médico y abrir su historia clínica. Registro Académico de Registro Académico de 14. Envía la relación de estudiantes admitidos a BU. Relación de estudiantes admitidos 3

6 Página 6 de Envía la relación de estudiantes admitidos a la Dirección de. 15. Envía la relación de estudiantes admitidos a la Dirección de de la UIS. Relación de estudiantes admitidos 16. Genera liquidación. Liquidación 16. Genera a través del Sistema Académico de Posgrado la liquidación del estudiante y la imprime. Para ello debe ingresar: código del estudiante, monto establecido por concepto de derechos académicos, derechos de matrícula y/o derechos de salud y la fecha límite de pago. En los casos en los que esté establecido se ingresa el concepto de materiales y descuentos. 17. Entrega liquidación al estudiante 17. Entrega la liquidación al estudiante para el respectivo pago. 18. Pago de la liquidación 18. Paga la liquidación. Estudiante B 19. Entrega documentos requeridos para la matricula Documentos requeridos para matricula 19. Entrega a la secretaria de la coordinación de posgrado de la escuela, en la fecha establecida en el Calendario Académico, la documentación requerida para la matrícula, según los requisitos fijados en el Reglamento General de artículo 148. Estudiante Reglamento General de Artículo 148 4

7 Página 7 de Recibe y verifica cumplimiento de requisitos 19. Recibe y verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento General de. Cumple con los requisitos? No B Pág.6 Si 20. Diligencia matricula académica y firma. 20. Diligencia la matrícula académica en el formato establecido y la firma. Estudiante 21. Revisa la matricula académica y firma. 21. Revisa la matrícula académica del estudiante y la firma. Posgrado 22. Emite original y copia de la matrícula 22. Emite matricula original y una copia; el original se entrega a la Dirección de Admisiones y Registro Académico y la copia se archiva en la Coordinación de. Matricula Académica 23. Incluye matrícula Académica en el SIA 23. Incluye la matrícula académica en el Sistema Académico de 5

8 Página 8 de 10 4 Es un estudiante recién admitido? Si 24. Envía documentación establecida en el Reglamento General de para estudiantes recién admitidos No 24. Cuando son estudiantes recién admitidos, envía a la Dirección de Admisiones y Registro Académico copia de la matrícula y los siguientes documentos: formato hoja de vida, fotocopia diploma o copia del acta de grado, fotocopia del documento de identidad, libreta militar, acreditación vinculación vigente al sistema de seguridad social, certificado de examen médico-odontológico y de apertura de historia clínica integral bio-psico-social expedido por servicio médico de bienestar universitario. Estos documentos se anexan a la Hoja de Vida del estudiante que reposa en esa dependencia. 25. Envía copia de la matricula a Dirección de Admisiones y Registro Académico 25. Envía a la Dirección de Admisiones y Registro Académico copia de la matricula, para anexar a la Hoja de Vida del estudiante que reposa en esa dependencia. 26. Archiva en la Hoja de Vida la matrícula del estudiante. 26. Archiva copia de la documentación enviada en la hoja de vida de cada estudiante, que reposa temporalmente en la Coordinación del posgrado el formato de la matrícula. FIN

9 Página 9 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Noviembre 21 de 2008 Marzo 09 de 2009 Creación del documento. Ajustes de redacción. 03 Abril 17 de 2009 En la descripción de la primera actividad se cambió el término nivel por ciclo. 04 Octubre 30 de 2009 Se incluyó la definición de Unidad de Aprendizaje Se agregó la consideración: Se utiliza el término asignatura para mantener concordancia con lo establecido en la reglamentación interna de la universidad, pero equivale al concepto de "unidad de aprendizaje" utilizado en la documentación del Proceso Formación En la descripción de las actividades 1, 2, 5, 6 y 15 se cambió el término asignatura por unidad de aprendizaje En la actividad 7 se agregó una nota Se volvieron a enumerar las actividades a partir de la actividad 9 05 Febrero 4 de 2011 Se eliminó la definición de Unidad de Aprendizaje Se eliminó la consideración: Se utiliza el término asignatura para mantener concordancia con lo establecido en la reglamentación interna de la universidad, pero equivale al concepto de "unidad de aprendizaje" utilizado en la documentación del Proceso Formación En la descripción de las actividades 1, 2, 5, 6 y 15 se cambió el término unidad de aprendizaje por Asignatura En la actividad 7 se eliminó la nota. En la normatividad se cambio NTC GP 1000:2004 por NTC GP 1000:2009.

10 Página 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 06 Marzo 05 de 2012 Se Incluyó el Acuerdo Superior No. 090 de 2010 en la normatividad. Se incluye nuevas definiciones y consideraciones con base en el Acuerdo Superior No. 090 de Se ajustaron las descripciones, los responsables y los documentos de referencia de las actividades 1, 2, 5, 6, 10, 11, 12, 13, 14, 15 y 24 con base en el Acuerdo Superior No. 090 de Noviembre 17 de 2016 Ajuste del procedimiento con base en lo establecido en el Acuerdo Superior No. 075 de Por el cual se modifica el reglamento General de Posgrado