PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE LENGUAS PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN INSTRUCTORES INSTITUTO DE LENGUAS

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1 PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE Revisó: Directora Instituto de Lenguas Coordinación Calidad Aprobó: Rector Versión :04 Página 1 de 11 Fecha de aprobación: Agosto 22 de 2011 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Definir las directrices para la selección y contratación de los Instructores para los Cursos de lenguas extranjeras en los programas de Extensión y Curricular ofrecidos por el Instituto de Lenguas, con el fin de estandarizar las actividades a seguir. NORMATIVIDAD Aplica al personal que se selecciona como instructor de todos los Cursos de lenguas extranjeras ofrecidos por el Instituto de Lenguas en sus respectivas sedes en los programas de extensión y curricular. Acuerdo del Consejo Superior 036 de Por el cual se crea el Instituto de Lenguas. Acuerdo del Consejo Superior 006 de Por medio del cual se adoptan las políticas y se definen los principios orientadores y los objetivos de la función de Extensión de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 915 de 2012 de Rectoría. Por la cual se fijan los valores de remuneración por hora para Instructores del Instituto de Lenguas. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS BANCO DE ELEGIBLES: lista de las personas que cumplen los requisitos para ser vinculados como instructores de los diferentes programas del Instituto de Lenguas. No implica una vinculación inmediata de los integrantes de la lista, sino que son contratados en la medida que las necesidades de los programas así lo exijan. CONVOCATORIA PARA INSTRUCTORES DEL INSTITUTO DE : Llamado a personas naturales mayores de edad con alto sentido de pertenencia y compromiso institucional, para conformar el banco de elegibles del Instituto de Lenguas y posteriormente podrán ser contratadas por la Universidad par a desempeñar funciones de instructores de lenguas extranjeras, con nivel de excelencia personal, profesional y ética, orientadas al logro de la Visión, Misión y Objetivos Institucionales. La convocatoria busca instructores que desempeñen la función de dirección de asignaturas de manera temporal y su vinculación a la UIS se hace mediante un contrato laboral especial, por término máximo de duración de los cursos de conformidad por el calendario académico expedido y sus modificaciones aproba das por la unidad académica competente. EXAMEN INSTITUCIONAL PARA INSTRUCTORES ELEGIBLES: Es el examen de comprensión oral y escrita y uso del idioma que aplica el Instituto de Lenguas UIS a los aspirantes a instructores e instructores para verificar la competencia en el idioma a enseñar ENFOQUE ACCIONAL: En este enfoque el aprendiz es considerado el actor principal del proceso enseñanza aprendizaje en el cual realiza tareas significativas en un entorno determinado haciendo uso de sus recursos cognitivos, emocionales y volitivos. MICROTEACHING: Es un mecanismo por medio del cual se permite establecer la técnica de enseñanza del candidato a instructor, sus fortalezas, necesidades de mejora, su capacidad de simplificar las complejidades del proceso de enseñanza aprendizaje y propiciar ambientes óptimos. Consiste en una presentación de clase del candidato con base en el material suministrado por la Evaluación. En la observación del Microteaching, deberán estar presentes mínimo 2 Coordinadores.

2 PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE Página 2 de 11 Revisó: Directora Instituto de Lenguas Coordinación Calidad Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Agosto 22 de 2011 Resolución No DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS PROGRAMA. DE EXTENSIÓN: Son los cursos de lenguas extranjeras que ofrece el Instituto de Lenguas a la comunidad en general. La inscripción y matrícula en estos cursos es totalmente independiente de los programas de formación en lenguas extranjeras que deben cumplir los estudiantes de la universidad según su currículo académico. PROGRAMA DE CURRICULAR: Es el programa de lenguas extranjeras que administra el Instituto de Lenguas y que se ofrece a los estudiantes de pregrado y posgrado presencial de la UIS como requisito de su pénsum académico. TIC (Tecnología de la información y comunicación) : Es el estudio, diseño, desarrollo, fomento, mantenimiento y la administración de la información por medio de sistemas informáticos. VALORACION DE DESEMPEÑO: Es la compilación de resultados de Observación de clase, Apoyo al Sistema Gestión de Calidad y Porcentaje de encuesta de satisfacción. CONSIDERACIONES El Instituto de Lenguas de la Universidad Industrial de Santander, por encontrarse en un proceso de formación continuo, está siempre a la expectativa de recibir hojas de vida de candidatos a Instructores; para esto realiza convocatorias publicadas en página institucional y en redes sociales con la descripción de los perfiles de instructores necesarios para cubrir la demanda en los diferentes cursos ofrecidos. PERFIL DEL INSTRUCTOR DEL INSTITUTO DE 1. Hablante nativo con competencia didáctica: Adulto oriundo del país cuyo idioma oficial es el idioma a enseñar. 2. Hablante no nativo con competencia comunicativa B2 o superior en el idioma a enseñar y competencia didáctica. El aspirante debe ser mayor de edad y su competencia en el idioma a enseñar la debe demostrar a través de una de las siguientes opciones: Para inglés: a) Examen institucional igual o mayor a 55 puntos, b) TOEFL igual o mayor a 87 puntos. Ambos exámenes deben estar vigentes. Para portugués y francés: a) Examen institucional vigente igual o mayor a 55 puntos, b) Examen internacional nivel B2 tomado en un período no mayor a dos años. Para alemán, mandarín e italiano: a) Examen internacional nivel B2 tomado en un período no mayor a dos años, b) Diploma de estudios universitarios en el país cuyo idioma oficial es el idioma a enseñar, c) Certificado de competencia comunicativa de un centro de idiomas del país cuyo idioma oficial es el idioma a enseñar. Las opciones anteriores se complementan con entrevista con hablante nativo. *El Examen institucional para instructores elegibles del Instituto de Lenguas es el examen escrito que aplica el Instituto de Lenguas UIS a los aspirantes a Instructores para verificar la competencia comunicativa. Se presenta en la fecha establecida en la convocatoria. El Puntaje obtenido en el examen se registra en el FORMATO EVALUACIÓN DE ASPIRANTES A INSTRUCTORES FEX-IL.08.

3 PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE Página 3 de 11 CONSIDERACIONES *La competencia didáctica de cualquier aspirante se evaluará mediante una sesión de microteaching, donde el candidato deberá hacer uso del enfoque accional y de las TIC teniendo en cuenta las técnicas que aplique de manera particular para desarrollar la competencia comunicativa de los estu diantes. Esta evaluación se registrará en el FORMATO EVALUACIÓN DE ASPIRANTES A INSTRUCTORES FEX-IL.08 y la realizarán mínimo dos Coordinadores; si el aspirante es para un idioma diferente a Inglés deberá estar un instructor del idioma a evaluar si este existe en el Instituto. *Los Instructores seleccionados para el programa curricular deberán tener título de pregrado. *Los Instructores seleccionados para el programa de extensión no necesitan título de pregrado. NOTA: Debido a la poca oferta de hablantes nativos y a la gran demanda que el Instituto de Lenguas tiene de ellos para fortalecer l os niveles avanzados en los diferentes programas de lenguas extranjeras, el proceso de selección docente de estos candidatos se hará a medida que se recepcionen sus hojas de vida. Los candidatos que obtengan un puntaje mínimo de 60 puntos en el proceso de selección según el FORMATO EVALUACIÓN DE ASPIRANTES A INSTRUCTORES FEX IL 08, harán parte del banco de Instructores elegibles del Instituto de Lenguas UIS, y al momento de la contratación serán clasificados en una de las siguientes categorías: 1. ADULTO NO PROFESIONAL CON ALTA COMPETENCIA EN EL IDIOMA. Es la persona mayor de edad, sin título profesional que obtuvo 60 puntos o más en el proceso de selección y registrado en el FORMATO EVALUACIÓN DE ASPIRANTES A INSTRUCTORES FEX IL HABLANTE NATIVO O PROFESIONAL. Esta categoría se define de la siguiente manera: NATIVO: Persona mayor de edad, nacida en un país cuya lengua oficial es el idioma a enseñar o adulto de otro país con competencia C1 en el idioma a enseñar según examen institucional. PROFESIONAL: Persona mayor de edad, con título de pregrado que obtuvo 60 puntos en el examen Institucional de competencia En el caso de ser elegido para contratación, el instructor del Banco de Elegibles debe presentar la siguiente documentación : Formato Hoja de Vida Personal Docente FTH.150 diligenciado. 1 Foto 3 fotocopias de la cédula de ciudadanía o extranjería (una para la hoja de vida, otra para el formulario de EPS y otra para el formulario de pensiones si se requiere ) 1 fotocopia de la visa de trabajo (solo para extranjeros) 1 fotocopia de la libreta militar en el caso de los hombres (Solo para nacionales) 1 fotocopia del diploma de bachiller 1 fotocopia del diploma de pregrado y postgrado (si aplica) 1 fotocopia del último polígrafo de notas si todavía es estudiante (solo para nacionales) 1 fotocopia de las constancias laborales que tenga 1 fotocopia del RUT 1 fotocopia del certificado judicial (solo para nacionales) Formulario de afiliación a salud diligenciado Formulario de pensión diligenciado o carta del fondo de pensiones donde está haciendo sus aportes

4 PROCESO EXTENSION / INSTITUTO DE PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATATACION INSTRUCTORES INSTITUTO DE Página 4 de 11 CONSIDERACIONES NOTA: En el caso de Instructores Elegibles extranjeros, el Instituto de Lenguas realiza la consulta sobre la validez de la visa para contratación. Si la visa del Instructor Elegible no es válida o no tiene visa, el Instituto debe hacer el proceso de intención de contrato para lo cual remite copia del pasaporte del Instructor y carta de interés de contratación del mismo a la oficina de Recursos Humanos de la Universidad. Una vez contratado y para mantenerse en el Banco de elegibles el instructor debe cumplir con las siguientes condiciones: 1. Mantener vigente el examen aceptado en el Instituto de Lenguas de acuerdo al idioma que enseñe y obtener el puntaje mínimo e stablecido para cada uno de ellos. El instructor que sea excluido del Banco de Elegibles por incumplir esta condición puede renovar la vigencia del examen en convo catorias futuras. 2. El instructor debe obtener un puntaje igual o mayor a 75% en la Valoración de desempeño que se obtiene de la Observación de Clase, Encuestas de Satisfacción y Apoyo al Sistema de Gestión de Calidad que se realizan una vez al semestre. El instructor que sea excluido del Banco de Elegibles por incumplir esta condición solo podrá participar en próximas convocatorias transcurridos seis meses a partir del día hábil siguiente de la notificación de la exclu sión. 3. Estar a paz y salvo con cada una de las dependencias del Instituto de Lenguas.

5 PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE Página 5 de 11 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Detecta la necesidad 1. Detecta la necesidad de cubrir las vacantes o si se desea ampliar el Banco de Elegibles para el Instituto de Lenguas UIS. Coordinaciones Académicas 2. Pública convocatoria 2. Publica convocatoria en la Página Web del Instituto de Lenguas UIS y en redes sociales con perfil, fechas de examen de instructores, etc 3 Se inscribe a la convocatoria 3. Se inscribe a convocatoria en el sistema en Formato de Inscripción a convocatoria aspirante a Instructor. Aspirante a instructor 4. Cierra la Convocatoria, Revisa y verifica el listado de inscritos 5. Solicita diligenciamiento y recibe Formato FTH. 150 Hoja de vida personal docente por correo electrónico 4. Cierra la Convocatoria, Verifica el listado de inscritos en el Formato de Inscripción a convocatoria docente publicado en la convocatoria. 5. Solicita diligenciamiento y envío electrónico de Hoja de vida en formato hoja de vida personal Docente FTH.150 con fecha límite. Formato Hoja de vida personal Docente FTH Verifica recibido formato Hoja de Vida Personal Docente FTH Verifica el cumplimiento del envío del formato Hoja de Vida Personal Docente FTH

6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de Excluye del proceso a Candidatos que no cumplen los requisitos. 8. Si el candidato a Instructor no es hablante nativo del idioma a enseñar, informa la fecha del examen escrito. Nota: Si el candidato a instructor es hablante nativo, informa que no debe presentar Examen escrito sino el Microteaching posteriormente. 9. Tramita registro de Hoja de Vida en el Sistema del Instituto de Lenguas antes de la presentación del examen. Aspirante a Instructor Instituto de Lenguas. 10. Presenta Examen Institucional para instructores elegibles. Aspirante a Instructor Instituto de Lenguas.

7 DIAGRAMA DE FLUJO 2 PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 7 de Califica Examen 11. Califica examen presentado por aspirantes a Instructores del Instituto de Lenguas. Resultados de examen FEX-IL.08 Formato de Evaluación Aspirantes a Instructores No 12. Excluye a candidatos con resultado menor a 55 puntos. El aspirante obtuvo un Puntaje > o = a 55 Si 13. Publica listados con puntaje >= a 55 y envía material para Microteaching. 12. Excluye del proceso a quienes obtienen un puntaje menor a 55 puntos. 13. Publica listado de quienes obtuvieron un puntaje igual o mayor a 55 puntos en página institucional y les envía citación y material para la preparación de Microteaching vía correo electrónico. FIN A 14. Presenta el Microteaching 14. Presenta el Microteaching. Aspirante a Instructor Instituto de Lenguas. 15. Evalúa el Microteaching 15. Realiza la Evaluación del Microteaching. Coordinador Evaluación General, Coordinador e Instructor que acompañaron el proceso 16. Diligencia el formato FEX.IL Diligencia el Formato FEX. IL 08 para la selección de los aspirantes. Coordinador Evaluación General, Coordinador e Instructor que acompañaron el proceso FEX-IL.08 Formato de Evaluación Aspirantes a Instructores

8 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 8 de 11 3 No 17. Eexcluye Aspirantes Puntaje Microteaching > o = 60 Si 18. Incluye al aspirante a instructor en lista de elegibles 17. Excluye del proceso a los candidatos que no obtuvieron resultado mayor o igual a 60 puntos en el microteaching. 18. incluye al aspirante a Instructor en la lista de elegibles. FIN 19. Socializa ante el Comité Académico los resultados. 19. Socializa ante el Comité Académico del Instituto de Lenguas los resultados de la convocatoria. 20. Elabora acta con los resultados 20. Elabora el acta en la que incluirá los resultados de la convocatoria y el listado de instructores para registrar en el Banco de Elegibles que obtengan un puntaje total igual o mayor a 60 puntos, discriminado por idioma de desempeño. Acta de Comité Académico Instituto de Lenguas 21. Selecciona del banco de elegibles los Instructores que necesita y reporta a la Coordinación Administrativa 21. Dependiendo de la demanda de cursos selecciona del Banco de elegibles los instructores a contratar y reporta los nombres a la Coordinación Administrativa para su nombramiento. Coordinación académica o de sede 4

9 PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 9 de Contacta Instructores a contratar y solicita documentación para contratación. 23. Remite a Recursos Humanos de la Universidad la Hoja de Vida del Instructora a contratar 24 Registra datos del Instructor a contratar en el sistema de Recursos Humanos 25. Asigna Instructores a los cursos proyectados 26. Recibe de Recursos Humanos Hoja de Vida del Instructor registrado y archiva 22. Contacta instructores hablantes no nativos y solicita documentación requerida para contratación. Nota: En el caso de los hablantes nativos, solicita documentación requerida para verificar la validez de la visa. Si la visa que tiene no es válida, remite documentos a la División de Recursos Humanos para elaboración de intención de contrato. 23. Remite hoja de vida física del instructor a contratar a División de Recursos Humanos de la Universidad. 24. Registra los datos del Instructor a contratar en el Sistema de Recursos Humanos de la UIS y devuelve la hoja de vida física al Instituto de Lenguas. 25. Con base en los cursos proyectados en el sistema del Instituto de Lenguas, asigna instructores ya registrados en Recursos Humanos. 26. Una vez recibe de la División de Recursos Humanos de la Universidad. la hoja de vida física del instructor, procede al archivo de la misma en el Instituto de Lenguas. Coordinación Administrativa Instituto de Lenguas Coordinación Administrativa Instituto de Lenguas Auxiliar Administrativo Recursos Humanos UIS Coordinación Académica o de Sede de Instituto de Lenguas Auxiliar Administrativo Instituto de Lenguas 27. Autoriza los cursos e instructores a iniciar en el sistema 27. Autoriza cursos dependiendo del número de estudiantes matriculados. Directora Instituto de Lenguas UIS. 5

10 PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 10 de Registra en el sistema de Recursos Humanos de la UIS los nombramientos de los instructores autorizados 28.Registra en el sistema de Recursos Humanos de la UIS los nombramientos de los instructores autorizados. Dirección Instituto de Lenguas Formato FEX IL O2 Formato Solicitud nombramiento y/o cancelacion Docente 29. Realiza afiliación del instructor al sistema de seguridad social. 29. Realiza afiliación del instructor al sistema de seguridad social. Auxiliar Administrativo de Instituto de Lenguas 30. Genera e Imprime contrato 30. Genera e imprime contrato para firma de instructor. Técnico Instituto de Lenguas. O Auxiliar Designado. 31. Recoge firma de Instructores en los contratos y archiva documentación 31. Hace firmar de los Instructores los contratos, Archiva copias de afiliación y contratos firmados en la Hoja de Vida del instructor. Auxiliar Administrativo de Instituto de Lenguas FIN

11 PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE Página 11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN 1 Agosto 22 de 2011 Creación del documento. DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 2 Mayo 02 de Se elimina la actividad No 2 Define los requisitos, perfil docente y entrevista grupal y se agrego la actividad No 12 Evalúa el Microteaching -Se agregan las actividades de la 14 a la 25 relacionadas con la formalización de la documentación y registro en el sistema del nuevo docente 3 Abril 07 de Se realiza cambio del nombre del procedimiento. Se complementa la información en cuanto a Normatividad y definiciones. Se replanteó y actualizó la información en cuanto a las consideraciones (perfil, Exámenes, porcentaje en los Exámenes ). Se incluyeron y definieron las categorías a tener en cuenta en la contratación. Se ajustó la información referente al perfil docente. Se actualizó el flujograma y se aplicaron los nuevos conectores de febrero de 2017 Se realiza cambio del nombre del procedimiento agregando la palabra y Contratación Se actualizaron las actividades registrando todo el paso a paso del procedimiento desde la selección hasta la contratación de los Instructores. Se ajustaron y actualizaron el objetivo y la Normatividad Se modificaron y agregaron más Definiciones y abreviaturas Se ajustó la redacción de las consideraciones existentes y se agregaron unas más. Se ajustó el flujograma.