PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES DEL PERSONAL VINCULADO (RETIRO DEFINITIVO)

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1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Subproceso Administración de la Compensación Salarial Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 15 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución N 884 OBJETIVO Procesar las novedades y modificaciones que se presenten sobre el personal que se retira definitivamente con el fin de generar la liquidación de prestaciones sociales y así suministrar la información necesaria para realizar el pago oportunamente. ALCANCE Desde la recepción del Acto Administrativo del retiro del funcionario hasta la liquidación en el procedimiento de nómina mensual y la orden de pago de las prestaciones sociales a que tiene derecho. TIVIDAD y 14 Decreto 1045 de 1978: Arts y 45 Decreto 1279 de 2002: Arts Reglamento del Profesor (Acuerdo Consejo Superior 063 de 1994) Art. 98 Reglamento Personal Administrativo (Acuerdo Consejo Superior 074 de 1980): Arts. 206, Convención Colectiva de Trabajo: Arts Acuerdo Consejo Superior 065 de 1980: Art. 1-3 Acuerdo Consejo Superior 015 de 1985 Acuerdo Consejo Superior 151 de 1989: Art. 1 y 2 Decreto 2712 de 1999 DRH: División de Recursos Humanos. SIF: Sistema de Información Financiero. RASIF: Ruta de Acceso al Sistema de Información Financiero. DRH: División de Recursos Humanos. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. RPA: Reglamento Personal Administrativo. RP: Reglamento de Profesores. CCT: Convención Colectiva de Trabajo. ACS: Subproceso Administración de la Compensación Salarial. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS No aplican CONSIDERACIONES

2 Página 2 de 15 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO Recibe Resolución 1. Recibe de Secretaría General la resolución de retiro del funcionario. Profesional ACS Resolución de retiro del funcionario Entrega formato de Paz y Salvo 2. Entrega el formato de Paz y Salvo al funcionario que se retira de la Institución. FTH.10 Paz y Salvo Diligencia formato 3. Diligencia el formato de Paz y Salvo por las UAA de la Universidad indicadas en él. Para este trámite dispone de quince días calendario después de la fecha de retiro de la Institución. Funcionario Retirado Entrega formato diligenciado 4. Entrega el formato Paz y Salvo diligenciado al. Funcionario Retirado 5. Revisa que el Paz y Salvo contenga la información requerida. Revisa Paz y Salvo Realiza cálculo de las Prestaciones Sociales 6. Realiza el cálculo de las Prestaciones Sociales (ver Anexo), para procesar en la nómina mensual y en la Orden de Pago, posteriormente diligencia el formato Liquidación de Cesantías. FTH.05 Liquidación de Cesantías 1

3 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de 15 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Elabora proyecto de Resolución Proyecto de Resolución Revisa Liquidación y proyecto de Resolución Revisa y da VoBo 7. Elabora, con base en la liquidación realizada, el proyecto de Resolución de Cesantías Definitivas y Prestaciones Sociales a que tiene derecho el funcionario retirado. 8. Revisa y da VoBo a la Liquidación de Cesantías Definitivas y Prestaciones Sociales y el proyecto de Resolución. 9. Revisa y da VoBo a la Liquidación de Cesantías Definitivas y Prestaciones Sociales y el proyecto de Resolución. 10. Envía proyecto de Resolución a la Secretaría General. Profesional ACS Jefe de la DRH Envía proyecto de Resolución Elabora Resolución 11. Solicita a la DRH el envío electrónico del proyecto de Resolución, para su expedición y divulgación, la cual debe ser firmada por el Jefe de la DRH y el Secretario General. Secretaría General Resolución de Cesantías Definitivas y Prestaciones Sociales Consulta disponibilidad presupuestal 12. Consulta en el SIF la disponibilidad presupuestal y solicita el CDP correspondiente al pago de Prestaciones de Sociales. RASIF: Solicitud de CDP. 2

4 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 15 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 No Modificación presupuestal Hay disponibilidad presupuestal Si Si no hay presupuesto, debe adelantarse el procedimiento Modificación Presupuestal (Proceso Financiero), que es gestionado por el Jefe de la División de Recursos Humanos y el Profesional ACS. Realiza Orden de Pago Orden de Pago 13. Realiza en el SIF la Orden de Pago para la cancelación de las prestaciones sociales. RASIF: Contratación è Orden de Pago Manual è Generar Entrega al Jefe de la DRH la Orden de Pago y los documentos soporte Revisa y da VoBo Orden de Pago Envía documentos a la Sección de Presupuesto 14. Revisa y da VoBo a la Orden de Pago. 15. Envía a la Sección de Presupuesto la siguiente documentación: Copia de la Resolución y una (1) copia de la Orden de Pago. Jefe de la DRH Verifica registro Archiva copias 16. Verifica que la Sección de Tesorería efectivamente haya realizado el registro de la Orden de Pago en el SIF para que el Jefe de la DRH pueda dar aprobación de pago. RASIF: Contratación è Orden de Pago Manual è Consultar 17. Archiva copias de la Orden de Pago, la Resolución y la Liquidación de Cesantías Definitivas y Prestaciones Sociales en las carpetas correspondientes. 3

5 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 15 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 Incluye conceptos liquidados 18. Incluye en el SIRH los conceptos liquidados en la Orden de Pago. Entrega documentación para archivo 19. Entrega al Auxiliar encargado del archivo de las Historias Laborales la siguiente documentación: formato Paz y Salvo, formato original de Liquidación de Cesantías Definitivas y Prestaciones Sociales y copia de la Resolución de Cesantías Definitivas. Archiva documentación 20. Archiva la documentación en la Historia Laboral del Retirado. A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento Orden de Pago Manual (Proceso Financiero) Auxiliar Administrativo de Archivo FIN

6 Página 6 de 15 Para realizar la Liquidación de Prestaciones Sociales se debe tener en cuenta lo siguiente: DOCENTES RÉGIMEN N 1279 Prima de Antigüedad Doceava PA = (RM a 31 de marzo*1,125*(n+n )*n ) / 2160 PS = (RM a 31 de mayo*dlps) / 180 Aplica si dlps > 90 días PB=((1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior)*dl / 180 Ac. CS 065 de 1980: Art. 1 Ac. CS 015 de 1985: Art. Único Ac CS 065 de 1980: Art. 2 Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2 Prima de PV = (1/24) parte de la RM en el año Ac CS 065 de 1980: Art. 3 PN = (RM a 30 de noviembre*dlss) / 180 Aplica si dlss > 90 días Ac CS 065 de 1980: Art. 2 V = (RM/2)*dl / 360 RP: Art. 98 SB = RM + (1/12)*(PS + PV + PN) Cesantías Retroactivas CNoLey50 = SB*d / Cesantías Parciales Entregadas Ley 344 de 196: Art. 13 Ley 344 de 196: Art. 13

7 Página 7 de 15 DOCENTES RÉGIMEN N 1279 Bonificación de Servicios Prestados BSP = 35% RM a 31 de marzo Decreto 1279 de 2002: Arts Prima de PS = (RM a 30 de abril + (1/12)*BSP)*n'' / 12 Aplica si n'' > 6 meses PV = ((2/3) RM + (1/12)*(BSP + PS))/12*na Decreto 1279 de 2002: Art. 44 Decreto 1279 de 2002: Arts PN = (RM a 30 de noviembre+(1/12)*(bsp + PS + PV)*na / 12 na > 1 mes V = ((RM + (1/12)*(BSP + PS))/2)*dl / 360 Decreto 1279 de 2002: Arts RP: Art. 98 Decreto 1279 de 2002: Arts RP: Art. 98 SB = RM + (1/12)*(PS + PV + PN + BSP) Decreto 1279 de 2002: Art. 2

8 Página 8 de 15 EMPLEADOS PÚBLICOS PROFESIONALES (Régimen Antiguo) Prima de Antigüedad Doceava PA = (RM a 31 de marzo*1,125*(n+n )*n ) / 2160 PS = (RM a 31 de mayo*dlps) / 180 Aplica si dlps > 90 días PB=((1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior)*dl / 180 RPA: Art. 220 Ac. CS 065 de 1980: Art. 1 Ac. CS 015 de 1985: Art. Único RPA: Art. 219 Ac CS 065 de 1980: Art. 2 Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2 Prima de PV =[(RM + (1/12)*PS))/2]/12*na na > 1 mes PN = [(RM a 30 de noviembre + (1/12)*(PS + PV))]/12*na na > 1 mes V = [(RM + (1/12)*PS)/2]*dl / 360 Decreto 1045 de 1978: Art: RPA: Cap. 218 Decreto 1045 de 1978: Art RPA: Art. 219 Ac CS 065 de 1980: Art. 2 Decreto 1045 de 1978: Arts RPA: Arts. 206 SB = RM + (1/12)*(PS + PV + PN) Cesantías Retroactivas CNoLey50 = SB*d / Cesantías Parciales Entregadas Ley 344 de 196: Art. 13

9 Página 9 de 15 EMPLEADOS PÚBLICOS NO PROFESIONALES (Régimen Antiguo) Prima de Antigüedad Doceava PA = (RM a 31 de marzo*1,125*(n+n )*n ) / 2160 PS = (RM a 31 de mayo*dlps) / 180 Aplica si dlps > 90 días PB=((1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior)*dl / 180 Aplica si dlps > 90 días Ac. CS 065 de 1980: Art. 1 Ac. CS 015 de 1985: Art. Único Ac CS 065 de 1980: Art. 2 Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2 Prima de PV = [((RM + ST + SA) + (1/12)*PS)/2]/12 PN = (RM a 30 de noviembre + ST + SA + (1/12)*(PS + PV))*na / 12 na > 1 mes V = [(RM + ST+ SA + (1/12)*PS)/2]*dl / 360 Decreto 1045 de 1978: Arts Decreto 1045 de 1978: Arts RPA: Art. 219 Ac. CS 065 de 1980: Art. 2 Decreto 1045 de 1978: Arts RPA: Art. 206 SB = RM + ST + SA + HE + (1/12)*(PS + PV + PN) Cesantías Retroactivas CNoLey50 = SB*d / Cesantías Parciales Entregadas

10 Página 10 de 15 TRABAJADORES OFICIALES (Régimen Antiguo) Prima de Antigüedad Doceava Prima de PA = (RM a 31 de marzo*1,125*(n+n )*n ) / 2160 PS = (RM a 31 de mayo*dlps) / 180 Aplica si dlps > 90 días PB=((1/12)*PA presente año + (1/12)(PN+PV+PS) año anterior)*dlps / 180 Aplica si dlps > 90 días PV = ((25/30)*RM)*dl/360 PN = (RM a 30 de noviembre)*dlss/180 Aplica si dlss > 90 días V = (RM/2)*dl / 360 Ac. CS 065 de 1980: Art. 1 Ac. CS 015 de 1985: Art. Único CCT: Art. 12 Ac CS 065 de 1980: Art. 2 CCT: Art. 10 Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2 Ac CS 065 de 1980: Art. 3 CCT: Art. 11 CCT: Art. 10 CST: Art. 186 CCT SB = RM + SA + ST + HE + (1/12)*(PA + PS + PV + PN) Ley 344 de 196: Art. 13 Ley 344 de 196: Art. 13 Cesantías Retroactivas CNoLey50 = SB*d / Cesantías Parciales Entregadas CCT

11 Página 11 de 15 EMPLEADOS PÚBLICOS PROFESIONALES (Régimen Nuevo) Bonificación de Servicios Prestados BSP = 35%RM Acuerdo 060 de 2007 Prima de PS = (RM*15/30)*na/12 na > 1 PV =[((RM + ST + SA + ((BSP + PS)/12))/2]*dl/360 Acuerdo 060 de 2007 Acuerdo 060 de 2007 PN = [(RM + ST + SA + ((BSP + PS + PV)/12)*na/12 na > 1 Acuerdo 060 de 2007 V = [((RM + ST + SA + ((BSP + PS)/12))*15/30]*dl/360 Acuerdo 060 de 2007 SB = RM + ((BSP + PS + PV + PN))/12 Decreto 1045 de 1978 Art. 45 Ley 50 de 1990: Art.99 Ley 344 de 196: Art. 13

12 Página 12 de 15 EMPLEADOS PÚBLICOS NO PROFESIONALES (Régimen Nuevo) Bonificación de Servicios Prestados BSP = 35%RM Acuerdo 018 de 2004 PS = ((RM + HE)*15/30)*na/12 na > 1 Acuerdo 018 de 2004 Prima de PV = [((RM + ST + SA + ((BSP + PS)/12))/2]*dl/360 Acuerdo 018 de 2004 PN = [RM + ST + SA + ((BSP + PS + PV)/12)*na/12 na > 1 Acuerdo 018 de 2004 V = [((RM + ST+ SA + ((BSP + PS)/12))*15/30]*dl/360 Acuerdo 018 de 2004 SB = RM + ST + SA + HE + ((BSP + PS + PV + PN)/12)

13 Página 13 de 15 TRABAJADORES OFICIALES (Régimen Nuevo) Bonificación de Servicios Prestados BSP = 35%RM Acuerdo 016 de 2004 PS = ((RM + HE)*15/30)*na/12 na > 1 Acuerdo 016 de 2004 Prima de PV = [((RM + ST + SA + ((BSP + PS)/12))/2]*dl/360 Acuerdo 016 de 2004 PN = [RM + ST + SA + ((BSP + PS + PV)/12)*na/12 na > 1 Acuerdo 016 de 2004 V = [((RM + ST+ SA + ((BSP + PS)/12))*15/30]*dl/360 Acuerdo 016 de 2004 SB = RM + ST + SA + HE + ((BSP + PS + PV + PN)/12)

14 Página 14 de 15 Donde: RM = Remuneración Mensual siempre y cuando no haya tenido modificaciones en los últimos tres (3) meses ó el promedio de los últimos doce (12) meses, si ha tenido modificaciones. SB = Salario Base PA = Prima de Antigüedad BSP = Bonificación de Servicios Prestados PB = Doceava de la PS =. PV = Prima de. V =. PN =. C = Cesantías. IC = Interés de Cesantías n = Nº de meses desde la fecha de vinculación a 31 de marzo n' = Nº de meses de abril 1º a la fecha de retiro n'' = Nº de meses laborados desde el 1º de junio del año anterior na = Nº de meses de ese año ST = Subsidio de Transporte Mensual. SA = Subsidio de Alimentación Mensual. HE = Horas Extras Mensuales dl = Nº días laborados dlps = Nº días laborados en el primer semestre dlss = Nº días laborados en el segundo semestre

15 Página 15 de 15 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento 2 Marzo 3 de Octubre 15 de 2010 Adaptación al nuevo formato de procedimiento, actualización de la normatividad que aplica, adición de pasos necesarios para la realización del procedimiento, adición de las rutas de acceso al Ruta de Acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos, actualización de conceptos a liquidar, su forma de cálculo y normativa. Modificación del alcance del procedimiento; inclusión en la normatividad del Decreto 2712 de 1999; inclusión de la abreviatura ACS: Subproceso de la Compensación Salarial; modificación en las actividades 1,2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 15, 17; modificación en el responsable de la actividad 1; en todas las actividades cuyo responsable es Auxiliar Nómina DRH se modificó por ; inclusión de la actividad 18; modificación en el anexo e inclusión de la Liquidación Prestaciones Sociales para Trabajadores Oficiales (Régimen nuevo), Empleados Públicos No Profesionales (Régimen nuevo) y Empleados Públicos Profesionales (Régimen nuevo).

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