Gestión Estratégica Dirección y Planeación Institucional Construcción, Adecuación y Ampliación de Infra estructura 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO:

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1 Código: PE-GE-2.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 1 de PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión Estratégica / Gestión de planeación y desarrollo institucional. 2. RESPONSABLE(S): Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional 3. OBJETIVO: 4. ALCANCE: 5. MARCO NORMATIVO: Garantizar la construcción y adecuación de la Infraestructura Física de la Universidad dentro de los términos de calidad, oportunidad y economía pactados. Inicia con la elaboración de los diseños y presupuestos y termina con el acta de Liquidación final del contrato de obra y/o adecuación. Norma sismo resistente colombiana NSR10 Norma NTC2050-Reglamento Técnico de Instalaciones Elétricas (RETIE) Reglamento para iluminaciones y alumbrado Público RETILAP Ley 1072 de mayo de 2015 Ley 1409 de 2012 Ley de Seguridad de la Industria de la Construcción Legislación ambiental y manejo de escombros Decreto 1469 de 2010 Licecia de construcción y sus modalidades Acuerdo 105 de 1993 Estatuto General de la Universidad del Cauca Acuerdo 064 de 2008 Estatuto de contratación Resolución 357 del 2008, adopta el procedimiento de Control Interno Contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación Acuerdo 043 de 2002: por el cual se adoptan normas generales sobre la clasificación, administración y custodia de los bienes de propiedad de la Universidad del Cauca. Acuerdo 051 de 2007: Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca

2 Código: PE-GE-2.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 2 de CONTENIDO: No. 1 Actividad / Descripción Realiza solicitud de las necesidades de ampliación y/o adecuación de espacios físicos, accesos de movilidad y mobiliarios, describiendo el uso que se le va a dar, puestos de trabajo, equipamientos a instalar, uso, tipo de mobiliario requerido, espacios o zonas de seguridad, tipo de iluminación, condiciones sanitarias, zonas de evacuación para emergencias Cargo Responsable Dependencias Universidad Punto de control Documento Estudio De Necesidades Vo.Bo. Jefe OPDI 2 Define el profesional para la elaboración de diseños y presupuestos Nota 2: Elabora el presupuesto, con análisis de precios unitarios, Justificación, Estudio de Necesidades, Matriz de riesgos Comunicación 3 Elabora diseños y socializa a la dependencia solicitante Nota 1: El diseño de puestos de trabajo se asigna al delineante de arquitectura Delineante de Arquitectura Acta de Aprobación de Diseños Vo.Bo. Jefe OPDI Dependencia Solicitante 4 Solicita concepto de Salud Ocupacional, del diseño de puestos de trabajo y mobiliario Nota 3: Con el concepto de salud ocupacional se solicita el estudio de precios mercado al Área de Adquisiciones e inventarios y se incluye en el presupuesto de la solicitud de la adecuación y/o ampliación Vo.Bo. Jefe Oficina OPDI Presupuesto Justificación Documento Estudio de Necesidades 5 Participa en la elaboración de términos de referencia. Documento Borrador Prepliegos

3 Código: PE-GE-2.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 3 de 10 Nota 4: Remítase al procedimiento PA-GA-5- PR-6: Contratación pública mayor a 100SMMLV o PA-GA-5-PR-13: Contratación directa hasta 100 SMMLV para evaluación de las ofertas. En caso de ser de mayor cuantía se debe realizar el proceso de contratación para la interventoría Correo electrónico 6 Participa en el proceso contractual en la evaluación de las ofertas Informes técnicos de evaluación 7 Notifica la asignación de la supervisión en la ejecución del contrato Nota 5: Debe anexar el contrato, diseños, análisis, precio unitario y presupuesto aprobado. Ordenador del Gasto Registro notificación de supervisión y/o Interventoría 8 Supervisor de obras sin interventor externo: Revisa lista de chequeo, planeación de obra para ejecutar, documentos, requisitos al contratista y elabora acta de inicio mediante el diligenciamiento del formato PA-GA-5-FOR- 30 y lo remite junto con las pólizas actualizadas (si es el caso) para aprobación de la modificación de las mismas a la Vicerrectoría administrativa Supervisor-Auxiliar administrativo Delineante Arquitectura Interventor externo Acta de Inicio contrato Supervisor con interventor externo Realiza supervisión al Interventor y acompañamientos en las actividades anteriores Interventor Externo Contrato de Interventoría 9 Solicita al contratista el formato PE-GE-2.4- FOR-35: Plan de inversión del anticipo de contrato de obra, en caso de haber anticipo y el supervisor y / o Interventor Diligencia Formato Trámite Pago Anticipo: Formato: PA- Supervisor y/o Interventor según el caso Formatos: Plan de inversión del anticipo de contrato de obra y Trámite Pago

4 Código: PE-GE-2.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 4 de 10 GA-2.3-FOR-2 y lo envía para autorización al ordenador del gasto Anticipo diligenciados.vo.bo. Vicerrectoría administrativa 10 Informa al área de Movilidad el inicio de las actividades y al personal administrativo responsable del espacio que se va intervenir y diligencia el Formato PA-GA-5-FOR-11: Autorización para ingreso de servidores universitarios, visitantes y estudiantes Supervisor y/o Interventor según el caso Formato:PA- GA-5-FOR-11 autorizado 11 Realiza seguimiento y control de las actividades realizadas por el contratista, incluye (Seguridad industrial y cuidado con el medio ambiente). Diligencia formato PE-GE-2.4-FOR-36: Acta de visita, actas comités de obra, registro fotográfico, bitácora, actas parciales de recibo de obra o actas de modificación y no previsto. Nota 7: Si existe suspensión de actividades del contrato, se diligencia formato PA-GA-5- FOR-3: Acta de suspensión Supervisor y/o Interventor según el caso Revisión formatos: actas de visita, comités de obra, parciales de recibo o de modificación y no previsto Informes a Vicerrectoría Administrativa 12 Diligencia formato PA-GA-5-FOR-27: Acta de reinicio y el contratista actualiza las garantías de las pólizas para aprobación de Vicerrectoría Administrativa. Nota 8: Cuando existe apoyo de la interventoría, el interventor se encarga de realizar esta documentación. Supervisor y/o Interventor según el caso Actas parciales de recibo de obra Actas de modificación, solicitud aprobación pólizas actualizadas Novedades de la ejecución del contrato Informes a Vicerrectoría Administrativa 1

5 Código: PE-GE-2.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 5 de 10 Solicitud de Modificación del proyecto contrato Verifica si forma parte de un proyecto de Inversión, y se actualiza ante el BPPUC, en caso de ser necesaria una modificación del contrato. Actualización Ficha del Proyecto, Certificado de Viabilidad, Socio Económica y Técnica Actividades de Obra No previstas: Diligencia el acta de modificación y Balance con las actividades No Previstas. Cantidades de Obra y plazos adicionales Solicita al Ordenador del Gasto, la autorización de la aprobación de Otro Si del contrato, por cantidades de obras adicionales o plazo adicional, anexando Balance de Obra, y Justificación, en caso de requerirse., Supervisor y/o interventor según el caso Contratista Supervisor o Interventor según sea el caso Oficina Contratación Acta de Modificación Otro Si, Balance del Contrato, Justificación Vo.Bo.Ordenador del Gasto 2 Nota 9: Si el Ordenador del Gasto aprueba, se realizan trámites similares para una contratación de Obra: Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal, elaboración Otro Si y Garantías. Incumplimiento del Contratista Ordenador del gasto Informa a la Vicerrectoría Administrativa e inicia el proceso por parte de la Oficina de Contratación. Supervisor/- Interventor Informe Supervisor 3 Genera acta de recibo de obra final, al finalizar actividades del contrato. Nota 10: El Supervisor / Interventor diligencia formato PA-GA-5-FOR-22 Acta de Recibo a Satisfacción de Obra y solicita al contratista recibos de pago de parafiscales, paz y salvos respectivos y del Ministerio del trabajo, Supervisor - Interventor según sea el caso Revisión acta de recibo a satisfacción de obra final, documentos anexos

6 Código: PE-GE-2.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 6 de 10 Planillas de seguridad social. Nota 11: En caso de existir Interventor, el supervisor solicita al Interventor informe de Interventoría. Informe de Interventoría 4 Genera acta de liquidación, una vez recibidos los documentos requeridos para liquidación y el supervisor, contratista e interventor (si es el caso) diligencia formato PA-GA-5-FOR-36 Supervisor Interventor Aprobación de pólizas 5 Nota 12: Se actualizan pólizas de Calidad y Estabilidad y se envían a la Oficina de Contratación para aprobación. Elabora Informe de Ejecución, diligencia formato PA-GA-5-FOR-9 Evaluación contratista Supervisor Formato:PA-GA- 5-FOR-9 Evaluación contratista 6 7 Realiza oficio remisorio para solicitud de liquidación a la Vicerrectoría Administrativa, Oficina de Contratación y Financiera con la documentación requerida. Actualiza planos de áreas construidas y usos 8 Elabora informe de adecuaciones, ampliaciones y construcciones Supervisor Interventor Especializado Auxiliar Administrativo Delineante de arquitectura Auxiliar Administrativo Delineante de arquitectura Acta liquidación Oficio solicitud de pago Planos actualizados Supervisión mensual Informe 7. FORMATOS: PA-GA-5-FOR-3 Acta de suspensión PA-GA-5-FOR-9 Informe de supervisor PA-GA-5-FOR-22 Acta de recibo a satisfacción PA-GA-5-FOR-24 Certificación para pago PA-GA-5-FOR-27 Acta de reiniciación de OPS PA-GA-5-FOR-30 Acta de iniciación de obra

7 Código: PE-GE-2.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 7 de ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: PA-GA-5-FOR-36 Acta de liquidación final PA-GA-2.3-FOR-2 Trámite Pago Anticipo PE-GE-2.4-FOR-35 Plan de inversión del anticipo de contrato de obra PE-GE-2.4-FOR-36 Acta de visita 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código Modificaciones ECM-PR-004 Construcción: Procedimiento Interventoría de obras civiles y zonas verdes MA-GA PR-4 Cambio de codificación PE-GE-2.2-PR-4 Ajustes a las actividades del procedimiento PE-GE-2.4-PR-4 Actualización código, modificación de los puntos de control y ajuste a las actividades del procedimiento. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

8 Código: PE-GE-2.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 8 de 10 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Fecha: REVISIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Fecha: APROBACIÓN Nombre: Responsable de Gestión de Calidad Cargo: Director Fecha: Rector Fecha:

9 Código: PE-GE-2.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 9 de 10 Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

10 Código: PE-GE-2.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 10 de 10 Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento SECRETARIA SUPERVISOR CONTRATISTA INICIO Recepción del oficio de designación de supervisión Recibe oficio Revisa lista de chequeo y documentos Archiva carpeta de supervisión Realiza seguimiento de las actividades realizadas por el contratista Elaboración y revisión de actas durante la ejecución del contrato Solicita al contratista los respectivos documentos de acuerdo a la novedad en la ejecución del contrato Realiza los tramites correspondientes y proporciona los documentos necesarios Recibe acta de recibo de obra final, pago de parafiscales, paz y salvo ministerio de trabajo, seguridad social. Finaliza las actividades del contrato Seguridad Social Pago de Acta de parafiscales recibo de obra final NO Revisa los documentos El contratista a cumplido con el objeto contractual? SI Genera acta de liquidación final y evaluación del contratista Evaluación del contratista Acta de liquidación final Solicita a la Vicerrectoría Administrativa acta de liquidación final y evaluación del contratista FIN