Gestión Administrativa Gestión de Admisiones, Registro y Control Académico Carnetización

Transcripción

1 Código: PA-GA-4.2-PR-5 Versión: 5 Fecha de Actualización: Página 1 de 5 1. PROCESO/SUBPROCESO Gestión Administrativa/Gestión de Admisiones, RELACIONADO: Registro y Control Académico. 2. RESPONSABLE(S): Profesional Especializado. 3. OBJETIVO: 4. ALCANCE: 5. MARCO NORMATIVO: Expedir el carné institucional a toda la comunidad universitaria para identificarse como miembro de la Institución. Inicia con la recepción de los documentos soporte en físico por parte del solicitante y termina con la entrega del carné institucional. Acuerdo 105 de 1993: Estatuto Orgánico Universidad del Cauca. 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control Recibe y revisa los documentos soporte en físico del solicitante según la función que desempeña. Estudiantes: Recibo de pago de matrícula vigente Profesores: Resolución del nombramiento (Original o copia) Copia de los documentos recibidos 1 Egresados: Acta de grado (Original o copia) Recibo de pago de carnet Contratistas: Copia del contrato Pensionados: Listado de pensionados generado en la División de Gestión del Talento Humano Documento de identidad

2 Código: PA-GA-4.2-PR-5 Versión: 5 Fecha de Actualización: Página 2 de 5 Nota 1: En caso de pérdida o daño del carnet el solicitante debe presentar el denuncio y el recibo de pago para la expedición del mismo. 2 Registra y actualiza en la base de datos la información del solicitante (Estudiante, Docente,, Contratista o Pensionado) Nota 2: Realiza la toma de la huella dactilar y registro fotográfico del solicitante. Verifica información en el SAC, 3 Imprime y entrega el carné al solicitante (Estudiante, Docente,, Contratista o Pensionado) y registra el recibido del carné. Carné Institucional 7. FORMATOS: N.A. DARCA: División de Admisiones, Registro y Control Académico. 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: Carné: Es una identificación única donde se especifica quien eres y sirve para que los demás miembros te identifiquen con un simple resumen de tu vida con información básica como tu nombre, a que te dedicas, etc. Impresión dactilar: Es la impresión visible o moldeada que produce el contacto de las crestas papilares, es una característica individual que se utiliza como medio de identificación de las personas. SAC: Sistema Control de Acceso 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código Modificaciones ARCA-PR MM-FO-4.2-PR-5 Construcción procedimiento: Ajuste en la codificación del procedimiento

3 Código: PA-GA-4.2-PR-5 Versión: 5 Fecha de Actualización: Página 3 de MM-FO-4.2-PR MM-FO-4.2-PR PA-GA-4.2-PR PA-GA-4.2-PR-5 Ajuste en las actividades del procedimiento Ajuste en las actividades del procedimiento y aplicación del nuevo formato Cambio en el código, proceso/subproceso, responsable, objetivo y alcance, mejora en las actividades del mismo, creación de formatos, actualización de abreviaturas y definición y del diagrama de flujo del procedimiento. Actualización del formato de caracterización del procedimiento. Mejora en las actividades y cambios en el punto de control. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento ELABORACIÓN REVISIÓN Responsable Subproceso Cargo: Jefe División de Admisiones, Registro y Control Académico REVISIÓN Responsable Proceso Cargo: Vicerrector (a) (a) APROBACIÓN Responsable de Gestión de Calidad Cargo: Director Rector Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

4 Código: PA-GA-4.2-PR-5 Versión: 5 Fecha de Actualización: Página 4 de 5 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

5 Código: PA-GA-4.2-PR-5 Versión: 5 Fecha de Actualización: Página 5 de 5 Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento Diagrama de flujo en construcción