División de Comunicaciones y Prensa. Publicación de contenidos en el Portal Web Institucional 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO:

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1 Código:PE-GE PR-11 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 1 de 6 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión Estratégica / Gestión de las Comunicaciones 2. RESPONSABLE(S): Editor Web- 3. OBJETIVO: Administrar los contenidos informativos en el web institucional y en redes sociales oficiales. 4. ALCANCE: Inicia con la recepción de la solicitud de publicación de contenidos institucionales y finaliza con el monitoreo de los contenidos en el sitio Web. 5. MARCO NORMATIVO: Resolución 284 de 2008Administración del dominio Web - Ministerio de Comunicaciones. Constitución Nacional de Colombia Art. 11 y 12 Libertad de expresión L2008.pdf Lineamientos propuestos por la estrategia Gobierno en Línea. Acuerdo 105 de 1993 PEI Universidad del Cauca Decreto 1151 del 14 de abril de 2008.Términos y políticas de publicación en el sitio Web universitario. R-785 del 7 de octubre de Políticas del sistema de gestión de seguridad de la información en la Universidad del Cauca.

2 Código:PE-GE PR-11 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 2 de 6 6. CONTENIDO No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control 1 Recibe solicitud de publicación del usuario por medio de correo electrónico a prensa@unicauca.edu.co y digital@unicauca.edu.co, oficio impreso y/o formato digital de solicitud de difusión de eventos, noticias, documentos públicos y convocatorias. Profesional Universitario Área de Prensa Verifica, correo electrónico, archivo físico o formato. 2 Registra y asigna la solicitud en el sistema Help Desk Sistema de Registro y Control (Help Desk) 3 Recibe la solicitud y se responde de acuerdo con las políticas editoriales del web. Políticas editoriales del web 4 Edita la información y convierte los documentos descargables o que contengan cuadros o tablas de texto a formato PDF y agregarlos a la publicación. Verifica Base de Datos del administrador de contenidos y cuenta de correo electrónico 5 Publica la información solicitada a través del administrador de contenidos del Portal Web Institucional. Información publicada 6 Enviar correo electrónico de confirmación de la publicación con el vínculo del a quien hizo la solicitud. Correo electrónico Monitorea las fechas de terminación de los eventos para bajarlos del sitio Web, las noticias y los documentos públicos se archivan en orden cronológico en el servidor del Portal Web Institucional. Replica de contenido en las redes sociales oficiales de la Universidad del Cauca Presenta informe trimestral de las publicaciones del web y redes sociales Profesional Universitario Área de Prensa Plataforma de administrador de contenidos Estadística de las redes sociales Indicadores de Gestión

3 Código:PE-GE PR-11 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 3 de 6 7. FORMATOS: Solicitud de cubrimiento de eventos institucionales 8.ABREVIATURASY DEFINICIONES: 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: HD: Siglas de Help Desk. HELP DESK: Sistema de trabajo elaborado con el propósito de minimizar los tiempos de respuesta en las solicitudes realizadas por la comunidad Universitaria. Canales oficiales institucionales que se coordinan desde prensa: pagina web, correo electrónico: digital@unicauca.edu.co, prensa@unicauca.edu.co, FaceBook, Twitter, youtube, Whatsapp, periódico institucional (Unicauca Hoy) y boletín institucional. Fecha Versión: No. Código Modificaciones PE-GE PR-11 PE-GE PR-11 Creación del procedimiento de publicación de contenidos en el Web institucional. Se incluyó la réplica de contenidos en las redes oficiales de la Universidad del Cauca como actividad adicional en el procedimiento 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

4 Código:PE-GE PR-11 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 4 de 6 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Fecha: Cargo: Fecha: REVISIÓN APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Rector Fecha: Fecha:

5 Código:PE-GE PR-11 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 5 de 6 Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo SIMBOLO SIGNIFICADO Inicio Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

6 Código:PE-GE PR-11 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 6 de 6 Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento PROFESIONAL UNIVERSITARIO ÁREA DE PRENSA EDITOR DEL PORTAL Inicio Recibe la solicitud de publicación del usuario por medio de correo electrónico, oficio, formato digital de solicitud de difusión de eventos, noticias, doc privados y públicos Solicitud del usuario Registra y asigna la solicitud en el sistema Help Desk Recibe la solicitud y se responde de acuerdo con las políticas editoriales del web Edita la información y convierte los documentos descargables o que contengan cuadros o tablas de texto a formato PDF y agregarlos a la publicación Publica la información solicitada a través del administrador del administrador de contenidos del web institucional Envía correo electrónico de confirmación de la publicación con el vínculo del a quien hizo la solicitud. Monitorea las fechas de terminación de los eventos para bajarlos del sitio Web. Esto son archivados en el orden cronológico en el servidor del web insitutcional Presenta informe trimestral de las publicaciones del web y redes sociales Replica de contenido en las redes sociales oficiales de la Universidad del Cauca Informe Fin