PROCEDIMIENTO AFILIACION A ARL A ESTUDIANTES DE ASIGNATURAS TEÓRICO-PRÁCTICAS

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1 TEÓRICO-PRÁCTICAS Página 1 de 5 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Seguridad y Salud Ocupacional Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Marzo 07 de 2016 Resolución No. 510 OBJETIVO ALCANCE Realizar el proceso de afiliación al sistema general de riesgos laborales con el fin de dar la protección a los afiliados según el riesgo al que se encuentran expuestos en sus ambientes laborales. El procedimiento de dicha afiliación tiene cubrimiento para los estudiantes de pregrado y postgrado que estén finalizando sus programas académicos. NORMATIVIDAD Decreto 055 del 2015 Resolución 0225 del 2015 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Asignatura Teórico-Practica: Asignatura que tiene componente teórico (clases dictadas en un salón) y luego se emplean los conocimientos adquiridos en la práctica dentro de una empresa. Ponderación de Riesgos: Asignación del nivel de riesgo al cual se encuentra expuesto la persona por la realización de las actividades Nuevas Versiones: La División de Servicios de Información implementó nuevos estándares para el desarrollo de aplicaciones seguras, estables y escalables para la Universidad, con el objetivo de ofrecer al usuario soluciones informáticas de fácil uso y operación. Programa PUTTY: Plataforma del Sistema de Información PILA: Planilla integral de Liquidación de Aportes. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal ARL: Administradora de riesgos laborales

2 Página 2 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO Si 1.Solicitud archivos de las asignaturas teóricoprácticas y práctica. Cumplen los requisitos? No 1. Solicitud a cada escuela de los archivos en los cual se especifica las asignaturas teórico-prácticas y prácticas que se abren en el respectivo semestre, con los datos de inicio y finalización, código de la asignatura y los riesgos a los cuales los estudiantes están expuestos a la hora de realizar las horas prácticas. Recibido el archivo se verifica que las asignaturas sean las correctas y que cumplan los requisitos de afiliación para los estudiantes. 8 Jornadas Secretarias de las UAA 3.Ponderación de cada tipo de riesgo. 4.Creación de nueva caracterización 5.Barrido de estudiantes que no se encuentran matriculados. 6. Realización de plantilla ARL 2.Retirarlos del archivo FIN 2. Revisar las asignaturas reportadas, e informar a las escuelas las que no cumplen requisitos y eliminarlas. 3. Asignar la ponderación de cada nivel de riesgo. 4. Por medio de la página de Nuevas Versiones se crea una nueva caracterización en la cual se ingresaran el nombre y código de la asignatura, el inicio y finalización y los tipos de riesgos que en ella se puedan presentar. 5.Por medio del programa PUTTY respectivamente conectado con nuevas versiones se hace un barrido que detalle los estudiantes que se encuentran matriculados hasta esa fecha en cada asignatura ya caracterizada anteriormente. Automáticamente se genera un archivo que es enviado al correo de la encargado del procedimiento. 2 Jornadas (Actividades 2,3,4 y 5) Líder Subproceso Afiliaciones ARL 6.Se diligencia la plantilla de afiliación y se envía a la persona encargada de las afiliaciones en la ARL. Se reciben los certificados de los estudiantes que quedaron afiliados y se procede a revisar tabla de inconsistencias, si las hay. 1 Nota: este actividad se realiza en el periodo del 1 al 20 de cada mes

3 1 Página 3 de 5 7. Cierre y reporte del total de estudiantes. 7.En la última semana del mes se realiza el cierre y se lleva a cabo el proceso de liquidación, con el fin de conocer el total a pagar por afiliaciones de estudiantes a riesgos laborales. Pago ARL estudiantes 2 Jornadas (Actividades 7 y 8) 8. Generación archivo PILA 8. Se procede a generar el archivo PILA, en el cual se encuentra la información del Nombre del estudiante, su identificación, el riesgo y el valor de su tarifa. Así como los ingresos y retiros del mes. Archivo PILA 9. Aprobación del Líder de 9.El reporte con el valor a pagar por mes vencido se pasa al Líder de Subproceso y se espera su aprobación. Líder Subproceso 10. Envío de reporte al departamento de SOI Coinciden los valores? No 10.Se envía vía correo electrónico la planilla para validación por parte del operador de información autorizado, que confirma el valor a pagar y realiza una proyección para pago de la planilla el día que corresponde. Si 2

4 Página 4 de Solicitud y aprobación de CDP 11.Se envía vía correo electrónico la planilla para validación por parte del operador de información autorizado, que confirma el valor a pagar y realiza una proyección para pago de la planilla el día que corresponde. 1/2 Jornada 12. Envío de orden de pago a Tesorería 12.Se lleva a Tesorería, sección encargada de hacer el respectivo pago de la planilla. FIN

5 PROCEDIMIENTO AFILIACIÓN A ARL A ESTUDIANTES DE ASIGNATURAS TEÓRICO-PRACTICAS Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Marzo 07 de 2016 Creación del Documento