PROCEDIMIENTO ARQUEO FONDOS FIJOS RENOVABLES Y CAJA MENOR

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1 Código: PSE.07 Versión: 01 Página 1 de 5 Revisó: Directora de Vicerrector Administrativo OBJETIVO Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Abril 14 de 2015 Resolución No. 723 ALCANCE Describir las actividades que deben realizarse para la elaboración de un Arqueo de Fondo Fijo Renovable (FFR) y Caja Menor (CM) en las UAA que tienen autorizado el manejo de FFR y CM en la Universidad Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas, que manejan Fondo Fijo Renovable y Caja Menor en la Universidad Industrial de Santander NORMATIVIDAD Acuerdo 067 de 2003 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander Acuerdo del Consejo Superior 071 de 2014 Estatuto de Contratación, y Resolución de Rectoría No. 22 de 2015 Reglamento de Contratación. Resolución de Constitución del Fondo Fijo Renovable y de la Caja Mejor respectiva DEFINICIONES Unidad Responsable: Unidad que solicita y tiene bajo su responsabilidad el manejo de la caja menor y Fondo fijo Renovable. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado. Registro Presupuestal: El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el Art. 37 del Estatuto Presupuestal. Modificación Presupuestal: Cambios necesarios al presupuesto a través de adiciones, reducciones y traslados. Ejecución Presupuestal: Etapa del Ciclo Presupuestal en el cual se llevan a cabo decisiones y operaciones financieras, para informar acerca de los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso presupuestario. Disponibilidad Presupuestal: Existencia de apropiación o saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto, suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte. Rubro: Código de clasificación por concepto de gasto o de ingreso. DSI: División de Servicios de Información. FFR: Fondo Fijo Renovable CM: Caja Menor

2 Código: PSE 07 Página 2 de 5 CONSIDERACIONES Cuando haya superado mínimo el 50% del valor del Fondo Fijo Renovable y 70% de Caja Menor, o cuando se considere apropiado de acuerdo a las necesidades de la Unidad, se solicitará el correspondiente reembolso. No se podrá realizar con fondos de caja menor las siguientes operaciones: Fraccionar compras de un mismo elemento, realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización, efectuar pago de contratos, reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales, pasajes aéreos, las contribuciones que establezca la ley sobre la nómina, cesantías, y pensiones, cambiar cheques o efectuar préstamos. El límite máximo para cada desembolso es del diez porciento (10%) del valor de la caja menor. La Universidad incluirá al responsable del FFR y CM en la póliza global de manejo para proteger los recursos de la institución. Sólo podrá responsabilizarse del Fondo Fijo Renovable y de Caja Menor personal vinculado laboralmente con la Universidad. Los conceptos de gastos autorizados para cada Fondo están establecidos en el acto administrativo de aprobación. En las operaciones con recursos del Fondo se deben realizar los descuentos y retenciones establecidos por las normas vigentes. Con el registro de la factura, el SFI automáticamente realiza el descargue ejecución presupuestal en el (los) rubro (s) afectado (s). En las Sedes Regionales el Ordenador de Gastos responsable de la caja menor es el Coordinador de la Sede. Todos los cargos de la Universidad se encuentran amparados dentro de la póliza global de manejo, se deja establecido que hasta el límite de valor asegurado, se encuentran amparados los funcionarios que dentro de sus funciones esté el manejo de caja menor y Fondo Fijo Renovable. Al final de cada vigencia la UAA debe realizar la respectiva legalización, si la UAA dispone de dinero en efectivo este debe ser reintegrado en la caja principal de la Universidad para el caso de las CM o consignado en la Cuenta Corriente FFR. Nota: Se debe realizar el registro diario de cada uno de los egresos generados por la caja menor en el Sistema de Información Financiero SIF.

3 Cídigo:PSE.07 Página 3 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Ingresar al Sistema de Información Financiero 1. Ingresar al Sistema de Información Financiero: Usuario, Clave, Control Interno, (Seleccionar Arqueo FFR o CM). CM Seleccionar la opción a desarrollar CM o FFR FFR 2. Arqueo General de CM 2. Arqueo General de FFR 2. Selecciona la actividad que va a desarrollar: Arqueo FFR o CM Arqueo de Caja Facturas Recibo de Caja de Caja Extracto Bancario Facturas Recibo de Caja Arqueo CM y FFR Chequera de Arqueo 3. Genera listado General de Arqueo de Fondo Fijo Renovable o Caja Menor en el SIF. Listado Arqueo Caja Menor de Arqueo 4. Verificación de información suministrada 4. Verifica la información suministrada por la UAA (soportes de los gastos causados a la fecha con la reportada en los listados generados por el SIF, dinero disponible, saldo extracto bancario, conciliación bancaria) 1

4 Cídigo:PSE.07 Página 4 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 SI Arqueo cuadrado NO Arqueo 5. DCIEG envía carta a la UAA SI FIN DCIEG envía carta a la UAA para que realice ajustes Unidad realiza ajustes término ocho días Cumple? NO 6. Nuevo arqueo 5. Envia comunicación a la UAA informando las novedades encontradas o si a la fecha esta cuadrado el Fondo Fijo Renovable o Caja Menor. NOTA: Si el Monto autorizado del Fondo Fijo Renovable o de la Caja Menor sumando efectivo, Rembolsos pendiente por solicitar, reembolsos en trámite se encuentra cuadrado se notifica al ordenador del gasto.. Si se requiere hacer ajuste la UAA debe enviar respuesta a la DCIEG en un plazo de ocho (8) días hábiles máximo, a cerca de los ajustes realizados con el fin del cuadre respectivo. 6. Realiza nuevo arqueo de Fondo Fijo Renovable o Caja Menor a fin de verificar los ajustes efectuados por el funcionario. Directora de Evaluación de Gestión Ordenador de Gasto FFR-CM Comunicación Comunicación

5 Código : PSE.07 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Abril 14 de 2015 Creación del Documento