ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS AC CT E M S 8 X 10 X 20 X

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1 2007 ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN 100 CÓDIGO ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE DIRECCIÓN AC CT E M S Acta Anexos 8 X Digitalizar en el archivo central y una vez cumplido de retención en este. Transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional ACUERDOS Acuerdo Anexos CAJA DE MATERIALES Y SUMINISTRO Resolución de Apertura Facturas Canceladas Anexos Documento de Reembolso Resolución de Cierre 10 X 20 X Proceder a digitalizar en el archivo central y una vez cumplido de retención en este. transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado

2 CÓDIGO CONTRATOS CONTRATOS Formato Único de Hoja de Vida Declaración juramentada de bienes y rentas Acta de nombramiento del interventor Acta de inicio Acta de terminación Certificado médico de ingreso Acta de liquidación Solicitud CDP Certificado Disposición Presupuestal Solicitud RDP RDP Pago seguridad social(salud, riesgos, pensiones y cesantías) AC CT E M S Pago parafiscales caja de compensación Certificado de Procuraduría Certificado DAS Certificado de Contraloría 20 X retención en el archivo central seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para la institución. Proceder a eliminar el resto.

3 CÓDIGO AC CT E M S Lista del personal profesional y hojas de vida Certificación de idoneidad para prestar servicios de capacitación CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA EXTERNA Comunicaciones Anexos 5 X retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar CORRESPONDENCIA INTERNA Comunicaciones Anexos 5 retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar X

4 CÓDIGO ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÒN FINAL AC CT E M S HISTORIAS PROCEDIMIENTOS HISTORIAS LABORALES Acto administrativo de nombramiento Oficio de notificación de nombramiento Oficio de aceptación de nombramiento Documentos de identificación Hoja de vida ( Formato Único Función Pública) Soportes documentales de estudio y experiencia laboral Acta de posesión Pasado judicial Certificado de antecedentes penales Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales Declaración de bienes y rentas Certificado de aptitud laboral 100 X retención en el archivo central, hacer selección por polo de interés( conservar las de todos los directores) y transferir al archivo histórico, el resto proceder a eliminar

5 CÓDIGO ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÒN FINAL AC CT E M S (examen médico de ingreso) Afiliaciones a régimen de salud EPS, pensión, cesantías, caja de compensación y otros Actos administrativos Evaluación de desempeño Actos administrativos de retiro o desvinculación INFORMES INFORMES DE EJECUCIÓN DE CONVENIOS Acta de Nombramiento de Interventor Informes Visto Bueno del Interventor PROCEDIMIENTOS retención en el archivo central seleccionar aquellos asuntos relevantes para la institución incluida la documentación que evidencie investigaciones o semejantes el resto proceder a eliminar 20 X

6 CÓDIGO ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÒN FINAL AC CT E M S PLANILLAS DE CORRESPONDENCIA 5 X Planilla RESOLUCIONES Resolución 12 X Anexos VARIOS 5 X PROCEDIMIENTOS retención en el archivo central proceder a elimina retención en el archivo central, transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional retención en el archivo central, seleccionar aquellas comunicaciones relevantes o de carácter patrimonial para la institución, el reto proceder a eliminar

7 ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACIÓN ACADÉMICA 200 CÓDIGO ACTAS ACTAS DE GRADO Actas AC CT E D/M S CARPETA CONTROLADA Instrucciones para el instructor Instructivo para elaboración guía de aprendizaje Informe de seguimiento Presentación de la asignatura Contenido Programa Guía de Aprendizaje 50 X 5 X retención en el archivo central, transferir al archivo histórico para su conservación total. Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención ya que se han agotado sus valores administrativos y técnicos. Además la información se recupera en la historia académica.

8 CÓDIGO AC CT E D/M S GANTT Lista de Asistencia Seguimiento de Evaluaciones Plan de Mejoramiento Informe de Seguimiento del interventor Acta de Deserción CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA EXTERNA Comunicaciones Anexos 5 X retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar CORRESPONDENCIA INTERNA Comunicaciones Anexos 5 retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar X

9 CÓDIGO HISTORIAS HISTORIA ACADÈMICA Planillas de inscripción Documento de identidad Certificado del último año aprobado AC CT E D/M S 50 X retención en el archivo central realizar muestreo selectivo o cualitativo de aquellos estudiantes sobresalientes o que hayan generado actividad relevante para la sociedad MOSAICOS Planilla de Fotos 5 X Nota: los documentos que conforman el asunto se encuentran separados debe de reconstruirse el expediente para facilitar la localización de la información retención en el archivo central, transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional

10 ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN FINANCIERA Y CONTABLE 300 CÓDIGO AC CT E D/M S COMPROBANTES COMPRANTES DE EGRESO Orden de pago Disponibilidad Presupuestal Certificado de compromiso presupuestal Comprobante de causación Cuenta de Cobro Visto Bueno del Interventor Informe de interventoría Pago Seguridad Social COMPRANTES DE INGRESO Recibo de Caja Comprobante de Consignación CONCILIACIONES BANCARIAS Extracto bancario Relación de cheques por cobro Planilla de saldo 20 X retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado 20 X 20 X retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado. Y la información se puede recuperar en los libros contables.

11 CÓDIGO AC CT E D/M S LIBROS LIBROS DIARIO Movimiento Diario 20 X retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado LIBROS MAYOR Movimiento Mensual NOMINA Hoja de ruta Relación de abonos Nómina Comunicaciones PAGARÉ Liquidación matricula Documento de Identidad del Estudiante Documento de identidad del Fiador o codeudor 20 X retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado 100 X El asunto se elimina al termino de retención en el archivo central ya que todos sus valores primarios han caducado 20 X retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado

12 CÓDIGO AC CT E D/M PARAFISCALES 100 X Planillas retención en el archivo central, hacer Consignaciones selección por polo de interés( Reporte de Envió conservar las de todos los directores) y transferir al archivo histórico, el resto proceder a eliminar

13 ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACIÒN DE SISTEMAS 400 CÓDIGO AC CT E D/M S BOLETINES Formato 5 X retención en el archivo central transferir al archivo histórico dado que constituye la historia de la imagen corporativa de la institución CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA EXTERNA Comunicaciones Anexos 5 X retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar CORRESPONDENCIA INTERNA Comunicaciones Anexos 5 X retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar

14 ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALMACEN GENERAL 500 CÓDIGO AC CT E D/M S DONACIONES 5 X El tiempo de retención se cuenta a Solicitud partir de la baja del bien, al termino de Resolución de Aprobación retención en el archivo central, Certificados de donación seleccionar aquellos asuntos de bienes representativos para la institución, el resto proceder a eliminar INVENTARIOS 20 Planilla de Inventarios retención en el archivo proceder a X eliminar ya que todos sus valores han caducado y es de actualización permanente