PRESENTACIÓN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - FONDOS PARAFISCALES PALMEROS

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1 PRESENTACIÓN TABLA DE DOCUMENTAL - FONDOS PARAFISCALES PALMEROS PARA EL PALMISTE, EL ACEITE DE PLAMA Y SUS FRACCIONES - FEP La Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite, FEDEPALMA, es una organización gremial colombiana, constituida el 26 de octubre de 1962, domiciliada en Bogotá D. C., reconocida a nivel internacional, nacional y regional por su impacto en la competitividad y en la sostenibilidad ambiental y social del sector palmero, en el bienestar de los palmicultores colombianos y sus familias, y por su contribución, a través de ellos, al desarrollo económico y social de Colombia. Sus actividades principales están orientadas a agremiar a los palmicultores, representar sus intereses ante distintas instancias públicas y privadas, nacionales e internacionales, defender los intereses del gremio y coadyuvar en el estudio y solución de los problemas técnicos económicos y sociales que interesen a la industria nacional de aceites y grasas, y particularmente a los productores de aceite de palma. En el año de 1994, el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Agricultura, contrató a Fedepalma para la administración del Fondo de Fomento Palmero (FFP) creado mediante la Ley 138 de 1994 como una cuenta especial para el recaudo y el manejo de los recursos provenientes de la cuota de fomento palmero, cuyo objeto es la financiación de programas y proyectos de beneficio para la agroindustria de la palma de aceite. Del mismo modo, mediante Ley 101 de 1993 se creó el Fondo de Estabilización de Precios para el Palmiste, el Aceite de Palma y sus Fracciones (FEP) mediante Decreto 2354 de 1996, modificado luego por los decretos 130 de 1998 y 2424 de 2011, como una cuenta de naturaleza parafiscal también administrada por la Federación. FEDEPALMA a lo largo de su vida institucional ha venido generando y publicando documentos valiosos en ejercicio de sus actividades estratégicas, misionales y administrativas, por lo cual la información contenida en los archivos constituye un activo imprescindible para la administración como fuente de información que respalda las actividades realizadas en la toma de decisiones, el cumplimiento de normas, la rendición de cuentas y la memoria institucional y nacional. Las Tablas de Retención Documental de FEDEPALMA son el instrumento archivístico esencial para la correcta administración de los documentos institucionales. Por consiguiente, a continuación encontrará las Tablas de Retención Documental que contienen los documentos generados en relación con la administración de los Fondos Parafiscales Palmeros en cumplimiento de la Ley de Transparencia 1712 de 2014, en especial el numeral Publicación de Información en sección particular del sitio web oficial. 01/07/2015

2 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 11. SECRETARÍA GENERAL 11 2 ACTAS ACTAS DE COMITÉ DIRECTIVO DEL FONDO DE ESTABILIZACIÓN DE PRECIOS PARA EL PALMISTE, EL ACEITE DE PALMA Y - Acta ACTAS DE COMITÉ DIRECTIVO DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP - Acta 11 3 ACUERDOS ACUERDOS DEL PARA EL PALMISTE, EL ACEITE DE PALMA Y SUS FRACCIONES - FEP - Acuerdo 1 19 X X X 1 19 X X 1 19 X X ACUERDOS DEL 1 19 X X - Acuerdo RESOLUCIONES RESOLUCIONES VALOR DE LAS CESIONES Y COMPENSACIONES DE ESTABILIZACIÓN - FEP - Resolución 1 19 X X representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

3 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL FEP 1 19 X X X - Requerimiento - Respuesta de requerimiento REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL FFP 1 19 X X X - Requerimiento - Respuesta de requerimiento Federación. Federación. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

4 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 15. AUDITORÍA FONDOS PARAFISCALES INFORMES INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X X - Carta de remisión - Informe - Respuesta información - Solicitud de información INFORMES DE AUDITORÍA 2 8 X X X - Informe - Papeles de trabajo - Carta visita de auditoría - Reporte envio de fax CIRCULARES CIRCULARES DEL FEP 2 18 X X - Circulares CIRCULARES DEL FFP 2 18 X X X - Circulares CERTIFICACIONES AFOROS DE DEUDAS CERTIFICACIONES AFORO DE DEUDAS FFP 2 18 X X X - Certificación CERTIFICACIONES AFORO DE DEUDAS FEP 2 18 X X X CONVENCIONES: - Certificación CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; Sb = Subserie Documental AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de Federación. permite conocer el seguimiento sobre el manejo de los recursos de las contribuciones parafiscales del FFP y FEP por parte de la la Federación. Art. 1 Decreto 2025 de Conservar totalmente por poseer información relevante de las decisiones tomadas por la Federación para la administración de los fondos. Conservar totalmente por poseer información relevante de las decisiones tomadas por la Federación para la administración de los fondos. Conservar totalmente por poseer información relevante para la administración de los fondos. Conservar totalmente por poseer información relevante para la administración de los fondos.

5 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 160. ÁREA DE PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA INVERSIÓN SECTORIAL CONTRATOS CONTRATOS DEL 1 19 X X X - Memorando de remisión de Ficha de Registro de Proyectos - Ficha de Registro de Proyectos - Memorando asignación de Supervisor - Memorando solicitud contrato - Certificado de disponibilidad presupuestal - Contrato FFP y Fedepalma - Registro presupuestal - Acta de Inicio - Plan de Trabajo 1er. desembolso - Acta de Seguimiento 1er Trimestre - Informe de Seguimiento 1er Trimestre 2do. desembolso - Acta de Seguimiento 2do Trimestre - Informe de Seguimiento 2do Trimestre 3er. desembolso - Acta de Seguimiento 3er Trimestre - Informe de Seguimiento 3er Trimestre 4to. desembolso - Acta de Cierre 4to Trimestre - Informe Final 4to Trimestre 5to. desembolso - Otrosís (si aplican) PROYECTOS PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP - Memorando de remisión de Ficha de Registro de Proyectos - Ficha de Registro de Proyectos - Memorando asignación de Supervisor - Cetificado Disponibilidad Presupuestal - Registro Presupuestal 1 19 X X X Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para el Fondo de Fomento Palmero (FFP) y Fondo de Estabilización de Precios (FEP) por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los proyectos más relevantes para el Fondo de Fomento Palmero (FFP) y Fondo de Estabilización de Precios (FEP) por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana.

6 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 160. ÁREA DE PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA INVERSIÓN SECTORIAL - Acta de Inicio - Plan de Trabajo - Reporte de IsoTools - Acta de Seguimiento 1er Trimestre - Informe de Seguimiento 1er Trimestre - Acta de Seguimiento 2do Trimestre - Informe de Seguimiento 2do Trimestre - Acta de Seguimiento 3er Trimestre - Informe de Seguimiento 3er Trimestre - Acta de Cierre 4to Trimestre - Informe Final 4to Trimestre s desembolsos mensuales con CDP y RP s desembolsos mensuales con CDP y RP CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

7 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 200. DIRECCIÓN DE GESTIÓN COMERCIAL ESTRATÉGICA OFICINA PRODUCTORA: 210. ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN SECTORIAL CÁLCULO DE LAS OPERACIONES DE ESTABILIZACIÓN CÁLCULO DE LAS OPERACIONES DE ESTABILIZACIÓN 1 19 X - Encuesta Seleccionar anualmente una muestra representativa de los documentos que reflejen el cálculo de las operaciones de estabilización para el FEP. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

8 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS INFORMES INFORMES DE AUDITORÍA CONTRALORÍA AL F.F.P X X X - Informe INFORMES DE AUDITORÍA CONTRALORÍA AL F.E.P X X X - Informe PLANES PLANES DE MEJORAMIENTO FEP 1 19 X X X - Anexo - Informe - Plan PLANES DE MEJORAMIENTO FFP 1 19 X X X - Anexo - Informe - Plan Federación. Federación. Federación. Federación. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

9 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE CARTERA DE LOS FONDOS PARAFISCALES PALMEROS 1 19 X X X X - Acta - Anexo APROBACIÓN COMPENSACIONES DE ESTABILIZACIÓN APROBACIÓN COMPENSACIONES DE ESTABILIZACIÓN 2 18 X X X - Certificación de destino para trámite de compensaciones - Certificado al proveedor - cp - Certificado de identidad - Certificado del representante legal de la comercializadora internacional - Copia declaración de compensaciones y cesiones de estabilización - Declaración de exportación - Documentos de compromiso de destino - Póliza de cumplimiento - Relación de certificados al proveedor s de compensación - Certificado de compensación palmera - Aplicación a deuda - Informe sobre aprobación y pago de compensaciones de estabilización - Cromatografías - Validación - Conocimiento de embarque - Registro y certificación de composición de los productos COMPENSACIONES 2 18 X X X - Certificado de destino Conservar totalmente por contener valor testimonial de las decisiones tomadas en el Comité. Conservar totalmente por reflejar los pagos otorgados con los recursos del FEP a los productores vendedores o exportadores art.40 ley 101 de art.16 art. 5 decreto 2354 de 1996 y 17 acuerdo 144 de Conservar totalmente por contener información relevante del FEP.

10 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA CERTIFICADOS Conservar totalmente por contener SUSTITUCIÓN DE CERTIFICADOS DE COMPENSACIÓN Conservar totalmente por contener 2 18 X X X PALMERA información relevante del FEP. - Oferta de sustitución - Aplicación a deuda con sustitución - Aceptación de sustitución Conservar totalmente. Certificación CERTIFICACIÓN PAGO CUOTA DE FOMENTO PALMERO 2 8 X X X expedida a las comercializadoras internacionales, requisito que solicita la dian para poder realizar las - Certificación exportaciones de aceite crudo de palma CERTIFICADOS DE COMPENSACIÓN PALMERA 1 9 X secundarios para la Federación. - Certificado de compensación palmera CONCILIACIONES BANCARIAS CONCILIACIONES BANCARIAS DEL FEP 1 9 X X X - Conciliación bancaria - Extractos bancarios CONCILIACIONES BANCARIAS DEL FFP 1 9 X X X - Conciliación bancaria - Extractos bancarios CONVENIOS CONVENIOS DE RESPONSABILIDAD PARA ACCESO Y USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 1 19 X X X - Convenio - Formato de recibo y aceptación de claves - Planilla de autorización de usuarios CONVENIOS MARCO DE ESTABILIZACIÓN CME 1 19 X X X - Certificacion del revisor fiscal - Certificado de existencia y representación legal - Convenio - Registro Único tributario Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana.

11 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA CONVENIOS CMCD 1 19 X X X - Convenio - Otrosí DECLARACIONES DECLARACIONES DEL FEP 1 19 X X X - Formulario de la declaración de compensaciones y cesiones de estabilización - Recibo de pago de las cesiones - Comunicación requerimiento de cobro - Comunicación de pago - Reporte de devolución DECLARACIONES DEL FFP 1 19 X X - Formulario cuota para el fomento de la agroindustria de la palma de aceite - Comunicación requerimiento de cobro - Comunicación de pago - Reporte de devolución ESTADOS FINANCIEROS BALANCE MENSUAL DEL FEP 1 9 X X - Balance BALANCE MENSUAL DEL FFP 1 9 X X - Balance ESTADO DE P Y G DEL FEP 1 9 X X - Estado de pérdidas y ganancias Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Conservar totalmente por contener valores secundarios para la Federación como admnistradora del FEP. Art. 6 y 7 del decreto 2354 de 1996; art.2 del decreto 130 de 1998; art.15 acuerdo 144 de 2005, transferir al archivo histórico una vez cumplido el tiempo de retención. Conservar totalmente por contener valores secundarios para la Federación como admnistradora del FFP. Art. 6 y 7 del decreto 2354 de 1996; art.2 del decreto 130 de 1998; art.15 acuerdo 144 de transferir al archivo histórico una vez cumplido el tiempo de retención. Seleccionar un balance anual como muestra representativa de la gestión financiera de la Federación. Seleccionar un balance anual como muestra representativa de la gestión financiera de la Federación. Seleccionar un balance anual como muestra representativa de la gestión financiera de la Federación.

12 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA ESTADO DE P Y G DEL FFP 1 9 X X - Estado de pérdidas y ganancias INFORMES INFORMES DE CARTERA FONDOS PARAFISCALES 1 9 X X X - Informe LIBROS CONTABLES LIBROS MAYOR Y BALANCES DEL FEP 1 9 X X - Libro LIBROS MAYOR Y BALANCES DEL FFP 1 9 X X - Libro LIBROS DIARIOS DEL FONDO DEL FEP 1 9 X X - Libro LIBROS CONTABLES LIBROS DIARIOS DEL FFP 1 9 X X - Libro REGISTROS CONTABLES ANTICIPOS DEL FEP 1 9 X X X - Anticipo - Solicitud de anticipo ANTICIPOS DEL FFP 1 9 X X X - Anticipo - Solicitud de anticipo COMPRAS DE RÉGIMEN COMÚN DEL FEP 1 9 X X X - Compra de régimen común Seleccionar un balance anual como muestra representativa de la gestión financiera de la Federación. permite recrear la gestión contable de la Federación. permite recrear la gestión contable de la Federación. permite recrear la gestión contable de la Federación. permite recrear la gestión contable de la Federación.

13 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA COMPRAS DE RÉGIMEN COMÚN DEL FFP 1 9 X X X - Compra de régimen común COMPRAS DE RÉGIMEN SIMPLIFICADO FEP 1 9 X X X - Compra de régimen simplificado COMPRAS DE RÉGIMEN SIMPLIFICADO FFP 1 9 X X X - Compra de régimen simplificado NOTAS CONTABLES DEL FEP 1 9 X X X - Notas contables NOTAS CONTABLES DEL FFP 1 9 X X X - Notas contables NOTAS DE CONTRAPRESTACIÓN FEP 1 9 X X X - Copia cartas de aprobación - Copia consignación - Nota de contraprestación NOTAS BANCARIAS DEL FEP 1 9 X X X - Nota bancaria NOTAS BANCARIAS DEL FFP 1 9 X X X - Nota bancaria COMPROBANTES DE EGRESO DEL FEP 1 9 X X X - Comprobante de egreso - Reporte transacción financiera

14 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA COMPROBANTES DE EGRESO DEL FFP 1 9 X X X - Comprobante de egreso - Reporte transacción financiera OTORGAMIENTO DE FINIQUITO OTORGAMIENTO DE FINIQUITO 2 18 X X X - Certificación - Certificado de identidad - Copia de factura - Declaración de exportación - Documentos de compromiso de destino - Otorgamiento de finiquito - Seguimiento de cumplimiento del compromiso de destino CONTRIBUYENTE CONTRIBUYENTE F.E.P X X X - Contribuyente CONTRIBUYENTE F.F.P X X X - Contribuyente CONSIGNACIONES FONDOS PARAFISCALES CONSIGNACIONES F.F.P. 2 8 X X X - Planilla - Consignación Seleccionar una muestra representativa anual del 10% por cuanto contiene los documentos que registran la demostración del compromiso del comprador ante la entidad administradora del fondo de estabilización de precios a que el aceite de palma crudo o el aceite de palmiste crudo permite recrear las decisiones tomadas por la Federación como administradores de los fondos parafiscales palmeros. permite recrear las decisiones tomadas por la Federación como administradores de los fondos parafiscales palmeros.

15 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA CONSIGNACIONES F.E.P. 2 8 X X X - Planilla - Consignación ACUERDOS DE PAGO ACUERDOS DE PAGO FEP 2 20 X X X - Acuerdo - Pagaré ACUERDOS DE PAGO FFP 2 20 X X X - Acuerdo - Pagaré Federación como administradores de los fondos parafiscales palmeros. Federación como administradores de los fondos parafiscales palmeros. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.