PRESENTACIÓN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 PRESENTACIÓN TABLA DE DOCUMENTAL La Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite, FEDEPALMA, es una organización gremial colombiana, constituida el 26 de octubre de 1962, domiciliada en Bogotá D. C., reconocida a nivel internacional, nacional y regional por su impacto en la competitividad y en la sostenibilidad ambiental y social del sector palmero, en el bienestar de los palmicultores colombianos y sus familias, y por su contribución, a través de ellos, al desarrollo económico y social de Colombia. Sus actividades principales están orientadas a agremiar a los palmicultores, representar sus intereses ante distintas instancias públicas y privadas, nacionales e internacionales, defender los intereses del gremio y coadyuvar en el estudio y solución de los problemas técnicos económicos y sociales que interesen a la industria nacional de aceites y grasas, y particularmente a los productores de aceite de palma. En el año de 1994, el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Agricultura, contrató a Fedepalma para la administración del Fondo de Fomento Palmero (FFP) creado mediante la Ley 138 de 1994 como una cuenta especial para el recaudo y el manejo de los recursos provenientes de la cuota de fomento palmero, cuyo objeto es la financiación de programas y proyectos de beneficio para la agroindustria de la palma de aceite. Del mismo modo, mediante Ley 101 de 1993 se creó el Fondo de Estabilización de Precios para el Palmiste, el Aceite de Palma y sus Fracciones (FEP) mediante Decreto 2354 de 1996, modificado luego por los decretos 130 de 1998 y 2424 de 2011, como una cuenta de naturaleza parafiscal también administrada por la Federación. Por su parte, la Corporación Centro de Investigación en Palma de Aceite - Cenipalma, es una corporación de carácter científico y técnico, sin fines de lucro, creada por decisión del XVII Congreso Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite en septiembre de 1990 y nació a la vida jurídica a partir del 1 de enero de 1991, domiciliada en Bogotá. Su propósito es generar, adaptar, validar y transferir tecnología para el cultivo de la palma de aceite, su procesamiento y su consumo. La Federación es la institucionalidad conformada tanto por Fedepalma y Cenipalma, salvo en los asuntos que sea necesario particularizar, casos en los cuales se mencionará específicamente la organización relacionada. La Federación a lo largo de su vida institucional ha venido generando y publicando documentos valiosos en ejercicio de sus actividades estratégicas, misionales y administrativas, por lo cual la información contenida en los archivos constituye un activo imprescindible para la administración como fuente de información que respalda las actividades realizadas en la toma de decisiones, el cumplimiento de normas, la rendición de cuentas y la memoria institucional y nacional. La Tablas de Retención Documental de la Federación son el instrumento archivístico esencial para la correcta administración de los documentos institucionales. Por consiguiente, a continuación encontrará las Tablas de Retención Documental de la Federación en cumplimiento de la Ley de Transparencia 1712 de 2014, en especial el numeral Publicación de Información en sección particular del sitio web oficial. Las Tablas de Retención Documental se encuentran elaboradas de acuerdo con la estructura organizacional de la Federación. En este sentido, se hicieron dos Tablas de Retención Documental, una que responde a la estructura orgánica de Fedepalma y otra que responde a la estructura orgánica de Cenipalma, a excepción de la dependencia: 500. Unidad de Servicios Compartidos y sus áreas, las cuales apoyan integralmente los procesos de apoyo tanto de Fedepalma como de Cenipalma. 01/07/2015

2 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA COMUNICACIONES COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando ASISTENCIA A EVENTOS EVENTOS INTERNACIONALES 2 8 X X - Invitaciones EVENTOS NACIONALES 2 8 X X - Invitaciones CIRCULARES CIRCULARES REGLAMENTARIAS 2 18 X X - Circulares PROCESOS JUDICIALES PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1 19 X X - Demanda - Contestación de la demanda - Notificación - Respuesta información relevante con entidades externas. secundarios para la Federación. Seleccionar anualmente los eventos internacionales que impacten directamente en la misión de la Federación. Seleccionar anualmente los eventos nacionales que impacten directamente en la misión de la Federación. información relevante de las decisiones tomadas por la Federación. información relevante de los procesos la Federación. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de /07/2015

3 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES COMUNICACIONES COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando REQUERIMIENTOS DE INFRAESTRUCTURA SECTORIAL REGIONAL REQUERIMIENTOS DE INFRAESTRUCTURA SECTORIAL REGIONAL - Solicitud de requerimiento - Respuesta de requerimiento - Propuesta EVENTOS GREMIALES REGIONALES 2 8 X X X EVENTOS GREMIALES REGIONALES 2 8 X X - Invitaciones ATENCIÓN SOLICITUDES PALMICULTORES ATENCIÓN SOLICITUDES PALMICULTORES 2 8 X X - Respuesta información - Solicitud de información GESTIÓN ENTIDADES GESTIÓN ENTIDADES PÚBLICAS 2 8 X X - Requerimiento - Respuesta de requerimiento información relevante con entidades externas. secundarios para la Federación. información relevante de la infraestructura sectorial regional. Seleccionar anualmente los eventos gremiales regionales que impacten directamente en la misión de la Federación. Seleccionar anualmente cualitativamente las solicitudes de los palmicultores según temática y volumen anual. información relevante de la gestión realizada con las entidades públicas. 01/07/2015

4 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES CIRCULARES CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X X - Circulares secundarios. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de /07/2015

5 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES OFICINA PRODUCTORA: 21. OFICINA DE ATENCIÓN AL AFILIADO REGISTRO NACIONAL DE PALMICULTORES REGISTRO NACIONAL DE PALMICULTORES X X - Registro nacional de palmicultores el RNP constituye una herramienta invaluable para identificar a los distintos actores de la agroindustria palmera, al igual que a los beneficiarios de la inversión de los recursos del Fondo de Fomento Palmero (FFP), para dimensionar su cobertura y evaluar su comportamiento en el tiempo COMUNICACIONES COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS X X X información relevante con entidades externas. COMUNICACIONES INTERNAS X - Memorando X secundarios. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de /07/2015

6 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES OFICINA PRODUCTORA: 14. OFICINA DE COMUNICACIONES 14 2 ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE PUBLICACIONES DE CENIPALMA 1 19 X X X - Acta - Formato de evaluación de artículos 14 8 BOLETINES DE PRENSA BOLETINES DE PRENSA 1 9 X X - Boletin de prensa - Comunicado de prensa CONTRATOS CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X - Contrato - Factura - Factura anulada GESTIÓN DE ASIGNACION DE ISBN PUBLICACIONES GESTIÓN DE ASIGNACIÓN DE ISBN PUBLICACIONES 1 19 X X - Isbn del material - Orden de pago COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando CIRCULARES CIRCULARES REGLAMENTARIAS 2 18 X X - Circulares CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X X - Circulares representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. secundarios. información relevante con entidades externas. secundarios. información relevante de las decisiones tomadas por la Federación. secundarios para la Federación. 01/07/2015

7 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES OFICINA PRODUCTORA: 14. OFICINA DE COMUNICACIONES SERVICIO DE MONITOREO DE PRENSA SERVICIO DE MONITOREO DE PRENSA 2 8 X X - Factura secundarios. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de /07/2015

8 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES OFICINA PRODUCTORA: 13. OFICINA DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL 13 2 ACTAS ACTAS DE COMITÉ CORPORATIVO 1 19 X X Acta - Agenda ACTAS REVISIÓN GERENCIAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2 18 X - Acta CONTRATOS CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X - Acta de iniciación - Acta de finalizacion - Contrato - Factura - Otrosí - Póliza de cumplimiento - Registro Único tributario - Términos de negociación - Términos de referencia - Acta de liquidación - Cuenta de cobro - Memorando final representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para el Fondo de Fomento Palmero (FFP) y Fondo de Estabilización de Precios (FEP) por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. 01/07/2015

9 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES OFICINA PRODUCTORA: 13. OFICINA DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1 9 X X - Organigramas INFORMES INFORMES AUDITORÍA SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD 2 18 X X s de auditorias PLANES PLANES DE DESARROLLO Y PROSPECTIVA ESTRATEGICA 1 19 X X - Plan PLANES ESTRATEGICOS 1 19 X X - Objetivos estratégicos - Plan - Tablero de indicadores PLANES DE MITIGACIÓN DE RIESGOS 2 18 X - Plan SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 1 19 X X - Acciones correctivas y preventivas - Acta de comité de calidad - Acta de revisión gerencial permite recrear los cambios estructurales que ha tenido la Federación. Reproducir en imagen para preservar el documento original. permite conocer la evaluación de la gestión de la Federación. permite recrear los cambios estructurales que ha tenido la Federación. Reproducir en imagen para preservar el documento original. permite recrear la planeación estratégica de la Federación. permite recrear la planeación estratégica de la Federación. permite recrear la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad de la Federación. 01/07/2015

10 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES OFICINA PRODUCTORA: 13. OFICINA DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL - Cronograma de auditoriías s de auditorias - Instructivos - Manual - Registro de no conformidades COMUNICACIONES COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando CIRCULARES CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X X - Circulares INDICADORES INDICADORES DE IMPACTO 2 18 X X - Indicadores información relevante con entidades externas. secundarios. secundarios. permite conocer la gestión de la gestión de la Federación. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de /07/2015

11 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 11. SECRETARÍA GENERAL 11 2 ACTAS ACTAS DE ASAMBLEA GENERAL Y DE AFILIADOS 1 19 X X X - Acta ACTAS DE COMITÉ ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO - CAF 1 19 X X X Acta ACTAS DE COMITÉ DIRECTIVO DEL FONDO DE ESTABILIZACIÓN DE PRECIOS PARA EL PALMISTE, EL ACEITE DE PALMA Y SUS FRACCIONES - FEP - Acta ACTAS DE COMITÉ DIRECTIVO DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP - Acta 1 19 X X X 1 19 X X ACTAS DE CONGRESO NACIONAL DE CULTIVADORES 1 19 X X - Acta ACTAS DE CONSEJO DE LA ORDEN DEL MÉRITO PALMERO 1 19 X X - Acta ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA 1 19 X X representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original.

12 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 11. SECRETARÍA GENERAL - Acta 11 3 ACUERDOS ACUERDOS DEL FONDO DE ESTABILIZACIÓN DE PRECIOS PARA EL PALMISTE, EL ACEITE DE PALMA Y SUS FRACCIONES - FEP - Acuerdo 1 19 X X ACUERDOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X - Acuerdo CONTRATOS CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X - Contrato HISTORIAL DEL PALMICULTOR HISTORIAL DEL PALMICULTOR 1 19 X X - Carta autorización de desafiliación - Carta de aceptación - Carta de afiliación - Certificado de recomendación - Respuesta información - Solicitud de desafiliación - Solicitud de información INFORMES INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X - Carta de remisión original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para el Fondo de Fomento Palmero (FFP) y Fondo de Estabilización de Precios (FEP) por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. contiene información relevante de los distintos actores de la agroindustria palmera a lo largo del tiempo. permite recrear la gestión de la Federación.

13 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 11. SECRETARÍA GENERAL - Respuesta información - Solicitud de información INFORMES A OTRAS ENTIDADES 1 9 X X - Carta de remisión - Respuesta información - Solicitud de información INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X - Carta de remisión - Respuesta información - Solicitud de información REGISTRO NACIONAL DE PALMICULTORES REGISTRO NACIONAL DE PALMICULTORES 1 19 X X - Registro RESOLUCIONES RESOLUCIONES ORDEN DEL MÉRITO PALMERO 1 19 X X Resolución - Resolución COMUNICACIONES RESOLUCIONES VALOR DE LAS CESIONES Y COMPENSACIONES DE ESTABILIZACIÓN - FEP 1 19 X X Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención por no contener valores secundarios. secundarios para la Federación. Los informes de gestión se consolidan en la Dirección de Planeación Sectorial y Desarrollo Sostenible. el RNP constituye una herramienta invaluable para identificar a los distintos actores de la agroindustria palmera, al igual que a los beneficiarios de la inversión de los recursos del Fondo de Fomento Palmero (FFP), para dimensionar su cobertura y evaluar su comportamiento en el tiempo. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original.

14 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 11. SECRETARÍA GENERAL COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando TERTULIA PALMERA TERTULIA PALMERA 2 8 X X - Invitaciones AFILIACIONES AFILIACIONES INSTITUCIONALES 1 19 X COMITÉS COMITÉ DE GREMIOS SOCIO - ECONÓMICOS 2 8 X X - Factura DERECHOS DE PETICIÓN DERECHOS DE PETICIÓN 2 8 X X - Solicitud - Respuesta información relevante con entidades externas. secundarios. contiene información relevante de los distintos actores de la agroindustria palmera a lo largo del tiempo. contiene información relevante de los distintos actores de la agroindustria palmera a lo largo del tiempo. Seleccionar anualmente los documentos resultado de comites gremiales que impacten directamente la misión de la Federación. Seleccionar anualmente los derechos de petición que impacten directamente la misión de la Federación. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental

15 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 11. SECRETARÍA GENERAL TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

16 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA 12 1 ACCIONES CONSTITUCIONALES ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 1 19 X X X - Acta de audiencia de conciliación - Acta del comité interno de conciliación - Alegato de conclusión - Antecedente - Auto admisorio de la demanda - Comunicación al demandante - Comunicación de cumplimiento - Concepto - Demanda - Fallo de la segunda instancia - Fallo de primera instancia - Ficha técnica de conciliación - Notificación de la demanda - Oficio allegando las pruebas - Oficio de traslado de fallo al competente - Poder - Pruebas - Recurso de apelación - Resolución que ordena el cumplimiento del fallo - Solicitud de antecedentes ACCIONES DE GRUPO 1 19 X X X - Acta de audiencia de conciliación - Acta del comité interno de conciliación - Alegato de conclusión - Antecedente - Auto admisorio de la demanda - Comunicación al demandante - Comunicación de cumplimiento - Concepto - Demanda Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención. Los documentos originales se encuentran en los juzgados. Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención. Los documentos originales se encuentran en los juzgados.

17 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA - Fallo de la segunda instancia - Ficha técnica de conciliación - Notificación de la demanda - Oficio allegando las pruebas - Oficio de traslado de fallo al competente - Poder - Pruebas - Recurso de apelación - Resolución que ordena el cumplimiento del fallo - Solicitud de antecedentes ACCIONES DE TUTELA 1 19 X X X - Acta de audiencia de conciliación - Acta del comité interno de conciliación - Antecedente - Auto admisorio de la demanda - Comunicación al demandante - Comunicación de cumplimiento - Demanda - Fallo de la segunda instancia - Ficha técnica de conciliación - Notificación de la demanda - Oficio allegando las pruebas - Oficio de traslado de fallo al competente - Poder - Pruebas - Resolución que ordena el cumplimiento del fallo - Solicitud de antecedentes - Contestación de la demanda - Tutela Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención. Los documentos originales se encuentran en los juzgados.

18 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA CONCEPTOS CONCEPTOS JURÍDICOS 1 19 X X X - Concepto - Solicitud del concepto CONTRATOS CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X - Acta de iniciación - Acta de finalizacion - Acta de terminación - Contrato - Factura s de seguimiento - Otrosí - Póliza - Términos de negociación - Términos de referencia - Propuesta - Acta de reunión - Acta de comité de obra CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X X - Acta de iniciación - Acta de terminación - Acta del comité directivo del fondo de estabilización de precios - Certificado de existencia y representación legal - Evidencia de constancia de búsqueda del objeto del contrato en la codificación del sice (cubs) - Evidencia del registro en el sice - Factura Seleccionar anualmente una muestra de los conceptos más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para el Fondo de Fomento Palmero (FFP) y Fondo de Estabilización de Precios (FEP) por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana.

19 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA Otrosí - Póliza - Respuesta información - Solicitud de información - Términos de negociación - Términos de referencia - Acta de liquidacion - Cuenta de cobro CONTRATOS DEL FONDO DE ESTABILIZACIÓN DE PRECIOS PARA EL PALMISTE, EL ACEITE DE PALMA Y SUS FRACCIONES - FEP - Acta de iniciación - Acta de terminación - Acta del comité directivo del fondo de estabilización de precios - Certificado de existencia y representación legal 1 19 X X X - Evidencia de constancia de búsqueda del objeto del contrato en la codificación del sice (cubs) - Evidencia del registro en el sice - Factura - Otrosí - Póliza - Respuesta información - Solicitud de información - Términos de negociación - Términos de referencia - Acta de liquidacion - Cuenta de cobro CONVENIOS CONVENIOS DE ASOCIACIÓN 1 19 X X X - Acta de terminación Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para el Fondo de Fomento Palmero (FFP) y Fondo de Estabilización de Precios (FEP) por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para la Federación por su contenido informativo

20 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA - Cédula de ciudadanía (representante legal) - Certificación - Certificación de cumplimiento - Certificado de existencia y representación legal - Contrato - Memorandos y oficios de remisión - Otrosí - Solicitud de elaboración de contrato CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL 1 19 X X X - Acta de terminación - Cédula de ciudadanía (representante legal) - Certificación - Certificación de cumplimiento - Certificado de existencia y representación legal - Contrato - Memorandos y oficios de remisión - Otrosí - Solicitud de elaboración de contrato CONVENIOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X - Acta de terminación - Cédula de ciudadanía (representante legal) - Certificación - Certificación de cumplimiento - Certificado de existencia y representación legal - Contrato - Memorandos y oficios de remisión - Otrosí - Solicitud de elaboración de contrato Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana.

21 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA CONVENIOS DE RESPONSABILIDAD PARA ACCESO Y USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN - Convenio 1 19 X X X CONVENIOS MARCO DE ESTABILIZACIÓN CME 1 19 X X X - Convenio Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana.

22 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA CONVENIOS CMCD 1 19 X X X - Solicitud CONVENIOS DE COOPERACION TECNICA 2 18 X X X - Convenio CONVENIOS DE PRÁCTICAS UNIVERSITARIAS 1 19 X X - Acta de finalizacion - Certificado de existencia y representación legal - Convenio - Factura semestral s de seguimiento - Otrosí - Póliza - Términos de negociación - Términos de referencia - Acta de liquidacion - Memorando final Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana.

23 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA INFORMES INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X - Carta de remisión - Respuesta información - Solicitud de información INFORMES A OTRAS ENTIDADES 1 9 X X X - Carta de remisión - Respuesta información - Solicitud de información INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X X - Carta de remisión REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL FEP 1 19 X X X - Requerimiento - Respuesta de requerimiento REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL FFP 1 19 X X X - Requerimiento - Respuesta de requerimiento REQUERIMIENTOS ENTIDADES EXTERNAS 2 18 X X X - Requerimiento - Respuesta de requerimiento REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL 1 19 X X - Requerimiento - Respuesta permite recrear la gestión de la Federación. Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención por no contener valores secundarios. secundarios para la Federación. Los informes de gestión se consolidan en la Dirección de Planeación Sectorial y Desarrollo Sostenible. permite recrear la gestión de la Federación. permite recrear la gestión de la Federación. Seleccionar anualmente una muestra de los requerimientos más relevantes para la Federación. Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención por no contener valores secundarios.

24 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA COMUNICACIONES COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando CIRCULARES CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X X - Circulares PROCESOS JUDICIALES PROCESOS EJECUTIVOS 2 18 X X X - Alegato de conclusión - Antecedente - Auto admisorio de la demanda - Comunicación al demandante - Comunicación de cumplimiento - Demanda - Fallo de la segunda instancia - Fallo de primera instancia - Notificación de la demanda - Oficio allegando las pruebas - Oficio de traslado de fallo al competente - Poder - Pruebas - Recurso de apelación - Resolución que ordena el cumplimiento del fallo - Memorando - Comunicación de notificación - Contestación de la demanda - Notificación información relevante con entidades externas. secundarios. secundarios. información relevante de los procesos la Federación.

25 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1 19 X X - Demanda - Contestación de la demanda - Respuesta PROCESOS ANTE EL TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO 2 18 X X - Alegato de conclusión - Anexo - Antecedente - Auto admisorio de la demanda - Comunicación al demandante - Demanda - Fallo de la segunda instancia - Fallo de primera instancia - Notificación de la demanda - Oficio allegando las pruebas - Oficio de traslado de fallo al competente - Poder - Pruebas - Recurso de apelación - Resolución que ordena el cumplimiento del fallo - Memorando - Contestación de la demanda - Notificación - Auto DERECHOS DE PETICIÓN DERECHOS DE PETICIÓN 2 8 X X - Derecho de petición - Respuesta información relevante de los procesos la Federación. Seleccionar anualmente una muestra de los requerimientos más relevantes para la Federación. Seleccionar anualmente los derechos de petición que impacten directamente la misión de la Federación.

26 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

27 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 15. AUDITORÍA FONDOS PARAFISCALES 15 2 ACTAS ACTAS DE VISITA DE VERIFICACIÓN 2 8 X X X - Acta 15 9 CERTIFICACIONES SUPERAVIT CERTIFICACIONES SUPERAVIT 2 8 X X - Balance de prueba - Certificación - Copia resolución informe del valor de las cesiones y compensaciones de estabilización - Estado de pérdidas y ganancias - Estados financieros - Memorando secretaría técnica CONTRATOS CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X - Contrato CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X X - Contrato representa valor testimonial de las decisiones tomadas. Reproducir en imagen para preservar el documento original. Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención. Presentan un valor contable y no adquieren valores secundarios para la Federación. Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para el Fondo de Fomento Palmero (FFP) y Fondo de Estabilización de Precios (FEP) por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana.

28 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 15. AUDITORÍA FONDOS PARAFISCALES Contrato CONVENIOS CONTRATOS DEL FONDO DE ESTABILIZACIÓN DE PRECIOS - FEP 1 19 X X X CONVENIOS MARCO DE ESTABILIZACIÓN CME 1 19 X X X - Convenio INFORMES INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X X - Carta de remisión - Respuesta información - Solicitud de información INFORMES DE AUDITORÍA 2 8 X X X - Papeles de trabajo - Carta visita de auditoría - Reporte envio de fax INFORMES DE REVISIONES 2 8 X X X - Papeles de trabajo Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para el Fondo de Fomento Palmero (FFP) y Fondo de Estabilización de Precios (FEP) por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los convenios más relevantes para el Fondo de Fomento Palmero (FFP) y Fondo de Estabilización de Precios (FEP) por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. permite recrear la gestión de la Federación. permite conocer el seguimiento sobre el manejo de los recursos de las contribuciones parafiscales del FFP y FEP por parte de la la Federación. Art. 1 Decreto 2025 de permite conocer el seguimiento sobre el manejo de los recursos de las contribuciones parafiscales del FFP y FEP por parte de la la Federación. Art. 1 Decreto 2025 de 1996.

29 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 15. AUDITORÍA FONDOS PARAFISCALES INFORMES DE VISITAS 2 8 X X X - Papeles de trabajo REPORTES INTERNOS DE DEVOLUCIÓN REPORTES INTERNOS DE DEVOLUCIÓN 2 8 X X - Comunicación interna - Reporte COMUNICACIONES COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando CIRCULARES CIRCULARES DEL FEP 2 18 X X - Circulares CIRCULARES DEL FFP 2 18 X X X - Circulares permite conocer el seguimiento sobre el manejo de los recursos de las contribuciones parafiscales del FFP y FEP por parte de la la Federación. Art. 1 secundarios para la Federación. información relevante con entidades externas. secundarios para la Federación. información relevante de las decisiones tomadas por la Federación para la administración de los fondos. información relevante de las decisiones tomadas por la Federación para la administración de los fondos.

30 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 15. AUDITORÍA FONDOS PARAFISCALES CONTRIBUYENTE CONTRIBUYENTE 2 18 X X X - Contribuyente CONTRIBUYENTE F.E.P X X X - Contribuyente CONTRIBUYENTE F.F.P X X X - Contribuyente CERTIFICACIONES DE SUSTITUCION CERTIFICACIONES DE SUSTITUCION 1 19 X X X - Certificación efectiva disponible CERTIFICACIONES AFOROS DE DEUDAS CERTIFICACIONES AFORO DE DEUDAS FFP 2 18 X X X - Certificación CERTIFICACIONES AFORO DE DEUDAS FEP 2 18 X X X CONVENCIONES: - Certificación CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; Sb = Subserie Documental información relevante de los contribuyentes de los fondos. información relevante de los contribuyentes de los fondos. información relevante de los contribuyentes de los fondos. información relevante para la administración de los fondos. información relevante para la administración de los fondos. información relevante para la administración de los fondos. AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

31 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE FICHAS DE REGISTRO DE INFORMACIÓN BÁSICA DE PROYECTOS FICHAS DE REGISTRO DE INFORMACIÓN BÁSICA DE PROYECTOS - Ficha de registro de información básica de proyectos INFORMES 1 19 X X INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X INFORMES DE GESTIÓN AL COMITÉ DE LOS FONDOS 2 8 X X - Documentos de trabajo INFORMES A LA JUNTA DIRECTIVA 5 15 X X - Documentos de trabajo COMUNICACIONES COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X X - Memorando COMUNICACIONES 1 2 X X X - Respuesta información - Solicitud de información INTERVENTORIAS INTERVENTORIAS DE PROYECTO 1 6 X X - Acta de iniciación - Acta de seguimiento - Acta de terminación información relevante de los proyectos de la Federación. permite recrear la gestión de la Federación. permite recrear la gestión de la Federación. permite recrear la gestión de la Federación. información relevante con entidades externas. secundarios. información relevante de requierimientos de información. información relevante de las interventorías de los proyectos de la Federación.

32 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA OFICINA PRODUCTORA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE - Contrato - Ficha técnica - Acta de liquidacion CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

33 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 160. ÁREA DE PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA INVERSIÓN SECTORIAL CONTRATOS CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X X - Memorando de remisión de Ficha de Registro de Proyectos - Ficha de Registro de Proyectos - Memorando asignación de Supervisor - Memorando solicitud contrato - Certificado de disponibilidad presupuestal - Contrato FFP y Fedepalma - Registro presupuestal - Acta de Inicio - Plan de Trabajo - Factura 1er. desembolso - Acta de Seguimiento 1er Trimestre de Seguimiento 1er Trimestre - Factura 2do. desembolso - Acta de Seguimiento 2do Trimestre de Seguimiento 2do Trimestre - Factura 3er. desembolso - Acta de Seguimiento 3er Trimestre de Seguimiento 3er Trimestre - Factura 4to. desembolso - Acta de Cierre 4to Trimestre Final 4to Trimestre - Factura 5to. desembolso - Otrosís (si aplican) PROYECTOS PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP - Memorando de remisión de Ficha de Registro de Proyectos - Ficha de Registro de Proyectos - Memorando asignación de Supervisor - Cetificado Disponibilidad Presupuestal - Registro Presupuestal 1 19 X X X Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para el Fondo de Fomento Palmero (FFP) y Fondo de Estabilización de Precios (FEP) por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Seleccionar anualmente una muestra de los proyectos más relevantes para el Fondo de Fomento Palmero (FFP) y Fondo de Estabilización de Precios (FEP) por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana.

34 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 160. ÁREA DE PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA INVERSIÓN SECTORIAL - Acta de Inicio - Plan de Trabajo - Reporte de IsoTools - Acta de Seguimiento 1er Trimestre de Seguimiento 1er Trimestre - Acta de Seguimiento 2do Trimestre de Seguimiento 2do Trimestre - Acta de Seguimiento 3er Trimestre de Seguimiento 3er Trimestre - Acta de Cierre 4to Trimestre Final 4to Trimestre - Facturas desembolsos mensuales con CDP y RP - Facturas desembolsos mensuales con CDP y RP CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

35 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 110. ÁREA DE ECONOMÍA ESTUDIOS ESTUDIOS TÉCNICOS 1 19 X X X - Estudios de planeación sectorial ESTUDIOS TENICOS DE CENSO PALMERO 1 19 X X X - Censo palmero INFORMES INFORMES ANUALES DE DESEMPEÑO DEL SECTOR 1 19 X X X INFORMES DE ECONOMÍA SECTORIAL 1 19 X X X INFORMES DE ENTORNO ECONOMICO 1 19 X X X de entorno económico nacional e internacional REPORTES ECONÓMICOS REPORTES ECONOMICOS ANUARIO ESTADÍSTICO DEL SECTOR 1 19 X X X REPORTES ECONOMICOS BALANCE ECONÓMICO TRIMESTRAL 1 19 X X X información relevante de la planeación sectorial de la Federación. información relevante del censo palmero de la Federación. información relevante del desempeño del sector palmero. información relevante de la economía sectorial. información relevante del entorno ecconómico nacional e internacional. información estadística del sector palmicultor. información del balance económico del sector parmicultor.

36 REPORTES ECONOMICOS INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DEL SECTOR REPORTES ECONOMICOS POLÍTICAS ECONÓMICAS DEL SECTOR PALMERO COMUNICACIONES 1 19 X X X 1 19 X X X COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando información estadística del sector palmicultor. información de políticas económicas del sector palmicultor. información relevante con entidades externas. secundarios. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

37 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 120. ÁREA AMBIENTAL CONTRATOS CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X - Contrato - Factura anulada CONVENIOS CONVENIOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA 2 18 X X X - Convenio PROGRAMAS PROGRAMAS DE CONCERTACIÓN CON LAS COMUNIDADES 1 19 X X X - Programas - Proyecto PROGRAMAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL 1 19 X X X - Indicadores de sostenibilidad - Manual de mejores prácticas COMUNICACIONES COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Conservar totalmente por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Conservar totalmente por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. Conservar totalmente por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. información relevante con entidades externas. secundarios. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen

38 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 120. ÁREA AMBIENTAL S = Serie Documental; Sb = Subserie Documental AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

39 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 130. ÁREA SOCIAL COMUNICACIONES COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando RESPONSABILIDAD SOCIAL RESPONSABILIDAD SOCIAL DEMANDAS 2 8 X X X - Demanda - Respuesta información - Solicitud de información RESPONSABILIDAD SOCIAL COOPERATIVAS 2 8 X X X - Respuesta información - Solicitud de información RESPONSABILIDAD SOCIAL ALIANZAS BIENESTAR 2 8 X X X - Respuesta información - Solicitud de información RESPONSABILIDAD SOCIAL SEGURIDAD Y DEMOCRACIA 2 8 X X X - Respuesta información - Solicitud de información RESPONSABILIDAD SOCIAL SINDICATOS 2 8 X X X - Respuesta información - Solicitud de información información relevante con entidades externas. secundarios. información relevante para la Federación relacionada con la responsabilidad social. información relevante para la Federación relacionada con la responsabilidad social. información relevante para la Federación relacionada con la responsabilidad social. información relevante para la Federación relacionada con la responsabilidad social. información relevante para la Federación relacionada con la responsabilidad social. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación

40 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 130. ÁREA SOCIAL Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

41 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 140. SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DEL SECTOR PALMERO - SISPA INFORMES INFORMES ESTADÍSTICOS DEL SECTOR PALMERO 1 9 X X - Respuesta información - Solicitud de información COMUNICACIONES COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando información relevante estadística del sector palmero. información relevante con entidades externas. secundarios. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.

42 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 150. CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PALMERO - CID PALMERO CONTRATOS CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X - Contrato - Factura anulada - Cuenta de cobro anulada DONACIONES DONACIONES 1 9 X X - Solicitud de donación INFORMES INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X X a la junta directiva anual semestral INVENTARIOS INVENTARIOS BIBLIOGRÁFICOS 1 3 X X - Inventarios de material PRÉSTAMOS PRÉSTAMOS INTERNO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 1 3 X X - Solicitud de préstamo - Memorando PRÉSTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS 1 3 X X - Convenio - Préstamo - Solicitud de préstamo X Seleccionar anualmente una muestra de los contratos más relevantes para la Federación por su contenido informativo por su impacto económico, social o administrativo en la gestión palmicultura colombiana. secundarios. secundarios para la Federación. Los informes de gestión se consolidan en la Dirección de Planeación Sectorial y Desarrollo Sostenible. Eliminar las versiones obsoletas una vez cumplido el periodo de retención toda vez que se actualiza anualmente. Las versiones anteriores carecen de relevancia para investigaciones una vez cumplido el tiempo de retención estipulado. secundarios. secundarios.

43 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE OFICINA PRODUCTORA: 150. CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PALMERO - CID PALMERO PRÉSTAMOS EXTERNO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 2 8 X X - Préstamo - Solicitud de préstamo - Memorando PRÉSTAMOS A TERCEROS 2 8 X X VENTA DE PUBLICACIONES VENTA DE PUBLICACIONES 1 9 X X X - Comunicación de envio - Factura - Lista de publicaciones SERVICIOS DE INFORMACIÓN SERVICIOS DE INFORMACIÓN 1 19 X X - Servicios de bibliografia - Servicio de alerta - Servicios de reprografia - Servicios de pregunta y respueta COMUNICACIONES COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X - Memorando SUSCRIPCIONES PUBLICACIONES SERIADAS SUSCRIPCIONES PUBLICACIONES SERIADAS 1 9 X X X - Cotizaciones - Factura información relevante de préstamos externos de material bibliográfico. secundarios. secundarios. información relevante de préstamos externos de material bibliográfico. información relevante con entidades externas. secundarios para la Federación. secundarios. CONVENCIONES: CODIGO: : SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL: D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen S = Serie Documental; AC = Archivo Central Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación Sb = Subserie Documental