Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

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1 Página 1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL CENTRO PROVINCIAL DE GESTION MINERO AGROEMPRESARIAL ALTO NORDESTE ANTIOQUEÑO MARZO DE 015

2 Página PRESENTACION La Corporación Centro Provincial De Gestión Minero Agro-empresarial Del Alto Nordeste Antioqueño creada en el 007 por los municipios de Remedios, Segovia, Zaragoza y El Bagre, es una organización civil sin ánimo de lucro, de nacionalidad colombiana, que se sujeta a las disposiciones legales del Código Civil y demás normas pertinentes. Nace en el marco jurídico de la Ley 489 de 1998, la ley 136 de esta última en sus artículo 148 al 153, en desarrollo de los artículos 64 y 65 de la Constitución Nacional y la ley 607 del 000; cuenta con amplio reconocimiento a nivel regional, departamental y nacional, mantiene dentro de sus políticas el desarrollo y fomento del sector minero y cuenta con el personal técnico y administrativo altamente calificado y necesario para el desempeño de sus funciones. Nuestro objetivo es el fortalecimiento de la competitividad del territorio y el desarrollo rural, mediante la prestación del servicio público obligatorio de Asistencia Técnica Directa Rural y Minero Agro-empresarial en desarrollo de los artículos 64 y 65 de la Constitución Nacional y la ley 607 de.000

3 Página 3 INTRODUCCION El buen manejo documental garantiza la transparencia en los entes públicos, es por esto que el Archivo General de la Nación mediante la Ley 594 de 000 establece políticas encaminadas a promover la organización técnica de los archivos, a la conservación de los documentos de valor histórico. Las tablas de retención documental son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a la cual se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Con base en lo anterior y atendiendo las directrices de la Ley para la organización de documentos, las tablas de retención son la herramienta mediante la cual la entidad se apoya para lograr una administración efectiva de su archivo. Las tablas de retención le permiten al Centro Provincial de Gestión Minero Antioqueño: Facilitan la organización de los documentos en concordancia con la normativa vigente. Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente Permiten el manejo integral de los documentos Ayudan a controlar la producción y trámite documental

4 Página 4 MARCO INSTITUCIONAL MISION Somos una corporación líder en promoción, gestión y sensibilización del sector minero, agropecuario y ambiental; que fomenta y transfiere tecnologías amigables con el medio ambiente, impactando sobre la calidad de vida de las comunidades intervenidas mejorando los índices de productividad y competitividad en cada sector de influencia. VISION Para el año 00 el CPGMAE, se consolidará como una corporación líder en la región y el país, en el fomento y desarrollo de los sectores minero, agropecuario y ambiental, con responsabilidad social y aplicación de tecnologías apropiadas para mejorar los índices de productividad y competitividad. OBJETIVO Fortalecimiento de la competitividad del territorio y el desarrollo rural, mediante la prestación del servicio público obligatorio de Asistencia Técnica Directa Rural y Minero Agro-empresarial en desarrollo de los artículos 64 y 65 de la Constitución Nacional y la ley 607 de.000. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Promover el mejoramiento de la productividad y competitividad del sector minero. Promover la implantación de tecnologías limpias y económicas de fácil aplicación Promover la legalización y formalización del sector minero Promover la Formación integral para el trabajador minero Promover la Capacitación y asistencia técnica geológica, minera y metalúrgica Y en seguridad y salud ocupacional minera Brindar asistencia técnica minera y ambiental a la pequeña minería Promover programas organización y capacitación de los mineros. Impulsar programas de reconversión económica ante las limitaciones del recurso minero

5 Página 5 ESTRUCTURA ORGANICA

6 Página 6 CUADRO DE CLASIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE 01 Actos Administrativos Resoluciones 0 Actas 0.01 Actas Consejo Directivo 03 Comprobantes Comprobantes de Ingreso Comprobantes de Egreso 04 Comunicaciones Oficiales Certificados y Constancias Derechos de Petición Circular Interna 05 Contratos Contratos Arrendamiento (Arrendatario) Contratos de prestación de servicios Contratos Mínima Cuantía Contratos de Selección Abreviada 06 Convenios Convenios Interadministrativos 07 Declaraciones Declaraciones Tributarias

7 Página 7 08 Informes Informe de Gestión Informe Contable Informe Financiero Informes Técnicos 09 Manuales Manual de Funciones Manual de Contratación 10 Inventarios Inventario Bienes Muebles Inventario Documental 11 Planes Plan de Acción 1 Instrumentos de Control Consecutivos Comunicaciones Oficiales Registro de Archivo y Correspondencia

8 Página 8 Oficina Productora: Gerencia Código Series y Tipos Documentales Retención Disposición Final Procedimiento D S SB Gestión Central CT S M/D E ACTOS ADMINISTRATIVOS Resoluciones Resoluciones Internas ACTAS Cumplido el tiempo en el Archivo Central se microfilma para la conservación permanente Actas Consejo Directivo Oficio citación Acta COMPROBANTES 3 19 Cumplido el tiempo en el Archivo Central se microfilma para la conservación permanente Comprobantes de Ingreso Consignación Soportes Comprobantes de Egreso Certificado de disponibilidad Registro presupuestal Orden de pago Soportes Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan los comprobantes de ingreso y egreso, debido a que ha cumplido el tiempo establecido en la normatividad Colombiana COMUNICACIONES OFICIALES Derechos de petición Anexos documentales 19 Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se eliminan Circular interna 5

9 Página CONTRATOS Contrato de Arrendamiento Estudio del sector Estudios previos Disponibilidad presupuestal Fotocopia documento identidad Certificado cámara de comercio Fotocopia registro único tributario Certificados legales y disciplinarios Certificado de libertad y tradición Contrato Acta de inicio Registro presupuestal 0 Subseries de valor secundario por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad. central se elimina la documentación Contrato de Prestación de Servicios Estudios previos Estudios del sector Disponibilidad presupuestal Fotocopia documento identidad Certificado cámara de comercio Fotocopia registro único tributario Certificado antecedentes disciplinarios (procuraduría) Boletín responsables fiscales (contraloría) Declaración juramentada de bienes y rentas Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública Documentos que acreditan idoneidad y experiencia 0 central se elimina la documentación.

10 Página Afiliación a seguridad social Copia tarjeta militar personas naturales Examen preocupacional Contrato Pólizas cumplimiento Aprobación Acta de inicio Registro presupuestal Contratos Mínima Cuantía Ficha técnica Estudios previos Estudios del sector Invitación pública Disponibilidad presupuestal Propuestas Acta de cierre Informe de evaluación Observaciones evaluación Oferta seleccionada Comunicación de aceptación Adjudicación Contrato Registro presupuestal Acta de inicio Certificado cámara de comercio Copia de la cedula Copia registro único tributario Certificado antecedentes disciplinarios (procuraduría) Boletín responsables fiscales (contraloría) Certificado aportes seguridad social 0 central se selecciona y microfilma por cada año un contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales y administrativa de la entidad y el resto de documentación se elimina.

11 Página Copia tarjeta militar para personas naturales Certificados que acreditan idoneidad y experiencia Pólizas cumplimiento Aprobación Contratos Selección Abreviada Menor Cuantía Aviso de convocatoria Estudios previos Estudios del sector Proyecto pliego condiciones Disponibilidad presupuestal Pliegos de condiciones definitivos Acto apertura Manifestación de interés Sorteo (si aplica) Propuestas Acta de cierre Informe de evaluación Observaciones Adjudicación Propuesta seleccionada Contrato Registro presupuestal Acta de inicio Pólizas de cumplimiento Aprobación Carta presentación propuesta Certificado de existencia y representación legal Acta junta de socios Pago aportes seguridad social Inhabilidades e incompatibilidades Garantía seriedad de la propuesta 0 central se selecciona y microfilma por cada año un contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales y administrativa de la entidad y el resto de documentación se elimina.

12 Página 1 Certificado antecedentes disciplinarios (procuraduría) Boletín responsables fiscales (contraloría) Copia cedula representante legal Registro único tributario Registro único de proponentes Certificados que acreditan idoneidad y experiencia CONVENIOS Convenios Interadministrativos Convenio Acta de inicio DECLARACIONES TRIBUTARIAS Declaraciones tributarias INFORMES central se selecciona y microfilma un 10% teniendo como criterio aquellos contratos que hayan contribuido para el desarrollo de las actividades misionales y el resto de documentación se elimina. central se microfilma o digitaliza y posteriormente se elimina el soporte físico.

13 Página Informes de gestión 18 central se traslada al archivo histórico ya que poseen valores secundarios Informes contables Libro auxiliar Libro mayor y balance Libro diario de caja Libro presupuestal 3 18 central se selecciona una muestra del 5% por cada tipo documental, los demás documentos se eliminan Informes financieros Ejecución presupuestal Conciliaciones bancarias Balance general Estado de resultados 3 17 central seleccionar una muestra del 5% de los informes Informes técnicos Informes y soportes 3 17 central se conserva por poseer valor secundario MANUALES Manual de funciones Manual de contratación 5 17 central se conserva por ser de valor histórico INVENTARIOS Inventario Bienes Muebles Inventario Documental 5 15 central se conserva por poseer valor secundario.

14 Página PLANES Plan de acción 5 17 central se conserva por poseer valor secundario INSTRUMENTOS DE CONTROL 1.01 Consecutivos de comunicaciones oficiales 3 Los consecutivos de comunicaciones oficiales cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan. 1.0 Registro de archivo y correspondencia Control comunicaciones enviadas Control comunicaciones internas Control comunicaciones recibidas Tabla de retención documental Actas eliminación o anulación de consecutivos central los controles de comunicaciones se eliminan debido a que no poseen valor secundario. Las actas de eliminación o anulación de consecutivos conservarlas como soporte documental Las tablas de retención conservarlas. CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación M/D: Microfilmación - Digitalización S: Selección P: Papel EL: Electrónico u otro soporte Firma Responsable: Fecha: Marzo de 015