TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
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- Eugenia Botella Giménez
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1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Actualización TRD - Marzo de 2017 ENTIDAD PRODUCTORA: CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE CALDAS - CONFA CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN Dependencia Serie Subserie SERIE DOCUMENTAL (SD) Subserie Documental (SD) Tipo Documental DIRECCIÓN Archivo de Gestión Archivo Central P EL E S CT M/D CONTROL DE ACCESO PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES ACTAS Actas Comité de Auditoría Buen Gobierno y Etica Actas Comité Técnico Actas Anulación de Cheques Pte 0 P CT Actas de Apertura OPERATIVA DE ACTIVOS Custodia de Activos Fijos Pte 0 P CT Documentos Varios (Por DOCUMENTOS DE Areas) E ÁREAS Expedientes de Compras CT DOCUMENTOS LEGALES ENTES DE CONTROL GESTIÓN DE CORREO GESTIÓN DE LAS RELACIONES ORGANIZACIONALES INFORMES Certificados de Tradición Escrituras Pte 0 P CT Normas LEYES Pte 0 P CT Papeles Legales Pte 0 CT Procesos Legales Pte 0 CT Documentos Contraloría Pte 0 P CT Documentos de la Superintendencia EL Pte 0 CT Visita De La Superintendencia Pte 0 CT Circulares de Asocajas 60 P E Comunicaciones Oficiales Control de Correo y Mercancías Documentos Asamblea 60 P E Guía para la planeación y ejecución de la Asamblea General Ordinaria de Afiliados Arqueos P EL E Informes 1 Informe Revisoría Fiscal 120 P EL CT ACTAS Actas e informes de reuniones Pte 0 EL CT OPERATIVA DE ACTIVOS Custodia de Activos Fijos Pte 0 P CT DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ENCUESTAS PLAN OPERATIVO Y PRESUPUESTO Encuestas Vigencia EL E E Presupuesto Pte 0 EL CT Regimen Tarifario Soportes Presupuesto Pte 0 EL CT Copias presupuesto enviado a la Supersubsidio AUDITORÍA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA RELACIONES CORPORATIVAS Pte 0 EL CT P E Coordinador dew Investigación, Analista Estadístico, Auxiliar Administrativo drive Está en equal
2 ACTAS Acta de Entrega Investigaciones P Líder Mercadeo Corporativo, Asesor Comercial De Mercadeo Corporativo,. OPERATIVA DE ACTIVOS Custodia de Activos Fijos Pte 0 EL CT Está en JDEdwards DOCUMENTOS LEGALES Habeas Data Carné de CAFAM FUERZAS Militares Sesión de derechos patrimoniales de autor Ordenes de Servicio P EL Ferias de servicios P EL ENCUESTAS Encuestas P EL EVALUACIONES Evaluaciones P EL E Comunicaciones oficiales GESTIÓN DE CORREO Control de Correo y Mercancías Reporte QRSF PLANES Plan Comercial Pte 0 EL CT Actas Cotizaciones Gestión de Contratos y Convenios Actas Comité Técnico Comunicaciones 36 0 P EL Actas EBAPS Comunicaciones Pte 0 Cotizaciones Piezas Publicitarias 12 0 Cesión Derechos de Autor Pte 0 Contratos Publicitarios Pte 0 Convenios Vigencia Imagen Corporativa Imagen Corporativa Pte 0 Informes Informes Comunicaciones Corporativas Pte 0 Revista Enterese en Familia Pte 0 Boletines de Prensa Pte Internet Pte 0 Medios Ordenes de Pautas Pautas Publicitarias Pte 0 Pautas Publicitarias 36 0 Proveedores Pte 0 Vallas Pte 0 Propuestas Propuestas 12 0 Publicidad Agencia de Publicidad 0 SECRETARÍA GENERAL ACTOS ADMINISTRATIVOS DOCUMENTOS LEGALES Documentos Asamblea General de Afiliados Derechos de Petición P 36 P Solicitudes de Conciliación Notificaciones Tutelas Procesos Reclamaciones Fusiones Avisos y Siniestros Registro de marca Contratos Certificados Contractuales P Pte P EL CT Gerente Relaciones Corporativas,,, Asesor Comercial, Auxiliar Administrativo Gerente Relaciones Corporativas,, Asesor Comercial Director, Auxiliar Administrativo, Gerente, Líder, Asesor Comercial Coordinación juridica, Auditoria Administrativos, s,, Director, Administrativos, s,, Director, Eliminado con acta Eliminado con acta
3 EXPEDIENTE CONTRACTUAL Cconvenios Orden Contractual Oferta Mercantil Administrativos, s,, Director, Administrativos, s,, Director, Administrativos, s,, Director, GESTIÓN DE CORREO Comunicaciones Oficiales P EL Secretaría General Eliminado con acta Revisoria fiscal, Auditoria, Informes contraloria Pte 0 EL CT Director, Coordinación INFORMES juridica Informes de la Revisoria fiscal, Auditoria, Pte 0 EL CT superintendencia Director,secretaria general Administrativos Hasta la finalización del mismo Digitalizar y conservar 2 años mas PROCESOS Extrajudiciales Hasta la finalización del mismo Digitalizar y conservar 2 años mas ACTAS Judiciales Actas Comercialización de Software Hasta la finalización del mismo OPERATIVA DE ACTIVOS Custodia de Activos Fijos Pte 0 P CT GESTIÓN DE CORREO EXPEDIENTE CONTRACTUAL Comunicaciones Oficiales Control de correo y mercancías Contratos Contrato Internet TECNOLOGÍA..... información, Especialista en base de datos, Especialista Especialista en redes, Líder de tecnología de información,. Digitalizar y conservar 2 años mas Convenciones CT = Conservación Total E = Eliminación M = Microfilmación y otros soportes S = Selección Firma Responsable: Jefe de Archivo Fecha: Versión: 2017/03/31 Página: de
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