INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA AGROINDUSTRIAL CAJAMARCA NIT

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1 Versión: 01 Paginación: Página 1 de 10 Entidad Productora: Oficina productora: CODIGO SECRETARIA GENERAL Y FINANCIERA Archivo Gestión Archivo Central.01 ACTAS.01.1 Acta de Entrega Elementos Bienes y Muebles 2 8 X COMPROBANTES Comprobante de Egreso 2 8 X X * Certificado Disponibilidad Presupuestal * Disponibilidad Presupuestal * Constancia de Disponibilidad Presupuestal * Registro Presupuestal * Comprobante * Póliza Aseguradora * Factura Servicio Publico * Pago de Impuestos.02.2 Comprobante de Ingreso 2 8 X X * Consignaciones Bancarias.03 CONCILIACIONES BANCARIAS 2 8 X X * Estado de cuenta * Conciliación SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES * Desglose de Ingresos INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA AGROINDUSTRIAL CAJAMARCA * Extracto de cuenta corriente RETENCIÓN DISPOSICION FINAL HOJA: 1 E- Se procede a eliminar las subseries documentales una vez cumplido el tiempo de retención de 8 años en el archivo central, ya que no posee valor primario y secundario para la Institución; se procederá a cumplir los protocolos de eliminación documental según la metodología de elaboración de las TRD. D E. Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central los documentos en soporte papel, se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante método de picado. Ley 962 de 2005, Arti. 28, fue derogado el artículo 60 del Código de Comercio. Se cumple con los protocolos de eliminación según la metodología de elaboración de las TRD. D E. Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central los documentos en soporte papel, se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante método de picado. Ley 962 de 2005, Arti. 28, fue derogado el artículo 60 del Código de Comercio.

2 Versión: 01 Paginación: Página 2 de 10 Entidad Productora: INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA AGROINDUSTRIAL CAJAM HOJA: 2.04 CONTRATOS.04.1 Contrato de Arrendamiento 2 18 X * Acta de apertura * Invitación * Oferta * Cotizaciones * Acta de cierre * Oficio de adjudicación * Contrato * Inventario bien y muebles de la tienda * Acta Inicio del Contrato * Formato hoja de vida * Copia de la cedula * Copia de la libreta militar * Certificado antecedentes judiciales * Certificado antecedentes disciplinarios * Cámara y Comercio * Rut * Aportes a la seguridad social * Comunicaciones internarte * Acta de entrega bien y mueble de la tienda E- Cumplido el tiempo en el archivo central de 18 años procedemos a eliminar la Subseries documental ya que pierde su valor primario y secundario ante la institución y la Ley Colombiana, se procede aplicar el protocolo de eliminación documental según la metodología de elaboración de las Tablas DE Retención Documental en su proceso de disposición final de eliminación, previa autorización del comité interno de archivo dejando como testimonio un acta de eliminación junto con el inventario documental. Ley 80 de Ley 1150 del Decreto 4791 del Decreto 1516 de 2011-

3 Versión: 01 Paginación: Página 3 de 10 Entidad Productora: INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA AGROINDUSTRIAL CAJAM HOJA: 3 Oficina productora: SECRETARIA GENERAL Y FINANCIERA.04.2 Contrato de Compraventa 2 18 X * Análisis conveniencia * Estudio Previo * Pre-cotización * Solicitud certificado disponibilidad * Certificado consulta precio mercado * Aviso para la invitación publica * Cotizaciones / Propuestas * Acta de cierre * Evaluación de la invitación * Oficio de adjudicación * Solicitud Registro presupuestal * Contrato * Acta de Inicio * Acta de liquidación Finalización * Formato hoja de vida * Copia de la cedula * Copia de la libreta * Certificado antecedentes judiciales * Certificado antecedentes disciplinarios * Rut * Cámara y Comercio * Seguridad social * Orden del Pedido * Copia del comprobante de pago * Orden de Pago * Factura o Documento equivalente factura * Comprobante de entrada o salida almacén * Oficios S - Luego de haberse cumplido el tiempo de conservación en el archivo central por 18 años de la Subseries, se aplica la selección cualitativa intrínseca, se conservan el contrato de mayor cuantía que supere los 20 salarios mínimos legales vigente del contrato celebrado y se transfieren al archivo histórico ya que Comité Interno de Archivo llevara a cabo un Patrimonio Documental de la Institución, y sobre todo un registro sobre la gran inversión realizada en este tipo de contrato. Los demás contratos que no cumplen con los requisitos de selección se procede aplicar el protocolo de eliminación documental según la metodología de elaboración de las Tablas DE Retención Documental en su proceso de disposición final de eliminación, previa autorización del comité interno de archivo dejando como testimonio un acta de eliminación junto con el inventario Ley 80 de Ley 1150 del Decreto 4791 del Decreto 1516 de 2011-

4 Versión: 01 Paginación: Página 4 de 10 Entidad Productora: INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA AGROINDUSTRIAL CAJAM HOJA: Contrato de Mantenimiento / Obra 2 18 X * Formato Requerimiento de Bienes y Servicios * Pre-cotización * Certificado consulta precio mercado * Certificado disponibilidad * Estudio Previo * Aviso para la invitación publica * Cotizaciones / Propuestas * Acta de cierre * Evaluación del a invitación * Oficio de adjudicación * Registro presupuestal * Contrato * Formato hoja de vida * Copia de la cedula * Copia de la libreta militar * Certificado antecedentes judiciales * Certificado antecedentes disciplinarios * Rut * Cámara y Comercio * Soportes de Estudios * Soportes de Experiencia Laboral * Seguridad social * Informe de Actividades * Copia del comprobante de Egreso * Acta de liquidación * Copia Factura o Cuenta de Cobro * Oficios Interpretes S - Luego de haberse cumplido el tiempo de conservación en el archivo central por 18 años de la Subseries, se aplica la selección cualitativa intrínseca, se conservan el contrato de mayor cuantía que supere los 20 salarios mínimos legales vigente del contrato celebrado y se transfieren al archivo histórico ya que Comité Interno de Archivo llevara a cabo un Patrimonio Documental de la Institución, y sobre todo un registro sobre la gran inversión realizada en este tipo de contrato. Los demás contratos que no cumplen con los requisitos de selección se procede aplicar el protocolo de eliminación documental según la metodología de elaboración de las Tablas DE Retención Documental en su proceso de disposición final de eliminación, previa autorización del comité interno de archivo dejando como testimonio un acta de eliminación junto con el inventario Ley 80 de Ley 1150 del Decreto 4791 del Decreto 1516 de 2011-

5 Versión: 01 Paginación: Página 5 de 10 Entidad Productora: INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA AGROINDUSTRIAL CAJAMARCA HOJA: Contrato de Prestación de Servicios 2 18 X * Formato Requerimiento de Bienes y Servicios * Pre-cotización * Certificado consulta precio mercado * Certificado de Disponibilidad * Estudio Previo * Aviso para la invitación publica * Cotizaciones / Propuestas * Acta de cierre * Evaluación de la Invitación * Oficio de adjudicación * Registro presupuestal * Contrato * Formato hoja de vida * Copia de la cedula * Copia de la libreta * Certificado antecedentes judiciales * Certificado antecedentes disciplinarios * Rut * Cámara y Comercio * Soportes de Estudios * Soportes de Experiencia Laboral * Seguridad social * Informe de Actividades * Certificado de Recibí a Satisfacción * Copia del comprobante de Egreso * Copia Factura o Cuenta de Cobro * Oficios Interpretes S - Luego de haberse cumplido el tiempo de conservación en el archivo central por 18 años de la Subseries, se aplica la selección cualitativa intrínseca, se conservan el contrato de mayor cuantía que supere los 20 salarios mínimos legales vigente del contrato celebrado y se transfieren al archivo histórico ya que Comité Interno de Archivo llevara a cabo un Patrimonio Documental de la Institución, y sobre todo un registro sobre la gran inversión realizada en este tipo de contrato. Los demás contratos que no cumplen con los requisitos de selección se procede aplicar el protocolo de eliminación documental según la metodología de elaboración de las Tablas DE Retención Documental en su proceso de disposición final de eliminación, previa autorización del comité interno de archivo dejando como testimonio un acta de eliminación junto con el inventario Ley 80 de Ley 1150 del Decreto 4791 del Decreto 1516 de 2011-

6 Versión: 01 Paginación: Página 6 de 10 Entidad Productora: INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA AGROINDUSTRIAL CAJAMARCA HOJA: Contrato de Suministro 2 18 X * Análisis conveniencia * Estudio Previo * Pre-cotización * Solicitud certificado disponibilidad * Certificado consulta precio mercado * Aviso para la invitación publica * Cotizaciones * Acta de cierre * Evaluación del a invitación * Oficio de adjudicación * Solicitud Certificado Registro presupuestal * Contrato * Acta de Inicio * Acta de liquidación Finalización * Formato hoja de vida * Copia de la cedula * Copia de la libreta * Certificado antecedentes judiciales * Certificado antecedentes disciplinarios * Rut * Cámara y Comercio * Seguridad social * Orden del Pedido * Copia del comprobante de pago * Orden de Pago * Factura o Documento equivalente factura * Comprobante de entrada o salida almacén * Oficios S - Luego de haberse cumplido el tiempo de conservación en el archivo central por 18 años de la Subseries, se aplica la selección cualitativa intrínseca, se conservan el contrato de mayor cuantía que supere los 20 salarios mínimos legales vigente del contrato celebrado y se transfieren al archivo histórico ya que Comité Interno de Archivo llevara a cabo un Patrimonio Documental de la Institución, y sobre todo un registro sobre la gran inversión realizada en este tipo de contrato. Los demás contratos que no cumplen con los requisitos de selección se procede aplicar el protocolo de eliminación documental según la metodología de elaboración de las Tablas DE Retención Documental en su proceso de disposición final de eliminación, previa autorización del comité interno de archivo dejando como testimonio un acta de eliminación junto con el inventario Ley 80 de Ley 1150 del Decreto 4791 del Decreto 1516 de 2011-

7 Versión: 01 Paginación: Página 7 de 10 Entidad Productora: INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA AGROINDUSTRIAL CAJAM HOJA: 7.05 EJECUCIONES PRESUPUESTALES 2 8 X X D E. Cumplido el tiempo en el archivo central se *Ejecuciones de ingresos y egresos procede a digitalizar la serie y el soporte papel se elimina cumpliendo los protocolos reglamentarios de eliminación, evidenciado en la metodología TRD. Ley 962 de 2005, Arti. 28, fue derogado el artículo 60 del Código de Comercio...06 ESTADOS FINANCIEROS 2 18 X * Balance General * Estado de Resultado * Flujo Efectivo * Notas financieras.07 HISTORIAS 1 2 X.07.1 Historia Académica * Ficha de Matricula * Copia de registro civil * Copia de tarjeta de identidad * Copia del carnet de salud * Registro de Pre matrícula * Copia documento identidad del acudiente * Copia de un Recibo Publico * Copia carnet de vacunación * Informes Académicos * Copia de los Certificados de Notas * Certificado de horas sociales * Copia del Observador * Carta desplazados * Certificado Medico * Registro de Permisos * Citación a Padres CT Una vez se cumpla el tiempo de retención en el archivo central, se procede a conservar totalmente la serie documental en medio físico en el archivo histórico, ya que es nuestra memoria Institucional financiera de la Institución y como comité interno tenemos el derecho decidir lo conveniente para la Institución, respetando la norma y rescatando nuestro patrimonio documental histórico. E Se decide eliminar la serie histórica académica estudiantil una vez culmine el trámite del expediente, cuando el estudiante se retira / se gradúa, la historia académica permanecerá 1 año en el archivo de gestión siempre y cuando no reclamen su historia, luego se transfiere al archivo central que permanecerá por un tiempo máximo de 2 años, cumplido el tiempo se procede a eliminar la serie documental, por no poseer valor primario y secundario para la Institución, previa autorización del comité interno de archivo dejando un acta e inventario documental.

8 Versión: 01 Paginación: Página 8 de 10 Entidad Productora: INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA AGROINDUSTRIAL CAJAMARCA HOJA: Historia Laboral 2 28 X * Convocatoria de nombramiento * Acta de posesión * Resolución de Traslado * Decreto CT- Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, de 28 años se conserva totalmente la serie y es transferida al archivo histórico, ya que tienen valor * Resolución de Escalafón secundario para la Institución; Igualmente sabemos * Junta que la historia laboral original del personal se * Hoja de vida encuentra en custodia por al secretaria de educación; * Soportes de Estudios sin embargo el sistema que implementamos para la * Permisos organización de la historia laboral es agrupar los tipos * Comunicaciones * Formatos de Evaluación de Desempeño * Acuerdo de Compromisos Departamentales * Información CNSC de documentos de las novedades que suceden durante el trayecto laboral de cada personal, por tal motivo decidimos como comité custodiar ya que hace parte del patrimonio documental de la institución * Incapacidad * Memorandos * Horas extras * Oficios.08 INFORMES.08.1 Informes Financieros 2 8 X * Registro Contaduría General * Registro Operaciones Reciprocas * Certificado de Ejecución de Ingresos y Egresos * Relación Débitos y Créditos * Copia de presupuesto de ingreso y egreso * Copia del acuerdo presupuestal * Formato de Rendición de Cuentas * Comunicaciones * Registros.08.2 Informe Gestión 2 3 X X * Cronograma de actividades * Plan de acción * Informe parcial y final * Comunicaciones E- se eliminara la Subseries documental una vez cumpla el tiempo en el archivo central, ya que no posee valor administrativo, fiscal y contable para la Institución, en tal caso que se llegara a notificar algún suceso procede a evaluar y contestar la petición. Se procede a cumplir con el protocolo de eliminación reflejado en la metodología de la elaboración de las TRD en su proceso de eliminación documenta D-S Una vez cumplidos los tiempos de retención, se debe proceder a hacer una selección cualitativa de aquellos informes que consolidad la gestión al final del año o de la vigencia. La muestra seleccionada es la que adquiere valores secundarios y debe ser objeto de procesos tecnológicos de digitalización. E- Eliminación. Jefe de Archivo

9 Versión: 01 Paginación: Página 9 de 10 Entidad Productora: INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA AGROINDUSTRIAL CAJAM HOJA: 9.09 INVENTARIOS.09.1 Inventario Bienes y Nubles 2 8 X * Inventario * Oficios E- Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, de los 8 años, se procede a eliminar la documentación, por no poseer valor secundario para la Institución, previa autorización del Comité de Archivo, creando el acta de eliminación y el inventario. Se procede a cumplir con el protocolo de eliminación reflejado en la metodología de la elaboración de las TRD en su proceso de eliminación documental Inventarios Documentales 5 15 X * Transferencias documentales * Oficios.10 LIBROS.10.1 Libros Contables 2 8 X X *Libro Auxiliar *Libro Balance Detallado *Libro Diario *Libro Mayor y Balance.10.2 Libros Académicos 2 28 X Libro de Acta de Grado Libro de Calificaciones Libro de Registro de Diploma CT- Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se conserva totalmente la serie, se transfiere al archivo histórico por poseer valor primario y secundario para la Institución, damos cumplimiento a la metodología de elaboración de las TRD en su proceso de valoración documental. D E. Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central los documentos en soporte papel, se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante método de picado. Ley 962 de 2005, Arti. 28. Se procede a cumplir con el protocolo de eliminación reflejado en la metodología de la elaboración de las TRD en su proceso de eliminación documental. CT- Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo gestión, se procede a transferirlo al central, en donde permanecerá por 28 años por poseer valor primario y secundario para la Institución, se identifican estas tipologías como documentos del patrimonio documental de la Institución Educativa, luego se hace la transferencia al archivo histórico ya que forma parte de la memoria Institucional.

10 Versión: 01 Paginación: Página 10 de 10 Entidad Productora: INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA AGROINDUSTRIAL CAJAM HOJA: MANUALES 2 8 X D - Cumplido el tiempo en el archivo de gestión Manual de Contratación años, Se digitaliza el manual y se conserva en medio magnético, y posterior se transfiere al archivo histórico, cumplido el tiempo en el archivo central..12 PRESUPUESTOS INSTITUCIONAL 2 8 X * Plan Anual de Caja * Acuerdo presupuestal * Presupuesto Anual de Ingreso y egreso * Resoluciones * Adición Presupuestal CT- Pasado el tiempo en el archivo central, se procede a conservar totalmente la serie documental, ya que es la evidencia de legal y planeada sobre las inversiones realizadas a la Institución y cambios financieros.