UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 6 A05 ARCHIVO GRAFICO DE PLANTA FISICA P 0 X Conservación total en los equipos de Planeación con Planos Digitales respaldo en la nube Memorias de cálculo Digitales A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación B02 BOLETINES B02.04 UIS en Cifras P 0 X Se conservan porque tienen valor secundario C05 CONCEPTOS C05.03 Conceptos Técnicos 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud Presupuesto o cotización Concepto

2 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 2 de: 6 C09 CONTRATACIÓN C09.08 Orden de Compra 3 7 X X Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura C09.10 Orden de Pago 3 7 X X Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X Factura o cuenta de cobro Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personal jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X Cotizaciones

3 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 3 de: 6 Pólizas Acta de Inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de liquidación Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional de la UIS G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdos de pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica) I01 INFORMES I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

4 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 4 de: 6 I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato M01 MANUALES M01.01 Manuales de Funciones P 0 X X P03 PLANES P03.01 Plan Institucional de Desarrollo (PID) 10 5 X Se elimina porque la información queda en un Acuerdo del Consejo Académico o del Consejo Superior P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P06 PRESUPUESTO GENERAL 2 0 X Se elimina porque la información queda en un Acuerdo Proyecto del Consejo Académico o del Consejo Superior

5 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 5 de: 6 Copia del Acuerdo de aprobación del Consejo Superior P09 PROGRAMAS P09.03 Programas Académicos 5 0 X Se elimina porque la información queda en Acuerdo del Concepto de Planeación Consejo Académico o del Consejo Superior P09.09 Programas de Gestión Institucional 2 0 X Se elimina porque la información queda en un Acuerdo del Consejo Académico o del Consejo Superior P11 PROYECTOS P11.01 Proyectos de Inversión 5 0 X X La información se conserva en el Archivo de Planeación Fichas del Banco de Programas y Proyectos de Inversión en medio digital de la UIS (BPPIUIS) Anexos: planos, cotizaciones, conceptos (cuando aplique) Solicitudes para modificación de proyectos y presupuesto Pólizas (si aplica) Certificado del Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la UIS (BPPIUIS) Copia del Acuerdo del Consejo Superior y del Plan Operativo

6 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 6 de: 6 Anual de inversiones (P.O.A.I) Evaluaciones (técnicas, económicas e institucionales)