UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Pág. 1 de: 5 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación C01 CAJA MENOR 2 3 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Copia orden de pago manual Facturas o recibos Listados de arqueo C03 CERTIFICADOS C03.01 Certificados de Calibración de Equipos 5 0 X Se elimina cuando la vida útil del equipo termine, cumpla el tiempo de retención o expire la validez del C04 CIRCULARES certificado por la presencia del actual C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierden valor administrativo C05 CONCEPTOS

2 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Pág. 2 de: 5 C05.04 Conceptos Técnicos para Baja de Equipos 5 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Concepto de Baja Lista de Equipos de Baja C05.05 Conceptos Técnicos para Compra de Equipos 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Cotización Concepto C09 CONTRATACIÓN C09.08 Orden de Compra 3 7 X X Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura C09.10 Orden de Pago 3 7 X X Factura

3 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Pág. 3 de: 5 C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X Factura o cuenta de cobro Fotocopia afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X Cotizaciones Pólizas Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de liquidación Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional de la UIS

4 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Pág. 4 de: 5 G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdos de pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud Cobro jurídico (Si aplica) H05 HOJA DE VIDA DE EQUIPOS 5 3 X Se elimina cuando el activo se descargue de inventarios Informe técnico de mantenimiento I01 INFORMES I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 3 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato P03 PLANES

5 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Pág. 5 de: 5 P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 2 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 2 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión R01 REGISTROS R01.07 Registro de Control de Reparación de Equipos no 5 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Reportados en el SIMAT R01.24 Registro de Protocolo Estándar Verificación Balanzas 2 0 X Se elimina hasta la terminación de la vida útil del equipo Análogas R01.25 Registro de Protocolo Estándar Verificación de Balanzas P 0 X Se conserva durante la vida útil del equipo Digitales