UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Transcripción

1 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL Pág. 1 de: 9 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación Informe final de autoevaluación Informe de evaluación interna Informe de evaluación externa Documentos de comentarios de la Institución a la evaluación externa Concepto del Consejo Nacional de Acreditación Acto Administrativo de aprobación A02 ACTAS A02.03 Actas de Claustro de Profesores 3 7 X X A02.24 Actas de Comité de Trabajos de Grado 3 7 X X A02.34 Actas de Consejo de Escuela 3 7 X X

2 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL Pág. 2 de: 9 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo C05 CONCEPTOS C05.01 Conceptos Especializados para Juzgados 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud Concepto C09 CONTRATACION C09.01 Contratos de Arrendamiento 2 18 X X Solicitud

3 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL Pág. 3 de: 9 Minuta del contrato (si aplica) Factura Copia de la consignación u orden de pago Formato de pago derechos de autor Correspondencia C09.02 Contratos de Consultoría 2 18 X X Minuta del contrato Pólizas Informe Inicial Informe de Avances Adicionales (Otro sí) Informe final C09.05 Contratos de Obra 2 18 X X Minuta del contrato Pólizas Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental

4 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL Pág. 4 de: 9 Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio Acta de inicio Informes de Interventoría Adicionales (Otrosí) Acta de entrega de obra Acta de liquidación del contrato C09.06 Contratos de Prestación de Servicios 2 18 X X Minuta del contrato Pólizas Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental Recibo de pago de estampillas Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio C09.08 Orden de Compra 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Cotizaciones

5 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL Pág. 5 de: 9 Pólizas (si aplica) Factura C09.10 Orden de Pago 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Cotizaciones Pólizas Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión

6 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL Pág. 6 de: 9 Acta de reiniciación Acta de liquidación Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C10 CONVENIOS C10.02 Convenios de Práctica 2 18 X X Solicitud de la empresa Respuesta de aceptación Minuta del convenio C10.03 Convenios de Prestación de Servicios 2 18 X X Solicitud del servicio Carta de aceptación Minuta del convenio Informes Actas de avance Facturas D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X Se elimina porque pierde vigencia

7 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL Pág. 7 de: 9 E02 ELECCIONES E02.02 Elecciones de Representante de Docentes al Consejo de 1 0 X La información esta condensada en los actos administra- Escuela tivos de nombramiento Listado de Docentes Acta de Escrutinio Carta de remisión del Acta al Decanato E02.06 Elección de Representante de Estudiantes al Consejo de 1 0 X La información esta condensada en los actos administra- Escuela tivos de nombramiento Lista de estudiantes Acta de escrutinio Carta de remisión del Acta al Decanato E05 EVENTOS E05.01 Eventos Académicos 5 15 X X Inscripciones Programación Solicitud de Patrocinio Avisos Publicitarios

8 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL Pág. 8 de: 9 Videos del evento G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdos de pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica) I01 INFORMES I01.02 Informes a Entes de Control 2 3 X Se elimina porque la información está registrada en el Solicitud consecutivo de correspondencia despachada Respuesta I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.11 Informes de Laboratorio 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato

9 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL Pág. 9 de: 9 P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P09 PROGRAMAS P09.07 Programas de Educación no Formal 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Programas Formatos de hojas de vida Formularios de inscripción Recibos de pago o consignación Listado de inscritos Carta de remisión de listados de graduados a la Dirección de Admisiones y Registro Académico