UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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- Fernando González Cáceres
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1 Pág. 1 de: 11 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación Informe final de autoevaluación Informe de evaluación interna Informe de evaluación externa Documentos de comentarios de la Institución a la evaluación externa Concepto del Consejo Nacional de Acreditación Acto Administrativo de aprobación A01.04 Acreditación de Laboratorio de Extensión X X Certificaciones de Calidad A02 ACTAS A02.03 Actas de Claustro de Profesores 3 7 X X A02.24 Actas de Comité de Trabajos de Grado 3 7 X X
2 Pág. 2 de: 11 A02.25 Actas de Comité Docente Asistencial 3 7 X X A02.34 Actas de Consejo de Escuela 3 7 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación A07 ANÁLISIS DE MUESTRA DE LABORATORIOS A07.01 Análisis de Microbiología 5 0 X Resultados de la prueba A07.02 Análisis de Toxicología 20 0 X X Los resultados de cada prueba no se eliminan por Resultados de la prueba implicaciones legales A07.03 Análisis de inmunología 10 5 X X Resultados del Programa de Donación y Trasplante de Órganos
3 Pág. 3 de: 11 Otras Pruebas 5 15 X A07.04 Análisis del Laboratorio Clínico 20 0 X Los resultados de cada prueba están registrados solo Resultados de la prueba en el Sistema de Información del Laboratorio C01 CAJA MENOR 2 3 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Copia orden de pago manual Facturas o recibos Listados de arqueo C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo C05 CONCEPTOS C05.01 Conceptos Especializados para Juzgados 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud Concepto
4 Pág. 4 de: 11 C09 CONTRATACIÓN C09.01 Contratos de Arrendamiento 2 18 X X Solicitud Minuta del contrato (si aplica) Factura Copia de la consignación u orden de pago Formato de pago derechos de autor Correspondencia C09.02 Contratos de Consultoría 2 18 X X Minuta del contrato Pólizas Informe inicial Informe de avances Adicionales (Otro sí) Informe Final
5 Pág. 5 de: 11 C09.05 Contratos de Obra 2 18 X X Minuta del contrato Pólizas Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio Acta de inicio Informes de Interventoría Adicionales (Otro sí) Acta de entrega de obra Acta de liquidación del contrato C09.06 Contratos de Prestación de Servicios 2 18 X X Minuta del contrato Pólizas Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental Recibo de pago de estampillas
6 Pág. 6 de: 11 Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio C09.08 Orden de Compra 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Rut Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura C09.10 Orden de Pago 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas)
7 Pág. 7 de: 11 C09.12 Orden de Trabajo 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Cotizaciones Pólizas Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de liquidación Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C10 CONVENIOS C10.02 Convenios de Práctica 2 18 X X Solicitud de la empresa Respuesta de aceptación Minuta del convenio
8 Pág. 8 de: 11 C10.03 Convenios de Prestación de Servicios 2 18 X X Solicitud del servicio Carta de aceptación Minuta del convenio Informes Actas de avance Facturas C10.05 Convenios Docente-Asistencial (Rotaciones) 2 18 X X Minuta del convenio Plan anual de trabajo Póliza de responsabilidad civil extracontractual Acta de Comité Docente Asistencial Carta informando de estudiantes que rotarán Notas del año de rotación de internos y/o residentes D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X Se elimina porque pierde vigencia E02 ELECCIONES
9 Pág. 9 de: 11 E02.02 Elecciones de Representante de Docentes al Consejo de 1 0 X La información esta condensada en los actos administra- Escuela tivos de nombramiento Listado de Docentes Acta de Escrutinio Carta de remisión del Acta al Decanato E02.06 Elección de Representante de Estudiantes al Consejo de 1 0 X La información esta condensada en los actos administra- Escuela tivos de nombramiento Lista de estudiantes Acta de escrutinio Carta de remisión del Acta al Decanato E05 EVENTOS E05.01 Eventos Académicos 5 15 X X Inscripciones Programación Solicitud de Patrocinio Avisos Publicitarios Fotos del evento Videos del evento
10 Pág. 10 de: 11 G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdos de pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica) I01 INFORMES I01.02 Informes a Entes de Control 2 3 X Se elimina porque la información está registrada en el Solicitud consecutivo de correspondencia despachada Respuesta I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.11 Informes de Laboratorio 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato P03 PLANES
11 Pág. 11 de: 11 P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P09 PROGRAMAS P09.07 Programas de Educación no Formal 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Programas Formatos hojas de vida Formularios de inscripción Recibos de pago o consignación Listado de inscritos Carta de remisión de listados de graduados a la Dirección de Admisiones y Registro Académico
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