4. VICE RECTORIA ACADEMICA Versión:0 Fecha de Actualización: RETENCIÓN COD. DEP. No.

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1 Pagina: VICE RECTORIA ACADEMICA Versión:0 Fecha de Actualización: RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES DOCUMENTAL 4-1 ACTAS 2 5 x x Actas de Comité Asignacion de Puntaje Actas de Comité comité Curricular Actas de Comité Personal Docente Actas de Eliminación Documentos de Archivo Actas de Reunión 4-22 CIRCULARES 1 5 x x Circular Informativa Circular Normativa Se selecciona 100% de la producción anual de las Circulares Normativas por su contenido legal CONCURSOS PÚBLICO DE MERITOS 2 5 x x x Concurso para Profesores Solicitud Perfiles para Convocatoria Convocatoria del concurso Lista de inscritos Acta de comité de selección Acta de cierre de convocatoria Solictud de Vinculacion Docentes de Planta Por que el proceso termina con una resolución de nombramiento emitido por el Honorable Consejo Superior INFORMES 1 5 x x x Informes Organismos de Control Informes Administrativos Informe de Gestión Informe Sistema Integrado de Gestión de la Calidad Por quedar condensado en el Informe Anual de Gestión de la Rectoria. Según lo estipulado en el acuerdo 105 de 1993 Estatuto General de la Universidad del Cauca LABOR ACADEMICA 1 2 x x Vinculacion Profesores Terminado el Proceso acorde con el Acuerdo 016 del Consejo Superior se elimina encuanto la Informacion queda registrada en la pagina web de labor academica PROGRAMAS 1 3 x x Programa Academico Posgrado Por ser copia de los programas y el original reposa en la oficina de Calidad Academica Programa Academico Pregrado

2 Pagina: VICE RECTORIA ACADEMICA Versión:0 Fecha de Actualización: S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES 4-90 RESOLUCIONES 2 5 x x Resoluciones VRA Resoluciones CIARP Por ser actos administrativos de valor historico, lo que ameritan conservacion total, son de vital importancia en las actividades de la Universidad del Cauca SOLICITUDES 1 1 x x x Solicitud Avances o Viáticos Solicitud de Servicios Se elimina por perder valores mediatos debido a que su relevancia legal prescribe

3 Pagina: VICERRECTORIA ACADEMICA Versión:0 4.1 CENTRO REGIONALIZACIÓN Fecha de Actualización: S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES ACTAS 2 5 x x Actas de Eliminación De Documentos De Archivo Actas de Reunión CIRCULARES 1 5 x X Se selecciona 100% de la producción anual de las Circulares Normativas por su contenido legal Circular Informativa Circular Normativa INFORMES 2 5 x x x Informe Administrativo Informe de Gestión Informe Sistema Integrado de Gestión de la Calidad Por quedar condensado en el Informe Anual de Gestión de la Rectoria. Según lo estipulado en el acuerdo 105 de 1993 Estatuto General de la Universidad del Cauca LABOR ACADÉMICA 1 5 x x Terminado el Proceso acorde con el Acuerdo 016 del Consejo Superior se elimina encuanto la Informacion queda registrada en la pagina web de labor academica PLANES 1 3 X X x X Se conservara ya que es de vital importancia en las actividades de la Universidad del Cauca Plan de Trabajo Plan Operativo SOLICITUDES 1 1 x x Se elimina por perder valores mediatos debido a que su relevancia legal prescribe Solicitud Avances o Viáticos Solicitud de Servicio Solicitud Elementos de Consumo Solicitud Permisos y Compensatorios

4 Pagina: VICERRECTORIA ACADEMICA Versión:0 4.2 DIVISION DE ADMISIONES REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO Fecha de Actualización: S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES ACTAS 2 5 x x X Actas de Comité Admisiones Actas de Eliminación Documentos de Archivo Actas de Reunión CERTIFICADOS 1 1 x x X Certificado de Calificaciones Porque los originales son entregados a los interesados y además reposan en las historias correspondientes CIRCULARES 1 5 x X Se selecciona 100% de la producción anual de las Circulares Normativas por su contenido legal Circular Informativa Circular Normativa CONSTANCIAS 2 1 x x X Las constancias son entregadas a los interesados Constancia Estudiantes Constancia Inscripción Matricula HISTORIAS 7 80 x x x Por ser parte misional de la institucion seran conservadas en su totalidad Historia Académica de Posgrado Historia Académica de Pregrado INFORMES 1 5 x x Informe Administrativo Informe de Gestión Informe Sistema Integrado de Gestión Por que la información esta condensada en el informe Institucional de gestión en Rectoria. Según funciones estipuladas en el acuerdo 105 de REPORTES 1 1 x Reporte Admitidos y Matriculados Porque la informacicon de las listas es registrada en las correspondientes facultades SOLICITUDES 1 1 x Solicitudes Avance o Viáticos Se elimina por perder valores mediatos debido a que su relevancia legal prescribe Solicitud de Servicios Solicitud Elementos de Consumo

5 Pagina: VICE RECTORIA ACADEMICA Versión:0 4.3 DIVISION DE BIBLIOTECA Fecha de Actualización: S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DOCUMENTAL SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL ACTAS 2 5 x x Actas de Comité Biblioteca Actas de Eliminación de Documentos Actas de Reunión CANJE Y DONACIÓN DE MATERIAL BIBLIGRÁFICO 1 3 x x Por tener contenido de interes investigativo CIRCULARES 1 5 x X Se selecciona 100% de la producción anual de las Circulares Normativas por su contenido legal Circular Informativa Circular Normativa CONVOCATORIAS 1 2 x x Los originales reposan en la Vicerrectoria Administrativa Convocatoria Monitores INFORMES 1 5 x x X Informe Administrativo Informe de Gestión Por quedar condensado en el Informe Anual de Gestión de la Rectoria. Según lo estipulado en el acuerdo 105 de 1993 Estatuto General de la Universidad del Cauca INVENTARIOS 1 2 x x Se conserva totalmente por tener valor cientifico, cultural e investigativo para la institucion Inventario de colecciones PAZ Y SALVO 1 1 x x Se elimina por perder valores mediatos debido a que su relevancia legal prescribe Paz y Salvo Cesantías Definitivas Paz y Salvo Cesantías Parciales SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1 2 x x secundario que adquiere como testimonio de la evolución tecnológica de la entidad Software Operativo

6 Pagina: VICE RECTORIA ACADEMICA Versión:0 4.3 DIVISION DE BIBLIOTECA Fecha de Actualización: S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES SOLICITUDES 1 1 x x X Se elimina por perder valores mediatos y debido a que relevancia legal prescribe Solicitud de Compra Material bibliográfico Solicitud de Servicio Solicitud Elementos de Consumo Solicitud Mantenimientos de Equipos

7 Pagina: VICERRECTORIA ACADEMICA Versión:0 4.4 CENTRO DE POSGRADOS Fecha de Actualización: S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES ACTAS 2 5 x x x Actas de Comité de Postgrado Actas de Eliminación De Documentos De Archivo Actas de Comité Internado Actas de Comité Investigaciones Actas de Reunión CIRCULARES 1 5 x X Se selecciona 100% de la producción anual de las Circulares Normativas por su contenido legal Circular Informativa Circular Normativa CONVENIOS 3 1 x x Convenio con Municipios Convenio Interinstitucional Se elimina al finalizar el tiempo de retención en el archivo de gestión por que el original de la serie convenios pertenece al oficina juridica INFORMES 1 3 x x X Informe Administrativo Informe de Ejecución Presupuestal Informe de Eventos Informe de Gestión Informe Estadístico Informe Sistema Integrado de Gestión Por que la información esta condensada en el informe Institucional de gestión en Rectoria. Según funciones estipuladas en el acuerdo 105 de LABOR ACADÉMICA 1 2 x x Terminado el Proceso acorde con el Acuerdo 016 del Consejo Superior se elimina encuanto la Informacion queda registrada en la pagina web de labor academica PLANES 1 5 x x Se elimina porque el original se conserva en forma de acuerdo del Consejo Superior Plan de Estudio Posgrado PROGRAMA 1 4 x x Porque la información queda registrada en forma de acuerdo por parte del Consejo Superior Programa Académico Posgrado

8 Pagina: VICERRECTORIA ACADEMICA Versión:0 4.4 CENTRO DE POSGRADO Fecha de Actualización: S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES SOLICITUDES 1 1 x x x Se elimina por perder valores mediatos debido a que su relevancia legal prescribe Solicitud Avances o Viáticos Solicitud de Servicio Solicitud Elementos de Consumo Solicitud Elementos Devolutivos Solicitud Ordenes de Prestación de Servicio

9 Pagina: VICERRECTORIA ACADEMICA Versión:0 4.5 ÁREA DE EGRESADOS Fecha de Actualización: S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES ACTAS 2 5 x x Actas de Reunión CIRCULARES 1 5 x x Se selecciona 100% de la producción anual de las Circulares Normativas por su contenido legal Circular Informativa Circular Normativa INFORMES 2 5 x x x Por quedar condensado en el Informe Anual de Gestión de la Rectoria. Según lo estipulado en el acuerdo Informe Administrativo Informe de Gestión Informe Sistema Integrado de Gestión de Calidad SOLICITUDES 1 1 x x x Se elimina por perder valores mediatos debido a que su relevancia legal prescribe Solicitud Avances o Viáticos Solicitud de Servicio Solicitud Elementos de Consumo Solicitud Permisos y Compensatorios

10 Pagina: VICERRECTORIA ACADÉMICA Versión:0 4.6 CENTRO DE FORMACIÓN EN IDIOMAS Fecha de Actualización: S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES ACTAS 2 5 x x Actas de Comité Ceres Actas de Comité Descentralizacion Actas de Comité Interistitucional Actas de Reunión La serie se conserva totalmente porque evidencia de las actuaciones de la depencia o Unidad Academica y INFORMES 2 5 x x x Informe de Actividades y Autoevaluación Informe de Comité Interisntitucional Informe de Ejecución Presupuestal Informe de Gestión Informe General de Avances Informe Sistema Integrado de Gestión Se seleccionan los que tiene carácter representativo para la historia y la investigación, el informe de gestión se elimina por estar su información condensada en el informe anual de Rectoría.Según lo estipulado en el acuerdo 105 de INVENTARIOS 1 3 x x Por quedar los originales en la biblioteca central Inventario de Libros PLANES 1 1 x x Se elimina por perder valores mediatos debido a que su relevancia legal prescribe Plan de Mejoramiento PROGRAMAS 2 10 x x Programa Académico Pregrado Porque la información queda registrada en forma de acuerdo por parte del Consejo Superior PROYECTOS 2 5 x x Se selecciona los de carácter histórico y representativo para la Universidad SISTEMA DE INFORMACIÓN 1 2 x x Software Académico Software Operativo Al finalizar el tiempo de retención en el Archivo Central la Serie se transfiere al Archivo Histórico por el valor secundario que adquiere como testimonio de la evolución tecnológica de la entidad SOLICITUDES 1 1 x Se elimina por perder valores mediatos debido a que su relevancia legal prescribe Solicitud de Avances o Viaticos Solicitud de Servicio Solicitud Elementos de Consumo Solicitud Elementos Devolutivos EL: Soporte Electronico

11 Pagina: VICERRECTORIA ACADÉMICA Versión:0 4.7 CENTRO DE EDUCACIÓN CONTINUA, ABIERTA Y VIRTUAL Fecha de Actualización: S, SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES ACTAS 2 5 x x Actas de Comité Ceres Actas de Comité Descentralizacion Actas de Comité Interistitucional Actas de Reunión La serie se conserva totalmente porque evidencia de las actuaciones de la depencia o Unidad Academica y INFORMES 2 5 x x x Informe de Actividades y Autoevaluación Informe de Comité Interisntitucional Informe de Ejecución Presupuestal Informe de Gestión Informe General de Avances Informe Sistema Integrado de Gestión Se seleccionan los que tiene carácter representativo para la historia y la investigación, el informe de gestión se elimina por estar su información condensada en el informe anual de Rectoría.Según lo estipulado en el acuerdo 105 de INVENTARIOS 1 3 x x Por quedar los originales en la biblioteca central Inventario de Libros PLANES 1 1 x x Se elimina por perder valores mediatos debido a que su relevancia legal prescribe Plan de Mejoramiento PROGRAMAS 2 10 x x Programa Académico Pregrado Porque la información queda registrada en forma de acuerdo por parte del Consejo Superior PROYECTOS 2 5 x x Se selecciona los de carácter histórico y representativo para la Universidad SISTEMA DE INFORMACIÓN 1 2 x x Software Académico Software Operativo Al finalizar el tiempo de retención en el Archivo Central la Serie se transfiere al Archivo Histórico por el valor secundario que adquiere como testimonio de la evolución tecnológica de la entidad SOLICITUDES 1 1 x Se elimina por perder valores mediatos debido a que su relevancia legal prescribe Solicitud de Avances o Viaticos Solicitud de Servicio Solicitud Elementos de Consumo Solicitud Elementos Devolutivos EL: Soporte Electronico