CUADRO DE CODIFICACION DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS INTENALCO TRD-2015
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- Lidia Cabrera Cáceres
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1 CUADRO DE CODIFICACION DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS INTENALCO TRD-2015 CODIGO DEPENDENCIA 100 RECTORIA 110 PLANEACION 120 CONTROL INTERNO 130 COMUNICACIONES 140 MERCADEO 200 SECRETARIA GENERAL 210 JURIDICO 220 GOBIERNO EN LINEA 230 GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO 240 ATENCION AL CIUDADANO 300 VICERRECTORIA ACADÉMICA 310 DIRECCION DE UNIDADES 320 EXTENSIÓN 330 INVESTIGACIONES 340 ARTICULACION DOCENTES 350 BIENESTAR INSTITUCIONAL 360 A.R.C.A 370 BIBLIOTECA 400 VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Presupuesto Contabilidad Pagaduría Cartera 410 RECURSOS HUMANOS 420 SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 430 BIENES Y SERVICIOS 440 SISTEMAS- TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN.
2 CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL ENUMERACION DE SERIES Y SUBSERIES T.R.D. NOVIEMBRE 2015 SERIE NOMBRE SUB SERI E NOMBRE 1 ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 Acción de Tutela 2 Derecho de Petición. 2 ACTAS 1 De Comisión de Personal 2 De Comité de Adquisiciones 3 De Comité de Archivo 4 De Comité de Bienestar Institucional 5 De Comité de Convivencia 6 De Comité de Investigación. 7 De Comité de Mercadeo 8 De Comité Institucional de Desarrollo Administrativo 9 De Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST 10 De Consejo Académico 11 De Consejo Directivo 12 De Consejos de Unidad 13 De Eliminación Documental 14 De Examen de Homologación 15 De Examen de Suficiencia 16 De Examen de Validación 17 De Reunión de Docentes 18 De Reunión 19 De Visitas Instituciones Educativas
3 20 Sustentación de Trabajos de Grado 3 ACUERDOS 1 Consejo Académico 2 Consejo Directivo 3 De Gestión 4 ADMINISTRACION PAGINA 1 Institucional WEB 5 ADMISIONES 1 Programa Pregrado Técnico Profesional 2 Programas por Extensión. 3 Reingreso y traslado 6 ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO DOCUMENTAL 7 APERTURA CAJA MENOR 8 BOLETINES 1 Boletín Diario de Tesorería 9 CAJA MENOR 10 CERTIFICACIONES 1 De disponibilidad y Registro Presupuestal 2 De pago de Cuentas 3 De Retención de IVA 4 De Retención en la Fuente 5 De Retención ICA. 11 CERTIFICADOS 1 De Calificaciones 12 CIRCULARES 1 Informativas 2 Normativas 13 COMPROBANTES 1 De Egreso 2 De Ingreso 3 De Traslado 14 COMUNICACIONES OFICIALES 1 Institucionales 2 Interinstitucionales 15 CONCILIACIONES 1 Conciliaciones Bancarias 16 CONSTANCIAS 1 De Conducta 2 De Estudio 3 De Planes de Estudio 4 Laborales 17 CONTRATOS 1 Arrendamiento 2 De Obra 3 Otro Si 4 Cuentas Bancarias 5 Prestación de Servicios Personas Jurídicas 6 Prestación de Servicios Personas Naturales 7 Suministros. 18 CONCEPTOS 1 Conceptos Jurídicos
4 19 CONVENIOS 1 De Investigación 2 Entidades del Estado 3 Entidades Educativas 4 Entidades Privadas 5 Institucional de Salud 6 Interadministrativos 7 Interinstitucionales 8 Universidades. 20 CONVOCATORIAS 1 De Docentes 20 CONVOCATORIAS 2 De Grupos de Investigación consolidados 3 De Grupos de Investigación en Formación 4 De Investigación Formativa 5 De Semillero 6 Públicas o Privadas. 21 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 1 Declaración Tributaria por Rentas 2 Declaración tributaria ICA 3 Declaración tributaria IVA 4 Declaración tributaria por Retención en la Fuente. 22 DEMANDAS 1 Contencioso Administrativo 23 DERECHOS DE PETICION 1 PQRS 24 DESARROLLO DE LA FORMACION ACADEMICA INTEGRAL 25 DONACIONES 1 Donaciones de Material Bibliográfico. 26 ELECCIONES 1 Elecciones del Rector 27 ELECCIONES ORGANOS DE DIRECCION Y GOBIERNO 1 Elecciones Comisión de Personal 2 Elecciones Comité de Convivencia Laboral 3 Elecciones de Comité de Salud Ocupacional. 4 Elecciones Consejo Académico 5 Elecciones Consejo de Unidad 6 Elecciones Consejo Directivo. 28 ESTADOS FINANCIEROS 29 ESTUDIOS 1 Estudio de Seguridad 30 EVALUACIONES 1 Del Servicio 2 Docentes 3 Encuestas de Satisfacción PQRS 4 Evaluación del Desempeño 5 Institucional 31 EVENTOS 1 Académicos
5 31 EVENTOS 2 Conmemorativos 3 Culturales y Deportivos 4 De Difusión 32 FACTURACION 5 En Sala de Sistemas. 33 FINANCIACION A ESTUDIANTES 34 GRADOS 35 GUIONES COMERCIALES 36 HIGIENE LABORAL 37 HISTORIAS 1 Académicas de Estudiantes por Programa 2 De Equipos 3 De Vehículos. 38 HISTORIAS LABORALES 1 Personal Administrativo en Carrera 2 Personal Docente Medio Tiempo 3 Personal Docente Tiempo completo 4 Personal Provisional 39 INFORMES 1 Consolidado de Facturación Mensual 2 Crédito estudiantes 3 De Saldos de Disponibilidad 4 De Cheques Anulados 5 De Audiencia Pública 6 De Auditoria Interna 7 De Austeridad del Gasto 8 De Caja Menor 9 De Consejo Directivo 10 De Cuentas por Cobrar 11 De Deserción Mortalidad 12 De Ejecución Presupuestal 13 De Embargos 14 De Entes del Estado 15 De Evaluación Trámites y Servicios 16 De Fondo Renovable 17 De Gestión Anual 18 De Órganos de Control 19 De PQRS 20 De Productos de Diseño Gráfico 21 De Reclamación por Daños en Bienes Muebles 22 De Reclamación por Hurto 23 Diario de Caja 24 Ejecutivo Anual 25 Estadísticos. 26 Financieros
6 40 INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 Base de Datos de Biblioteca 2 Préstamo Historias Laborales 3 Prestamos Elementos Biblioteca 4 Salida Elementos de Biblioteca 5 Control de Cambio de Documentos Obsoletos 41 INVENTARIOS 1 Adquisición de Libros 2 Catálogo virtual 3 Equipos de Mesa y Portátiles Recursos Cree 4 Individual 5 Inventario de Libros 6 Inventario Documental 7 Inventario Material Bibliográfico Impreso. 42 INVENTARIOS GENERALES 1 De Elementos de Consumo 2 De Elementos Devolutivos 3 Inventario General de Bienes Muebles 4 Inventario General de Bienes Inmuebles. 43 INVESTIGACION DISCIPLINARIA 44 INVESTIGACIONES 1 De Mercadeo. 45 LIBROS 1 Libro Auxiliar de Cuentas 2 Libro de Minutas de Vigilancia 3 Libro Diario 4 Libro Mayor y Balances 46 MANUALES 1 De Calidad 2 De Procedimientos Institucionales 3 Manual único de Funciones y Competencias. 47 MATRICULA FINANCIERA 48 MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO 49 MOVIMIENTO CUENTAS BANCARIAS 50 NOMINA 1 Nómina Docente Catedrático 2 Nómina Docente Medio Tiempo 3 Nomina Docente Tiempo Completo 4 Personal Administrativo
7 51 NOTAS CONTABLES 52 ORDENES DE COMPRA 53 PLANES 1 Anual de Inversiones 2 De Auditoria Interna De Estratégico de Desarrollo 3 Institucional 4 De Mantenimiento Preventivo 53 PLANES 5 De Mejoramiento individual 6 De Mejoramiento por Procesos 7 De Necesidades 8 Financiero 9 Plan Anual de Adquisiciones 10 Plan Anual de Caja 11 Plan de Acción 12 Plan de Docencia e Investigación 13 Plan de Estudios 14 Plan de Mejoramiento 15 Plan de Seguridad y Vigilancia 16 Plan Institucional de Capacitación. 17 Plan Operativo Anual 54 POLÍTICAS 1 De Investigación 54 POLITICAS 2 De Planeación. 3 De servicio de Extensión. 55 PRESUPUESTO GENERAL 56 PROCESOS 1 Académico 2 De Articulación 3 De Redefinición Académica 57 PROGRAMA 1 Anual y Mensual de Caja de Ingresos 2 Cooperación Institucional 3 De Auditoria Interna 4 De Capacitación 5 De Comunicación Multimedia 6 De Mantenimiento 7 De Mantenimiento Preventivo 8 De Promoción institucional 9 De Radio Difusión 10 De Sistematización Hardware 11 De Sistematización Software 12 Paces 13 Programa Institucional de Egresados 58 PROGRAMA ACADEMICO 1 Costos y Contabilidad 2 Gestión Empresarial 3 Logística
8 58 PROGRAMA ACADÉMICO 4 Mercadeo 5 Procesos Administración de Seguridad y Salud 6 Procesos de Importación y Exportación 7 Soldadura 59 PROGRAMA DE BIENESTAR INSTITUCIONAL 60 PROGRAMA DE CAPACITACION POR DEMANDA 61 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 62 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL SG-SST 1 Actividades Complementarias- Capacitación 2 Actividades Complementarias- Condiciones Económicas 3 Actividades Complementarias- Cultura, Deporte y Recreación. 4 Actividades Complementarias- Medio Ambiente 5 Actividades Complementarias - Salud 1 Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano 2 Programa de Practicas Técnico Administrativas 3 Programa Institucional de Egresados 4 Programas de Emprendimiento 1 Seguridad e Higiene Industrial 63 PROGRAMACION Y MATRICULA ACADEMICA 64 PROYECTOS 1 Académicos 2 Creación de Programas 3 De Divulgación 4 De Inversión 5 De Investigación de Interés Institucional 6 De Investigación Formativa de Semilleros. 7 No Académicos 8 Soporte Institucional PEI 65 PUBLICACIONES Y BOLETINES 1 Boletín Diseminación Selectiva de Información 2 Boletín Observatorio Laboral Egresados Intenalco. 3 Lista de usuarios Activos en la Biblioteca.
9 65 PUBLICACIONES Y 4 Últimas Publicaciones BOLETINES 66 RADIO 1 Emisora Ancla Estéreo 67 RECAUDOS 1 Gestión Cobro a Estudiantes 2 Gestión Cobro Persuasivo Ley 21 3 Gestión de Cobros Convenios 4 Recaudo de Aportes 68 REGISTRO 1 Correspondencia 2 De Devolución de Bienes 68 REGISTRO 3 De Entrega de Bienes 4 De Requisición de Bienes 5 De Traslado o Préstamo de Bienes 6 Indicadores de Riesgo 7 Parceladores Docentes 8 préstamo Documentos 9 Registro de Firmas Autorizadas 10 Registro de Referencia Académica 11 Registro Gravámenes 68 REGISTRO 12 Registro y Control de Préstamos Biblioteca 13 Registros Presupuestales 14 Seguimiento Egresados. 69 REGLAMENTOS 70 REPORTES DE NOMINA 1 Docentes 71 RESOLUCIONES 1 Rectorales 72 SEGURIDAD INDUSTRIAL 73 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 1 Conceptos Jurídicos 2 Conceptos Técnicos 3 Orden de Mantenimiento de Muebles y Equipos 4 Pago de Servicios Públicos 74 SISTEMAS DE ARCHIVO 1 Administración Archivo Central 2 Administración Archivo Histórico 3 Administración Archivo de Gestión. 75 SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD 1 Control de Entrada y Salida de Bicicletas 2 Control de Entrada y Salida de Personal en días y horarios no hábil 3 Control de Entrada y Salida de Equipos/Artículos ajenos a la Institución. 4 Control de Salida de Vehículos por pérdida de Tiquete 5 Control de Usuarios y Vehículos en zonas de Estacionamiento
10 76 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL 77 SISTEMA DE INFORMACION INSTITUCIONAL 78 SISTEMA GENERAL DE PENSIONES 79 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 80 TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL 81 TITULOS VALORES 82 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 83 TRASLADOS 1 Traslados Presupuestales Atentamente. MARTHA LUCIA BELLO REYES Profesional Universitario.
03 Acta de consejo académico. 04 Acta de consejo directivo. 05 Acta de comité administrativo. 06 Acta de comité de archivo
02 Actas 02 Acta de Consejo de Escuela 03 Acta de consejo académico 04 Acta de consejo directivo 05 Acta de comité administrativo 06 Acta de comité de archivo 07 Acta de Reunión 08 Acta de comité de biblioteca
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SERIE SUBSERIE SUBSERIE 1.07.00 01 ACCIONES JURISDICCIONALES 01.01 Acción Jurisdiccional Administrativa 1.07.00 01 ACCIONES 01.02 Acción Jurisdiccional
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N. A N. A 01 GESTION TALENTO HUMANO N. A N. A N. A N. A 02 ACTAS SECRETARIA GENERAL N. A N. A 02 ACTAS 15 Acta de Reunión de Grupo X
JURIDCA 170600 SECRETARIA 170604 N. A N. A 01 01 ACCIONES CONSTITUCIONALES ACCIONES CONSTITUCIONALES N. A N. A N. A N. A 02 ACTAS 01 Acciones de Grupo 02 Acciones de Tutela 03 Acciones Populares 44 Derecho
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ACCIONES Acciones de Tutela CONSTITUCIONALES ACOMPAÑAMIENTO ACADÉMICO ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍAS ACREDITACIÓN ACTAS Actas de Desarrollo Organizacional Actas de Vicerrectoría Administrativa Actas de Notas
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0100 ACTAS 0101 ACTAS COMITÉ ANALISTA OPERADOR 0102 ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO 0103 ACTAS COMITÉ DE CARTERA SUCURSAL 0104 ACTAS COMITÉ DE COMPRAS 0105 ACTAS COMITÉ DE CONTRATOS 0106 ACTAS COMITÉ DE INMUEBLES
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6. ESTRUCTURA ORGÁNICA 6.1 CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS JUNTA DIRECTIVA 1000 GERENCIA ASESORIA DE CALIDAD ASESORIA CONTABLES ASESORIA JURIDICA 1010 SIAU 1100 ASESORIA DE CONTROL INTERNO 1200 AREA ADMINISTRATIVA
CLASIFICACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTERILLADO Y ASEO DE ZIPAQUIRA E.A.A.A.Z.E.S.P.
100 100 01 ACTOS ADMINISTRATIVO 01 Resoluciones 100 100 02 DECISIONES 03 ACTAS 100 100 01 Actas de la Junta Directiva 100 100 02 Actas del Comité de Gerencia 100 100 03 Comité de planeacion 100 120 04
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SPN CÓDIGO SERIE
DEPENDENCIA DEPENDENCIA CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SPN CÓDIGO SERIE SERIE CÓDIGO SUBSERIE SUBSERIE 100 PRESIDENCIA 1 BOLETINES 1 BOLETIN LA ENTREGA 100 PRESIDENCIA 2 ESTRATEGIAS DE DIVULGACION
CUADRO DE CLASIFICACIÒN DOCUMENTAL codigo subserie
ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA CUADRO DE CLASIFICACIÒN DOCUMENTAL sub Subs 100 1 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA 100 2 ACTAS DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS 300 3 ACTAS DE COMITÉ DE COORDINACIÓN
LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
100 GERENCIA 01 ACCIONES 01-01 Acción de Tutela 01-02 Acciónes Populares 03 ACCIONISTAS 04-01 Actas de Asamblea General de Socios 04-06 Actas de Comité de Gerencia Actas del Consejo de Administración-
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
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LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES
4 5 6 7 8 9 0 4 5 6 7 A 0 ACCIONES DE TUTELA 0 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 0 ACCIONISTAS 04 ACTAS LISTADO DE S Y SUBS SUB A 0-0 Acción de Tutela 0-0 Acciónes Populares 04-0 Actas de Asamblea General
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