UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 26 A02 ACTAS A02.04 Actas de Comisión Asesora de Relaciones 1 4 X X Institucionales A02.15 Actas de Comité de Evaluación Administrativa 4 4 X X A02.22 Actas de Comité de Relaciones Laborales 4 4 X X A02.29 Actas de Comité Interno de Asignación y 4 4 X X Reconocimiento de Puntaje (CIARP) A02.31 Actas de Comité Paritario de Salud Ocupacional e 2 4 X X Inscripción de COPASO Acta comité de salud ocupacional Acta de apertura Acta de escrutinio A02.48 Actas Operador Externo 4 4 X X CT = Conservación Total MARIA DEL CARMEN SALAMANCA GODOY

2 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 2 de: 26 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 2 8 X X Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación (si aplica) Listado de tiras de pagos y resumen Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes) Resoluciones de nombramiento, cancelación y modificación Novedades Liquidación A11 AUXILIOS A11.01 Auxilio Educativo 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud funcionario Certificaciones de colegios Listados A11.02 Auxilio Funerario 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Carta solicitud Factura funeraria original CT = Conservación Total MARIA DEL CARMEN SALAMANCA GODOY

3 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 3 de: 26 Certificado de defunción autenticado Fotocopia cédula de la persona fallecida Fotocopia cédula del solicitante Orden de pago Resolución A12 AUTORIZACIÓN CONTRATACIÓN EXTERNA 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo y se puede Autorización del sistema consultar en el sistema A13 APORTES SEGURIDAD SOCIAL 30 8 X X Liquidaciones Reportes B01 BECAS B01.04 Becas IPRED 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud Certificado de dependencia Certificación laboral tiempo y salario Relación al IPRED CT = Conservación Total MARIA DEL CARMEN SALAMANCA GODOY

4 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 4 de: 26 B01.05 Becas de Sostenimiento 2 8 X X Listados de tiras de pagos y resumen Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes) Resoluciones de nombramiento, cancelación y modificación Novedades Liquidación C03 CERTIFICADOS C03.03 Certificados de Ingresos y Retenciones (Acumulados) 2 8 X X Se elimina porque pierde valor administrativo Reportes C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se eliminan porque pierden valor administrativo C07 CONCURSOS CT = Conservación Total MARIA DEL CARMEN SALAMANCA GODOY

5 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 5 de: 26 C07.01 Concursos Administrativos 3 4 X X Se elimina porque una vez terminado el concurso, los Copia Resolución de Convocatoria documentos de los vinculados quedan en la historia Avisos laboral Listado de aspirantes que cumplen requisitos Pruebas (técnica, psicotécnica, examen físico y entrevista) Carta de citación a pruebas y entrevistas Resultados de pruebas Recursos y respuestas a los mismos Listado de elegibles Copia de Resolución de declaración de concurso desierto (si aplica) C09 CONTRATACIÓN C09.08 Orden de Compra 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería RUT Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura CT = Conservación Total MARIA DEL CARMEN SALAMANCA GODOY

6 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 6 de: 26 C09.10 Orden de Pago 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería RUT Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería RUT Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería RUT Cotizaciones Pólizas Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de obra no prevista Acta de liquidación

7 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 7 de: 26 Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C10 CONVENIOS C10.10 Convenios Inglés 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Carta solicitud de Inglés Firma de compromiso Listado de inscritos Listado de notas C12 CUOTAS PARTES PENSIONALES 10 0 X Se elimina porque pierde valor contable y administrativo Cuentas de cobro y en tesorería se evidencia los pagos Actas de cruce de cuentas Acuerdos de pago Resoluciones de contabilización de deudas de las objeciones presentadas a los cobros de cuotas partes

8 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 8 de: 26 C16 CURSOS PREICFES 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Certificado de culminación del curso Registro D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X Se elimina porque pierde vigencia E07 EXPEDIENTE PENSIONADOS CAPRUIS P 0 X Certificaciones de tiempos laborados Resolución de reconocimiento de pensión Registro civil o partida de bautizo Fotocopia cédula de ciudadanía Resoluciones de reajustes G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo H04 HISTORIAS LABORALES H04.01 Historias Laborales Personal Administrativo X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la Acto Administrativo de nombramiento o contrato de trabajo terminación del contrato Oficio de notificación del nombramiento

9 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 9 de: 26 Oficio de aceptación del nombramiento o contrato de trabajo Registro Civil de nacimiento Fotocopia de los documentos de identificación Fotocopia de la tarjeta profesional (para profesionales) Formato Único de Hoja de Vida Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Acta de posesión Copia del memorando dirigido al Jefe inmediato sobre la fecha de posesión Formato de documentos presentados para la vinculación Certificado médico de ingreso Declaración juramentada sobre existencia o no de procesos pendientes de carácter alimentario Declaración juramentada de la identificación de los bienes y rentas Certificado de hemoclasificación Formularios de afiliación a seguridad social Evaluación del periodo de prueba Evaluación del desempeño Actos Administrativos que señalen situaciones administrati-

10 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 10 de: 26 vas del funcionario: suspensión, insubsistencia, destitución de vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera, entre otros. Acuerdos sobre reconocimientos Copia de diligencias de posesión en otros cargos administrativos Copia del contrato de la comisón de estudios Pagaré de respaldo a la comisión de estudios Modificaciones al contrato y/o pagaré Carta de reintegro de la comisión Hoja resumen de la producción intelectual (formulario de control) Carta del Comité de Evaluación Administrativo sobre el reconocimiento o negación del puntaje Carta de confirmación de pago anual de cesantías Copia de la carta de aceptación de la renuncia Resolución de aceptación de la renuncia Resultados de exámenes de retiro emitidos por la E.P.S. Copia de la carta de solicitud de pensión ante la AFP Solicitud de la AFP del bono pensional o cuota parte

11 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 11 de: 26 Resolución de reconocimiento del bono pensional Copia del Acto Administrativo de la AFP reconociendo la pensión Copia de la Resolución de la pensión convencional, en el caso de Trabajadores Oficiales Resolución de reconocimiento de las cesantías definitivas Copia del reporte de periodos de afiliación a pensión Carta del funcionario declarando que no se encuentra incurso en incompatibilidades para acceder a la pensión Carta y soporte de sustitución en vida Paz y salvo con la Universidad Constancia de devengados y descuentos para efectos de las prestaciones sociales año a año Formato solicitud de cesantías Documentos soportes para el pago de cesantías según el caso Comunicación autorizando el pago de cesantías H04.02 Historias Laborales Docente Planta X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la Acto Administrativo de nombramiento terminación del contrato Soportes del concurso docente

12 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 12 de: 26 Acta de evaluación para personal docente (sueldo de enganche) Carta de notificación del nombramiento (carta de ofrecimiento) Oficio de aceptación del nombramiento Registro Civil de nacimiento Fotocopia de los documentos de identificación Fotocopia de pasaporte (para Extranjeros) Visa de trabajo para la UIS (para Extranjeros) Matrícula o permiso de trabajo (para Extranjeros) Fotocopia de la tarjeta profesional Formato Único de Hoja de Vida Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Oficio o recibo de pago de Estampillas Pro-UIS Acta de posesión Copia del memorando dirigido al Director de la Escuela sobre la fecha de posesión Carta de autorización de descuentos salariales por no cumplimiento del año de servicio Carta de autorización de gastos de representación Formato de documentos presentados para la vinculación

13 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 13 de: 26 Certificado médico de ingreso Declaración juramentada sobre existencia o no de procesos pendientes de carácter alimentario Declaración juramentada de la identificación de bienes y rentas Certificado de hemoclasificación Formularios de afiliación a seguridad social Actos Administrativos que señalen situaciones administrativas del funcionario: suspensión, insubsistencia, destitución, comunicaciones de vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, pago de prestaciones, entre otros. Evaluación del periodo de prueba del docente Evaluación del desempeño Copia de los certificados de participación o asistencia a actividades de formación continua (seminarios, cursos, talleres, etc.) Copia del contrato de la comisión de estudios Pagaré de respaldo a la comisión de estudios Modificaciones al contrato y/o pagaré Carta de reintegro de la comisión

14 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 14 de: 26 Resolución de otorgamiento de Año Sabático Contrato y pagaré de Año Sabático Actos Administrativos de reconocimientos Copias de Diligencias de Posesión en otros cargos administrativos Resultados de la Evaluación Docente por: Director de Escuela, Estudiantes, Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión y la Autoevaluación Hoja resumen de la producción intelectual (formulario de control) Carta del CIARP sobre reconocimiento o negación del puntaje Carta de conceptos de trabajos académicos Cartas de notificación de disfrute de vacaciones y solicitud de acumulación de las mismas Autorización de licencias asociadas al rendimiento laboral o llamados de atención, inclusive actos de levantamiento Manifestaciones expresas del funcionario sobre modificación salarial Carta de confirmación de pago anual de cesantías Carta autorizando la sustitución de pensión

15 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 15 de: 26 Carta de aprobación de cesantías parciales Copia de la carta de renuncia Copia de la carta de aceptación de la renuncia Resolución de aceptación de la renuncia Resultados de exámenes de retiro emitidos por la EPS Copia de la carta de solicitud de pensión ante la AFP Solicitud de la AFP del bono pensional o cuota parte Resolución de reconocimiento del bono pensional Copia del Acto Administrativo de la AFP reconociendo la pensión Resolución de reconocimiento de las cesantías definitivas definitivas Copia del reporte de periodos de afiliación a pensión Carta del funcionario declarando que no se encuentra incurso en incompatibilidades para acceder a la pensión Carta y soporte de sustitución en vida Paz y salvo con la Universidad Constancia de devengados y descuentos para efectos de las prestaciones sociales año a año Formato solicitud de cesantías Documentos soportes para el pago de cesantías según el

16 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 16 de: 26 caso Comunicación autorizando el pago de cesantías H04.03 Historias Laborales Docente Cátedra X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la termi- Formato Único de Hoja de Vida nación del contrato Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Certificaciones laborales Fotocopia de los documentos de identificación Fotocopia de pasaporte (para extranjeros) Fotocopia de visa de trabajo para la UIS (para extranjeros) Fotocopia de la tarjeta profesional Copia de afiliaciones a seguridad social Contrato laboral por semestre académico Solicitudes y respuestas de cambio de categoría Evaluaciones docentes Copia de los certificados de participación o asistencia a actividades de formación continua (diplomados, seminarios, cursos, talleres, etc.) Hoja resumen de la producción intelectual (formulario de control)

17 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 17 de: 26 Carta del CIARP sobre reconocimiento o negación de puntaje asociadas al rendimiento laboral o llamados de atención, inclusive actos de levantamiento Copia de la carta de renuncia Copia de la carta de aceptación de la renuncia H08 Historia Ocupacional 5 15 X X Pasados 15 años en el archivo central se microfilma y Certificado de aptitud laboral se elimina el soporte papel Formato único de reporte de accidentes de trabajo y enfermedad profesional Mediciones ambientales y otros Mediciones generales de afectación al trabajador Recomendaciones medicas en casos clínicos Conceptos de la ARP y juntas de calificación de invalidez Actas y planes de intervención Análisis de puestos de trabajo y reportes I01 INFORMES I01.02 Informes a Entes de Control 2 3 X Se elimina porque la información queda reflejada en

18 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 18 de: 26 Solicitud Respuesta I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato N01 NOMINAS N01.03 Nomina Profesores Cátedra 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y Listados de tiras de pagos y resumen se elimina el soporte papel Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes) Listado Maestra Listado de reporte de tiempos trabajados Liquidación N01.05 Nomina Jubilados 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y Listados de tiras de pagos y resumen se elimina el soporte papel

19 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 19 de: 26 Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes) Listado Maestra Listado de aportes a Seguridad Social N01.07 Nomina General 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y Listados de tiras de pagos y resumen se elimina el soporte papel Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes) Listado Maestra Listado de Aportes a Seguridad Social N02 NOVEDADES DE NOMINA 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y Copia de Actos Administrativos (nombramientos, se elimina el soporte papel renuncias y comisiones) Autorización de descuentos Formato de horas extras Informe de incapacidades Certificados para modificación de retención en la fuente N04 NOVEDADES CONTRATACIÓN EXTERNA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Reporte

20 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 20 de: 26 P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P09 PROGRAMAS P09.02 Programa de Salud Ocupacional 2 4 X X Conceptos jurídicos en salud ocupacional Programación Registro de asistencia Informe de práctica Certificado de aptitud Registros de vacunación Actas Plan de intervención Programa integral de riesgo psicolaboral

21 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 21 de: 26 P09.05 Programa de Desarrollo Humano Organizacional 3 1 X X Cronograma de actividades Informe del programa P09.10 Programa de Vigilancia Epidemiológica Riesgo 2 4 X X Psicosocial Plan de actividades Registro de asistencia Evaluación de reacción Consentimiento informado Informe P09.11 Programa Trabajo en Alturas 2 4 X X Plan de actividades Registro de asistencia Evaluación de reacción Inspección de seguridad Listas de chequeo

22 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 22 de: 26 Informe P09.12 Programa Plan de Emergencias 2 4 X X Plan de actividades Plan de emergencias Registro de asistencia Evaluación de reacción Inspecciones de seguridad Mantenimiento y recarga de extintores Listas de chequeo Revisiones gabinete contra incendio Revisión hidráulica contra incendio Guías y rutas de evacuación Brigadas de emergencia Protocolo de evacuación Informe P09.19 Programa de Riesgo Químico 2 4 X X Plan de actividades Registro de asistencia

23 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 23 de: 26 Evaluación de reacción Consentimiento informado Informe P09.20 Programa de Inspecciones 2 4 X X Porque pierde valor administrativo Plan de actividades Listas de chequeo Verificación de uso de elementos de protección Informe P09.21 Programa de Estudio del Clima Organizacional 3 3 X X Cronograma de aplicación Resultado estadístico de ECO Formatos de asistencia Plan de intervención Acta de seguimiento Informe del programa Informe análisis de resultados

24 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 24 de: 26 Evaluación de reacción P09.22 Programa Mecanismos para la Resolución Pacifica 5 1 X X de conflictos del caso Acta de mediación Recepción de solicitud Acta de seguimiento Acta de encuentro Informe de resolución pacifica P09.23 Programa Acondicionamiento Físico 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo PAR-Q & YOU Inscripción acondicionamiento físico Ficha de información general IPAQ Control de requisitos P09.24 Programa Muévete UIS 3 1 X X Antes de microfilmar se hace una selección para sacar PAR-Q & YOU solo las planillas de inscripción y los PARQ & YOU Planillas de inscripción donde el concepto sea desfavorable

25 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 25 de: 26 P09.25 Programa de Formación 5 5 X X Plan de formación Resumen de asistencia Eficiencia de la formación Informe del plan de formación P09.26 Programa de Vigilancia Epidemiológica Riesgo 2 4 X X Biológico Plan de actividades Formatos del sistema Registro de asistencia Evaluación de reacción Lista de chequeo Informe P09.27 Programa de Vigilancia Epidemiológica Lesiones 2 4 X X Osteomusculares Plan de actividades Formatos del sistema Registro de asistencia

26 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 26 de: 26 Evaluación de reacción Lista de chequeo Informe S05 SOLICITUDES DE ASOCIACIONES 4 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud Autorización