METODOLOGÍA PARA LA SERIES DOCUMENTALES. Luis Fernando Sierra Escobar

Transcripción

1 METODOLOGÍA PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE SERIES DOCUMENTALES Luis Fernando Sierra Escobar

2 Qué es la Disposición i ió Final? Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. (AGN, 2006)

3 Tablas de Retención Documental (TRD) listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Acuerdo 027, 2006). 5003/ 1. ACTAS 5003/ 1.1 Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional - Actas - Citación a reuniones - Documentos para estudio 5003/ 2. ACTOS ADMINISTRATIVOS 5003/ 2.1 Circulares 2 años 10 años X X 5003/ 3. APORTES SEGURIDAD SOCIAL - Planilla única de aportes (EPS, AFP, ARP) - Listados (cesantías, subsidio familiar) - Certificados (escolaridad, supervivencia) 5003/ 4. CONTRATOS 5003/ 4.1 Control de Contratos - Contrato de investigación - Pago contrato de investigación - Cuadro de pago - Comunicaciones internas departamento de investigaciones 5003/ 5. CONVOCATORIAS A JURADOS DE VOTACIÓN - Solicitud de Listados de personal administrativo y docente - Citación para ser jurado de votación - Listados remitidos del personal inactivo - Correo certificando su notificación - Planillas de la Registraduría - Justificaciones de no asistencia - Memorados de capacitación - Circulares de instrucciones - Control de compensatorios - Memorando informativo del personal que debe acercarse a la Alcaldía Mayor de Bogotá 5003/ 6. DOTACION AL PERSONAL - Comunicación interna a cada dependencia - Listado de dotación al personal 2 años 18 años X X Estos documentos por ser de carácter histórico se debe microfilmar por seguridad y no destruir. Estos documentos se deben microfilmar para posteriores consultas y luego eliminar el soporte papel. 3 años 17 años X X Estos documentos por ser de carácter histórico se debe microfilmar por seguridad y no destruir. 3 años X Se deben conservar 3 años en el Archivo de Gestión y eliminar ya que los originales se encuentran en el Archivo de la División Financiera 1 año 5 años X Estos documentos después de cinco años en el Archivo Central se pueden destruir. 2 años 5 años X Se elimina por que finalizan los valores primarios.

4 Tablas de Valoración Documental (TVD) listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final (Acuerdo 027, 2006). Estructura Organica Periodo: B 30 de Julio de 1996 A 9 de Septiembre de 1997 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: LA PREVISORA VIDA S.A. DEPENDENCIA PRODUCTORA: CÓDIGO: B10 PRESIDENCIA Hoja No. CÓDIGO B10.1 ACTAS ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIONES A.C. CT E M S 10 X X PROCEDIMIENTOS Una vez cumplidos el tiempo de retención, conservar totalmente por poseer valores sucundarios para la entidad y por sólo encontrarse una muestra de la documentación, el restante reposa en La Previsora S.A. Seguros Generales. Se podrán microfilmar para su B Actas Junta Directiva B10.18 CORRESPONDENCIA 10 X X Estos documentos se deben microfilmar transcurridos 10 años en el Archivo Central para posteriores consultas. Una vez cumplidos el tiempo de retención transferir al archivo histórico ya que constituye la memoria institucional, de allí se podrá buscar inf B Correspondencia Externa Enviada y Recibida B Correspondencia Interna Enviada y Recibida B10.23 INFORMES 10 X Se realizará un muestreo aleatorio, tomando una selección del 2% sobre el total de los expedientes producidos en el respectivo año, se conservará la muestra permanentemente para evidenciar la gestión administrativa de La Previsora Vida S.A. y se eliminar B Informes de Gestión B Informes Seguimiento Dependencias B10.29 MANUALES B Manuales Técnicos B10.37 PROGRAMAS B Programa de Bienestar Social 5 X 10 X Una vez prescribe el lapso administrativo se microfilma cumplido el periodo de retención en el Archivo Central y luego se elimina el soporte papel, debido a que se actualiza o renueva el respectivo manual. En el Archivo Central se toma una muestra del 10% de los planes más relevantes en el desarrollo organizacional y de talento humano durante el respectivo año y se conservará la muestra permanentemente, eliminando los restantes expedientes ya que finalizan

5 Metodología Propuesta

6 Identificación Documental Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Fuente: Fuente: Archivo General de la Nación de México, 2005.

7 Clasificación Documental Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. La correcta asimilación y aplicación de este concepto es fundamental para integrar las funciones y procedimientos con producción documental de cada unidad administrativa.

8 Series Documentales ORGANIGRAMA CCD FUNCIONES Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas: ejemplos: Historias laborales, Contratos, Actas, informes, entre otros. INVENTARIOS Procedimientos

9 Denominación Series Documentales Denominación Incorrecta Denominación Propuesta Comentario Región del Sumapaz Visitas de inspección y Utilizar la denominación de un sitio geográfico no orienta sobre las funciones control que dan origen a los expedientes, ya que diferentes dependencias de acuerdo con sus competencias una entidad mantener una relación con determinadas zonas de influencia Contraloría Distrital Planillas Comités Informes entes de control Control recepción y distribución de correspondencia Actas comité paritario de salud Denominar una serie con el nombre de una entidad no es correcto ya que de acuerdo con las funciones que cumpla cada unidad administrativa pueden generarse diversos tipos de relación con la misma entidad (entregar informes, brindar asesoría, solicitud de conceptos) La denominación genérica de un formato no es correcta ya que en el caso de las planillas, pueden utilizarse para adelantar diferentes tipos de trámites relacionados con funciones diversas (contables, control de inventarios, controles de ingreso y salida de elementos). De acuerdo con los requerimientos propios de cada Administración se crean diferentes comités, cuyas actas son elaboradas y conservadas en la unidad que ejerza su secretaría debe distinguirse al asignar las series debe identificarse con claridad que tipo de actas le corresponde generar a cada dependencia Computadores Inventario de software y la denominación de series utilizando nombres de elementos facilita que se hardware presenten equivocaciones al conformar los expedientes ya que sobre un elemento pueden surtirse diferentes trámites, su adquisición, su facturación, su ingreso, asignación, mantenimiento, Fuente: Archivo de Bogotá (2201)

10 Definición i ió Disposición i ió Final La disposición final es una de las actividades más delicadas dentro del proceso de elaboración de la TRD y/o TVD, pues implica la toma de decisiones sobre la disposición de los documentos, lo cual resulta, para los casos de selección y eliminación, procesos irreversibles. Encuesta Documental Grupo Interdisciplinario Normatividad Retrospectiva y Vigente

11 Cit Criterios i de la Disposición i ió Final De acuerdo con los resultados arrojados durante el proceso de valoración, se debe asignar la disposición final de las series y subseries documentales, la cual se señala teniendo en cuenta cuatro alternativas: Ejemplo: SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES INFORMES Informes a Organismos de Control - Requerimientos (DAS, Fiscaliza, Juzgados) - Respuesta requerimiento Informes Plantas de Personal - Estadísticas de docentes RETENCION DISPOSICION FINAL AG AC CT E S M 2 Años 1 año 8 años X X X CT = Conservación Total E = Eliminacióni ió M = Microfilmación S = Selección

12 Definición i ió del Procedimiento i El procedimiento debe ser la explicación de lo establecido en la disposición final, de manera que justifique la decisión tomada para selección, indicando para este la técnica de muestreo establecida; la eliminación, indicando la razón por la cual se estableció esta alternativa. Ejemplo SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO INFORMES Informes a Organismos de Control - Requerimientos (DAS, Fiscaliza, Juzgados) - Respuesta requerimiento Informes Plantas de Personal - Estadísticas de docentes Después de los 5 años de conservación en el Archivo Central, estos documentos se microfilman y luego se elimina el soporte papel. Se elimina por que finalizan los valores primarios.

13 EJEMPLO PRÁCTICO CONFORMACIÓN DE UNA SERIE DOCUMENTAL