HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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1 HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Bogotá D.C, Junio de

2 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E FECHA DE APROBACION: JUNIO DE 2015 FECHA DE VIGENCIA: 2015 APROBADO POR EL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 01 ELABORO: ERIKA VIVIANA CHACÓN GAMBA / ASESORA DE ACREDITACIÓN OSCAR ARBEY MARTIN BARRETO / COORDINADOR DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO 2 2

3 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 4 2. OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS ALCANCE RESPONSABLES DEFINICIONES POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ETAPAS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS TRÁMITE DE DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DISPOCISIÓN FINAL DE DOCUMENTOS BIBLIOGRAFIA

4 1. INTRODUCCION En cumplimiento del artículo 21 de la Ley general de archivos (ley 594 del 2000) y del Capítulo II Articulo 22 Decreto 2609 de 2012, por medio del cual se establece que todas las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos contemplando el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Desde el punto de vista de la Ley General de Archivos, un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, los procesos que se deben tener en cuenta en la elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental (PGD) para el Hospital de Usme serán los siguientes: Producción. Recepción. Distribución. Tramite. Organización. Consulta. Conservación. Disposición final de los documentos. 2. OBJETIVO GENERAL: El objetivo general del siguiente programa de Gestión Documental es el de dotar al Hospital de Usme I Nivel E.S.E de un instrumento archivístico que permita a la entidad una adecuada administración de su documentación tanto en formato físico como electrónico, teniendo en cuenta el ciclo vital del documento desde su generación hasta su disposición final. 4 4

5 2.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS: Generar en cada uno de los servidores del Hospital de Usme una cultura sobre la importancia que tiene el archivo y la información allí contenida para la administración, para su correcto funcionamiento, para la participación de la ciudadanía y para la toma de decisiones. Dar cumplimiento a los principios archivísticos (principio de procedencia y orden original), la normatividad archivística emitida por el Archivo General de la Nación como ente máximo de la política archivística en Colombia, así como la dispuesta por el Archivo de Bogotá y la Secretaria Distrital de Salud de Bogotá. Racionalizar y controlar la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, así mismo la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Garantizar la adecuada aplicación de los procesos de correspondencia que con los que cuenta el Hospital (GLO-CRP-PR 27 V 03 procedimiento de correspondencia enviada, GLO-CRP-PR 28 V 03 procedimiento de correspondencia recibida y GLO-CRP-PR 29 V 03 procedimiento de correspondencia interna). Garantizar la correcta aplicación de los procedimientos de archivo con los que cuenta el Hospital en cumplimiento de la gestión documental y el ciclo vital de los documentos (GLO-ARC-PR-01 V2 Procedimiento de eliminación documental, GLO-ARC-PR-02 V2 Procedimiento para la trasferencia de documentos de archivo, GLO-ARC-PR-03 V2 Procedimiento para archivar, GLO-ARC-PR-04 V1, Procedimiento para la consulta y préstamo de documentos y GLO-ARC-PR-05 V1 Procedimiento para conservación y custodia de documentos). Lograr una acertada normalización en las actividades propias para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental (una vez estás se encuentren validadas por el 5 5

6 Consejo Distrital de Archivos), organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar a que el área de archivo y correspondencia del Hospital de Usme sea un verdadero centro de información, de utilidad no solo para la entidad sino también para nuestros usuarios. 3. ALCANCE: El presente Programa de Gestión Documental se aplicara al manejo total de la documentación producida y recibida tanto en soporte físico como electrónico por el Hospital de Usme en cada uno de sus dependencias, CAMIS, UBAS, UPAS y territorios. 4. RESPONSABLES: La Subgerencia Administrativa y Financiera desde la oficina de Gestión Documental correspondencia y Archivo dictara los lineamientos para velar por una adecuada administración de la documentación, así mismo cada uno de los funcionarios del Hospital de Usme será responsable de la administración y custodia de la información de acuerdo al ciclo vital de la documentación (Archivos de gestión) cuando la información se encuentra en proceso de trámite y por ende en constante consulta, esta documentación reposa en cada una de las dependencias o centros del Hospital. Y en el archivo (central o histórico) cuando esta información es transferida al área de Gestión Documental Archivo y Correspondencia una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de Gestión. De acuerdo al Artículo 15 de la ley general de archivos (ley 594 del 2000) Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. 5. DEFINICIONES: 6 6

7 Para efectos del Programa de Gestión Documental del Hospital de Usme I Nivel E.S.E se definen los siguientes conceptos: ALMACENAMIENTO: Lugar donde se ubican y guardan los registros. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. ARCHIVO CENTRAL: Es el espacio físico en donde son transferidos por las distintas dependencias y centros los documentos cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias dependencias y usuarios del Hospital de Usme. ARCHIVO DE GESTIÓN: Cuando la información se encuentra en proceso de trámite y por ende en constante consulta, esta documentación reposa en cada una de las dependencias o centros del Hospital. ARCHIVO ELECTRONICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánicofuncional del productor acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplirlas políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. 7 7

8 CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. DEPURACIÓN: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. DESCRIPCION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. DIGITAR: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. (Ese tipo de documentación no es transferida al archivo central del Hospital). DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. FOLIAR: Acción de numerar hojas. FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación 8 8

9 producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. ORDENACION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como 9 9

10 consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. TRAMITE DE DOCUMENTOS: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. 6. POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Mediante la resolución 218 del 22 de Octubre de 2013 El Hospital de Usme implementa una serie de políticas de operación del Sistema Integrado de Gestión dentro de las cuales se encuentra la siguiente política de gestión documental: 10 10

11 El Hospital de Usme se compromete a implementar los procedimientos y prácticas de gestión documental necesarias para crear y gestionar documentos auténticos, fiables, íntegros y utilizables, capaces de respaldar las funciones y actividades de la Entidad durante todo el tiempo que se precise, asegurando la disponibilidad, pertinencia y calidad de la información necesaria para su gestión y requerida por los grupos de interés. 7 PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL DEFINICIÓN: El archivo General de la Nación en su Manual para la implementación de un programa de gestión documental PGD lo define como el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado y controlado. 8 ETAPAS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) 8.1 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Definición: La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la entidad. Para la producción de documentos se sigue lo establecido por la norma NTCGP: 1000 numeral control de documentos. a. Aprobación, b. Revisión y actualización, c. Identificación de cambios y estado actual, d. Disponibilidad, e. Legibilidad, f. Documentos de origen externo g. Distribución h. Documentos obsoletos Para la realización de este control se cuenta con el procedimiento USME-CA-PR- 01 V 04 PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Y DOCUMENTOS y USME-CA-FT-375 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 11 11

12 Definición: Es el conjunto de actividades que buscan verificar y controlar la recepción de documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica al Hospital de Usme, en este proceso se pueden identificar los siguientes canales de recepción de documentación: Empresas de mensajería especializada, fax, correo electrónico institucional, página web o entrega personal. Para la recepción de la correspondencia oficial externa en la oficina de correspondencia del Hospital de Usme I Nivel E.S.E el auxiliar de archivo o de correspondencia debe verificar que la documentación se encuentre dirigida al Hospital de Usme I Nivel o a los centros que lo componen, la documentación debe encontrarse firmada, los anexos deben coincidir con los enunciados en el oficio remisorio, el asunto debe ser de competencia del Hospital para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. El Hospital cuenta con el aplicativo de correspondencia llamado SUISGESDO en el cual se realiza el proceso de radicación, el registro de las comunicaciones recibidas debe ser realizado en la ventanilla única de radicación en donde el auxiliar de archivo o correspondencia verificara los requisitos del documento, una vez realizada esta verificación procederá a sellar la copia del mensajero agregando la hora de recibido y el nombre del funcionario del área de correspondencia que recibió la documentación Posteriormente el auxiliar de archivo o correspondencia, procede a realizar el registro de la información en el aplicativo SUISGESDO. Para el registro de la información en este aplicativo el funcionario encargado tendrá en cuenta los lineamientos establecidos en los siguientes procedimientos de correspondencia: GLO-CRP-PR-27 V 03 procedimiento de correspondencia enviada. GLO-CRP-PR-28 V 03 procedimiento de correspondencia recibida. GLO-CRP-PR-29 V 03 procedimiento de correspondencia interna

13 APLICATIVO SUISGESDO El auxiliar de archivo o correspondencia debera diligenciar cada uno de los campos del aplicativo los cuales estan compuestos por: Consecutivo: Es el numero consecutivo que automaticamente el sistema arroja cada ves que se radica un documento, este cada vigencia inicia con el numero 1. Fecha: Es la fecha de radicación del documento por parte del ente externo. Hora: Es la hora en la cual se registra el documento en el aplicativo, esto sucede una vez es radicado en la ventanilla de radicacion del Hospital de Usme. Entidad Remiente: Al desplegar esta pestaña apareceran un listado de entidades predeterminadas, de no encontrarse en la lista se eligira la opción (149-OTROS) y se digitara el nombre de la entidad que remite la información. Cargo o Dependencia: Se registra el cargo de la persona que remite la documentación. Referencia: Se trascribe el asunto o la referencia del documento recibido. No de Documento: Numero del documento recibido de no suministrar se registra la palabra N/A (No Aplica). Clase de Oficio: Se seleciona el tipo documental de la infomación recibida la cual puede ser: (DP- DERECHO DE PETICIÓN, FC-FACTURA, OF-OFICIO, 13 13

14 QJ-QUEJA, TL-TELEGRAMA, TT-TUTELA). N de Folios: Se registra el numero de foliios que compone el documento. Anexos: Se realiza el registro de los anexos en caso de tenerlos (cds, cartillas,fotografias, mapas, planos, afiches, entre otros). Medio de recepción: Se elige el medio por el cual fue recepcionado el documento el cual puede ser: (CE- CORREO ELECTRONICO, EM EMPRESA DE MENSAJERIA, F-FAX, M-MENSAJERO, P- PERSONALMENTE, TL TELEGRAMA). No de Guia: se registra el numero de guia de la empresa de mensajeria por medio de la cual se recepciono el documento, en caso de haber sido recepcionado por otro medio se registrara la palabra N/A (No Aplica). Copia a: En caso que el oficio venga con alguna copia remisoria, se registrara el area a la cual se remitira la copia, en caso de no tener copia remisoria se registrara la palabra N/A (No Aplica). Tutela / DP: En caso de tratarse de una tutela o derecho de petición se seleccionara esta opción. Digito: Se realiza la selección de la persona que realizo el registro de la persona en el sistema de acuerdo a su perfil de la siguiente manera: (CC- COORDNADOR, T-TECNICO). Una ves se verifica el diligenciamiento total de cada uno de los campos en el aplicativo se guarda la informacion utilizando el comando (Ctrl G) 14 14

15 Para realizar la radicación de la documentación de salida, es decir la correspondencia remitida por el hospital a los diferentes entes de control, las entidades prestadoras de salud o dar respuesta a las solicitudes de la comunidad en general, para realizar este proceso, el Hospital de Usme i Nivel E.S.E cuenta con el procedimiento (GLO-CRP-PR-27 V 03 procedimiento de correspondencia enviada)

16 Consecutivo: Es el numero consecutivo que automaticamente el sistema arroja cada ves que se radica un documento de salida, al inicio de cada vigencia este consecutivo inicia desde el numero 1. Fecha: Es la fecha en la cual el documento es recibido en el area de correspondencia para ser remitido. Hora: En este campo se registra la hora exacta de registro en el sistema por parte del auxiliar de archivo co correspondencia. Area de Salida: Se despliega un listado de 59 dependencias del Hospital incluidos los centros de atención. Remitente: Se escribe el nombre el funcionario que firma el oficio. Entidad de destino: Se despliega un listado de 148 entidades, la persona que realiza el registro de la correspondencia debe escoger la entidad a la cual sera remitido en caso de no encontrarse en este listado, se diligencia la opción (149-OTROS) Otros: En caso de haber seleccionado la opcion 149-OTROS en el anterior campo, en esta casilla se diligencia el nombre de la entidad a la cual sera remitido el documento seguido del nombre y cargo del funcionario a quien se direcciona la comunicación. Referencia: Se trascribe el asunto o la referencia del documento a remitir. No de Documento: En este campo se diligencia las iniciales del area que remite el oficio seguido de la letra E indicando que es un oficio externo, luego el numero consecutivo del area y finaliza con la vigencia a la cual corresponde, es decir: GER-E Observaciones:En este campo se diligencia la información referente a las observaciones que el auxiliar de archivo o correpondencia crea necesario hacer como lo es dirección, numero de guia en caso de ser remitido por la empresa de mensajeria. Anexos: Se describen la cantidad de anexos y el tipo de anexos que se envian (planos, fotos, cds, cartillas entre otros). Nivel de Tramite: Se describe el nivel de relevancia que el oficio remitido tiene para la institución, este puede ser: (CC Correo certificado, GD Gestión Diaria, Urgente Terminos e vencimiento)

17 Digito: Se realiza la selección de la persona que realizo el registro en el sistema de acuerdo a su perfil de la siguiente manera: (CC-COORDNADOR, T-TECNICO). Medio de Gestión: Se despliega el listado y se elige el medio por el cual se gestiono el documento, este puede ser: (CC Correo certificado, MM Mensajero Motorizado, MP Mensajero a Pie, P Personalmente, CE- Correo Electronico) Una ves se verifica el diligenciamiento total de cada uno de los campos en el aplicativo se guarda la informacion utilizando el comando (Ctrl G) 8.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Definición: Actividades tendientes a garantizar que la documentación radicada en la ventanilla única de radicación del Hospital de Usme, lleguen a su destinatario, la distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad sin interesar el medio de distribución de los documentos, para ello el Hospital de Usme y el área e correspondencia del mismo cuenta con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos 17 17

18 8.3.1 Distribución de documentos internos: Una vez el auxiliar de archivo y correspondencia registra la información en el aplicativo SUISGESDO y luego de haber identificado el destinatario de la documentación, se dispone a realizar el registro y enrutamiento manual, para ello debe diligenciar el formato GLO-CRP-FT-526 (CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL AREAS). En el área de correspondencia existen 5 carpetas en donde se relaciona la correspondencia externa, estas cinco carpetas son: Gerencia. Subgerencia Administrativa y Financiera. Subgerencia de Gestión en Salud. Oficina Asesora Jurídica. Oficina Asesora de Planeación. En el formato GLO-CRP-FT-526, el auxiliar de correspondencia o archivo relaciona los siguientes campos: Área: Nombre de la oficina a la que se remite la documentación. Fecha y Hora Envió: Fecha y hora en que la correspondencia es registrada en el área de correspondencia. No de Consecutivo: Se registra el número de consecutivo que el aplicativo SUISGESDOC arroja. Nombre Quien Recibe: Nombre claro y legible del funcionario que recibe la correspondencia. Fecha y Hora Recepción: El funcionario que recibe la correspondencia registra la fecha y hora de recepción de la documentación

19 GLO-CRP-FT-526 (CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL AREAS) Distribución de Documentos Externos: Para realizar este proceso, el Hospital de Usme I Nivel, desde el área de Gestión Documental cuenta con varios medios para garantizar la correcta distribución de la correspondencia a las diferentes entidades externas, entes de control, pagadores, personas naturales entre otros, entre estos medios se encuentran: Mensajería especializada: Este servicio lo presta una entidad externa por medio de un contrato de prestación de servicios cuyo objeto es: Contratar el servicio de mensajería especializada para la ejecución de los procesos del área de gestión documental del Hospital de Usme I Nivel E.S.E, igualmente prestan el servicio de correo certificado, el control de la correspondencia se realiza por medio de las guías y el seguimiento a esta se puede hacer por la página de la entidad prestadora de este servicio

20 Guía de mensajería especializada Mensajero: El área de correspondencia es apoyada por dos funcionarios cuya función es la de realizar la entrega de correspondencia a las diferentes entidades externas, entes de control, pagadores, personas naturales entre otros, para el control de la correspondencia que sale del Hospital de Usme, el área de Gestión Documental hace uso diario del formato GLO-CRP-FT-527 (CONTROL DE GESTION DOCUMENTAL DIARIO). El formato consta de los siguientes campos los cuales son diligenciados por las personas encargadas de la entrega de la correspondencia (mensajero a pie mensajero motorizado). Cons: Es el consecutivo que lleva la planilla Fecha: Fecha en que el mensajero recibe la correspondencia por parte del auxiliar de archivo o de correspondencia. Entidad de destino: Se relaciona la entidad a la cual se entregara la correspondencia, esta puede ser una persona natural o jurídica. Observaciones: en este espacio se realizaran las respectivas observaciones por parte del mensajero en el caso de no haber podido entregar a tiempo la correspondencia se registraran los motivos de la devolución o no entrega de la misma. Firma, Sello, Hora: En este espacio la persona o entidad externa que recepciona la documentación firma o sella en constancia del recibido. Al día siguiente del diligenciamiento de la planilla y de la entrega de la correspondencia, esta es entregada al área de Gestión Documental para la verificación y archivo de la misma

21 GLO-CRP-FT-527 (CONTROL DE GESTION DOCUMENTAL DIARIO) 8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS Definición: Es la trazabilidad que tiene el documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su Función administrativa, en este proceso se identifican los diversos trámites de acuerdo con la competencia de cada dependencia y las funciones asignadas, a su vez se establecen tiempos de respuesta y vigencia de los trámites. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales, de acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones

22 En este proceso se señalan las actividades de: Recepción de solicitud o trámite (comunicación) Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite (control de entrega de documentos, recorrido). Proyección y preparación de respuesta. Respuesta a las solicitudes. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. 8.5 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Definición: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos o recibidos por el Hospital de Usme, en cumplimiento de sus funciones, como parte integral de los procesos archivísticos. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Para dar cumplimiento a una adecuada organización documental al interior de la entidad, el Hospital de Usme I Nivel E.S.E cuenta con el procedimiento GLO-ARC- PR-03 (procedimiento para archivar) en el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de los archivos de gestión en las diferentes dependencias y centros que hacen parte del Hospital de Usme I Nivel E.S.E, dentro de estos lineamientos se dan las respectivas indicaciones para realizar los diferentes procesos técnicos como lo son: Clasificación, ordenación, depuración, alineación de documentos, foliación, marcación y posterior descripción. Para cumplir con cada una de estas actividades el área de Gestión Documental se soporta en una serie de formatos que ayudan a la organización y descripción documental dentro de estos formatos encontramos: GLO-ARC-FT-420 V01 Formato legajo fondo documental. GLO-ARC-FT-136 V08 Formato para la transferencia del archivo administrativo. GLO-ARC-FT-730 V01 Formato de inventario y transferencia de archivo de historias clínicas. GLO-ARC-FT-731 V01 Formato de inventario y transferencia expedientes contractuales

23 GLO-ARC-FT-420 V01 Formato legajo fondo documental El Hospital de Usme además, cuenta con el procedimiento GLO-ARC-PR-02 (Procedimiento para la transferencia de documentos de archivo), el cual tiene como objetivo Establecer los lineamientos para realizar las transferencias primarias de las oficinas, dependencias y centros del Hospital de Usme I Nivel E.S.E, teniendo en cuenta los tiempos de conservación establecidos en las TRD y dando cumplimiento a la normatividad archivística Colombiana

24 Formato de Inventario y trasferencias de archivo de historias clínicas GLO-ARC-FT CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Definición: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen, la consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos (cumpliendo los requisitos para cada caso). Para el cumplimiento de este propósito, el archivo debe atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, escrita. La consulta de los documentos del Sistema Integrado de Gestión en magnético se encuentra disponible en carpeta compartida en el escritorio para cada uno de los equipos de cómputo del Hospital

25 La consulta de documentos físicos, por parte de otras áreas o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Para cumplir con estos requerimientos el Hospital de Usme cuenta con el procedimiento GLO-ARC-PR-04 (Procedimiento para consulta y préstamo de documentos) en el cual se establecen los lineamientos para realizar la consulta y préstamo de documentos de archivo en el Hospital de Usme I Nivel E.S.E GLO-ARC-FT FORMATO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Uno de los formatos que soportan esta actividad es el formato GLO-ARC-FT-731, formato de préstamo de documentos e archivo, este formato es diligenciado en el área de gestión documental del Hospital y tiene como función principal el control y registro de los prestamos realizados por el archivo central de los expedientes documentales que en este se custodian, este formato está divido en tres partes: La primera parte hace referencia a los datos del expediente, es decir el nombre, el número de carpeta o de historia clínica o de contrato, el número de carpeta la cantidad de folios y un área e observaciones. En la segunda parte se realiza el registro de los datos de quien solicita y de quien suministra la información. Finalmente el formato consta de un área de seguimiento en la cual se registra la fecha de préstamo, la fecha de prórroga del préstamo y finalmente la fecha de devolución definitiva del expediente al archivo central del Hospital. 8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 25 25

26 Definición: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. La conservación preventiva de documentos se puede definir como el conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo. Para el cumplimiento de estos lineamientos el Hospital de Usme cuenta con el procedimiento GLO-ARC-PR-05 (PROCEDIMIENTO PARA CONSERVACION Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO) en este procedimiento se tiene en cuenta la normatividad archivística referente a la conservación documental dentro de las cuales se encuentran: Acuerdo 007 de 1994, Acuerdo 011 de 1996, Ley 594/2000, Acuerdo 048 del 2000, Acuerdo 049 del 2000, Acuerdo 050 del 2000, Decreto 2578 de 2012, Acuerdo 002 de 2014 NTC Ubicación Aspectos estructurales Capacidad de almacenamiento Distribución Estantería Distribución de la estantería Unidades y materiales de conservación. Mobiliario Condiciones ambientales Ventilación Iluminación Humedad Limpieza de documentos de archivo Mantenimiento de las instalaciones Realizar un adecuado control a plagas 8.8 DISPOCISIÓN FINAL DE DOCUMENTOS 26 26

27 En esta fase se realiza la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Actividades 1. Análisis del inventario general de documentos. 2. Revisión del avance de aplicación de TRD. 3. Toma de decisiones sobre la disposición final de documentos La conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, se encargará a una Empresa especializada en la eliminación de documentos físicos. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Para el cumplimiento de estas actividades el Hospital de Usme cuenta con el procedimiento GLO-ARC-PR-01 (Procedimiento para la eliminación Documental), el cual esta soportado por la siguiente normatividad archivística: Ley 594/2000, Decreto 514/2006, Constitución Política de Colombia Art 2,8,15,20,23,27,70,71,7495,112, Ley 80 de 1989, Ley 951/2005, Acuerdo 07/1994, Acuerdo 042 de 2002, Decreto 2578 de 2012, Decreto 2609 de 2012, Acuerdo 04 de BIBLIOGRAFIA 27 27

28 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá D.C.: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental PGD. Bogotá: MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2578 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión Documental para todas las Entidades del Estado. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Nombre: Erika Viviana Chacón Gamba / Oscar Arbey Martin Barreto Nombre: Adriana Pereira Oviedo Nombre: Beatriz Eugenia Gómez Consuegra Cargo: Asesora de Acreditación / Coordinador de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación / Subgerente Administrativa y Financiera Cargo: Gerente Fecha: Fecha: Fecha: Firma Firma Firma 28 28

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