PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL

Tamaño: px
Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL"

Transcripción

1 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD, contemplando todo el ciclo vital de los documentos, desde que estos se generan hasta su disposición final. 2. ALCANCE Inicia desde la planeación documental, producción, recepción, distribución y trámite, continuando con la organización, transferencias documentales, disposición y preservación de los archivos central e histórico de la Entidad, finalizando con la valoración. 3. RESPONSABLE Coordinador CAD y. 4. DEFINICIONES Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción. La oficina ( de Gestión) y su conservación temporal Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente ( Histórico). Comité de : Grupo asesor de la alta dirección, responsable de coordinar las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Conservación de Documentos: Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos. Custodia De Documentos: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la Institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. Depuración: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no la tienen. Eliminación: Es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios (administración, jurídico, legal, fiscal, contable) o sus valores secundaros (Histórico que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología. Fase activa (Administrativa): de Gestión o trámite de 1-3 años. Fase semiactiva: Central o de Concentración: 10 años. Fase inactiva: Histórico depósito final.

2 Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación de la Entidad. Fondos Acumulados: Documentos reunidos por la Entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. helppeople: Herramienta adquirida en Plaza Mayor, desarrollada por Maycotech, implementada por H-IT GROUP para gestionar los servicios TIC y del CAD. Inventario Documental: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Pueden ser esquemáticos, generales, analíticos y preliminares. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una Institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro, una carpeta o un tomo. Valores Primarios: (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico) Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto. Valores Secundarios: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen un valor se conservan permanentemente.

3 5. PROCEDIMIENTO Ítem Actividad Responsable 1 1. PLANEACIÓN Fijar políticas y normas que soporten la planeación documental, asegurando la sensibilización a todos los funcionarios y contratistas en todos los niveles de la Entidad. Coordinador CAD PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Elaborar carta, memorando, circular, acta, certificado, resolución, informe o documento según sea el caso o necesidad, teniendo en cuenta el Instructivo Elaboración de Comunicaciones Oficiales I-GAF003, enviar por correo electrónico o llevar al Centro de Administración Documental CAD, para ser tramitado por parte de los funcionarios competentes. Se determinará el uso y finalidad de los documentos producidos de acuerdo a la diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la Entidad, características internas, tipo de letra, firmas establecidas en el Instructivo Elaboración de Comunicaciones Oficiales I-GAF003. Para las comunicaciones interna y/o memorando, se imprime solo un original en papel bond sin logotipo, se envía al Centro de Administración Documental CAD para radicación y una vez radicado, este será enviado por correo electrónico a la persona que firma la comunicación para que sea ésta quien lo reenvíe por el mismo sistema, a las personas interesadas. 3. GESTIÓN Y TRÁMITE Este proceso incluye el registro, la vinculación a un trámite, la distribución, la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos. Gestionar y clasificar el correo tradicional, correo normal, certificado, especial (re diario: entregado el mismo día), masivo (más de 100 sobres y organizados en el orden de la base de datos en medio magnético) y la entrega a las dependencias internas. Las comunicaciones que se reciben se someterán a un proceso de selección antes de legalizar su recibo para determinar si son de carácter oficial o personal o si amerita su registro o radicación. Verificar y confrontar folios, firmas, copias, anexos, que estén completos, constatar si se encuentra en buen estado de conservación, verificar que el destinatario sea para Plaza Mayor (externa) o de Plaza Mayor (interna), comprobar que traiga la dirección para enviar respuesta cuando el documento lo amerite, en caso que no se cumpla con alguno de los elementos anteriores serán devueltos de inmediato. Dar constancia de recibo (sello, firma), relacionarlas en la planilla F-GAF021 Registro de Correspondencia Recibida o en el formato F-GAF022 Registro de Correspondencia Enviada o F-GAF023 Registro de Correspondencia Interna Toda la Empresa Toda la Empresa Auxiliar 1 y 2 de

4 Memorando, según el caso, lo anterior para su correspondiente gestión y trámite. Radicar las comunicaciones colocando el sello establecido y asignación de un número de radicación de acuerdo con el consecutivo que se lleva. Cuando se trate de documentos recibidos por fax, se imprime y radica según el caso y se envía por correo electrónico a(los) destinatario(s) Si la comunicación recibida corresponde a una petición, queja, reclamo, denuncio, una vez radicada, se escanea y se envía por correo electrónico al destinatario, a la gerencia o gerencias implicadas y a la Dirección de Auditoría y Mejoramiento. El área encargada realizará la respuesta. Identificar, clasificar y enrutar los documentos recibidos de acuerdo a cada gerencia y destinatario, organizar y relacionarlos en las carpetas según formato Distribución de Correspondencia Recibida F-GAF024. Las publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter meramente informativo como plegables o publicidad, no se radican, se registran en la formato Distribución de Correspondencia Recibida F-GAF024. Ronda: Hacer cuatro recolecciones de documentos (8:00 am - 11:00 am - 2:00 pm - 4:00 pm). Trámite de documentos (mensajería y/o correo). Guardar el original del documento en el sobre cuando el destinatario es externo, dejando una de las copias de cada comunicación que será conservada en el consecutivo de correspondencia enviada por la Entidad. La otra copia de la comunicación, se le entregará al mensajero con el sobre, para que la haga firmar en señal de recibo. El elaborar la Planilla de Correspondencia para Mensajería F-GAF025, para entregarla al mensajero Cuando el mensajero de Plaza Mayor Medellín, va a realizar la entrega de las comunicaciones, debe hacer firmar por el destinatario en la copia de la comunicación y en la planilla de reparto con nombre legible y hora de recibo. Diligenciar y controlar las guías de la correspondencia enviada por correo certificado para la empresa de mensajería contratada. Recibo y trámites de fax Proceder a imprimir el fax recibido y aplicar el mismo procedimiento cuando es un comunicado oficial y descargarla en el Registro de Correspondencia recibida F-GAF021 En caso de que el fax recibido no amerite su radicación, se enviará por correo electrónico a la dependencia de competencia. Para el envío de un fax, se debe escanear el documento y diligenciar los datos que nos pide el programa para ser enviado. Auxiliar 1 y 2 de Auxiliar 1 y 2 de Mensajero

5 Distribución de correspondencia. Entregar la correspondencia al destinatario, hacer firmar en la planilla Distribución de Correspondencia Recibida F-GAF024. Pasar el reporte de las diligencias realizadas y las novedades que tenga que reportar al Auxiliar de, para que queden registradas en la Planilla de Correspondencia para Mensajería F-GAF025. Re direccionamiento de la correspondencia. Por competencia del asunto debe ser remitida a otro funcionario responsable de otra dependencia; en el caso que la comunicación no sea de su competencia, señala con lapicero de tinta negra, en el sello de radicación, en el espacio Pase a: el código de la dependencia a la que debe ser entregada. La comunicación re direccionada se descargará a la persona que le fue cargada en el sistema formato de Registro de Correspondencia Recibida F-GAF021, colocando una X seguida del código y en la otra casilla del sistema se colocará el código de la dependencia a la cual le fue re direccionada según el listado de Código de áreas y dependencias. (ver Manual de Gestión Documental M-GAF003. Diligenciar la planilla de distribución de correspondencia recibida F-GAF024, registrando el cambio de dependencia para cada uno de los documentos re direccionados 4. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la Entidad, ver con más detalle en el Instructivo de I-GA La organización archivística se da mediante tres procesos, a saber, la clasificación, la ordenación y la descripción: Clasificación documental: Iidentificar y establecer las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la Entidad. Identificación de unidades administrativas y funcionales. Conformación de series y subseries documentales. Control en el tratamiento y organización de los documentos. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación. Mensajeros Mensajero

6 Descripción documental: Análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permiten su identificación, localización y recuperación para la gestión o la investigación. Análisis de la información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos, Actualización permanente de instrumentos. Identificación de los Registros. Verificar la creación o actualización del listado de series y subseries documentales asociadas a las actividades desarrolladas y publicarla. 5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Es la operación por la cual un documento que ha superado una o más de las etapas establecidas pasa o se transfiere al archivo siguiente. Ver Instructivo I-GAF002 Organización de las Transferencias Documentales. Elaborar calendario y circular de transferencias anuales de acuerdo a las Tablas de Retención Documental de cada dependencia y remitirlo a la Gerencia Administrativa y Financiera para su aprobación. Remitir mediante memorando el calendario de transferencias anuales a cada dependencia, para que envíen al Centro de Administración Documental CAD, las series y subseries que han cumplido el tiempo de permanencia en los s de Gestión. Recibir transferencias de las diferentes dependencias, revisarlas y diligenciar el campo de observaciones si aplica en el Formato Único de Inventario F-GAF026. Ubicar el material afectado por biodeterioro, teniendo en cuenta las observaciones del formato único del inventario documental diligenciado y transferido, para solicitar el tratamiento técnico o de restauración si es el caso. Efectuar seguimiento al envío oportuno de los archivos según calendario de transferencias. De presentarse incumplimiento en la entrega de las transferencias, comunicar con memorando a la Gerencia Administrativa para que éste a su vez reitere dicha solicitud al responsable de la dependencia respectiva. Una vez revisadas las Transferencias Documentales y de acuerdo a los hallazgos encontrados, se elabora el formato F-GAF027 Devolución de transferencias documentales y dado el caso, se realizará un acompañamiento para la toma de acciones de mejora. Realizar una revisión previa de los archivos a transferir y teniendo en cuenta las observaciones hechas, se continúa con el procedimiento de responsabilidad de la oficina que va a transferir. Auxiliar de

7 Convocar al Comité de informando los documentos a eliminar, mediante el diligenciamiento del formato Eliminación de Documentos de de Gestión y Central F GAF029. Revisar y verificar la documentación organizada en las cajas de archivo con los rótulos asignados. Firmar el recibido en el Formato Único de Inventario F-GAF026 y entrega una copia al funcionario que transfiere. Por lo tanto la transferencia documental se considera perfeccionada, con la entrega física de los documentos en el Central y con la firma del recibido. Identificar la dependencia y serie descrita en las cajas de archivo e Inventario Documental y clasificar de acuerdo al principio de procedencia y orden natural en los estantes y archivo rodante. Realizar una identificación de las actividades realizadas por cada uno de los procesos establecidos en la Entidad, verificando cuales actividades general o tienen registros asociados. Verificar la creación o actualización de las series documentales asociadas a las actividades desarrolladas. Actualizar, revisar la Tabla de Retención Documental, teniendo en cuenta los cambios estructurales y de procesos de la Entidad, llevarla a Comité de para su aprobación y luego al Consejo Municipal de para su respectiva aprobación. Rotulación: Elaborar la identificación de las cajas de archivo, teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental y colocación de la información descrita en el rótulo. Elaborar el inventario final de los documentos y preparar reunión con el Comité de para tratar temas afines a la gestión con la correspondiente Ninguna persona está autorizada para ingresar directamente al Centro de Administración Documental - CAD a conseguir o consultar las carpetas. Una vez encontrado el expediente, se retira la Planilla Préstamo de Documentos AFUERA F-GAF031, se diligencia y se ubica en el mismo lugar de la carpeta. Las carpetas una vez sean consultadas deben ser entregadas personalmente al Auxiliar de, paso seguido descargar el documento de la tarjeta de afuera y hacer firmar la devolución en la misma. Si se requiere un documento archivado previamente en una carpeta los registrarán el documento con su número de folio que se retira en la tarjeta de afuera describiendo claramente a que carpeta corresponde, para su devolución se aplicará el mismo procedimiento que se realiza para las carpetas.

8 En caso de retiro por un largo período de tiempo o definitivo de una carpeta del CAD, los elaborarán un acta (carpeta en la que conservan actas en orden numérico ascendente para utilización de casos eventuales que se presenten en el CAD, en la que se debe señalar el retiro del documento, el período tiempo determinado o definitivo, motivo, fecha del retiro, firma y nombre de quien recibe, firma y nombre de quien entrega en el CAD. Está prohibido consultar carpetas diferentes a la dependencia a la que pertenece el funcionario, en caso contrario se debe solicitar la carpeta presentando el formato de autorización firmada por el dueño de tema correspondiente, si por algún motivo el encargado directo no se encuentra este debe dejar un suplente que lo reemplace únicamente en su ausencia. Los CAD, deben conservar estas autorizaciones para efecto de trazabilidad por el tiempo que estime conveniente la Entidad y eliminar soportado con dicho procedimiento. Las carpetas otorgadas en calidad de préstamo se deben conservar en buenas condiciones, no se deben extraer o violentar los documentos, no se deben sustituir los documentos extrayendo el original y dejando copia, no se debe adicionar ningún dibujo o marquilla que no sean de la carpeta, no se debe exponer a condiciones físicas que coloquen los documentos en peligro de deterioro, humedad o calor y se deben conservar en lugares seguros. Igualmente las carpetas son intransferibles, es decir, no se pueden prestar al interior del área sin hacer el descargue respectivo, toda vez que el responsable de la carpeta es quien registra su nombre en la tarjeta de afuera. En el caso de pérdida del legajo o material documental prestado, a un funcionario se abrirá proceso disciplinario, teniendo como base los deberes de la Ley 734 de 2004 "Código Único Disciplinario" y deberá reconstruir el expediente. En el caso de pérdida del legajo o material documental prestado a un contratista hasta que reconstruya el expediente, no se firmara el formato "PAZ Y SALVO", y por lo tanto el pago final queda suspendido hasta la entrega del legajo en la oficina del CAD. 6. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Seleccionar los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo al listado de series y subseries documentales y tabla de retención documental. Conservación total de la documentación Recepción de transferencia secundarias Organización de documentos para disposición de los usuarios ) ) y/o Coordinadora del CAD)

9 Conservación y preservación de los documentos. Eliminación de documentos Resultado de la disposición final señalada en las tablas de retención Aplicación de lo estipulado en la T.R.D. o T.V.D. Valoración avalada por el Comité de Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación Selección documental Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio. 7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo encaminada a la protección de los documentos, suministro de equipos adecuados para el archivo (carpetas, cajas) sistemas de almacenamiento como espacios y unidades de conservación adecuadas como: Sensibilizaciones y toma de conciencia Prevención y atención de desastres Inspección y mantenimiento de instalaciones Limpieza de áreas y documentos Control de plagas Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia Almacenamiento y re almacenamiento unidades conservación Intervención de primeros auxilios a los documentos 8. VALORACIÓN Siguiendo las directrices del General de la Nación -AGN, es el proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal, o definitiva). La Tabla de Valoración Documental fue elaborada de acuerdo a los lineamientos exigidos por el General de la Nación -AGN, la cual está en trámite de aprobación por la Gobernación de Antioquia. 6. REFERENCIAS F-GAF021 Registro de correspondencia recibida F-GAF022 Registro de correspondencia enviada F-GAF023 Registro de correspondencia interna - memorando F-GAF024 Distribución de correspondencia recibida F-GAF025 Planilla correspondencia para mensajería F-GAF026 Formato Único de Inventario Documental F-GAF027 Devolución transferencias documentales F-GAF028 Acta de reunión

10 F-GAF029 Eliminación de documentos de de Gestión y Central F-GAF030 Tablas de Retención Documental F-GAF031 Planilla préstamo de documentos-afuera Herramienta en línea HelpPEOPLE suministrada por Gestión TIC I-GAF001 Organización I-GAF002 Transferencias Documentales I-GAF003 Elaboración de comunicaciones oficiales M-GAF003 Manual Gestión Documental M-GAF004 Manual Tablas de Retención Documental y Transferencias Documentales 7. NORMAS Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de s y se dictan otras disposiciones. Acuerdos, Decretos, Resoluciones, Circulares, Códigos Resolución 41 de 2011 mediante el cual se crea el Comité de Resolución 356 de 2014 mediante el cual se modifica el Comité de de Plaza Mayor Resolución 357 de 2014 se actualizan las Políticas Centro de Administración Documental

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DGD-005 00 2 de 9 1. OBJETIVO Establecer el documento que permita definir de forma sistemática las actividades inherentes al proceso de gestión documental que incluyen: producción,

Más detalles

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL Versión 5.0 Página 1 1.OBJETIVO: Establecer actividades para la organización de la documentación e información generada en las oficinas en los diferentes soportes de conformidad con lo establecido en la

Más detalles

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS OBJETIVOS ALCANCE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión

Más detalles

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES Página 1 de 10 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la organización, consulta, almacenamiento de los documentos del, de modo que permitan conservar y recuperar la información de manera

Más detalles

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: PSC06 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Fecha Aprobación: agosto 30 de 2010 Nro. de páginas: 6 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de aprobación: agosto 30 de 2010 1.1. DEFINICIÓN El proceso de

Más detalles

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para el control de la oficial interna y externa, su distribución y el envió por correo físico y/o electrónico a sus destinatarios. 2. ALCANCE

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 01 23-12-2013 1. Introducción Una de las prioridades para cualquier Entidad, es el fortalecimiento del manejo de sus archivos, ya que estos representan la memoria

Más detalles

INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ

INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ Pág. 1 de 5 INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA 1. Objetivo Definir el procedimiento para la eliminación o destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 29 de Septiembre de 2010 Colombia, Bogotá D.C. 1 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1) DEFINICION E IMPORTANCIA DE UN PGD

Más detalles

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL Página 1 de 12 ALCALDIA MUNICIPAL PÁEZ - CAUCA DE GESTION DOCUMENTAL 2014 INTRODUCCIÓN Página 2 de 12 Siguiendo los lineamientos del archivo General de la Nación, la ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias,

Más detalles

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1 1 EL ALCALDE MUNICIPAL, EN USO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR LA LEY 594 DE 2000 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS Y CONSIDERANDO Que conforme a la ley 594 de

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO FECHA DE DIAGNÓSTICO: GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: RESPONSABLES: Comité Interno de Archivo 1. OBJETIVO Realizar el análisis del archivo de la Personería Municipal de Choachi,

Más detalles

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Página 1 de 9 1. OBJETIVO Brindar pautas para garantizar una adecuada gestión, conservación y manejo del patrimonio documental de la administración municipal y establecer parámetros para la realización

Más detalles

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES.

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. El presente documento contiene la descripción general de los lineamientos de la Universidad Católica de Manizales en

Más detalles

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO:

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: GESTION DOCUMENTAL CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 08/P2 Versión: 5

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 08/P2 Versión: 5 PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS 08/P2 Versión: 5 Elaborado por: Revisado por: Aprobó: Gerente Administrativo y Financiero Comité Coordinador de Control Interno y calidad. Gerente Firma: Firma:

Más detalles

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer el control de los registros de tal manera que permita la identificación, acceso, almacenamiento, protección y consulta de la información que se

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER MARZO DE 2015 1. OBJETIVO Presentar el Programa de Gestión Documental de CENS S.A. E.S.P. donde se puntualiza

Más detalles

Área de Gestión Documental Programa gestión documental

Área de Gestión Documental Programa gestión documental Código: PA-GA-2.1.1-PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización:04-09-2015 Página 1 de 16 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S): Administrativa / Secretaría general de la Universidad del Cauca

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 1 DE 50 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de Vigencia: CONTROL DE REVISIONES

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA APROBACIÓN: DICIEMBRE 28 DE 2012 VIGENCIA: DICIEMBRE 27 DE 2015 COMITÉ DE ARCHIVO VERSIÓN 1 1. ASPECTOS GENERALES

Más detalles

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8)

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) "Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio". EL CONSEJO DIRECTIVO DEL

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal de Choachí Cundinamarca Comité de Archivo Personero Municipal VICTOR ARCENIO PRIETO GONZALEZ Secretaria de Personería YOLANDA IBAGÓN

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 3 2 ALCANCE... 3 3 OBJETIVO GENERAL... 4 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 4 4 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 5 4.1 REQUISITOS NORMATIVOS...

Más detalles

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores Página 1 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE 14/03/2014 Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Más detalles

GUÍA PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y DEPURACIÓN DE ARCHIVOS

GUÍA PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y DEPURACIÓN DE ARCHIVOS Revisó Dir. Certificación y Gestión Documental PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Aprobó Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación Agosto 10 de 2012 Resolución No. 1225 1. OBJETIVO Definir los lineamientos necesarios

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal Cucunubá Cundinamarca Comité Interno de Archivo Personero Municipal Víctor Alfonso Poveda Sánchez Secretaria de Personería Luz Elena

Más detalles

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Pág. 1 de 17 SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO S I G A 2013 LA TERMINAL Pág. 2 de 17 CONTENIDO 1. Introducción 3 2. Política del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Personería Municipal de Berbeo Boyacá Comité Interno de Archivo Personero Municipal Jorge Enrique Chaparro Mora 06 de Febrero de 2015 1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN

Más detalles

CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6

CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6 CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6 4. NORMATIVIDAD LEGAL Y APLICABLE... 10 4.1 NORMAS Y POLÍTICAS DE ARCHIVO...

Más detalles

GESTIÓN ARCHIVISTICA Y DOCUMENTAL C-GA-01

GESTIÓN ARCHIVISTICA Y DOCUMENTAL C-GA-01 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DE (P-GA-12) PLANEACIÓN EN GESTIÓN (P-GA-14) PRODUCCIÓN (P-GA-15) DISPOSICIÓN DE (P-GA-11) GESTIÓN ARCHIVÍSTICA Y VALORACIÓN (P-GA-13) TRANSFERENCIAS ES (P-GA-07) Resolución

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL NOMBRE DE LA ENTIDAD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL FECHA DE APROBACIÓN: JUNIO 2 DE 2015 ACTA No. 02 del Comité de archivo FECHA DE VIGENCIA: 2015 2016

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. 30-09-2013/V1 NUMERAL 3/ 5.2/ 6.3/ 6.6/ 6.7/ 6.11 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajustó la denominación del cargo

Más detalles

ALCALDIA DE MONTERIA SECRETARIA DE EDUCACION PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE GESTION CONTENIDO

ALCALDIA DE MONTERIA SECRETARIA DE EDUCACION PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE GESTION CONTENIDO PAGINA:1/12 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 2 2. OBJETIVO... 3 3. ALCANCE... 3 4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO N02.01 ARCHIVO DE GESTIÓN... 4 5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES DE CADA

Más detalles

HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Bogotá D.C, Junio de 2015 1 1 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E FECHA DE APROBACION: JUNIO DE 2015 FECHA

Más detalles

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente! Versión 2.0 Pág. 1 de 7 1. OBJETIVO: Establecer y regular los parámetros para el manejo, registro y control de los documentos de Apoyo y/o duplicidad. 2. ALCANCE: Inicia con la identificación de documentos

Más detalles

EVALUACION INDEPENDIENTE AUDITORIA INTERNA ASESORA DE CONTROL INTERNO: MIREYA DEL CARMEN VALLEJO NOMBRE DEL LIDER DEL PROCESO: MYRIAM VALLEJO MOLINA

EVALUACION INDEPENDIENTE AUDITORIA INTERNA ASESORA DE CONTROL INTERNO: MIREYA DEL CARMEN VALLEJO NOMBRE DEL LIDER DEL PROCESO: MYRIAM VALLEJO MOLINA EVALUACION INDEPENDIENTE AUDITORIA INTERNA FECHA: Junio 11 de 2013 ASESORA DE CONTROL INTERNO: MIREYA DEL CARMEN VALLEJO NOMBRE DEL LIDER DEL PROCESO: MYRIAM VALLEJO MOLINA PROCESO O AREA EVALUADA: PROCESO

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Diciembre de 2014 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Contexto

Más detalles

Seminario taller en Gestión Documental

Seminario taller en Gestión Documental Seminario taller en Gestión Documental Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad 23/09/2014 Gestión Documental 1 Contenido Fundamentación Gestión Documental Organización de archivos 23/09/2014 Gestión

Más detalles

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia Página 1 de 7 TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Apoyo Gestión Documental (DOC) Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia OBJETIVO ALCANCE Administrar y conservar la documentación

Más detalles

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL ANH-GAD-MA-02 1 1. OBJETIVO: El presente manual tiene como objetivo principal aplicar las normas y procedimientos que se deben aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas (recibidas,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD - 2014

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD - 2014 DOCUMENTAL PGD - 2014 1. TABLA DE CONTENIDO 1. TABLA DE CONTENIDO... 1 2. INTRODUCCIÓN... 2 3. DEFINICIONES... 4 4. REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS... 14 5. OBJETIVOS... 15 OBJETIVOS ESPECÍFICOS...

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá D.C., 2014 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN: 5 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. OBJETIVO GENERAL... 3 3. ALCANCE... 3 4. REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 5. DOCUMENTOS

Más detalles

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION El Gerente de la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P.-TELEBUCARAMANGA,

Más detalles

REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL CAPÍTULO I

REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL CAPÍTULO I REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL CAPÍTULO I De las atribuciones y funciones Artículo 1º. El Archivo del Municipio de Othón P. Blanco es una dependencia de la Secretaría General, y tiene

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Dar a conocer las políticas y procedimientos de Archivo en la Universidad del Pacífico.

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Dar a conocer las políticas y procedimientos de Archivo en la Universidad del Pacífico. Código: ES-MC- PR09 Pagina: 1 de 21 1. OBJETIVO Dar a conocer las políticas procedimientos de en la Universidad del Pacífico. 2. ALCANCE Aplica para los s de Gestión, Central e Histórico de la Universidad

Más detalles

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000 Exp. Yolanda Rangel Ballesteros FUNCIONES DEL ARCHIVO Unificar criterios sobre: Métodos de organización de los fondos documentales Sistemas

Más detalles

4. DEFINICIONES CAD: Centro de Administración Documental: Lugar donde se manejan los documentos al interior de la Entidad.

4. DEFINICIONES CAD: Centro de Administración Documental: Lugar donde se manejan los documentos al interior de la Entidad. 1. PROPOSITO Proporcionar una guía de orientación a todos los funcionarios de la Entidad en normas técnicas y prácticas para administrar el flujo de documentos en cualquier etapa de su ciclo vital de una

Más detalles

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos A. cidentificacion DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: CARACTERIZACION GESTION DOCUMENTAL 2. Tipo de Proceso: GESTION DOCUMENTAL 3. Responsable del Proceso: Secretario General Jefe Unidad de Gestión

Más detalles

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS El

Más detalles

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República GESTIÓN Página 1 de 5 ENLACE SIG DE GESTION TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO ALCANCE Misional Apoyo X Seguimiento y Control Coordinador (a) Grupo de Gestión Administrativa y Documental Garantizar de

Más detalles

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011)

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Por medio de la Cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Contraloría General del Departamento de Córdoba EL CONTRALOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO

Más detalles

ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales

ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Vigencia: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha actualización: Página: 1 de 37 Vigencia: ASPECTOS GENERALES Introducción. De acuerdo a la necesidad generada por el Fondo de Desarrollo de la Educación Superior

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 0.0 20 de diciembre 2013 PÁGINA 2 de 43 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa)

Más detalles

OPIA NO CONTROLADA PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL 1 OBJETIVO(S)

OPIA NO CONTROLADA PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL 1 OBJETIVO(S) OBJETIVO(S) PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: de 7 Garantizar la distribución

Más detalles

Archivo General de la Nación

Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Dirección del Sistema Nacional de Archivos Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos Índice Introducción 3 Objetivo general 4 Objetivos específicos.. 5

Más detalles

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO VERIFICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DIGITALES

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO VERIFICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DIGITALES Versión 2.0 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Garantizar que las comunicaciones oficiales de entrada, internas y de salida, radicadas en la ventanilla de correspondencia de Sede de la Dirección General, Regionales

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. Versión 1.0 Octubre de 2015 PÁGINA 2 de 56 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa) Descripción 1 07/10/2015 Se dio un nuevo orden al contenido total

Más detalles

Metodología del Sistema de Gestión de Información

Metodología del Sistema de Gestión de Información Metodología del Sistema de Gestión de Información Septiembre, 2010 Contenido Contenido Sección Página Control de cambios 3 Objetivo 6 Alcance y propósitos 7 Definiciones 8 Ciclo de vida de los documentos

Más detalles

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Henry Giraldo Gallego Angela Viviana Echeverry Díaz Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Profesional Universitario

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL. RESPONSABLE: Secretario General. DEPENDENCIA: Secretaria General FECHA EMISION: Diciembre de 2008

GESTIÓN DOCUMENTAL. RESPONSABLE: Secretario General. DEPENDENCIA: Secretaria General FECHA EMISION: Diciembre de 2008 1. OBJETIVOS Mantener ornados l archivo central y el archivo general acuerdo con la clasificación establecida, manera que se permita su fácil manejo y recuperación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica

Más detalles

LISTA DE CHEQUEO GESTION DOCUMENTAL

LISTA DE CHEQUEO GESTION DOCUMENTAL Procedimiento : TIC-S3P1-V3 Transferencia_Documental En el mes de noviembre se analizan las actividades y proyectos realizados en el Comité de TIC presente año y la proyección de los requerimientos del

Más detalles

CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA

CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Enero 2016 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Contexto o Marco

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: AUXILIAR ADMINISTRATIVO ARCHIVO DE GESTION JEFE DE PROCESO SUBDIRECCION DE PLANEACION Fecha de Aprobación: DD: 25 MM: 10 AAAA: 2010 CONTINUA PÁGINA:

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA DE VIGENCIA: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN Elaboración Primera Versión Yolanda Ramírez Suárez 2013 01 CONTROL DE APROBACIÓN

Más detalles

Casos de negocios INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Casos de negocios INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL AIRE: AUTOMATIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL + El Catálogo Tablas de Retención

Más detalles

MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LA VENTANILLA UNICA DOCUMENTAL

MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LA VENTANILLA UNICA DOCUMENTAL Versión 01 Página 1 de 19 MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LA VENTANILLA UNICA INSTITUTO TÉCNICO NACIONAL DE COMERCIO SIMÓN RODRIGUEZ Santiago de Cali, Valle 2011 ELABORÓ REVISÓ Y APROBÓ FIRMA NOMBRE María

Más detalles

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN OBJETIVO Definir los lineamientos para la organización de los Archivos de Gestión de cada Unidad Académica y/o Administrativa de la Universidad Surcolombiana,

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: AUXILIAR ADMINISTRATIVO ARCHIVO DE GESTION JEFE DE PROCESO SECRETARÍA GENERAL Fecha de Aprobación: DD: 14 MM: 10

Más detalles

GESTION FINANCIERA PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DE PROCESO FINANCIERO APOYO DIRECTOR FINANCIERO RECURSOS

GESTION FINANCIERA PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DE PROCESO FINANCIERO APOYO DIRECTOR FINANCIERO RECURSOS PAGINA 1 PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DE PROCESO FINANCIERO APOYO DIRECTOR FINANCIERO OBJETIVO Diseñar, ejecutar y controlar el presupuesto de la entidad como elemento de acción de todos los planes

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA 2014 INTRODUCCIÓN Cada día resulta más evidente el reconocimiento que las entidades le han dado al recurso de la información en términos

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GENERAL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo ARCHIVO GENERAL TOLUCA DE LERDO, MÉXICO 16 DE JULIO DE 2007. PODER

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 3

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 3 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Versión No. 3 2014 1 CONTENIDO Página Introducción. 3 1. Aspectos Generales 4 1.1 Descripción del Programa de Gestión Documental

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8016. VERSIÓN No. 3.0. FECHA: Diciembre 22 de 2009

PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8016. VERSIÓN No. 3.0. FECHA: Diciembre 22 de 2009 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA O PRÉSTAMO DE CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8016 VERSIÓN No. 3.0 FECHA: Diciembre 22 de 2009 REVISADO POR: Director Administrativo (AF) José de Jesús Gil Barreto CARGO NOMBRE

Más detalles

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Aprobado en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, 2 de octubre de

Más detalles

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se

Más detalles

Contraloría Distrital

Contraloría Distrital HOJA: Página 1 de 20 1. OBJETIVO Establecer las directrices generales para normalizar y racionalizar la producción y el manejo de los documentos que produce y recibe la entidad, a través de procedimientos

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE NORTE DE SANTANDER

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE NORTE DE SANTANDER PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE NORTE DE SANTANDER CONTENIDO Página Presentación. 2 Marco Conceptual...3 Objetivo General..3 Objetivos Específicos... 3 Marco Normativo

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 de 58 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA ARCHIVO MUNICIPAL 2015 2 de 58 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) 2015-2018 MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA RESPONSABLES DE

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2015 PÁGINA: 2 de 15 VERSIÓN: 6 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO... 3 2 ALCANCE... 3 3 REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 4 DEFINICIONES...

Más detalles

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS 2006 1 INTRODUCCION El Departamento

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1

GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1 GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: APO7-P-008 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES FECHA DE VIGENCIA 17/Jan/2014 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para realizar las transferencias documentales

Más detalles

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL PROCESO MECI-CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL PROCESO MECI-CALIDAD Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Establecer los parámetros para controlar la elaboración, revisión, aprobación, distribución, conservación, y disponibilidad de la documentación del Sistema de

Más detalles

Í N D I C E. I. Objetivo 3. II. Alcance 3. III. Fundamento Jurídico y Referencias Normativas 3. IV. Políticas 4. V. Descripción de las Actividades 7

Í N D I C E. I. Objetivo 3. II. Alcance 3. III. Fundamento Jurídico y Referencias Normativas 3. IV. Políticas 4. V. Descripción de las Actividades 7 2 16 Í N D I C E I. Objetivo 3 II. Alcance 3 III. Fundamento Jurídico y Referencias Normativas 3 IV. Políticas 4 V. Descripción de las Actividades 7 VI. Diagrama de Flujo 10 VII. Plan de Calidad 15 VIII.

Más detalles

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Código: I-GD-02 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Conocer la forma de diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental para la entrega y recibo de los documentos al ser vinculado, trasladado, desvinculado

Más detalles

Departamento de Cundinamarca Municipio de Tenjo Dirección de Control Interno

Departamento de Cundinamarca Municipio de Tenjo Dirección de Control Interno INFORME DEFINITIVO AUDITORIA INTERNA GESTION DOCUMENTAL FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME Día: 10 Mes: 06 Año: 015 Macroproceso/Dependencia: Proceso: Líder de Proceso / Jefe(s) Dependencia(s): Objetivo de la

Más detalles

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación (acuerdo 027 de 2006).

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación (acuerdo 027 de 2006). UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 1 de 6 1. PROPÓSITO Determinar las actividades necesarias para ofrecer el servicio de consulta, préstamo y devolución de los documentos que administra los Archivos

Más detalles

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA 3 Archivo General Universidad Carlos III de Madrid MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA SUMARIO 1. POR QUÉ HA DE EXISTIR UN ARCHIVO EN LA UNIVERSIDAD?. 2. QUÉ

Más detalles

RESOLUCIÓN 3630 DEL 14 DE DICIEMBRE DE 1999. Por la cual se adopta el Reglamento de Archivos para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 3630 DEL 14 DE DICIEMBRE DE 1999. Por la cual se adopta el Reglamento de Archivos para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales RESOLUCIÓN 3630 DEL 14 DE DICIEMBRE DE 1999 Por la cual se adopta el Reglamento de Archivos para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales LA DIRECTORA GENERAL DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Elaborado por: Área de Almacén e inventarios Código Versión Fecha Contenido 1. Introducción... 4 2. Objetivo General... 4 3. Alcance del Manual de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL EMPRESA DE RENOVACION URBANA DE MANIZALES LTDA

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL EMPRESA DE RENOVACION URBANA DE MANIZALES LTDA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL EMPRESA DE RENOVACION URBANA DE MANIZALES LTDA VERSION 1 ABRIL 2014 1 TABLA DE CONTENIDO 1. Glosario 2. Presentación 3. Objetivo General 4. Objetivos Específicos 5. Alcance

Más detalles

Custodia y preservación de la Historia Laboral

Custodia y preservación de la Historia Laboral 1. Objeto Administrar, custodiar y actualizar las historias laborales de los empleados de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana con el fin de contar con la información oportuna para adelantar

Más detalles

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA ESE CÓDIGO: GAD-P02-M-01 GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL VERSIÓN: 04 MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA ESE CÓDIGO: GAD-P02-M-01 GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL VERSIÓN: 04 MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 27 GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL ELABORADO POR: COORDINADORA GRUPO ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA GRUPO ÁREA GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL MUNICIPIO DE ANGOSTURA AÑO 2008 PROGRAMA DE Presentación: Dando cumplimiento al Artículo 21 de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos, sobre la elaboración de

Más detalles

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ZCSUR 25

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ZCSUR 25 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ZCSUR 25 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 2015 Marco Jurídico: Ley 594 de 2000 del AGN Decreto 514 de 2006 Acuerdo No. 042 de 2002 - Acuerdo No. 027 de 2006 - Acuerdo No. 039 de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CÁMARA DE COMERCIO Bogotá, D.C.; Octubre de 2015 Versión 1.0 Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 5 2 ALCANCE... 6 3 OBJETIVO GENERAL... 6 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 6

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO GENERAL.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO GENERAL. INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Página 1 de 18 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO GENERAL. Subdirección Administrativa Departamento de Servicios Generales San Salvador, Junio

Más detalles

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión revisada No. 1 Marzo de 2014 Jorge Iván Zapata Henao Técnico de archivo TABLA DE CONTENIDO PAGINA Presentación Marco conceptual

Más detalles