PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD, contemplando todo el ciclo vital de los documentos, desde que estos se generan hasta su disposición final. 2. ALCANCE Inicia desde la planeación documental, producción, recepción, distribución y trámite, continuando con la organización, transferencias documentales, disposición y preservación de los archivos central e histórico de la Entidad, finalizando con la valoración. 3. RESPONSABLE Coordinador CAD y. 4. DEFINICIONES Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción. La oficina ( de Gestión) y su conservación temporal Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente ( Histórico). Comité de : Grupo asesor de la alta dirección, responsable de coordinar las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Conservación de Documentos: Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos. Custodia De Documentos: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la Institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. Depuración: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no la tienen. Eliminación: Es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios (administración, jurídico, legal, fiscal, contable) o sus valores secundaros (Histórico que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología. Fase activa (Administrativa): de Gestión o trámite de 1-3 años. Fase semiactiva: Central o de Concentración: 10 años. Fase inactiva: Histórico depósito final.

2 Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación de la Entidad. Fondos Acumulados: Documentos reunidos por la Entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. helppeople: Herramienta adquirida en Plaza Mayor, desarrollada por Maycotech, implementada por H-IT GROUP para gestionar los servicios TIC y del CAD. Inventario Documental: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Pueden ser esquemáticos, generales, analíticos y preliminares. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una Institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro, una carpeta o un tomo. Valores Primarios: (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico) Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto. Valores Secundarios: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen un valor se conservan permanentemente.

3 5. PROCEDIMIENTO Ítem Actividad Responsable 1 1. PLANEACIÓN Fijar políticas y normas que soporten la planeación documental, asegurando la sensibilización a todos los funcionarios y contratistas en todos los niveles de la Entidad. Coordinador CAD PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Elaborar carta, memorando, circular, acta, certificado, resolución, informe o documento según sea el caso o necesidad, teniendo en cuenta el Instructivo Elaboración de Comunicaciones Oficiales I-GAF003, enviar por correo electrónico o llevar al Centro de Administración Documental CAD, para ser tramitado por parte de los funcionarios competentes. Se determinará el uso y finalidad de los documentos producidos de acuerdo a la diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la Entidad, características internas, tipo de letra, firmas establecidas en el Instructivo Elaboración de Comunicaciones Oficiales I-GAF003. Para las comunicaciones interna y/o memorando, se imprime solo un original en papel bond sin logotipo, se envía al Centro de Administración Documental CAD para radicación y una vez radicado, este será enviado por correo electrónico a la persona que firma la comunicación para que sea ésta quien lo reenvíe por el mismo sistema, a las personas interesadas. 3. GESTIÓN Y TRÁMITE Este proceso incluye el registro, la vinculación a un trámite, la distribución, la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos. Gestionar y clasificar el correo tradicional, correo normal, certificado, especial (re diario: entregado el mismo día), masivo (más de 100 sobres y organizados en el orden de la base de datos en medio magnético) y la entrega a las dependencias internas. Las comunicaciones que se reciben se someterán a un proceso de selección antes de legalizar su recibo para determinar si son de carácter oficial o personal o si amerita su registro o radicación. Verificar y confrontar folios, firmas, copias, anexos, que estén completos, constatar si se encuentra en buen estado de conservación, verificar que el destinatario sea para Plaza Mayor (externa) o de Plaza Mayor (interna), comprobar que traiga la dirección para enviar respuesta cuando el documento lo amerite, en caso que no se cumpla con alguno de los elementos anteriores serán devueltos de inmediato. Dar constancia de recibo (sello, firma), relacionarlas en la planilla F-GAF021 Registro de Correspondencia Recibida o en el formato F-GAF022 Registro de Correspondencia Enviada o F-GAF023 Registro de Correspondencia Interna Toda la Empresa Toda la Empresa Auxiliar 1 y 2 de

4 Memorando, según el caso, lo anterior para su correspondiente gestión y trámite. Radicar las comunicaciones colocando el sello establecido y asignación de un número de radicación de acuerdo con el consecutivo que se lleva. Cuando se trate de documentos recibidos por fax, se imprime y radica según el caso y se envía por correo electrónico a(los) destinatario(s) Si la comunicación recibida corresponde a una petición, queja, reclamo, denuncio, una vez radicada, se escanea y se envía por correo electrónico al destinatario, a la gerencia o gerencias implicadas y a la Dirección de Auditoría y Mejoramiento. El área encargada realizará la respuesta. Identificar, clasificar y enrutar los documentos recibidos de acuerdo a cada gerencia y destinatario, organizar y relacionarlos en las carpetas según formato Distribución de Correspondencia Recibida F-GAF024. Las publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter meramente informativo como plegables o publicidad, no se radican, se registran en la formato Distribución de Correspondencia Recibida F-GAF024. Ronda: Hacer cuatro recolecciones de documentos (8:00 am - 11:00 am - 2:00 pm - 4:00 pm). Trámite de documentos (mensajería y/o correo). Guardar el original del documento en el sobre cuando el destinatario es externo, dejando una de las copias de cada comunicación que será conservada en el consecutivo de correspondencia enviada por la Entidad. La otra copia de la comunicación, se le entregará al mensajero con el sobre, para que la haga firmar en señal de recibo. El elaborar la Planilla de Correspondencia para Mensajería F-GAF025, para entregarla al mensajero Cuando el mensajero de Plaza Mayor Medellín, va a realizar la entrega de las comunicaciones, debe hacer firmar por el destinatario en la copia de la comunicación y en la planilla de reparto con nombre legible y hora de recibo. Diligenciar y controlar las guías de la correspondencia enviada por correo certificado para la empresa de mensajería contratada. Recibo y trámites de fax Proceder a imprimir el fax recibido y aplicar el mismo procedimiento cuando es un comunicado oficial y descargarla en el Registro de Correspondencia recibida F-GAF021 En caso de que el fax recibido no amerite su radicación, se enviará por correo electrónico a la dependencia de competencia. Para el envío de un fax, se debe escanear el documento y diligenciar los datos que nos pide el programa para ser enviado. Auxiliar 1 y 2 de Auxiliar 1 y 2 de Mensajero

5 Distribución de correspondencia. Entregar la correspondencia al destinatario, hacer firmar en la planilla Distribución de Correspondencia Recibida F-GAF024. Pasar el reporte de las diligencias realizadas y las novedades que tenga que reportar al Auxiliar de, para que queden registradas en la Planilla de Correspondencia para Mensajería F-GAF025. Re direccionamiento de la correspondencia. Por competencia del asunto debe ser remitida a otro funcionario responsable de otra dependencia; en el caso que la comunicación no sea de su competencia, señala con lapicero de tinta negra, en el sello de radicación, en el espacio Pase a: el código de la dependencia a la que debe ser entregada. La comunicación re direccionada se descargará a la persona que le fue cargada en el sistema formato de Registro de Correspondencia Recibida F-GAF021, colocando una X seguida del código y en la otra casilla del sistema se colocará el código de la dependencia a la cual le fue re direccionada según el listado de Código de áreas y dependencias. (ver Manual de Gestión Documental M-GAF003. Diligenciar la planilla de distribución de correspondencia recibida F-GAF024, registrando el cambio de dependencia para cada uno de los documentos re direccionados 4. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la Entidad, ver con más detalle en el Instructivo de I-GA La organización archivística se da mediante tres procesos, a saber, la clasificación, la ordenación y la descripción: Clasificación documental: Iidentificar y establecer las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la Entidad. Identificación de unidades administrativas y funcionales. Conformación de series y subseries documentales. Control en el tratamiento y organización de los documentos. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación. Mensajeros Mensajero

6 Descripción documental: Análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permiten su identificación, localización y recuperación para la gestión o la investigación. Análisis de la información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos, Actualización permanente de instrumentos. Identificación de los Registros. Verificar la creación o actualización del listado de series y subseries documentales asociadas a las actividades desarrolladas y publicarla. 5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Es la operación por la cual un documento que ha superado una o más de las etapas establecidas pasa o se transfiere al archivo siguiente. Ver Instructivo I-GAF002 Organización de las Transferencias Documentales. Elaborar calendario y circular de transferencias anuales de acuerdo a las Tablas de Retención Documental de cada dependencia y remitirlo a la Gerencia Administrativa y Financiera para su aprobación. Remitir mediante memorando el calendario de transferencias anuales a cada dependencia, para que envíen al Centro de Administración Documental CAD, las series y subseries que han cumplido el tiempo de permanencia en los s de Gestión. Recibir transferencias de las diferentes dependencias, revisarlas y diligenciar el campo de observaciones si aplica en el Formato Único de Inventario F-GAF026. Ubicar el material afectado por biodeterioro, teniendo en cuenta las observaciones del formato único del inventario documental diligenciado y transferido, para solicitar el tratamiento técnico o de restauración si es el caso. Efectuar seguimiento al envío oportuno de los archivos según calendario de transferencias. De presentarse incumplimiento en la entrega de las transferencias, comunicar con memorando a la Gerencia Administrativa para que éste a su vez reitere dicha solicitud al responsable de la dependencia respectiva. Una vez revisadas las Transferencias Documentales y de acuerdo a los hallazgos encontrados, se elabora el formato F-GAF027 Devolución de transferencias documentales y dado el caso, se realizará un acompañamiento para la toma de acciones de mejora. Realizar una revisión previa de los archivos a transferir y teniendo en cuenta las observaciones hechas, se continúa con el procedimiento de responsabilidad de la oficina que va a transferir. Auxiliar de

7 Convocar al Comité de informando los documentos a eliminar, mediante el diligenciamiento del formato Eliminación de Documentos de de Gestión y Central F GAF029. Revisar y verificar la documentación organizada en las cajas de archivo con los rótulos asignados. Firmar el recibido en el Formato Único de Inventario F-GAF026 y entrega una copia al funcionario que transfiere. Por lo tanto la transferencia documental se considera perfeccionada, con la entrega física de los documentos en el Central y con la firma del recibido. Identificar la dependencia y serie descrita en las cajas de archivo e Inventario Documental y clasificar de acuerdo al principio de procedencia y orden natural en los estantes y archivo rodante. Realizar una identificación de las actividades realizadas por cada uno de los procesos establecidos en la Entidad, verificando cuales actividades general o tienen registros asociados. Verificar la creación o actualización de las series documentales asociadas a las actividades desarrolladas. Actualizar, revisar la Tabla de Retención Documental, teniendo en cuenta los cambios estructurales y de procesos de la Entidad, llevarla a Comité de para su aprobación y luego al Consejo Municipal de para su respectiva aprobación. Rotulación: Elaborar la identificación de las cajas de archivo, teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental y colocación de la información descrita en el rótulo. Elaborar el inventario final de los documentos y preparar reunión con el Comité de para tratar temas afines a la gestión con la correspondiente Ninguna persona está autorizada para ingresar directamente al Centro de Administración Documental - CAD a conseguir o consultar las carpetas. Una vez encontrado el expediente, se retira la Planilla Préstamo de Documentos AFUERA F-GAF031, se diligencia y se ubica en el mismo lugar de la carpeta. Las carpetas una vez sean consultadas deben ser entregadas personalmente al Auxiliar de, paso seguido descargar el documento de la tarjeta de afuera y hacer firmar la devolución en la misma. Si se requiere un documento archivado previamente en una carpeta los registrarán el documento con su número de folio que se retira en la tarjeta de afuera describiendo claramente a que carpeta corresponde, para su devolución se aplicará el mismo procedimiento que se realiza para las carpetas.

8 En caso de retiro por un largo período de tiempo o definitivo de una carpeta del CAD, los elaborarán un acta (carpeta en la que conservan actas en orden numérico ascendente para utilización de casos eventuales que se presenten en el CAD, en la que se debe señalar el retiro del documento, el período tiempo determinado o definitivo, motivo, fecha del retiro, firma y nombre de quien recibe, firma y nombre de quien entrega en el CAD. Está prohibido consultar carpetas diferentes a la dependencia a la que pertenece el funcionario, en caso contrario se debe solicitar la carpeta presentando el formato de autorización firmada por el dueño de tema correspondiente, si por algún motivo el encargado directo no se encuentra este debe dejar un suplente que lo reemplace únicamente en su ausencia. Los CAD, deben conservar estas autorizaciones para efecto de trazabilidad por el tiempo que estime conveniente la Entidad y eliminar soportado con dicho procedimiento. Las carpetas otorgadas en calidad de préstamo se deben conservar en buenas condiciones, no se deben extraer o violentar los documentos, no se deben sustituir los documentos extrayendo el original y dejando copia, no se debe adicionar ningún dibujo o marquilla que no sean de la carpeta, no se debe exponer a condiciones físicas que coloquen los documentos en peligro de deterioro, humedad o calor y se deben conservar en lugares seguros. Igualmente las carpetas son intransferibles, es decir, no se pueden prestar al interior del área sin hacer el descargue respectivo, toda vez que el responsable de la carpeta es quien registra su nombre en la tarjeta de afuera. En el caso de pérdida del legajo o material documental prestado, a un funcionario se abrirá proceso disciplinario, teniendo como base los deberes de la Ley 734 de 2004 "Código Único Disciplinario" y deberá reconstruir el expediente. En el caso de pérdida del legajo o material documental prestado a un contratista hasta que reconstruya el expediente, no se firmara el formato "PAZ Y SALVO", y por lo tanto el pago final queda suspendido hasta la entrega del legajo en la oficina del CAD. 6. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Seleccionar los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo al listado de series y subseries documentales y tabla de retención documental. Conservación total de la documentación Recepción de transferencia secundarias Organización de documentos para disposición de los usuarios ) ) y/o Coordinadora del CAD)

9 Conservación y preservación de los documentos. Eliminación de documentos Resultado de la disposición final señalada en las tablas de retención Aplicación de lo estipulado en la T.R.D. o T.V.D. Valoración avalada por el Comité de Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación Selección documental Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio. 7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo encaminada a la protección de los documentos, suministro de equipos adecuados para el archivo (carpetas, cajas) sistemas de almacenamiento como espacios y unidades de conservación adecuadas como: Sensibilizaciones y toma de conciencia Prevención y atención de desastres Inspección y mantenimiento de instalaciones Limpieza de áreas y documentos Control de plagas Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia Almacenamiento y re almacenamiento unidades conservación Intervención de primeros auxilios a los documentos 8. VALORACIÓN Siguiendo las directrices del General de la Nación -AGN, es el proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal, o definitiva). La Tabla de Valoración Documental fue elaborada de acuerdo a los lineamientos exigidos por el General de la Nación -AGN, la cual está en trámite de aprobación por la Gobernación de Antioquia. 6. REFERENCIAS F-GAF021 Registro de correspondencia recibida F-GAF022 Registro de correspondencia enviada F-GAF023 Registro de correspondencia interna - memorando F-GAF024 Distribución de correspondencia recibida F-GAF025 Planilla correspondencia para mensajería F-GAF026 Formato Único de Inventario Documental F-GAF027 Devolución transferencias documentales F-GAF028 Acta de reunión

10 F-GAF029 Eliminación de documentos de de Gestión y Central F-GAF030 Tablas de Retención Documental F-GAF031 Planilla préstamo de documentos-afuera Herramienta en línea HelpPEOPLE suministrada por Gestión TIC I-GAF001 Organización I-GAF002 Transferencias Documentales I-GAF003 Elaboración de comunicaciones oficiales M-GAF003 Manual Gestión Documental M-GAF004 Manual Tablas de Retención Documental y Transferencias Documentales 7. NORMAS Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de s y se dictan otras disposiciones. Acuerdos, Decretos, Resoluciones, Circulares, Códigos Resolución 41 de 2011 mediante el cual se crea el Comité de Resolución 356 de 2014 mediante el cual se modifica el Comité de de Plaza Mayor Resolución 357 de 2014 se actualizan las Políticas Centro de Administración Documental