FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión de diciembre 2013

2 PÁGINA 2 de 43 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa) Descripción Versión /12/2013 Versión inicial de PGD FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL DOCUMENTO Cargo Dependencia VICEPRESIDENTE JURÍDICO Y ADMINISTRATIVO VICEPRESIDENCIA JURÍDICA Y ADMINISTRATIVA DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SUBDIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROFESIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL AUXILIARES DE ARCHIVO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVO

3 PÁGINA 3 de 43 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL _PGD_ PARA EL FNG Fecha de aprobación: 20 de diciembre de 2013 Fecha de vigencia: Instancia de Aprobación: Autoridad Archivista Institucional: Doctor Mauricio Beltrán Sanín Cargo: Vicepresidente Jurídico y Administrativo Versión del documento: Versión 0.0

4 PÁGINA 4 de 43 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE DEFINICIÓN DE MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELEMENTOS Y COMPONENTES DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL COMPONENTE NORMATIVO NORMATIVIDAD EXTERNA NORMATIVIDAD INTERNA COMPONENTE TÉCNICO RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL NIVELES DE RESPONSABILIDAD CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVO DE GESTIÓN INCLUSIÓN DE DOCUMENTOS AL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ESPACIOS DE TRABAJO EN EL MODELO DOCUMENTAL CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES ARCHIVO CENTRAL CREACIÓN DE INVENTARIOS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES RETENCIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO HISTÓRICO PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACIÓN DOCUMENTAL PRODUCCIÓN DOCUMENTAL RECEPCIÓN DOCUMENTAL DISTRIBUCIÓN TRÁMITE ORGANIZACIÓN CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ORDENACIÓN DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL METADATOS CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DOCUMENTAL VALORACIÓN DOCUMENTAL CONSULTA DOCUMENTAL... 35

5 PÁGINA 5 de ASIGNACIÓN DE ACCESO Y SEGURIDAD RESPALDO DE LA INFORMACIÓN Y CONTINUIDAD DEFINICIONES MODIFICACIONES AL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL BIBLIOGRAFÍA... Error! Marcador no definido.

6 PÁGINA 6 de 43 INTRODUCCIÓN El Fondo Nacional de Garantías S.A - FNG con el propósito de hacer más eficientes y seguros sus procesos operativos y con el ánimo de disponer de mayor cantidad y calidad de información para la gestión del negocio basada en sus principios de Transparencia, Respeto, Excelencia y Servicio, pone en marcha la implementación del Modelo de Gestión Documental en cumplimiento con la legislación Colombiana en materia de archivos, basado en la Ley 594 de Ley General de Archivos, en su título V: Gestión de documentos, la cual regula la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar programas de gestión documental independientemente del soporte en que se produzca la información para el cumplimiento de su cometido estatal o del objeto social para el que fueron creadas, como también el contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. En cumplimiento a lo expuesto anteriormente, el presente Modelo pretende ser una herramienta de referencia para gestionar los documentos dentro de los procesos documentales al interior del FNG, servir como una guía de orientación para lograr un adecuado manejo documental y garantizar la disponibilidad de la información a través de la estandarización de las actividades relacionadas con la planeación, producción, recepción, distribución, gestión, organización, consulta, conservación y disposición final. Se presenta la definición de Modelo para el FNG, los elementos que lo integran, los niveles de responsabilidad que deben intervenir y se establecen las consideraciones necesarias para desarrollar los procesos y procedimientos propios de la función archivística y de gestión documental la cual se detalla bajo el concepto de ciclo de vida de los documentos. El Modelo de Gestión Documental para el FNG que adopta la organización permitirá trabajar efectivamente en la normalización de los documentos de la Entidad contribuyendo a la toma de decisiones y a la aplicación de las prácticas establecidas al interior de la organización. Los procesos de Gestión documental para el Modelo del FNG aplican para el entorno físico como electrónico, por lo tanto es aplicable indistintamente del soporte en el que se encuentren los documentos y se rigen por el desarrollo del ciclo vital y los principios de archivo. Indiscutiblemente el uso de la tecnología contribuye a la mejora de los procesos, a la facilidad en el tratamiento y difusión de la información para los usuarios internos o externos, constituyéndose como una herramienta clave en la gestión del cambio de la Entidad.

7 PÁGINA 7 de OBJETIVO Establecer el Modelo de Gestión Documental para el Fondo Nacional de Garantías FNG S.A., como una herramienta de referencia y aplicación general en la forma de gestionar los documentos dentro de los procesos documentales contribuyendo de esta manea a la mejora continua de la organización. 2. ALCANCE El documento busca ser un marco de referencia para la puesta en marcha del modelo de gestión documental que se implementará para toda la organización. Este documento no contempla procedimientos de la organización, políticas detalladas para Gestión Documental, como tampoco indica cómo se deben realizar los procesos documentales

8 PÁGINA 8 de DEFINICIÓN DE MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL El Modelo de Gestión documental para el Fondo Nacional de Garantías S.A.- FNG se construye como un esquema teórico que busca regular, controlar y alinear los procesos de gestión documental con miras a la organización de la información a través del cumplimiento de la normatividad vigente en materia de archivo. Describe de manera general el ciclo de vida de los documentos y los procesos de archivo como lo son: planeación, producción, recepción, distribución, trámite, organización, recuperación y disposición final en las tres fases de archivo de Gestión, Central e Histórico, así como también el manejo de herramientas documentales. El Modelo cuenta con los requisitos normativos que son aplicables a la Entidad de acuerdo con su naturaleza, requisitos funcionales a través de los cuales intervienen los Usuarios como parte integral del sistema en la gestión diaria que generan sobre los documentos, requisitos propios de la organización y requisitos tecnológicos como componente fundamental en su implementación.

9 PÁGINA 9 de 43 La Entidad podrá automatizar los procedimientos documentales, actividades de sus áreas, o implementar nuevas funcionalidades en beneficio de la organización, las cuales deben estar acordes con las actividades de gestión, trámite, organización recuperación, consulta y conservación de la documentación. De acuerdo con lo anterior, el Modelo de Gestión Documental contempla los siguientes elementos: Forma y estructura de los documentos de archivo creados en cada proceso. Metadatos que acompañaran el documento a lo largo del tiempo. Requisitos para recuperar, usar y trasladar los documentos de archivo a otros usuarios, así como su organización acorde a los principios archivísticos. Acceso y consulta a los documentos al largo plazo con el propósito de disponer de la información oportunamente y satisfacer las necesidades los usuarios. Conservación y Preservación de los documentos de archivo en entornos seguros, que permitan mantenerlos, auténticos, fiables, íntegros y disponibles, entendiendo estas definiciones así: Autenticidad: documento que mantiene las características originales respecto al contexto, la estructura y el contenido, es decir, que un documento sea lo que afirma ser. Fiabilidad: Capacidad de un documento para servir de prueba fidedigna de las actividades u operaciones realizadas por una entidad, aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos. Integridad: Documento completo y que no ha sido alterado. Disponibilidad, capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento en el contexto que fue creado y usado. El FNG deberá generar políticas y lineamientos específicos para el Modelo de Gestión documental, con el propósito de proteger los documentos contra cualquier modificación o utilización no autorizada, o por el contrario indicar los casos en los que se puedan generar modificaciones e indicar quien o quienes están autorizados para hacerlo, establecer normas para el acceso y evitar la destrucción o eliminación de la información a través del establecimiento de los siguientes criterios: 1. Establecer flujos documentales que permitan identificar los documentos que ingresan o salen de los procedimientos e incorporar estos a series o subseries documentales que soporten la gestión, así como también permitir la trazabilidad de las operaciones que se generen sobre los mismos. 2. Definir la organización documental de acuerdo al orden en el que se desarrollan los trámites administrativos.

10 PÁGINA 10 de Conformar los expedientes reflejando series y/subseries documentales los cuales integren todos los tipos documentales correspondientes. 4. Incluir y aplicar controles de acceso a la información, proporcionar métodos de auditoria que demuestren la protección efectiva de los documentos. 5. Definir políticas sobre almacenamiento, custodia y preservación a largo plazo de la Gestión documental. En concordancia con lo anterior, el Modelo de Gestión Documental podrá estar acompañado de una plataforma tecnológica que se adapte conceptualmente a los principios archivísticos a las disposiciones legales, funcionales, tecnológicas y las necesidades propias de la organización. La plataforma a implementar deberá permitir el uso de medios informáticos para la gestión de los documentos electrónicos desde el momento que se crean o ingresan a la organización hasta su destrucción o disposición final, cumpliendo con las etapas del ciclo vital y manteniendo siempre una integración entre los procesos documentales, que garanticen la conservación y preservación de los mismos. 4. ELEMENTOS Y COMPONENTES DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Dentro de las relaciones que se establecen en gestión documental, es posible evidenciar la integración de varios elementos tal como lo representa el siguiente gráfico, iniciando con la estructura orgánica de la entidad la cual estará representada por el Sistema de Clasificación Documental, la relación entre procedimientos, series, expedientes y tipos documentales, como también entre los componentes normativos y técnicos a seguir para su implementación y los niveles de responsabilidad en el ciclo de vida de los expedientes:

11 PÁGINA 11 de 43 Relación de elementos: La Estructura Orgánica de la Entidad: permite establecer el Sistema de Clasificación de Archivos que se encuentra representado por el cuadro de clasificación documental -CCD, el cual identifica los niveles de Fondo, Sección, Subsección, Serie o Subserie. Los procedimientos son un insumo de cada unidad productora, los cuales dan lugar a las series o subseries documentales. Series Documentales identifican un conjunto de documentos generados en el desarrollo de una función o actividad administrativa la cual en la mayoría de los casos, se encuentra regulada por una norma o procedimiento. o o o Las Tablas de Valoración Documental - TVD son insumos que permiten identificar los valores de los documentos (primarios y secundarios) de archivo desde la creación de una serie documental hasta su disposición final. Las Tablas de Retención Documental- TRD son herramientas que permiten identificar el tiempo de retención y/o conservación de los documentos en cada fase de archivo (Gestión, Central e Histórico). Las Transferencias Documentales permiten detallar las series y tipos documentales con el propósito de disponer de los documentos de acuerdo con las Tablas de Valoración Documental y Tablas de Retención Documental. Expediente contiene el conjunto de documentos producidos en el trámite administrativo.

12 PÁGINA 12 de 43 Documento: tipo documental concreto que hace parte de una serie documental y a su vez a la consolidación del expediente. Infraestructura Tecnológica: Como herramienta para llevar a cabo los procesos de dirección, control y administración de la información en la entidad se requiere contar con una adecuada infraestructura que permita soportar, administrar y lograr la efectividad y productividad de los procesos organizacionales que contribuyan al respaldo y recuperación de la documentación e información de la entidad. Los componentes Normativos y técnicos se explicarán en los siguientes capítulos. 5. COMPONENTE NORMATIVO El marco normativo de las organizaciones está regulado de acuerdo al sector al cual pertenecen, como también a las disposiciones que por su naturaleza le son aplicables. En este sentido es importante identificar la normatividad que regula los procesos archivísticos con el propósito de aplicar de manera más amplia los requisitos normativos en gestión documental aplicables a la organización. Dada las regulaciones emitidas por el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística del país, se citan las siguientes como referentes para su aplicación: 5.1 NORMATIVIDAD EXTERNA El presente documento tendrá en cuenta toda aquella reglamentación, ley, norma, circular y demás documentos que por la fecha se encuentre vigente y sea de obligatoria aplicación por el FNG. El registro de las normas aplicables por el FNG S.A., se encuentran en el Normograma de la organización. 5.2 NORMATIVIDAD INTERNA Resolución Interna No. 107 (20 de Agosto de 2013): Por el cual se adopta el Sistema de Gestión Documental del Fondo Nacional de Garantías S.A. FNG. Resolución No. 83 de 2013 mediante la cual se creó la estructura del Fondo Nacional de Garantías FNG S.A. a Nivel de Departamentos y subdirecciones. Manual de Seguridad informática (Protección de la Información y de los datos y seguridad en las instalaciones del FNG)

13 PÁGINA 13 de COMPONENTE TÉCNICO El Modelo de Gestión Documental deberá velar por la elaboración trámite y protección de la información generada por la organización. Por lo tanto es de vital importancia cumplir los siguientes elementos que posibilitan el aseguramiento de la documentación. Conformación de un Sistema de Clasificación de archivos que permita reflejar la estructura orgánico-funcional de la organización a través de la cual sea posible representar las agrupaciones documentales (Fondo, Sección y Subsección), con el propósito de identificar y clasificar en series y subseries documentales, todos los documentos recibidos y/o producidos por la entidad. (Véase Entregable No. 1 Sistema de Clasificación de Archivos). Armonizar el ambiente físico con el electrónico identificando el medio en el que se producen los documentos y el vínculo de estos dentro de las agrupaciones documentales. La armonización permite verificar la trazabilidad de los trámites administrativos dentro de la conformación de expedientes los cuales deberán reposar en un solo lugar y de manera organizada. Es indispensable para la gestión documental del FNG, atender los principios archivísticos de Procedencia y Orden Original, los cuales de manera clara se deberán aplicar en la organización de los documentos y de acuerdo con la unidad productora a la cual pertenezcan. El principio de procedencia establece que los documentos producidos por un área o dependencia, no deben ser mezclados con los producidos por otras. Por lo tanto, este principio indica el vínculo directo de los documentos con la unidad productora a la que naturalmente pertenecen. El principio de Orden original indica que los documentos se producen de manera natural y siguiendo una secuencia lógica. En consecuencia el orden de los documentos debe darse con la forma y el orden en que se adelanta la ejecución de los trámites y su organización deberá reflejarse de manera cronológica. Se requiere contar y administrar las herramientas archivísticas documentales como los son: o Cuadros de Clasificación documental - CCD: permite la jerarquización y clasificación de los documentos producidos por la entidad a través de la definición de series subseries y tipos documentales. o Tablas de Retención documental - TRD : Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia o retención en cada etapa del ciclo vital de los documentos, estas herramientas contribuyen

14 PÁGINA 14 de 43 a la racionalización y normalización de la producción documental, al control, selección y conservación de los documentos que tiene carácter permanente. o Inventarios Documentales: instrumento de descripción que permite conocer las series y subseries documentales existentes en el fondo y a partir de estos, establecer el plan de organización del archivo. o Tablas de Valoración documental - TVD: herramienta a través del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo, esta herramienta es indispensable en la organización de fondos acumulados, es decir en los archivos que no cuentan con ningún criterio de organización. La Entidad de acuerdo a su dinámica, podrá aseguramiento y preservación de los documentos. establecer nuevas herramientas que control, Otro elemento importante dentro de la gestión documental, es la realización de transferencias de todos los documentos que cumplan con los criterios de retención definidos en cada serie y subserie documental de acuerdo a la fase o etapa de archivo en la que se encuentre (Gestión, Central e Histórico). Las transferencias evitan la conservación irracional de documentos, facilitan el control y acceso a los mismos. Por lo tanto estas deben adelantarse atendiendo todos los criterios legales y de organización documental que indique la Entidad. Los procedimientos de disposición documental se deberán establecer de acuerdo a los criterios establecidos en la tabla de retención documental y deberá contar con el visto bueno del Comité de Archivo de la entidad, o quien haga sus veces. 7. RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Teniendo en cuenta que las actividades realizadas en gestión documental son transversales a la organización, la administración de los documentos producidos y gestionados son responsabilidad de cada uno de los niveles; por lo tanto las funciones de cada área o departamento deberán estar determinadas de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la misma:

15 PÁGINA 15 de 43 En este sentido cada unidad productora deberá proteger los documentos producidos en el ejercicio de sus funciones, especialmente, aquellos que evidencien trámites administrativos; así como también tener claridad de los procedimientos o trámites que cumple un documento, puesto que en ocasiones el área o departamento que realiza el último trámite sobre el mismo, no necesariamente lo debe integrar a su archivo de gestión, por lo anterior, la responsabilidad de las oficinas productoras puede darse en dos vías: La primera una oficina productora puede elaborar, gestionar y custodiar los documentos hasta la finalización de su trámite, por lo tanto la responsabilidad recae totalmente sobre la misma. La segunda una oficina productora puede no elaborar los documentos, pero los recibe de otra unidad productora porque de acuerdo con su función, le corresponde realizar el trámite hasta que pierda su vigencia administrativa. Adicionalmente y teniendo en cuenta la naturaleza y funciones públicas que cumple la Entidad, se considera necesario acatar las responsabilidades de quienes actúan como servidores públicos, tal como lo indica la ley 734 de 2002 en su Art 34: Son deberes de todo servidor público: Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o

16 PÁGINA 16 de 43 a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos NIVELES DE RESPONSABILIDAD Los niveles mínimos de responsabilidad que la entidad debe entregar por funciones son los siguientes: NIVEL 1 GRUPO DIRECTIVO 2 3 DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y/O SUBDIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROFESIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL y ADMINISTRADOR FUNCIONAL 4 ADMINISTRADOR TÉCNICO 5 6 JEFES DE UNIDADES PRODUCTORAS ADMINISTRADORES DOCUMENTALES 7 EMPLEADOS EN GENERAL 8 ENLACES DE ÁREA Y OPERATIVOS ACTIVIDADES Responsables de la aprobación y divulgación de políticas de Gestión documental y velar por el cumplimiento de las mismas al interior de la organización. Responsables de coordinar todos los aspectos relacionados con la Gestión Documental. Responsable de dar cumplimiento y aplicación a la normatividad vigente. Capacitar en temas requeridos por la entidad en materia documental. Responsable en caso de implementar un Sistema de Gestión Documental, de la atención a los usuarios, incidentes, perfiles de seguridad, acceso y consulta, parametrización de series subseries, tipos documentales y administración del sistema. Responsable de la administración general del sistema, y de brindar soporte técnico. Responsables de mantener los documentos de archivo íntegros y completos de acuerdo a las funciones que le son asignadas y hacerlas cumplir a través de los equipos de trabajo. Grupo responsable de la aplicación efectiva de las políticas de Gestión Documental, funcionarios encargados de mantener disponible la información y servicios requeridos por los funcionarios internos, aquí se debe definir las responsabilidades en las actividades de archivo como prestamos, consultas, preparación física, custodia, microfilmación entre otros. Aplicar los lineamientos en materia documental de acuerdo con lo establecido por la Ley y con cada una de las funciones asignadas. Funcionarios responsables de la organización y entrega de los documentos que se encuentran en Gestión por sus unidades productoras. Funcionarios encargados de realizar los procesos operativos de alistamiento documental, transferencias foliación, diligenciamiento de inventarios. 1 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 734 de 2002 (05 Febrero, 2002) Código Disciplinario Único Artículo 34 numeral 1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21).

17 PÁGINA 17 de 43 Responsables de la validación documental de los expedientes en el entorno físico como electrónico para mantener un archivo documental único independiente del medio creado. Responsables de tramitar los documentos entre las áreas cuando sea necesario. Responsables de la clasificación de la información de acuerdo a las Tablas de Retención Documental TRD. 8. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Los documentos constituyen un activo importante en las organizaciones dado su carácter probatorio en los trámites administrativos que estas generan, la continua evolución de los soportes y los diferentes medios en que estos se producen, conllevan a que las organizaciones establezcan métodos cada vez más prácticos para su control y gestión. Es por esto que las prácticas en gestión documental presentan a los documentos de archivo como esenciales y necesarios dado su carácter informativo y testimonial que permiten la reconstrucción de la memoria institucional en determinado periodo de tiempo. En este sentido, el ciclo de vida de los documentos dentro del Modelo de Gestión de documental del FNG, comprende las fases por las cuales atraviesan los documentos desde que nacen hasta su disposición final, dentro de lo que se conoce como Archivo Total. Este concepto integra y establece procesos como producción y/o recepción, la distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos en las tres edades y que se conocen como Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico ARCHIVO DE GESTIÓN Fase en la cual se reúnen todos los documentos en trámite que son generados por las diferentes áreas de la organización en ejercicio de sus actividades. Los documentos que se encuentran en esta etapa son sometidos a continúa utilización y consulta administrativa. Es necesario tener claridad que el tiempo de permanencia de la documentación en la etapa de gestión depende de la duración del trámite administrativo en cada unidad productora, es decir, los documentos individualmente se gestionan, formalizan y tramitan antes de hacer parte de un expediente. Cuando se termina el trámite de los documentos y estos se han enviado al expediente respectivo, se establecen las fechas de inicio, finalización y/o cierre, por lo tanto solo a partir de ese momento se da inicio a la aplicación de los tiempos de retención y disposiciones indicadas en las respectivas Tablas de Retención Documental.

18 PÁGINA 18 de 43 Una vez cerrado el trámite del expediente y empiece a contarse el tiempo de retención en la fase de archivo de gestión, no se debe alterar el orden de los documentos, eliminar documentos o incluir documentos, por lo que se entiende que ya el expediente esta íntegramente constituido. En este sentido se requiere que los responsables de la documentación a nivel de Jefes de unidades productoras, empleados en general y/o administradores documentales, conozcan y apliquen los lineamientos emitidos por gestión documental, a fin de evitar inconsistencias en el manejo de la documentación. Si existe fallas en la etapa de gestión, el (los) responsable (s) del área comunicará al departamento encargado de administrar la gestión documental del FNG, para que se realice su verificación y control. De no atender los lineamientos en la materia, la Entidad definirá las medidas necesarias para su cumplimiento INCLUSIÓN DE DOCUMENTOS AL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Los documentos que se produzcan o se reciban a través del Modelo de Gestión Documental harán parte de las series, subseries y/o tipos documentales definidas por la organización. Todos los documentos que se reciban deberán tener un identificador único que permita probar la existencia del mismo dentro del Modelo. Los documentos deben permitir ubicarse dentro del Modelo fácilmente y permitir la trazabilidad para identificar quienes los han consultado o han tenido acceso a ellos. Los documentos deben tener una relación entre quien produce el documento y el contexto en el que se origina UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Los documentos recibidos de manera general en la Entidad deberán ser revisados para verificar la competencia para el FNG, los anexos y responsables; estos se registrarán y radicarán en el sistema de correspondencia que la entidad asigne para tal fin. La Entidad establecerá los horarios para la recepción de los documentos a través de la unidad de Correspondencia. El FNG regulará los casos en los cuales no se deba registrar la información en el sistema tales como documentación personal, catálogos, informativos no relacionados con la entidad entre otros.

19 PÁGINA 19 de 43 EL FNG dispondrá de la infraestructura necesaria para el funcionamiento del sistema de correspondencia, el cual debe ser el único canal de recepción de información para la entidad, no es permitido disponer de una doble ventanilla de radicación de documentos. El control de los documentos que ingresan y salen de la entidad deberá realizarse a través de la ventanilla de correspondencia teniendo en cuenta las siguientes actividades: ACTIVIDADES Correspondencia de Entrada Registro Radicación Digitalización/Captura Rotulación Control de Distribución (Funcionarios o Áreas) Entrega y Notificación Anulación de Registros Radicados ACTIVIDADES Correspondencia de Salida Registro Radicación Rotulación Control de Distribución (Mensajería y Courrier) Entrega Anulación de Registros Radicados El registro y radicación de comunicaciones para la entidad, deberá contar con las siguientes condiciones legales establecidas: Se deberán registrar los datos mínimos que permitan la identificación, distribución y recuperación del documento, así como la fecha y hora de recepción o envió, tipo documental, remitente o destinatario, anexos. La asignación del número de radicación deberá realizarse en estricto orden de recepción de los documentos tanto de entrada como de salida El consecutivo debe ser un número único incremental, no se deberá reservar números de radicación, como tampoco la numeración será repetida, tachada o corregida. En caso de existir errores en la radicación y de ser necesario anular los números de radicado asignados, se deberá dejar constancia por escrito con la justificación del responsable de administrar la gestión documental del FNG.

20 PÁGINA 20 de 43 Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir del número uno, tanto para el radicado de entrada como de salida. Cuando un usuario externo entregue personalmente el (los) documento (s) en la unidad de correspondencia, se deberá entregar inmediatamente la copia del documento debidamente radicado como constancia de recepción de los mismos. La Entidad establecerá los medios de recepción y envió de documentos ya sea por Fax, Correo electrónico u otros canales y dispondrá las políticas correspondientes. En cuanto al control de las comunicaciones internas la entidad puede establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados. El envió de comunicaciones oficiales deberán ser registradas en el sistema de correspondencia con el fin de asignar un numero radicado de salida, los lineamientos para el control, copias y seguimiento de los documentos serán establecidos por la Entidad de acuerdo a las necesidades de la misma. Se dejará por escrito las justificaciones de eliminación o anulación de números de radicado en los casos en que sea necesario previa aprobación por el responsable del área documental o responsable del área en general. La unidad de correspondencia elaborará las planillas y controles necesarios que permitan certificar la recepción y/o entrega de la documentación física y/o electrónica a los funcionarios. Los registros resultantes cumplirán con los tiempos establecidos en la Serie documental correspondiente. Las planillas deberán estar controladas por el Sistema de Gestión de Calidad. El FNG dispondrá el método más efectivo para realizar la radicación de las comunicaciones ya sea de manera manual o automatizada y de generar los planes de contingencia adecuados para asegurar el funcionamiento y prestación del servicio ESPACIOS DE TRABAJO EN EL MODELO DOCUMENTAL

21 PÁGINA 21 de 43 El Modelo de Gestión Documental contemplará espacios de trabajo y colaboración para todos los funcionarios de la Entidad a través de los cuales sea posible crear y gestionar los documentos producidos en el ejercicio de sus funciones. Los documentos hacen parte de series y/o subseries documentales por lo tanto contribuyen a la conformación de Expedientes y estos a su vez cumplirán con los criterios definidos para la gestión de archivos CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES Los expedientes en el Modelo de Gestión Documental se generan de acuerdo con las series o subseries documentales de cada unidad productora, por lo tanto, los expedientes cumplen las siguientes etapas: INICIO DEL EXPEDIENTE El expediente vive en el Modelo de Gestión Documental cuando cumpla con los requerimientos mínimos para dar inicio a un trámite y conformar el expediente. Las fechas extremas del expediente se darán con del primer documento que de apertura al trámite y la fecha final con el último documento que cierra la totalidad del trámite de acuerdo con los tipos documentales declarados en la Tabla de Retención Documental. Los expedientes deberán contener una identificación única y de fácil recuperación por las áreas productoras. TRAMITE DEL EXPEDIENTE Durante el trámite administrativo se generan todos los documentos que hacen parte del expediente. Los documentos producidos internamente deben cumplir con las condiciones establecidas por la entidad. Los documentos deben cumplir con la secuencia de producción definida en los procedimientos de la organización y establecidos en las Tablas de Retención Documental, por lo tanto la organización interna de los documentos en el expediente deberá estar reflejada de acuerdo a su orden de creación. Una vez consolidado el expediente los tiempo de retención empezarán a gestionarse por lo tanto estos no podrán ser modificados y/o eliminados.

22 PÁGINA 22 de 43 CIERRE DEL EXPEDIENTE Esta actividad se realizará cuando el expediente cumpla con la totalidad de documentos que lo conforman de acuerdo a los tipos documentales definidos en los procedimientos y en las Tablas de Retención Documental. La fecha para el cierre del expediente corresponde a la que contenga el último documento generado, el cual deberá estar revisado y aprobado, una vez esta actividad se complete los documentos se considerarán como documentos de archivo, los cuales son inmodificable para cualquier caso. Una vez cerrado el expediente, no se incluirán tipos documentales adicionales que no se contemplen en los procedimientos y en las Tablas de Retención Documental. Cada unidad productora definirá de acuerdo a sus funciones y responsabilidades la creación, consolidación, trámite y cierre de los expedientes con el propósito de dejar evidencia de las actuaciones administrativas. 8.2 ARCHIVO CENTRAL Fase en la cual se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad una vez finalizados su trámite y cumplido el tiempo de retención en archivo de gestión. Los documentos en esta fase siguen siendo vigentes y son objeto de consulta semi-permanente por las propias oficinas y los particulares en general. La conservación de los expedientes en esta etapa responde a los tiempos definidos en la Tabla de Retención Documental, así como la disposición final que las mismas indiquen. El proceso de transferir desde el archivo de gestión al archivo central se conoce como Transferencia Primaria, por lo tanto todos los expedientes que sean transferidos al archivo central deberán encontrarse cerrados, es decir, con los tipos documentales registrados en las Tablas de Retención Documental, adicionalmente deberán contener para los archivos físicos el proceso de preparación física, foliación, rótulos e inventarios documentales en los cuales se pueda evidenciar el registro de los datos para su control y gestión. Para los archivos electrónicos la validación debe poder realizarse desde la herramienta documental que se implemente por la organización.

23 PÁGINA 23 de 43 Dado que los trámites administrativos que consolidaron los expedientes se llevaron a cabo en la etapa de gestión, no debe permitirse la inclusión de documentos adicionales en esta etapa de archivo, de incumplirse lo anterior, se considera una alteración a la información custodiada CREACIÓN DE INVENTARIOS Este Modelo utilizará herramientas como inventarios documentales a través de los cuales sea posible registrar los expedientes creados por las unidades productoras, identificando las series y/o subseries documentales, esto con el propósito de facilitar la administración de los expedientes a través del ciclo vital de los documentos, soportar las transferencias documentales y facilitar la búsqueda, recuperación y localización de la información. Los inventarios deberán: Registrar los expedientes con los datos correspondientes a sección, subsección, serie, código de serie, nombre del expediente fechas extremas, disposición y ubicación en las diferentes fases de archivo. Registrar la fecha de inicio y cierre del expediente. Validar los tiempos de retención en cada fase de archivo y generar reportes una vez se cumplan las disposiciones finales correspondientes. Permitir la actualización del inventario una vez los expedientes cumplan con los tiempos de retención definidos en las Tablas de Retención Documental. Generar los inventarios en el formato que la entidad defina TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Conjunto de actividades que desarrolla la entidad para transferir o remitir los documentos del archivo de gestión al archivo central (Transferencia Primaria) y del archivo central al archivo histórico (Transferencia Secundaria) de acuerdo con el ciclo vital de los documentos y lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental aprobadas por la entidad. Este proceso requiere que las siguientes actividades sean realizadas por el responsable del área de archivo: Elaborar un plan o cronograma de transferencias documentales y determinar la periodicidad con que estas se realizarán en la entidad. Verificar las Tablas de Retención Documental para determinar que los documentos están cumpliendo con los tiempos establecidos.

24 PÁGINA 24 de 43 Las transferencias documentales se deben realizar de manera simultánea entre los expedientes físicos y electrónicos, los procesos de preparación física para la entrega de la documentación deben definirse en manuales o instructivos a través de los cuales se indicará el paso a paso y los requisitos técnicos para su recepción por las áreas de gestion documental o archivo. Los procesos de foliación de documentos electrónicos aunque no se evidenciaran de la misma manera que los soportes físicos, deberá indicar la cantidad de objetos (archivos) que contiene para mantener un control de la documentación. Es necesario que se generen los inventarios correspondientes por cada unidad productora, así como también indicar si corresponde a una transferencia primaria o transferencia secundaria de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. La entidad definirá la revisión, actualización y verificación de inventarios documentales el formato y medio través de los cuales se gestionarán. La recepción de las transferencias por los funcionarios de archivo o responsables de gestión documental, incluirán los controles necesarios para la ubicación en los depósitos y su fácil recuperación RETENCIÓN DOCUMENTAL Hace referencia a los plazos de conservación que se le asigna a una serie o subserie documental, la cual permite identificar el tiempo en meses o años a través del cual se conservará la documentación en las fases de archivo de gestión y archivo central. El tiempo total de conservación de una serie documental se define sumando el tiempo establecido en archivo de gestión y archivo central y verificando la disposición final. El tiempo que se asigna a una serie aplica para todos los tipos documentales que la integren, no existe retención de tipos documentales individualmente. 2 2 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 004 (15, Marzo, 2013). Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,

25 PÁGINA 25 de 43 Los tiempos de retención se deberán establecer de acuerdo a un contexto legal, institucional e histórico, es decir, se tendrán en cuenta al sector al cual pertenece la entidad, sus funciones asignadas y la importancia de los documentos para salvaguardar el patrimonio documental. La entidad definirá las políticas o procedimientos para la actualización de tablas de retención de acuerdo a las necesidades de la misma DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Es la actividad a través de la cual se realiza una selección de documentos en cualquier etapa del ciclo vital con miras a su Conservación Total o permanente, a su eliminación o microfilmación conforme las disposiciones establecidas en las Tablas de Retención Documental. Se consideran los siguientes criterios: Conservación Total: se aplica a los documentos con valor permanente y considerados de vital importancia para las entidades puesto que dan testimonio de sus actividades. Se conservan para la ciencia, la cultura o la investigación. Los documentos cuya disposición final constituyan una conservación total deberán permanecer siempre en su formato original (Físico y/o electrónico) es posible aplicar una técnica de reprografía para garantizar la conservación de los documentos originales para evitar deterioros y adicionalmente permitir el acceso oportuno a la información. Para los documentos electrónicos la entidad deberá establecer los lineamientos para su conservación y la preservación en otros medios automatizados velando siempre por la autenticidad, Integridad y confidencialidad de la información. Eliminación: Se aplica este criterio a la actividad resultante de la disposición final señalada en la Tabla de Retención Documental para los documentos que han perdido su valor administrativo, legal, o fiscal que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. El proceso de eliminación requiere de la aprobación por el Comité de Archivo de la entidad o quien haga sus veces y deberá cumplir el procedimiento establecido por la Ley en el momento de su aplicación. Evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Bogotá D.C.: El AGN, p.

26 PÁGINA 26 de 43 La entidad adoptará los mecanismos o procedimientos correspondientes para realizar la eliminación de los documentos de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. (Art 15.) 3 Así como también los procedimientos de destrucción de los documentos dejando constancia del medio utilizado. Selección: Actividad resultante de la disposición final señalada en la Tabla de Retención Documental a través de la cual se determina una muestra documental de carácter representativo para la conservación permanente. Este proceso se aplica a la documentación que ha perdido su vigencia administrativa, a series documentales que poseen un alto volumen de documentación y donde los documentos pueden repetirse o se encuentran en otras series, cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente y debe seleccionarse a través de un muestreo. En cualquiera de los casos la entidad adoptará de acuerdo a sus necesidades los mecanismos para realizar el proceso selección indicando claramente los requisitos que se establecerán para la muestra documental. Microfilmación: técnica a través del cual se cambia el soporte de los documentos en papel por un material sintético, resistente y durable por medio de la toma de fotografías al documento hasta la obtención de pequeñas imágenes en película sin perder calidad e información. Esta técnica permite obtener una reproducción exacta de la documentación a través de la cual es posible preservar y dar seguridad a la documentación por largos periodos de tiempo, así como también facilita la reducción de espacios físicos de almacenamiento. Dado que el proceso de microfilmación es considerado como un soporte durable y estable por sus condiciones de conservación (más de 100 años) es importante que le entidad atienda las disposiciones legales en la materia como los son el Decreto 2527 de 1950 el cual se reconoce el valor probatorio de las copias fotostáticas de los documentos microfilmados como también las Normas Técnicas para reproducción de microfilmes 4. 3 COLOMBIA.ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 004 (15, Marzo, 2013). Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental. Bogotá D.C.: El AGN, p. 4 Ley 2527 (27, Julio, 1950). Por el cual se autoriza el uso de Microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. l

27 PÁGINA 27 de 43 Se deben identificar las series documentales que cumplan con este requisito a través de la Tabla de Retención y/o Valoración Documental. En todo caso la entidad velará por la preservación de los documentos como memoria de la conducta oficial de la misma. En caso que la Entidad desee pasar de la Microfilmación a otro medio técnico de conservación, deberá disponer de las herramientas necesarias que permitan la preservación y consulta a largo plazo ARCHIVO HISTÓRICO Fase final del ciclo de vida de los documentos, en el cual una vez cumplidas las fases de archivo de gestión, archivo central y realizada la aplicación de la disposición final definida en las tablas de retención, se preservarán de forma permanente ya sea por su contenido legal, por informar sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad convirtiéndose en testimonio de las actividades desarrolladas. Los documentos que cumplen con este criterio son aquellos que su disposición final mencione como conservación total así como los resultantes del aplicar el proceso de selección o valoración. Los expedientes en esta etapa deberán permanecer íntegros, mantener su orden original y de procedencia como reflejo de la memoria institucional de la organización. Como medida de preservación, estos documentos se deben conservar de manera física independientemente si se utiliza un medio de reproducción legalmente aprobado. Para los documentos electrónicos que nacen y se mantienen en este medio durante todo el ciclo de vida, la organización deberá estipular las condiciones para la preservación y recuperación en el tiempo. Se considera archivo histórico por el valor que los documentos y la información tienen para la ciencia, la investigación y la cultura. La organización documentará las medidas necesarias para el control en cada una de las fases, identificará los responsables en cada etapa y verificará los requerimientos que sobre los mismos se generen. Aquellos documentos que tengan un valor histórico deberán cumplir con las normas dispuestas por el Archivo General de la Nación -AGN para su custodia.

28 PÁGINA 28 de PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL El modelo de gestión documental para el FNG, propone que se atiendan los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. La aplicación de los procesos contribuirá a lograr la transparencia en la gestión administrativa, como también a consolidar el Programa de Gestión Documental en la entidad, bajo el siguiente esquema: 9.1. PLANEACIÓN DOCUMENTAL La creación de documentos y registros dentro del Modelo de Gestión Documental se establecerá de acuerdo con los procedimientos Elaboración y Control de Documentos y Control de Registros en cumplimiento con lo estipulado en la Norma de Calidad NTCGP: en sus capítulo Control de Documentos y Control de Registros. Cabe anotar que dentro del Modelo de Gestión Documental se deben evidenciar los registros documentales, basados en el análisis de los procesos y procedimientos e identificando los tipos documentales a través de los cuales se evidencia el desarrollo de los trámites administrativos. Los

29 PÁGINA 29 de 43 documentos que sean creados y producidos por la Entidad a través de formatos deberán, estar formalizados dentro del Sistema de la Calidad con el fin de garantizar su uso y asegurar su conservación a través de lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental para cada serie de la Entidad PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Como parte de las actividades de normalización en la producción documental, se considera importante que la entidad adopte mecanismos a través de los cuales todos los documentos internos, formatos, plantillas físicas y/o electrónicas, entre otros, estén debidamente identificadas teniendo en cuenta su estructura, finalidad y unidad productora competente. Así como también la identificación de nuevos documentos que se generen en el desarrollo de las actividades de la organización RECEPCIÓN DOCUMENTAL Como parte de las actuaciones administrativas que cumple la Entidad, es necesario que de manera centralizada se establezca una unidad de correspondencia con personal debidamente capacitado, a través de la cual se gestionen la recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales que ingresan y salen de la organización, así como también la distribución oportuna mediante mensajería interna y externa de la documentación, con el propósito de controlar los documentos y contribuir a la eficiencia administrativa en la Entidad. Lo anterior en concordancia con el Acuerdo 060 de Octubre de 2001 el cual establece las pautas para las comunicaciones oficiales en las entidades Públicas y Privadas DISTRIBUCIÓN La distribución es un conjunto de actividades de revisión control y verificación; a través del cual se hacen llegar los documentos al destinatario correspondiente. Esta actividad requiere que se atiendan las siguientes acciones: Identificar de acuerdo a la competencia del documento, la unidad productora a la cual se debe dirigir. Reasignar los documentos mal direccionados. Distribuir los documentos a la Unidad Productora Realizar el registro y control de entrega de los documentos recibidos a través de planillas. La distribución puede darse de las siguientes maneras: 5 COLOMBIA.ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 060 (30, Octubre, 2001). Por el cual se establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Bogotá D.C.: El AGN, p.

30 PÁGINA 30 de 43 Distribución de documentos recibidos de una entidad externa. Distribución de documentos producidos por la Entidad y que son remitidos internamente a otra área o dependencia. Distribución de documentos producidos por la entidad y remitidos a una entidad Externa. Es necesario que la entidad defina los medios de distribución, si se requiere de operadores de correo externos los cuales aseguren la entrega de la documentación a través de planillas, guías de correspondencia certificada y/o especial, o cualquier otro medio de certificación aprobado TRÁMITE Es el curso que surte un documento desde que se produce o ingresa a la organización en cumplimiento de las funciones asignadas a la misma. Los documentos recibidos o producidos por la entidad, responden a trámites administrativos, los cuales integran las series y/o subseries que a la vez definen el tiempo en que se gestiona y disponen para su consulta o conservación. Dentro del proceso de trámite se considera vital identificar el (los) responsable de la recepción y trámite del documento, compilación de información, tiempos de respuesta y la producción de documentos hasta la culminación del trámite ORGANIZACIÓN Actividades tendientes a clasificar, ordenar y describir los documentos de la organización con el objetivo de facilitar la localización de los documentos dentro de una estructura previamente definida de clasificación documental teniendo en cuenta los principios archivísticos de orden original y procedencia de los documentos. Permite a los usuarios ubicar fácilmente los documentos para su consulta, transferencia o disposición final, basado en el Sistema de Clasificación de Archivos Estructura Orgánico Funcional.

31 PÁGINA 31 de CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL La Entidad deberá contar con un sistema de clasificación documental acorde con su estructura orgánica, a través de la cual sea posible establecer las series y subseries de cada agrupación documental, identificando claramente el Fondo, Secciones y Subsecciones, tal como lo indican las prácticas documentales. Este proceso requiere la identificación clara de funciones en cada unidad productora, dado que el resultado de estas son las series y/o subseries documentales. Es importante apoyarse en las