ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -MADR

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1 2014 ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -MADR FRANCISCO BASTO GÓMEZ LADY MARCELA MUÑOZ GALEANO 1 11/11/2014 ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

2 Contenido INTRODUCCIÓN CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ENTIDAD RESEÑA HISTÓRICA INSTITUCIONAL A CERCA DEL MINISTERIO MISIÓN VISIÓN FUNCIONES METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TRD INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DEFINICIONES INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO CONDICIONES GENERALES PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD INSTRUCTIVO FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL-TRD EQUIPO DEL PROYECTO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

3 INTRODUCCIÓN El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural MADR dentro de sus políticas y planes institucionales, ha definido el Plan Archivístico Integral, cuyo objetivo integral es Implementar el Programa de Gestión Documental del Ministerio en cumplimiento de las disposiciones de ley para la correspondiente administración de comunicaciones oficiales, archivos y biblioteca. Estas acciones comprenden un conjunto de tareas administrativas y técnicas que deberán emprenderse en el proceso de organización, conservación, preservación y transferencia de los documentos que comprenden los archivos del Ministerio, sean estos en soporte papel y/o electrónico, contando con la Tabla de Retención Documental como herramienta principal para la debida clasificación de los archivos de gestión que se están conformando en las diferentes dependencias del Ministerio. Las Tablas de Retención Documental TRD del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural-MADR, son la herramienta que contiene el listado de Series con sus respectivos Tipos Documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento, de manera que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento, de manera que en el ministerio conozca y regule la producción documental en cumplimiento de las funciones legales que le han sido asignadas. La elaboración, aprobación, aplicación y actualización de las Tablas de Retención Documental constituye un proceso fundamental para: Identificar los factores que más influyen en la necesidad de creación y conservación de los documentos, así como una visión general de las fortalezas y debilidades de la entidad en lo que a la gestión de documentos refiere. Garantizar la adecuada conformación y clasificación de los expedientes del ministerio, los cuales se constituyen en el reflejo de la organización administrativa y registro de las acciones desarrolladas en el ejercicio de su función. Recoger información de los procesos basados en funciones para elaborar el cuadro de clasificación y decidir que documentos deberán incorporarse y por cuanto tiempo deberán conservarse. Evaluar la responsabilidad de la administración en cuanto a la conformidad con los requisitos externos para la creación y la conservación de documentos. Constituir una base útil para la evaluación de los sistemas existentes, que permita la consulta efectiva de la información, adecuada conservación documental y decisiones sobre su disposición final. 3

4 Las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural fueron aprobadas mediante Acuerdo No. 026 de 12 de noviembre de 1999, por el Archivo General de la Nación-AGN, y la entidad mediante Resolución No del 16 de enero de 2001, ordeno su aplicación, estas se constituyen como una herramienta fundamental en la organización de los archivos, permitiendo con esto, salvaguardar el patrimonio documental de la entidad y por ende de la Nación. El presente documento pretende actualizar las TRD de la entidad, a partir de los cambios y modificaciones generados con base en el decreto 1985 del 2013 que reestructuro al MADR y demás actos administrativos. Así mismo, dar cumplimiento a los lineamientos expedidos del Archivo General de la Nación-AGN, en particular a lo definido en el Acuerdo No. 004 del 15 de marzo del 2013 Artículo 13. Las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad. 4

5 1. CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ENTIDAD 1.1 RESEÑA HISTÓRICA INSTITUCIONAL 1 El Ministerio de Agricultura fue creado por la ley 25 del 8 de octubre de 1913 como "Ministerio de Agricultura y Comercio", por un proyecto de ley presentado al Senado por Rafael Uribe Uribe. El general Pedro Nel Ospina nombró Ministro de Agricultura a Antonio Paredes el 7 de agosto de 1922, pero la cartera fue suprimida el 31 de diciembre de La ley 100 de 1931 restableció el Ministerio de Agricultura y Comercio, pero esta solo pudo entrar en vigencia a partir de 1934 debido a la Guerra colombo-peruana. En esta época también se creó la Caja Agraria, la cual fue inicialmente una sección del Banco Agrícola Hipotecario, existente desde En 1938 sancionó la ley 96 por medio de la cual fusionó el Ministerio de Industrias y Trabajo con el Ministerio de Agricultura y Comercio en el nuevo "Ministerio de Economía Nacional" y nombró a Jorge Gartner. La institución permaneció nueve años hasta que la Ley 75 del 24 de diciembre de 1947 dividió el Ministerio de Economía en dos: Ministerio de Industria y Comercio y Ministerio de Agricultura y Ganadería. En 1960 se expidió la ley 135 que dio inicio a la reforma agraria creando el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria (INCORA). La ley 101 del 23 de diciembre de 1993 estableció el desarrollo agrario y pesquero en el país de acuerdo con los artículos 64, 65 y 66 de la Constitución. Se dictó el decreto 1279 del 22 de junio de 1994 a través del cual se reestructuró el Ministerio de Agricultura y se le dio el nombre actual de "Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural". Actualmente el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural fue restructurado mediante decreto 1985 de 12 de septiembre de 2013 donde se regula el funcionamiento del Ministerio, establece su organización actual y da pautas para el funcionamiento de las entidades y adscritas. 1 Ministerio de Agricultura. Disponible en: https://www.minagricultura.gov.co/ministerio/quienessomos/paginas/quienes-somos.aspx 5

6 1.2 A CERCA DEL MINISTERIO MISIÓN Formular, coordinar y evaluar las políticas que promuevan el desarrollo competitivo, equitativo y sostenible de los procesos agropecuarios forestales, pesqueros y de desarrollo rural, con criterios de descentralización, concertación y participación, que contribuyan a mejorar el nivel y la calidad de vida de la población colombiana VISIÓN Entidad líder en la formulación, gestión y coordinación de las políticas agropecuarias, pesqueras, forestales y de desarrollo social rural, que propendan por su armonización con la política macroeconómica y por una ejecución descentralizada, concertada y participativa FUNCIONES 2. Formular las políticas para el desarrollo del Sector Agropecuario, Pesquero y de Desarrollo Rural. 3. Orientar y dirigir la formulación de los planes, programas y proyectos que requiere el desarrollo del sector Agropecuario, Pesquero y de Desarrollo Rural, y en general de las áreas rurales del país. 4. Presentar los planes y programas del sector que deban ser incorporados al Plan Nacional de Desarrollo. 5. Preparar y presentar al Congreso de la República, de acuerdo con la agenda legislativa del Gobierno Nacional, los proyectos de ley relacionados con las funciones del sector. 6. Definir, en coordinación con los Ministerios de Relaciones Exteriores y de Comercio Exterior, la negociación o convenios internacionales del sector. 7. Crear, organizar, conformar y asignar responsabilidades a grupos internos de trabajo, mediante resolución, teniendo en cuenta la estructura interna, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por el Ministerio, y designar al funcionario que actuará como coordinador de cada grupo. 8. Crear, conformar y asignar funciones, mediante resolución, a los órganos de asesoría y coordinación que considere necesarios para el desarrollo de sus funciones. 9. Dirigir y coordinar lo relacionado con el Control Interno Disciplinario. 10. Las demás previstas en la ley y las que por su naturaleza le correspondan o le sean delegadas por el Presidente de la República. 2 MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL. Disponible en: https://www.minagricultura.gov.co/ministerio/quienes-somos/paginas/quienes-somos.aspx 6

7 2. METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TRD 2.1 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO OBJETIVO: ALCANCE: Actualizar las Tablas de Retención Documental TRD con el fin de racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos: Archivos de Gestión y Central del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Inicia con la compilación de la normativa institucional y termina con el aval de las nuevas TRD por parte del Comité del Desarrollo Administrativo del Ministerio. Aplica para todas las oficinas productoras de documentos que forman parte de la estructura orgánico funcional del Ministerio. 2.2 DEFINICIONES 3 a. Archivo de Gestión: Son los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y/ o académica, son documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos. b. Archivo Central: Conjunto de documentos organizados según las unidades académicoadministrativas que los producen y transfieren desde su Archivo de Gestión. Constituye la segunda fase del Sistema de Archivos. c. Archivo Histórico: Conjunto de documentos organizados según las unidades académicoadministrativas que los producen y transfieren desde su Archivo de Gestión. Constituye la segunda fase del Sistema de Archivos. d. Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas de la vida de los documentos desde su producción, recepción y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración al Archivo Histórico. e. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. f. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. g. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. h. Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 3 Archivo General de la Nación. Banco Terminológico. Disponible en: 7

8 i. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla y describirla j. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. k. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. l. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen con los fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. m. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. 2.3 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO CONDICIONES GENERALES a. Se debe contar siempre con un Acto Administrativo, que soporte la creación, modificación de una dependencia o grupo, a las cuales se les asignan funciones, y que son el soporte para elaborar o actualizar las Tablas de Retención Documental - TRD. b. Las TRD deben ser revisadas y actualizadas cuando se registren cambios estructurales y/o funcionales que las afecten. c. Las modificaciones que surjan serán evaluadas por la Oficina Productora y el Grupo de Gestión Biblioteca o quien haga sus veces y deberán ser avaladas por el Comité de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Agricultura. d. Los documentos de apoyo no se tendrán en cuenta en la elaboración y/o actualización de las TRD e. Por cada oficina productora de documentos, debidamente constituida en la estructura orgánica del Ministerio de Agricultura, existirá una Tabla de Retención Documental TRD. f. Se conformará y actualizará el Cuadro de Clasificación Documental-CCD por dependencias del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. g. Las dependencias con base en sus procesos y procedimientos, deberán evaluar y definir, aquellos registros a incluir en las TRD h. El área encargada de la elaboración y actualización de las TRD, será el 8

9 2.3.2 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Ítem ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 1. Compilación de la información institucional Se compila y registra en el formato correspondiente la información institucional, contenida en: Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación, y cambios estructurales del Ministerio (Ley, Decretos, Resoluciones, etc.). Estructura interna vigente, manuales de funciones y procedimientos. Organigrama actual, actos administrativos de creación de oficinas y asignación de funciones. DEPENDENCIA O GRUPO DE GESTIÓN Dependencias RESPONSABLE CARGO Y/O PUESTO DE TRABAJO Coordinador o Jefe del Grupo de Gestión Directores, subdirectores técnicos, jefes de oficina, funcionarios y contratistas. REGISTROS Formato de soporte normativo por oficina productora Debidamente diligenciado. SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVOS INFORMÁTICOS Entrevista a los productores documentales. Elaborar la Propuesta de la Tabla de Retención Documental Validar la TRD con el Productor documental Con base en las fuentes recopiladas y a través de una encuesta se identifican las unidades documentales producidas por la oficina en desarrollo de sus funciones, se analiza la producción y trámite de los documentos y se identifican los valores primarios de la documentación. Con la aplicación de la encuesta se complementa la información recolectada en las fuentes institucionales. Se aplica una encuesta por cada oficina productora. (Ver: Mini-Manual No. 4 (versión actualizada). AGN). Con base en el análisis de la información recolectada en las actividades previas, se estructuran las series y subseries con sus correspondientes tipos documentales para la oficina productora, se establecen los tiempos de retención en el archivo de gestión y en el central para cada serie y se determina el destino final de la documentación (conservación, selección, eliminación), de acuerdo con sus valores. La propuesta de TRD se presenta a los respectivos productores de la documentación para su revisión, sugerencias de ajuste y validación. Dependencias Biblioteca Dependencias Biblioteca Dependencias Biblioteca Coordinador o Jefe del Grupo de Gestión Directores, Subdirectores técnicos, Jefes de oficina, funcionarios y contratistas. Coordinador o Jefe del Grupo de Gestión Directores, Subdirectores técnicos, Jefes de oficina, funcionarios y contratistas. Coordinador del Grupo de Gestión Directores, Subdirectores técnicos, Jefes Formato de encuesta diligenciado (AGN) Formato de TRD diligenciado Formato de TRD Validado 9

10 Ítem ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA O GRUPO DE GESTIÓN RESPONSABLE CARGO Y/O PUESTO DE TRABAJO REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVOS INFORMÁTICOS 5. Avalar la TRD por el Comité de Desarrollo Administrativo La propuesta de TRD se presenta ante el Comité de Desarrollo Administrativo del Ministerio para su aval. Comité de Desarrollo Administrativo Jefe o Coordinador del Grupo de Gestión Directores, Subdirectores técnicos, jefes de oficina. Comité de Desarrollo Administrativo Acta del Comité de Desarrollo Administrativo 6. Notificación y firma de la TRD Una vez avalada la TRD por el Comité de Desarrollo Administrativo, El Biblioteca o quien haga sus veces debe notificar por escrito, al jefe de la oficina productora, que la TRD ha sido aprobada y se envía con la firma del jefe de archivo. El inicio de la vigencia de la aplicación de la TRD aprobada será determinada y notificada por el jefe de archivo o quien haga sus veces, de acuerdo con las características de las series documentales. Dependencias Jefe o Coordinador del Grupo de Gestión Directores, Subdirectores técnicos, Jefes de oficina Comité de Desarrollo Administrativo TRD firmada 7. Informar la oficialización de TRD El Biblioteca informará mediante correo electrónico a la Oficina productora y a la mesa de ayuda del Software de Gestión Documental que la TRD avalada se encuentra en el Disco de red Newton y actualizada en el Software de Gestión Documental. Funcionario Responsable de las TRD TRD en el Disco Newton y Software de Gestión Documental Software de Gestión Documental 10

11 2.3.3 PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Ítem ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Actualización de la TRD Validar la TRD con la oficina productora Si se han presentado cambios en la estructura orgánica o funcional de una dependencia o por requerimientos de la misma gestión documental (homologación de series) se procede a actualizar la TRD (suprimir o adicionar series, subseries o tipos documentales, modificar tiempos de retención o la disposición final). La actualización de la TRD no requiere forzosamente aplicar nuevamente la encuesta de estudio documental. Estos ajustes se pueden realizar porque el Grupo de Archivo los detecte o porque la oficina productora lo solicite. La solicitud se hará de forma escrita al Grupo de Archivo. El Grupo de Archivo realizará el estudio correspondiente de la propuesta de TRD enviada por la Oficina Productora. La propuesta de actualización de la TRD se presenta a la oficina productora para validación. DEPENDENCIA O GRUPO DE GESTIÓN Dependencias Grupo de Gestión Grupo de Gestión Oficina Productora RESPONSABLE CARGO Y/O PUESTO DE TRABAJO Jefe o Coordinador del Directores, Subdirectores técnicos, Jefes de oficina Comité de Desarrollo Administrativo Jefe o Coordinador del Directores y Subdirectores técnicos, jefes de oficina REGISTROS Propuesta de actualización de TRD Formato de TRD Validado por memorando o correo electrónico. SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVOS INFORMÁTICOS 3. Avalar la TRD actualizada La propuesta de actualización de la TRD se sustenta ante el Comité de Desarrollo Administrativo, quien dará su aprobación. La sustentación puede hacerla el productor documental o Grupo de Archivo o quien haga sus veces. La fecha de aprobación de la actualización se registra en el encabezado de la Tabla de Retención Documental TRD. Productor Documental o Grupo de Gestión Jefe o Coordinador del de la oficina productora o Biblioteca TRD actualizada y firmada. Acta de Comité de Desarrollo Administrativo 11

12 Ítem ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Notificación y firma de la TRD Actualizada Actualizar TRD en el Software de Gestión Documental Informar la oficialización de TRD Una vez avalada la TRD por el Comité de Desarrollo Administrativo, el Grupo de Archivo o quien haga sus veces debe notificar por escrito, al jefe de la oficina productora, que la TRD ha sido aprobada y se envía con la firma del jefe de archivo y de quien haga sus veces de Secretario (a) General. El inicio de la vigencia de la aplicación de la TRD avalada será determinada y notificada por el jefe de archivo o quien haga sus veces, de acuerdo con las características de las series documentales. Una vez realizada la actualización de la TRD, se procede a incluirse en el Software de Gestión Documental. El Biblioteca informará mediante correo electrónico a la Oficina productora y a la mesa de ayuda del Software de Gestión Documental que la TRD avalada se encuentra en el Disco de red newton, en la intranet en el Sistema Integrado de Gestión y actualizada en el Software de Gestión Documental. DEPENDENCIA O GRUPO DE GESTIÓN RESPONSABLE CARGO Y/O PUESTO DE TRABAJO Oficina Productora. Funcionario Responsable de las TRD REGISTROS TRD Firmada TRD creada o actualizada en el Software de Gestión Documental TRD en el Disco Newton, Sistema Integrado de Gestión y Software de Gestión Documental SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVOS INFORMÁTICOS Software de Gestión Documental Software de Gestión Documental 12

13 3. INSTRUCTIVO FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL-TRD ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. HOJA DE : Se numerará c da hoja del inventario consecutivamente. De : Se registrará el total de hojas del inventario. CÓDIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados, así como el código de serie y subserie establecido en el Cuadro de Clasificación Documental. NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. RETENCIÓN: Tiempo definido de custodia en el archivo de gestión y en el archivo central de las series y subseries documentales. Nota. En ningún caso se podrá disponer tiempos de retención a tipos Documentales independientes. DISPOSICIÓN FINAL: En este espacio se determinará la disposición del documento, después de cumplido el tiempo de retención en cada una de las etapas. En este se evidencian cuatro campos e identificados con cuatro siglas discriminadas así: CT (Conservación Total): E (Eliminación): M (Microfilmación): S (Selección): 13

14 FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 4 F01-PR-ALI-02 FECHA EDICIÓN ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : Hoja No. CÓDIGO D S SB SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN A rchivo de Gestió n A rchivo C entral DISPOSICIÓN FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS CONVENCIONES : g = SERIE DOCUMENTAL c = SUBSERIE DOCUMENTAL * = TIPOLOGÍA DOCUMENTAL CT = CONSERVACIÓN TOTAL E = ELIMINACIÓN S = SELECCIÓN M = MICROFILMACIÓN APROBACIONES: Firmas responsables: Coordinador Biblioteca Secretaría General Fecha: 14

15 4. EQUIPO DEL PROYECTO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SECRETARIA GENERAL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA - GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y BIBLIOTECA COORDINADOR PROFESIONAL EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA TÉCNICO PROFESIONAL TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GRUPO DE APOYO TECNÓLOGOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL AREAS DUEÑOS DE LOS PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO 15

16 TABLA DE ANEXOS DIGITALES: 5.1 ANEXO 1. CONTEXTO NORMATIVO NACIONAL No. ACTO ADMINISTRATIVO 1 Ley 80 2 Ley Decreto Resolución No. Resolución 0128 de Acuerdo Acuerdo Acuerdo Acuerdo Acuerdo Mini Manual No FECHA 22 de diciembre de julio de agosto de de enero de de mayo de de octubre de noviembre de de octubre de de agosto de de marzo 2013 CONTENIDO Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones de Artículo 2. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones de Artículo 24. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. De Artículo 1. Por la cual se institucionaliza la aplicación de la Tabla de Retención Documental en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Archivo General de la Nación. Por la cual se actualiza la metodología de evaluación de Tablas de Retención de Tablas de Valoración Documental, se deroga la Resolución del 13 de marzo de 2000 y se conforma el Pre-Comité Evaluador de Documentos de Artículo Todos. Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación. Ordenada por el Decreto No de 1995 de artículo todos Por el cual se aprueba la Tabla de Retención Documental presentada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000 de artículo Todos Archivo General de la Nación. Por el cual se delega en el Director del Archivo General de la Nación, la función de aprobar las Tablas de Retención Tablas de Valoración Documental de Artículo 1. Por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 Tablas de Retención y transferencias documentales. Directrices básicas e instructivas para su elaboración de artículo todos 16

17 5.2 ANEXO No. 2 CONTEXTO NORMATIVO INTERNO DIGITAL No. RESOLUCIÓN FECHA CONTENIDO 1 DEC Por el cual se modifica la estructura del MADR Se crea Secretaría General, El Integral de Entidades Liquidadas Se crean unos Grupos Internos de Trabajo de la Oficina Asesora Jurídica y en la Subdirección Financiera: Grupo de Atención de Procesos Judiciales y Jurisdicción Coactiva, Grupo de Tesorería y Grupo de Contabilidad Se crea el Grupo Interno de Trabajo de Contratación Se crea el Grupo Interno de Trabajo de Almacén Se crea el Grupo Interno de Trabajo de Gestión Se crea el Grupo interno de Trabajo de Administración del Sistema Integrado de Gestión Se designa coordinador del Integral de Entidades Liquidadas Se crea y organiza el Grupo Interno de Trabajo de Talento Humano Se crea el grupo interno de trabajo de Servicios Administrativos Por la cual se crea un Grupo Interno de Trabajo en el MADR, se le asignan responsabilidades y se designa Coordinador (Grupo de Atención al Ciudadano). Por la cual se crea y organiza un Grupo Interno de Trabajo en la Oficina Asesora Jurídica (Grupo de Conceptos). Por la cual se crean y organizan unos grupos internos de trabajo en la Dirección de Gestión de Bienes Públicos Rurales, se le asignan responsabilidades y se designan coordinadores (Grupo de Proyección de Políticas, Intersectorial) Por la cual se crean y organizan unos Grupos Internos de Trabajo en la Dirección de Cadenas Agrícolas y Forestales, se les asignan responsabilidades y se designan coordinadores (Grupo de Cadenas de Productos Agrícolas Transitorios, Grupo de Cadenas de Productos Agrícolas Permanentes y Hortofrutícolas, Grupo de Cadenas de Productos Forestales) Por la cual se crea y organiza un Grupo Interno de Trabajo en la Dirección de Financiamiento y Riesgos Agropecuarios (Grupo de Financiamiento) Por la cual se crean y organizan unos grupos de trabajo en la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico: (Grupo de Innovación y Desarrollo Tecnológico, Grupo de Protección Sanitaria, Grupo de Sostenibilidad Ambiental y Cambio Climático) Por la cual se crean y organizan unos Grupos Internos de Trabajo en la Subdirección Financiera (Grupo de Presupuesto, Grupo de Central de Cuentas, Grupo de Subdirección Financiera.) Por la cual se crea y organiza un grupo interno de trabajo en el Viceministro de Desarrollo Rural, se le asignan unas responsabilidades y se designa un coordinador. (Grupo de Atención Víctima del Conflicto Armado Interno) Por la cual se crea y organiza un Grupo Interno de Trabajo en la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se le asignan unas responsabilidades y se designa Coordinador de la Gobernabilidad de la Información y Gestión del Conocimiento. Por la cual se crean y organizan unos Grupos Internos de Trabajo en la Dirección de Capacidades Productivas y Generación de Ingresos, se le asignan responsabilidades y se designan Coordinadores Grupo de Promoción de Capacidades Productivas y Desarrollo del Capital Social y Humano Grupo de Seguridad Alimentaria y Nutricional y Generación de Ingresos. Por la cual se crean y organizan unos Grupos Internos de Trabajo en la Oficina de Planeación y Prospectiva, se le asignan unas Responsabilidades y se designan Coordinadores Grupo de Programación Presupuestal Sectorial, Grupo de Política Sectorial y Prospectiva Grupo de Información y Estadísticas Sectoriales. 17

18 5.3 ANEXO No. 3 JUSTIFICACIÓN NORMATIVA DE SERIES DOCUMENTALES 5.4 ANEXO No. 4 ORGANIGRAMA VIGENTE 5.5 ANEXO No. 5 MANUAL DE FUNCIONES 5.6 ANEXO No. 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5.7 ANEXO No. 7 ACTA DEL COMITÉ 5.8 ANEXO No. 8 RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE ACTUALIZA Y SE ADOPTAN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN EL MADR 18

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