INSTITUTO TECNOLOGICO DE SOLEDAD ATLANTICO-ITSA

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1 Código: INSTITUTO TECNOLOGICO DE SOLEDAD ATLANTICO-ITSA TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Versión: V1 Fecha de vigencia: Oficina Productora: Secretaria General Acta de Aprobación N : del Comité de Archivos ITSA HOJA N : DE CODIGO ACTAS De Comité de Administración Comité de Archivo Comité de Calidad Comité de Prácticas Comité de Salud Ocupacional Consejo Académico Consejo Directivo De Posesión de Cargos ACUERDOS Del Comité Especial Del Consejo Académico Del Consejo Directivo APORTES PARAFISCALES A Cajas de Compensación Al Bienestar Familiar Al Fondo de Solidaridad Al SENA BANCOS Conciliaciones Conciliaciones Bancarias Extractos Bancarios Auxiliar de Bancos por Cuentas CAJA MENOR Arqueo de Caja Menor Comprobante de Egreso Certificado de Disponibilidad Presupuestal Recibo de Caja Menor Cuenta de Cobro o Factura CONTRATOS Selección Abreviada de Mínima Cuantía (RP) Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Se digitalizan y conservan de acuerdo a los tiempos establecidos, en cada etapa, luego se destinan a destrucción evidenciandolo en la correspondiente acta de eliminación. Se digitalizan y conservan en Gestion por dos (2) años, transcurrido este tiempo, se transfiere a Central donde es conservada por cinco (5) años, posteriormente se destina eliminación, dejando constancia en la correspondiente acta de eliminación. Se conservan en Archivo de Gestión por un (1) año, para ser transferidos a Central por tres (3) años y se destinan a eliminación si se encuentran digitalizados. Se digitalizan y conservan en Gestión por un (1) año, luego son transferidos a Central por tres (3) años, y luego son destinados a eliminación Se digitalizan y conservan en el Archivo de Gestión por un (1) año, luego por tres (3) años en el central, y se destinan a la eliminación.

2 Publicación en el Diario Oficial Camara de Comercio (RUT) Formato de Evaluación de Proveedores Selección Abreviada de Menor Cuantía Acta de Inicio FR-GAD-01 Proyecto de Términos de Referencia Pliego de Condiciones de Invitación Pliego de Condiciones Definitiva Adendos Acta de Evaluación de Proveedores Estudios de Factibilidad Resolución de Aprobación de Certificado de Disponiblidad Presupuestal (CDP) (RP) Publicación en el Diario Oficial Resolución de Aprobación de Póliza Póliza Acta de Entrega de Bienes y/o Insumos FR-GAD-10 Acta de Recepción de Bienes y/o Servicios FR-GAD-04 Evaluación y Selección de Proveedores FR-GAD-05 Informe de Seguimiento de Interventoría y evaluación de Proveedores o contratos FR-GAD-02 Acta de Liquidación FR-GAD-03 Comunicaciones Oficiales Internas Adiciones o modificaciones al Selección Abreviada por Subasta Inversa Acta de Inicio FR-GAD-01 Proyecto de Términos de Referencia Pliego de Condiciones de Invitación Pliego de Condiciones Definitiva Adendos Acta de Evaluación de Proveedores Estudios de Factibilidad Resolución de Aprobación de Certificado de Disponiblidad Presupuestal (CDP) (RP) Publicación en el Diario Oficial Resolución de Aprobación de Póliza Póliza Acta de Entrega de Bienes y/o Insumos FR-GAD-10 Acta de Recepción de Bienes y/o Servicios FR-GAD-04 Evaluación y Selección de Proveedores FR-GAD-05 Informe de Seguimiento de Interventoría y evaluación de Proveedores 1 5 Permanecen en Gestión por un (1) año, luego son enviados a Archivo Central donde permanecen por cinco (5) años, son digitalizados y, finalmente se realiza proceso de selección donde se escogen un 10% de las totalidad de los contratos (eligiendo los más significativos) y se guarda este porcentaje por 10 años más.

3 Informe de Seguimiento de Interventoría y evaluación de Proveedores o contratos FR-GAD-02 Acta de Liquidación FR-GAD-03 Comunicaciones Oficiales Internas Adiciones o modificaciones al COMPROBANTES DE INGRESOS A ALMACEN Registro de Ingreso a Almacen Copia de la Factura Copia del copia Copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal Copia de Acta de recibido COMUNICACIONES OFICIALES Comunicaciones Oficiales Internas Consecutivo de Correspondencia CONTRATOS De Arrendamiento Proyecto de Términos de Referencia Publicación del Proyecto en la Web Invitaciones a cotizar Pliego de Condiciones del Proyecto Términos de Referencia Publicación de los Términos en la Web Pliego de Condiciones de los Términos Acta de Entrega de la Propuesta Comunicaciones oficiales Formato de Verificación de Documentos Jurídicos Carta de Presentación de la propuesta Documentos Identificación Representante Legal Certificado de Existencia y Representación Certificado de Aportes Parafiscales Balance General y Estados financieros Fotocopia T. Profesional y Cédula de Contador y Revisor Fiscal Certificaciones de s similares Formato de Información General del Beneficiario Registro Unico de Proponentes Reporte de Certificaciones Certificaciones Bancarias Consignación pago de póliza de cumplimiento Productos Ofertados Certificado de Inscripción en el SICE Propuesta Económica Se digitalizan y conservan por los tiempos establecidos en cada etapa, y luego transcurridos los tiempos, se destruye dejando como constancia el acta de eleminación correspondiente. Se digitalizan y conserva por un año en Gestión, pasan a Central por 3 años y finalmente se destinan a eliminación, dejando constancia en la respectiva acta. Se digitalizan y se conservan en Gestión por 3 años, luego transferido este tiempo se pasan a Central, donde permanece por 10 diez años, luego son destinados a destruccion.

4 Propuesta Económica Acta de Evaluación Técnica de Experiencia de Proponentes Acta de Evaluación Financiera Acta de Cumplimiento de Especificaciones Técnicas Acto administrativo de adjudicación de la Licitación Acta de Inicio Resolución de Aprobación de Póliza de contrato Póliza del Volante de pago Imprenta Nacional Acta de Liquidación Otrosí o adicionales al Resolución de Aprobación de Póliza otrosí Acto administrativo de Declaración de Desierta De Compra - Venta Proyecto de Términos de Referencia Publicación del Proyecto en la Web Invitaciones a cotizar Pliego de Condiciones del Proyecto Términos de Referencia Publicación de los Términos en la Web Pliego de Condiciones de los Términos Acta de Entrega de la Propuesta Comunicaciones oficiales Formato de Verificación de Documentos Jurídicos Carta de Presentación de la propuesta Documentos Identificación Representante Legal Certificado de Existencia y Representación Certificado de Aportes Parafiscales Balance General y Estados financieros Fotocopia T. Profesional y Cédula de Contador y Revisor Fiscal Certificaciones de s similares Formato de Información General del Beneficiario Registro Unico de Proponentes Reporte de Certificaciones Certificaciones Bancarias Consignación pago de póliza de cumplimiento Productos Ofertados Certificado de Inscripción en el SICE Propuesta Económica

5 Propuesta Económica Acta de Evaluación Técnica de Experiencia de Proponentes Acta de Evaluación Financiera Acta de Cumplimiento de Especificaciones Técnicas Acto administrativo de adjudicación de la Licitación Acta de Inicio Resolución de Aprobación de Póliza de contrato Póliza del Volante de pago Imprenta Nacional Acta de Liquidación Otrosí o adicionales al Resolución de Aprobación de Póliza otrosí Acto administrativo de Declaración de Desierta Interadministrativos De Construcción Resolución de Aprobación de la Póliza Documento de Identificación Representante Legal Certificado Camara de Comercio Número Identificación Tributaria (nit) o RUT Acta de Entrega Acta de Inicio Comunicaciones Oficiales Acta de Recibo Otrosí o adicionales al contrato Resolución de Aprobación de Póliza de Otrosí Acta de Liquidación. De Diseño Resolución de Aprobación de la Póliza Documento de Identificación Representante Legal Certificado Camara de Comercio Número Identificación Tributaria (nit) o RUT Acta de Entrega Acta de Inicio Comunicaciones Oficiales

6 Comunicaciones Oficiales Acta de Recibo Otrosí o adicionales al contrato Resolución de Aprobación de Póliza de Otrosí Acta de Liquidación. De Mínima Cuantía Consignación Pago Imprenta Nacional Extracto Unico de Publicación CErtificado de Existencia y Reprensentación Legal (RUT) Certificado de Inscripción en el SICE Resolución aprobación de Póliza Póliza de Cumplimiento De Prestación de Servicios Proyecto de Términos de Referencia Publicación del Proyecto en la Web Invitaciones a cotizar Pliego de Condiciones del Proyecto Términos de Referencia Publicación de los Términos en la Web Pliego de Condiciones de los Términos Acta de Entrega de la Propuesta Comunicaciones oficiales Formato de Verificación de Documentos Jurídicos Carta de Presentación de la propuesta Documentos Identificación Representante Legal Certificado de Existencia y Representación Certificado de Aportes Parafiscales Balance General y Estados financieros Fotocopia T. Profesional y Cédula de Contador y Revisor Fiscal Certificaciones de s similares Formato de Información General del Beneficiario Registro Unico de Proponentes Reporte de Certificaciones

7 Certificaciones Bancarias Consignación pago de póliza de cumplimiento Productos Ofertados Certificado de Inscripción en el SICE Propuesta Económica Acta de Evaluación Técnica de Experiencia de Proponentes Acta de Evaluación Financiera Acta de Cumplimiento de Especificaciones Técnicas Acto administrativo de adjudicación de la Licitación Acta de Inicio Resolución de Aprobación de Póliza de contrato Póliza del Volante de pago Imprenta Nacional Acta de Liquidación Otrosí o Adicionales al Resolución de Aprobacion Póliza del Otrosí Acto administrativo de Declaración de Desierta De Selección abreviada de Menor Cuantía Consignación Pago Imprenta Nacional Extracto Unico de Publicación CErtificado de Existencia y Reprensentación Legal (RUT) Certificado de Inscripción en el SICE Resolución aprobación de Póliza Póliza de Cumplimiento CUENTAS DE COBRO Auxilio Educativo Cuenta de Cobro Fotocopia Orden de Servicio Educativo Fotocopia de Autorización de Curso o Seminario Entidades Públicas y Privadas Cuenta de Cobro 1 9 Se digitalizan y conservan según lo estipulado en los tiempos de retención, luego son destruídas mediante el acta correspondiente DERECHOS DE PETICION Y TUTELAS

8 DOCUMENTOS DE INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS Departamentos Administrativos Ministerios Organismos de Control Fiscal Organismos de Control Público CUENTAS DE COBRO Auxilio Educativo Cuenta de Cobro Fotocopia Orden de Servicio Educativo Fotocopia de Autorización de Curso o Seminario Entidades Públicas y Privadas Cuenta de Cobro Se digitalizan y conservan de acuerdo al tiempo estipulado. Transcurrido este se destinan a la destrucción o eliminación. Se digitalizan y conservan según lo estipulado en los tiempos de retención, luego son destruídas mediante el acta correspondiente DOCUMENTOS DE INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS Departamentos Administrativos Ministerios Organismos de Control Fiscal Organismos de Control Público EPEDIENTES ACADEMICOS Crédito (Icetex-Access) Formato General de Solitante de Crédito Access Formulario de Captura de Datos para Legalización Certificado Ingresos y Retenciones Deudor Solidario Consulta de Usuario de SISBEN Consulta en la Cifin Fotocopia Recibo Servicio Público Certificado Laboral del Deudor Solidario Fotocopia Cédula Deudor Solidario Fotocopia Pruebas Icfes Solicitante Documento Identificación del Solicitante Resultado Estudio Solicitud de Crédito HISTORIAS LABORALES Funcionarios y Docentes de Planta Acto administrativo de Nombramiento o Oficio Notificación de Nombramiento o Oficio aceptación de Nombramiento o Documento de Identificación Libreta Militar Hoja de Vida del contratado Soportes documentales de la experiencia y estudios que acrediten los requisitos del cargo Formato Hoja Vida Función Pública Acto de posesión Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Disciplinarios Certificado de Antecedentes Fiscales Declaración de Bienes y Rentas Certificado de Aptitud Laboral (médico) Se digitalizan y conservan en Gestión por dos años, luego pasan a Central por 5, finalmente son destruidas. Se digitalizan y conservan en Gestión por tres años y en Central por 50 años Se digitalizan y conservan en Gestión por tres años después de retirado el empleado, luego pasan se transferen a Central por 100 años. Luego se destinan a eliminación

9 Certificado de Aptitud Laboral (médico) Afiliación a EPS Afiliación a Fondo de Pensiones y Cesantías Afiliación a Caja de Compensación (RUT) Evaluaciones del Desempeño Actos Administrativos que señalan la situación del empleado Acto Administrativo de Retiro o Desvinculación Docentes Catedráticos Acto administrativo de Nombramiento o Oficio Notificación de Nombramiento o Oficio aceptación de Nombramiento o Documento de Identificación Libreta Militar Hoja de Vida del contratado Soportes documentales de la experiencia y estudios que acrediten los requisitos del cargo Formato Hoja Vida Función Pública Acto de posesión Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Disciplinarios Certificado de Antecedentes Fiscales Declaración de Bienes y Rentas Certificado de Aptitud Laboral (médico) Afiliación a EPS Afiliación a Fondo de Pensiones y Cesantías Afiliación a Caja de Compensación (RUT) Evaluaciones del Desempeño Actos Administrativos que señalan la situación del empleado Acto Administrativo de Retiro o Desvinculación IMPUESTOS Devolución de Impuestos a las Ventas Declaración de Renta y Complementarios Impuestos por Estampílla IVA Retención En la Fuente INFORMES A Organismos de Control Fiscal A Organismos de Control Público De Ejecución Presupuestal de Ingresos De Gestión LIBROS CONTABLES Diario Mayor y Balances Balance de Prueba Balance General Estado de Resultados Se digitaliza la serie documental y se conserva en cada etapa por el tiempo estipulado en cada una de ellas, luego se destinan a destrucción dejando constancia en el acta de eliminación correspondiente. Se digitaliza la serie documental y se conserva en cada etapa por el tiempo estipulado en cada una de ellas, luego se destinan a destrucción dejando constancia en el acta de eliminación correspondiente. Se digitaliza la serie documental y se conserva en cada etapa por el tiempo estipulado en cada una de ellas, luego se destinan a destrucción dejando constancia en el acta de eliminación correspondiente.

10 CODIGO LIBROS DE BANCOS Concialiacion Bancaria Extracto Bancario Resumen de Transacciones PLANES De Acción De Compras De Mejoramiento LICENCIAS Ambientales NOMINAS Comprobante de Egreso Relacion de Funcionarios en nómina NORMAS LEGALES Acuerdos Circulares, sentencias, jurisprudencias Decretos Diario Oficial Disposiciones Legales Leyes Ordenanzas Resoluciones OFERTAS, COTIZACIONES Y AFILIACIONES Ofertas Suscripciones Cotizaciones Afiliaciones ORDENES De Compra Orden Certificado de Disponiblidad Presupuestal Certificado Representación Legal De Servicio Orden Certificado de Disponiblidad Presupuestal Certificado Representación Legal Se digitaliza la serie documental y se conserva en cada etapa por el tiempo estipulado en cada una de ellas, luego se destinan a destrucción dejando constancia en el acta de eliminación correspondiente. Se digitaliza la serie documental y se conserva en cada etapa por el tiempo estipulado en cada una de ellas, luego se destinan a destrucción dejando constancia en el acta de eliminación correspondiente. Se conservan por un año en Gestión, ya tiene validez por un año. Se conservan por un año en Gestión, en Central por 3 y luego son destruídas mediante la respectiva acta de eliminación Se conservan en Gestión por un años, luego son eliminadas. Se digitalizan y conservan en Gestión por un años, luego van a Central por nueve años, finalmente son eliminadas. Se digitalizan y conservan en Gestión por un año, luego permanecen 3 años en Central, finalmente se destinan a eliminación.

11 RECIBOS DE INGRESOS Ingreso Consignación TITULOS VALORES Pagarés Diplomas de Estudiantes Se digitalizan y se conservan por el tiempo estipulado y luego se destinan a eliminación. Se digitalizan y se conservan en Gestión por dos años, luego son enviados a Central por diez años, finalmente se destinan a eliminación dejando como constancia la respectiva acta. Convenciones: CP: Conservación Permanente D: Digitalización E: Eliminación M: Microfilmación FIRMA RESPONSABLE S: Selección