Radicación, Distribución y Control de Documentos

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. Objetivo y Alcance Normalizar las actividades para la prestación del servicio de radicación, distribución control de documentos en la Universidad de Pamplona. Aplica desde la recolección de documentos, hasta el archivo de guías y formatos diligenciados. 2. Responsable El responsable de la aplicación y ejecución del presente documento es el (la) Líder del Proceso de Documental. 3. Definiciones 3.1 Mensajería Son las diligencias que se realizan para apoyar a las unidades administrativas o unidades de gestión académicas en la distribución y recolección documental, desde adentro o hacia fuera de la institución, tales como: realización de trámites varios, cobro o pago de obligaciones, entre otros. 3.2 Diligencias Corresponden a trámites que deben hacerse personalmente el mismo día de la solicitud, por ejemplo: hacer consignaciones, compras de papelería, repuestos y otros suministros urgentes; reclamar y entregar cheques, correspondencia y documentos varios -normativos, afiliaciones a EPS, derechos de petición, citaciones a Consejos Directivo y Académico, encomiendas para los centros regionales-; sacar fotocopias en la Gobernación y juzgados; autenticar documentos; pagar facturas, servicios y EPS; llevar correspondencia a empresas de mensajería; revisar y recoger correspondencia del apartado aéreo; tramitar títulos valores y demás transacciones; cobrar y entregar facturas; hacer firmar actas y otros documentos; y entregar respuestas a derechos de petición local. 3.3 Recorridos Ordinarios Son los que se hacen diariamente entre horas así: 8:00 a.m., 12:00 m., 2:00 p.m. y 6:00 p.m., en todas las oficinas de la Institución. Los recorridos establecidos son los siguientes: Recorrido Bloque demás dependencias. Cuando los recorridos no se pueden cumplir por la realización de otras diligencias urgentes, reuniones del grupo de mejoramiento del Proceso de Documental o por circunstancias de fuerza mayor, se analiza la documentación para distribuir y se prioriza la entrega según criterios establecidos para tal fin. Elaboró Aprobó Validó Firma Martha Helena Cañas Camargo Firma Rosalba Omaña de Restrepo Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha 5 de septiembre de 2013 Fecha 5 de septiembre de 2013 Fecha 6 de septiembre de 2013

2 Página 2 de Recorridos Especiales Son recorridos personalizados y que por la trascendencia de la información se les da un tratamiento especial y diferente a los ordinarios como: prioridad en la entrega, control en una bitácora especial y el envío de copia a la unidades administrativas o unidades de gestión académicas de origen para garantizar la entrega y la transparencia del proceso. 3.5 Clasificación Actividad de identificación y agrupación de los documentos enviados y recibidos. 3.6 Radicación de Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a los documentos recibidos o producidos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. 3.7 Registro de Anotación de los datos del documento en los modelos de control. Las demás definiciones que aplican para el presente Documento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Recolección de Internos Responsable: Administrativo Recoge la información en el horario de 8.00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p.m., en los diferentes procesos, los entrega en la oficina de Administración de al auxiliar administrativo quien se encarga de clasificarlos según los recorridos establecidos para el personal de mensajería, diligenciando el FGT-01 Radicación, Internos Externos Recoge la información en el horario de 8.00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p.m., en los diferentes procesos, los entrega en la oficina de Administración de al auxiliar administrativo quien se encarga de clasificarlos según los recorridos establecidos para el personal de mensajería, diligenciando el FGT-02 Radicación, Externos.

3 Página 3 de 6 Revisa el recorrido del día para priorizar la realización de las diligencias externas y envíos de correo, según requerimientos. 4.2 Recepción y Radicación de Internos y Externos: Responsable: de Documental Recibe los documentos oficiales por medio de mensajería interna, correo ordinario, o entrega personal; verifica que el nombre del destinatario (s) al igual que la documentación corresponda a la Universidad, si hay duda se consulta con la oficina de Talento Humano y se procede al recibido colocando el sello (hora y fecha de quien recibe), se diligencia, según corresponda, el FGT-01 Radicación, y Control de Internos, el FGT-02 Radicación, y Control de Externos, el FGT-03 Radicación, y Control de CRESC y/o el FGT-04 Radicación, y Control de Correo Certificado ; si no corresponde el nombre del destinatario o del proceso, se realiza la devolución en la misma guía del correo; cuando no existe guía, se hace a través del FGT-14 Carta Para la rectoría, Consejos y dependencias que recepcionan tutelas, demandas, derechos de petición, conciliaciones, solicitudes, etc. La personas particulares, docentes o estudiantes, interesados en hacer llegar algún documento a las instancias mencionadas, se dirigen al Proceso de Documental con el documento y una copia, se verifica que el documento esté dirigido al destinatario y al ente que corresponda, se ingresa al sistema por medio del Software de Radicación de Correspondencia de la Universidad de Pamplona, se les hace entrega de una copia con el sello de recibido de Administración de y se hace firmar la devolución del recibido en el FGT-16 Registro, y Control de que pasan por el Sello de Radicación, en la cual se registra para luego hacer entrega de la documentación y la firma de recibido en el proceso correspondiente. 4.3 Clasificación y de Internos y Externos Responsable: de Documental y Se debe garantizar la llegada oportuna a su destinatario, sin importar el flujo o circulación al interior y exterior de la entidad o proceso. Se requiere contar con mecanismos de control y verificación diligenciando, según sea el caso, los FGT-01 Radicación, Internos, FGT-02 Radicación, Externos, FGT-03 Radicación, CRESC, el FGT-04 Radicación, Correo Certificado, y el FGT-16 Registro, que Pasan por el Sello de Radicación.

4 Página 4 de Clasificación (auxiliar administrativo) Seleccionan la documentación recibida y la distribuyen en las diferentes carpetas: Certificados: documentos que competen únicamente al Rector (a). Interna: documentos dirigidos entre las diferentes dependencias CRESC: documentos de las distintas sedes para las dependencias de la Universidad. Externa: recibidos de otras entidades o personas. Luego de distribuidos se procede a diligenciar los FGT-01 Radicación, y Control de Internos, FGT-02 Radicación, Externos, FGT-03 Radicación, CRESC y/o el FGT-04 Radicación, Correo Certificado, y el FGT-16 Registro, que pasan por el Sello de Radicación según corresponda de Internos (mensajero) El mensajero procede a la distribución de los documentos internos una vez se haya diligenciado el FGT-01 Radicación, Internos de Externos Cada proceso hace llegar los documentos o paquetes al Proceso de Documental en los horarios de 8:00 a 11:00 a.m. y de 2:00 a 5:00 p.m.; donde se diligencia el FGT-11 Envíos Nacionales e Internacionales ; seguidamente, se diligencia la guía de la empresa de envíos que se va a utilizar (contratada por la universidad) para su envío. Luego se notifica a los respectivos procesos mediante copia de la comunicación enviada que tiene impreso el sello de Administración de con el día la hora y el número de guía asignado, devolviéndolo en el FGT- 01 Radicación, Internos. 4.4 Archivo de Guías y Formatos Diligenciados Responsable: de Documental Almacenar y legajar los registros generados por los FGT-01 Radicación, Internos, FGT-02 Radicación, Externos, FGT-03 Radicación, CRESC y/o el FGT-04 Radicación, Correo Certificado, y el FGT-16 Registro, que pasan por el Sello de Radicación, completamente diligenciados, en carpetas con su respectiva codificación, para permitir la conservación y recuperación adecuadas.

5 Página 5 de Las guías se archivan en carpetas clasificadas por empresas, en orden cronológico y consecutivo de los números de las guías con el fin de facilitar su ubicación y tener mayor soporte. 5. de Referencia - NTC ISO 9000:2005 Sistema de de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC GP 1000:2009 de la Calidad en el Sector Público - Modelo Estándar de Control Interno - Ley 962 de 2005 Antitrámites 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio 00 Técnica Modificación de las actividades del instructivo Actualización del documento acorde a lo definido en el acta N 011 del 7 de octubre de Actualización del documento acorde a lo definido en el Acta 012 del 14 de octubre de Actualización del documento según lo descrito en el Acta N 004 Fecha de Aprobación 5 de septiembre de 2008 Fecha de Validación 8 de septiembre de de julio de de agosto de de octubre de 14 de octubre de 5 de septiembre de de octubre de 20 de octubre de 6 de septiembre de Administración de Formatos Código Nombre Responsable Ubicación Acceso FGT-01 Radicación, Internos Tiempo de Retención Disposición Final

6 Página 6 de 6 FGT-02 FGT-03 FGT-04 FGT-11 FGT-16 FGT-14 Radicación, Externos Radicación, CRESC Radicación, Correo Certificado Envíos Nacionales e Internacional es Registro, que pasan por el Sello de Radicación Carta 8. Anexos. No Aplica