PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Transcripción

1 Revisó: Director de Certificación y Clasificador de Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: viembre 29 de 2007 Resolución Nº 1843 OJETIVO ALCANCE Dar trámite oportuno a las comunicaciones oficiales y la correspondencia recibida en la Universidad. Aplica a todos los documentos que se reciben en la Universidad a través de la Dirección de Certificación y. NORMATIVIDAD Acuerdo. 060 (30 de Octubre de 2001). Archivo General de la Nación. DEFINICIONES Y/O AREVIATURAS : Son todas las comunicaciones que no generan tramite para la Universidad. Se consideran como tal: - Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la Universidad a título personal, citando o no el título del funcionario. - Aquellas dirigidas a un funcionario de la Universidad, cuando éste no ocupa un cargo administrativo. - Aquellas dirigidas a un Jefe de una UAA sin especificar el cargo que ocupa en la Universidad. Recibida: Es la comunicación que se recibe en la Universidad por entidades públicas, entidades privadas y personas naturales; es la que generan los empleados de la Universidad con destino a alguna UAA.

2 Página 2 de 9 DEFINICIONES Comunicación Oficial: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente mediante un acto administrativo, independientemente del medio utilizado. Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual la Universidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Recomendado: soporte que garantiza la entrega al destinatario mediante firma. Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual la Universidad ingresa en sus sistemas informativos de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: mbre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s) dependencia (s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta ( si lo amerita), entre otros. CONSIDERACIONES Todas las Comunicaciones Oficiales que sean dirigidas a Control Interno Disciplinario deben especificar la dirección y teléfono donde se pueda dar respuesta al remitente. Los documentos de la Fiscalia, de los Organismos de Control y de ley (como es el caso de las tutelas), que son recibidos por la DCGD, son prioritarios para la entrega a sus respectivos destinatarios, es decir, tan pronto se reciban y sean radicados son llevados al destinatario correspondiente. Los documentos entregados en la ventanilla para su radicación por funcionarios y estudiantes de la Universidad que requieren tramite prioritario y que para su oportunidad no se pueda esperar la distribución del recorrido, podrán ser entregadas directamente por el funcionario o estudiante a su destino, previo diligenciamiento del formato FGD.035

3 Página 3 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSALE Inicio 1. Recibe la Documentación 1. Recibe los documentos de las diferentes empresas de correo y los que han sido entregados directamente por ventanilla, registra fecha y hora de recibido. (Clasificador, Recibida) y El documento pertenece a la Universidad? 2. Realiza registro de devolución 2. Realiza registro de los documentos y devuelve a la empresa de mensajería. (Clasificador, Recibida) y Planilla de devolución de correspondencia externa FGD.04 Fin 3. Separa los documentos 3. Separa los documentos En: Correos con guía y Correos Ordinarios (Clasificador) y El documento posee guía? A Pág.4 4. Planilla los documentos 4. el documento tiene guía se debe planillar en su formato correspondiente. 1 (Clasificador) y Planilla de control de correos recibidos FGD.05

4 Página 4 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSALE 1 A 5. Entrega al Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador) 5. Entrega los documentos al Gestión Documental (Clasificador) Requiere radicación? 6. Coloca código de la UAA y sello Pág.6 6. el documento no requiere radicación, coloca el código de la UAA hacia donde va dirigido y un sello donde solicita que si su contenido es oficial se devuelva para la radicación. 7. Entrega al Auxiliar de Archivo y Gestión Documental 7. Entrega los documentos al Gestión Documental Recibida) (Clasificador) 8. Evalúa el contenido de los documentos 8. el documento requiere radicación, abre el sobre y con base en su contenido verifica si realmente es una comunicación oficial. Recibida) Efectivamente es una Comunicación Oficial? 9. Coloca sello que indica que fue abierto por DCGD Pág.6 9. no es una comunicación oficial, cierra el sobre y coloca un sello que indica que fue abierto por la Dirección de Certificación y (DCGD), la fecha de recibido y sus anexos respectivos. Recibida) 2

5 Página 5 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSALE Realiza el proceso de radicación 10. es una comunicación oficial procede a la radicación, Coloca el sello de radicación que contiene: número consecutivo, fecha y hora de recibido, código de serie o subserie, oficina destinataria (código), anexos (si o no), total folios. el documento es prioritario debe informar al clasificador para su tramite inmediato. Recibida) Lista Códigos de Serie y/o Subserie 11. Realiza el registro en el servidor El usuario retira el documento original? 11. Ingresa el documento al sistema de la universidad para su debido almacenamiento (Se llenan los registros de información requeridos por el software para su almacenamiento en el servidor de la universidad) y posterior consulta. Recibida) Guía para el registro de documentos radicados GGD.02 Formato Consulta de Despachada y Recibida FGD.24 Sí 12. Diligencia el formato FIN 12. el documento original lo retira el usuario por ventanilla, se diligencia el formato FGD.35. Despachada) Control de radicada, despachada y recibida no enviada por GD FGD.35 Se debe Recomendar? 13. Completa la Planilla de entrega de recomendados 13. Se registra fecha, número de radicación, número de guía, la empresa de correo que remite el documento, destinatario, dirección del remitente y recoger la firma de recibido. Recibida y Clasificador) Planilla de Entrega de Recomendados FGD.06 3

6 Página 6 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSALE Clasifica los documentos y ubica en el casillero 14. Ubica las Comunicaciones Oficiales y la en el casillero de la respectiva UAA. (Clasificador) 15. Organiza los documentos en las bolsas de correo 15. Traslada los documentos a las bolsas de correo y entrega a los mensajeros para la distribución. (Clasificador) Listado de Recorridos 16. Entrega bolsa de correo a destinatario 16. De acuerdo al recorrido establecido, el mensajero entrega la bolsa de correo en la respectiva UAA Mensajero El documento Pertenece a Sede UIS Guatiguará? Sí 17. Diligencia el formato 17. el documento va para la sede UIS Guatiguará se diligencia el respectivo formato Control de envío de correspondencia sede UIS-Guatiguará «Administración Guatiguará, Cinbin y Cintrop» FGD Da lectura a la correspondencia 18. Da lectura a la correspondencia recibida en la bolsa de correo. Administrativa UAA La correspondencia pertenece a la UAA? C Pág.8 4 Sí

7 Página 7 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSALE Realiza Tramitación 19. La UAA realiza tramitación pertinente. destinataria Necesita respuesta? FIN 20. La UAA determina quien es el responsable de dar respuesta 20. La Administrativa destinataria determina que UAA debe dar respuesta. destinataria La respuesta debe darla una UAA diferente? 21. Devuelve el documento Pág En caso que la comunicación deba ser contestada por otra oficina, la devuelve a la DCGD. destinataria 22. Prepara respuesta (Antecedente y Respuesta) 22. la comunicación necesita respuesta y debe ser contestada por la misma oficina, prepara la respuesta y la envía con el documento antecedente a la Dirección de Certificación y para el trámite correspondiente (radicación y registro de correspondencia despachada). destinataria Procedimiento de correspondencia despachada PGD.04 5

8 Página 8 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSALE Actualiza el sistema. 23. Actualiza en el sistema el campo de respuesta y la UAA destinataria. C 24. Devuelve correspondencia a la DCGD 24. la correspondencia no pertenece a la UAA, ésta debe ser devuelta a la DCGD. Pág.6 La correspondencia es recomendada? 25. Registra el redireccionamiento 25. Se hace el redireccioramiento indicando la UAA a quien va dirigido realmente. (Clasificador) y Planilla de Entrega de Recomendados FGD Genera el informe 26. Una vez terminado el proceso de Recibida y finalizado el mes los auxiliares de y Mensajería reportan el informe respectivo. (Registro) Formato Informe Mensual de Recibida FGD.07 FIN

9 Página 9 de 9 CONTROL DE CAMIOS VERSIÓN FECHA DE APROACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMIOS REALIZADOS 1 viembre 29 de 2007 Creación del Documento 2 Octubre 29 de 2008 Modificación al contenido 3 4 Julio 18 de 2014 Agosto 19 de 2015 Inclusión de la definición de Recomendado y una nueva consideración para documentos que requieren tramite prioritario. Modificación del Diagrama de Flujo, Descripción y fortalecimiento de las actividades Responsables y Documentos de Referencia. Modificación de la actividad 11, Inclusión de las actividades 15 y 26, con el fin de fortalecer el procedimiento. Modificación del Diagrama de Flujo y descripciones, asimismo se referenciaron los siguientes documentos: FGD.24, FGD.35, FGD.36 y FGD.07.