Oficina de Control Interno Interlocución para actividades de auditoría o evaluación externa

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1 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página de 5. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO Gestión del Control / Control de la Evaluación y la Gestión 2. RESPONSABLE(S): Jefe Oficina de Control Interno 3. OBJETIVO: Interlocutar en los procesos de evaluación o auditoría aplicados a la Universidad por los organismos externos de control, vigilancia o supervisión. 4. ALCANCE: Inicia con la recepción de la comunicación que anuncia el ejercicio auditor o evaluador y termina con el reporte del seguimiento del Plan de Mejoramiento al Comité Coordinador MECI CALIDAD 5. MARCO NORMATIVO: Ley 87 de 993 que organiza el ejercicio del Control Interno Guía de Auditoría de la CGR ajustada en el contexto SICA 203 y anexos. Resolución Orgánica 7350/203 CGR establece el SIRECI 6. CONTENIDO: Nº Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de Control Recibe del organismo externo la comunicación sobre la auditoría o evaluación que se practicará en la Universidad. Secretaria Rectoría Rector 2 Designa e instruye a la OCI sobre su interlocución del proceso auditor Rector Verifica registro de instrucciones a la OCI (acta/oficio) Rector 3 Determina con el responsable de la Auditoría los detalles de su ejecución. NOTA: Aplica solamente para las auditorias de la

2 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 2 de 5 4 Participa de la reunión de inicio de auditoría entre la Universidad y el auditor externo. NOTA: Aplica solamente para las auditorias de la CGR 5 Recibe del auditor o evaluador los requerimientos escritos y/o verbales de información, cursa su traslado a los responsables y hace seguimiento a sus respuestas en los términos establecidos. Elabora los registros de requerimientos por la OCI NOTA: Las solicitudes verbales aplican solamente para las auditorias de la CGR necesario 6 Recibe, consolida la información suministrada, organiza anexos según los lineamientos del ente externo y retroalimenta para entrega al auditor o evaluador. NOTA: Cuando el evaluador es diferente de la C.G.R., la información se diligencia en línea. Funcionario Designado OCI 7 Recibe de la Rectoría las observaciones preliminares emitidas por el auditor o evaluador externo. 8 Redirecciona las observaciones preliminares para su argumentación por los procesos implicados. Verifica registros de traslado necesario 9 Recopila y retroalimenta con los procesos las respuestas a las observaciones preliminares, y las consolida para su revisión. Funcionario Designado OCI 0 Revisa el documento de réplicas y envía al organismo auditor o evaluador. Suscribe documento de respuesta

3 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 3 de 5 NOTA: Cuando el evaluador es diferente de la C.G.R., la información se diligencia en línea. necesario Recibe de la Rectoría el informe final emitido por el auditor o evaluador y redirecciona a los procesos implicados en los hallazgos. 2 Diligencia la matriz del plan de mejoramiento dispuesto por el organismo evaluador o auditor, con los hallazgos y responsables de las acciones de mejoramiento. NOTA: Aplica solamente para las auditorias de la Funcionario Designado OCI 3 Traslada a los procesos, la matriz del plan de mejoramiento y fija plazos para su diligenciamiento con la información requerida y su devolución a la OCI. Oficio OCI a los procesos mediante correo electrónico NOTA: Aplica solamente para las auditorias de la necesario 4 Recibe la matriz diligenciada, retroalimenta y ajusta con los procesos responsables los aspectos de pertinencia y coherencia de las acciones mejoradoras frente a los hallazgos. NOTA: Aplica solamente para las auditorias de la Jefe Equipo OCI 5 Consolida el plan de mejoramiento para su validación por el Rector y su reporte al ente de control. NOTA: El plan de mejoramiento aplica a los entes de control que lo exijan NOTA: El reporte del plan de mejoramiento a la CGR lo realiza el Administrador designado por la Rectoría, a través del SIRECI. Funcionario Designado OCI Verifica certificación del SIRECI sobre recibo del plan de mejoramiento necesario

4 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 4 de 5 5 Consolida el plan de mejoramiento para su validación por el Rector y su reporte al ente de control. NOTA: El plan de mejoramiento aplica a los entes de control que lo exijan NOTA: El reporte del plan de mejoramiento a la CGR lo realiza el Administrador designado por la Rectoría, a través del SIRECI. Funcionario Designado OCI Verifica certificación del SIRECI sobre recibo del plan de mejoramiento necesario 6 Envía el Plan de mejoramiento formulado e informa a los procesos involucrados sobre sus responsabilidades respecto de las acciones mejoradoras. Oficio OCI a los procesos mediante correo electrónico NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la Anual 7 Envía PM al editor del portal web Institucional para su publicación. NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la Verifica publicación Editor Portal Web Institucional Anual 8 Solicita a los procesos responsables del PM el reporte cuatrimestral de sus avances y evidencias. NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la 9 Hace seguimiento a los avances, sugiere replanteamiento de las acciones y controles inefectivos y realiza cierre de las que alcanzan un nivel de cumplimiento superior al 80%. NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la Equipo OCI Verifica formato PV-GC-2.4-FOR-2 Acta de seguimiento y Formato PV-GC-2.4-FOR-5 Seguimiento plan

5 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 5 de 5 de mejoramiento necesario 20 Solicita semestralmente a los procesos responsables, la información sobre avances al Plan con sus evidencias. NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la Equipo OCI 2 Recopila y analiza la información del PM, y estima porcentajes reales de avance, de acuerdo con la valoración de las evidencias reportadas. Equipo OCI 22 Envía al Administrador SIRECI la matriz de avance del PM con los porcentajes estimados por la OCI para su reporte en línea, dentro de los 5 primeros días hábiles de enero y julio de cada vigencia. Verifica certificación del SIRECI sobre recibo de avances al PM NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la Semestral 23 Envía a los procesos la matriz de PM con los porcentajes de avance estimados por la OCI y sus recomendaciones. Matriz con estimaciones y recomendaciones Semestral 24 Envía alertas al Comité Coordinador MECI - Calidad sobre los resultados de avance del PM y sus sugerencias de mejora. NOTA: Las decisiones de la reunión se consolidan en Formato PE-GE-2.2-FOR-6 Acta General de Actividades Suscribe comunicaciones Semestral

6 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 6 de 5 25 Envía matriz de seguimiento al PM para su publicación por el editor del portal web Institucional. Verifica publicación Funcionario OCI NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la Semestral 26 Archiva los registros de acuerdo a la TRD, para su custodia y control. Ver procedimiento PA-GA-2..-PR-6 Programa de Gestión Documental. Funcionario Designado OCI Verifica Unidades de Conservación - Legajos Funcionario Designado OCI necesario. 7. FORMATOS: PV-GC-2.4-FOR-2 Actas de Seguimiento. PV-GC-2.4-FOR-4 Plan de mejoramiento. PV-GC-2.4-FOR-5 Seguimiento del Plan de Mejoramiento. 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: OCI: Oficina de Control Interno. Funcionarios OCI: Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Secretaria, personal de apoyo (Judicante, monitores, pasantes, OPS) CGR: Contraloría General de la República. P.M: Plan de Mejoramiento contiene el conjunto de acciones correctivas y/o preventivas que debe adelantar el sujeto de control para dar cumplimiento, en un período determinado, a la obligación de subsanar y corregir las causas de los hallazgos resultantes del proceso auditor, en fortalecimiento del desempeño del sistema o del proceso evaluado. Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que serán evaluadas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumple los criterios de la misma. Evaluación: proceso que determina en qué medida se alcanzaron los objetivos, proporcionando información para

7 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 7 de 5 tomar decisiones. Hallazgos: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Proceso: conjunto de actividades que interactúan y transforman los elementos de entrada en resultados. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desarrolladas. Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva, que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. SICA: stema Integrado para el Control de Auditorías. SIRECI: stema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes de la Contraloría General de la Nación CG SGI CALIDAD- MECI: stema de Gestión Integrado Cierre de Acción: Actividad de mejoramiento que por alcanzar un nivel de cumplimiento mayor o igual a 80%, no son objeto de seguimiento, por cuanto satisface el hallazgo. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA VERSIÓN: Nº CÓDIGO MODIFICACIONES MV-GC-2.4-PR-2 Construcción: Procedimiento Interlocución para las actividades de auditoría o evaluación externa PV-GC-2.4-PR-2 Cambio de codificación y actualización de objetivo, marco normativo, flujograma y actividades. 0. ANEXOS: Anexo A: Convenciones de procedimientos. Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento.

8 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 8 de 5 ELABORACIÓN REVISIÓN mbre: Cargo: Profesional Universitario Fecha: REVISIÓN mbre: Responsable Subproceso Cargo: Fecha: APROBACIÓN mbre: Responsable Proceso Cargo: Jefe Oficina de Control Interno Rector Fecha: Fecha: ta: La firma en el espacio revisión responsable subproceso, aplica cuando exista el subproceso.

9 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 9 de 5 Anexo A: Convenciones de procedimientos SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

10 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 0 de 5 Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento ORGANISMO EXTERNO RECTOR JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO RESPONSABLES DEL PROCESO EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL COMITE COORDINADOR MECI -CALIDAD DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO INICIO Comunica a la Institución sobre la auditoría o Recibe, revisa y realiza designación sobre evaluación que se practicará interlocución del proceso auditor Informa a la Oficina de Control Interno mediante oficio remisorio Designación Rectoral Envía la solicitud a la Oficina de Control Interno mediante mensajería interna (Ver procedimiento PA-GA-2..-PR- Recibe comunicación Tramite y entrega de comunicaciones) La auditoría la realiza la Contraloría General de la República? Participa de la reunión de inicio de auditoría entre la Universidad y el Auditor Externo Elabora y entrega requerimientos de información Determina con el responsable de la Auditoría los detalles de su ejecución Recibe comunicación e identifica los procesos responsables Se proyecta el oficio con el que se solicita la información Revisa los oficios y los avala Proyección oficio de solcitud Oficio solicitud de información Cursa traslado a los responsables mediante oficio remisorio vía electrónica y hace seguimiento a sus respuestas en los términos establecidos. Recibe solicitud, prepara documentación y entrega información en físico y medio magnético «Ver procedimiento PA-GA-2..-PR- Tramite y entrega de comunicaciones» A

11 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página de 5 ORGANISMOO EXTERNO FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL RECTOR JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO RESPONSABLES DEL PROCESO EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL INTERNO COMITE COORDINADOR MECI -CALIDAD DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO A La auditoría es realizada por la Contraloría General de la República? Recibe, consolida la información suministrada y sus soportes Diligencia Información en línea Recibe información, analiza y emite observaciones preliminares Recibe, consolida la información suministrada y sus soportes, y retroalimenta para entrega al auditor o evaluador Recibe, revisa y remite a Oficina de Control Interno Recibe comunicación identifica dependencias responsables Recibe comunicación e identifica los procesos responsables Se proyecta el oficio con el que se solicita la información Revisa los oficios y los avala Proyección oficio de solcitud Oficio solicitud de información Cursa traslado a los responsables mediante oficio remisorio vía electrónica y hace seguimiento a sus respuestas en los términos establecidos. Reciben solicitud y entregan información dentro de los términos establecidos Recopila y retroalimenta con los procesos las respuestas a las observaciones preliminares, Realiza Informe consolidado de réplicas y entrega a Jefe de Control Interno para su revisión Revisa información y avala para envío a ente de control La auditoría es realizada por la Contraloría General de la República? Recibe, consolida la información suministrada y sus soportes Diligencia Información en línea Recibe información, analiza y remite el informe final a la rectoría Recibe, consolida la información suministrada y sus soportes, y retroalimenta para entrega al auditor o evaluador B

12 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 2 de 5 ORGANISMOO EXTERNO FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL RECTOR JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO RESPONSABLES DEL PROCESO EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL INTERNO COMITE COORDINADOR MECI -CALIDAD DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO B Recibe, revisa y entrega a la Oficina de Control Interno Recibe de la Rectoría el informe final emitido por el auditor o evaluador Identifica los procesos responsables Se proyecta el oficio con el que se identifican los reponsables Revisa los oficios y los avala Proyección oficio de solcitud Oficio solicitud de información Remite informe final al proceso mediante correo electrónico y establece término de presentación de plan de mejoramiento, con las directrices para su formulación y anexa formato PV-GC-2.4-FOR-4 Plan de mejoramiento Designa al funcionario responsable del seguimiento Realiza asesoría y/o acompañamiento a la formulación del plan de mejoramiento, cuando sean requeridos Diligencia Formato PV-GC-2.4-FOR- acta acompañamiento y asesoría Formato PV-GC-2.4- FOR- Suscribe Formato (Responsable del proceso y funcionarios OCI) Diligencia la matriz del plan de mejoramiento Matriz Plan de Mejoramiento Recibe información Envía Plan de Mejoramiento al Jefe de la Oficina de Control Interno Vía correo electrónico El documento Requiere ajustes? Remite modificaciones al Responsable del proceso Consolida Información Matriz Plan de Mejoramiento Consolidado Recibe el plan Consolidado y revisa la pertinencia de sus acciones Entrega a Las actividades mejoradoras no conducen a subsanar el hallazgo? Revisa la matriz diligenciada, retroalimenta y ajusta con los procesos responsables los aspectos de pertinencia y coherencia de las acciones mejoradoras frente a los hallazgos Envía Plan de mejoramieto para conocimiento del Comité Coordinador MECI -Calidad C

13 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 3 de 5 ORGANISMOO EXTERNO FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL RECTOR JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO RESPONSABLES DEL PROCESO EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL INTERNO COMITE COORDINADOR MECI -CALIDAD DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO C Envía Plan de mejoramiento a los responsables de los procesos La auditoría es realizada por la Contraloría General de la República? Envía al Administrador SIRECI - Entidad la matriz del PM con los porcentajes estimados por la OCI Suben información al aplicativo SIRECI y envían certificación del avance Certificación SIRECI Envía matriz del PM al editor para su publicación en el portal web Institucional vía correo electrónico Recibe solicitud y realiza publicación en portal web institucional Entrega a Funcionario de Control Interno para Archivo de Documentación Archiva documentación Solicita a los procesos responsables del PM el reporte cuatrimestral de sus avances y evidencias Designa al funcionario responsable del seguimiento Realiza Seguimiento a los avances del plan de mejoramiento Diligencia Formato PV-GC-2.4-FOR-2 Acta de seguimiento Formato PV-GC-2.4-FOR-2 Suscribe Formato (Responsable del proceso y funcionarios OCI) Se diligencia matriz de seguimiento del plan de mejoramiento Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento Envía Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento al Jefe de la Oficina de Control Interno Vía correo electrónico El documento Requiere ajustes? Remite modificaciones al Responsable del proceso Consolida Información Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento Consolidado Analiza la información del PM, y estima porcentajes reales de avance, de acuerdo con la valoración de las evidencias reportadas Recibe la matriz de seguimiento del plan de mejoramiento y revisa la pertinencia de sus acciones Entrega a Jefe de Oficina de control Interno Hace seguimiento al plan de mejoramiento y sugiere replanteamiento de acciones y controles inefectivos Las soportes sustentan el avance de las actividades de mejoramiento del plan? Retroalimenta y ajusta con los procesos responsables los aspectos de pertinencia y coherencia de las acciones mejoradoras frente a los hallazgos Envía a los procesos la matriz de seguimiento al PM con los porcentajes de avance estimados por la OCI y sus recomendaciones D

14 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 4 de 5 ORGANISMOO EXTERNO FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL RECTOR JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO RESPONSABLES DEL PROCESO EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL INTERNO COMITE COORDINADOR MECI-CALIDAD DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO D Envía alertas al Comité Coordinador MECI - Calidad sobre los resultados de avance del PM y sus sugerencias de mejora Entrega a Funcionario de Control Interno para Archivo de Documentación Archiva documentación Solicita semestralmente a los procesos responsables, la información sobre avances al Plan con sus evidencias Designa al funcionario responsable del seguimiento Realiza Seguimiento a los avances del plan de mejoramiento Diligencia Formato PV-GC-2.4-FOR-2 Acta de seguimiento Formato PV-GC-2.4-FOR-2 Suscribe Formato (Responsable del proceso y funcionarios OCI) Se diligencia matriz de seguimiento del plan de mejoramiento Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento Envía Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento al Jefe de la Oficina de Control Interno Vía correo electrónico El documento Requiere ajustes? Remite modificaciones al Responsable del proceso Consolida Información Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento Consolidado Analiza la información del PM, y estima porcentajes reales de avance, de acuerdo con la valoración de las evidencias reportadas Recibe la matriz de seguimiento del plan de mejoramiento y revisa la pertinencia de sus acciones Entrega a Jefe de Oficina de control Interno Hace seguimiento al plan de mejoramiento y sugiere replanteamiento de acciones y controles inefectivos Las soportes sustentan el avance de las actividades de mejoramiento del plan? Retroalimenta y ajusta con los procesos responsables los aspectos de pertinencia y coherencia de las acciones mejoradoras frente a los hallazgos Envía a los procesos la matriz de seguimiento al PM con los porcentajes de avance estimados por la OCI y sus recomendaciones E

15 Código: PV-GC-2.4-PR-2 Versión: Fecha de actualización: Página 5 de 5 ORGANISMO EXTERNO FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL RECTOR JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO RESPONSABLES DEL PROCESO EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL INTERNO COMITE COORDINADOR MECI -CALIDAD DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO E Envía alertas al Comité Coordinador MECI - Calidad sobre los resultados de avance del PM y sus sugerencias de mejora La auditoría es realizada por la Contraloría General de la República? Envía al Administrador SIRECI - Entidad la matriz de seguimiento de avance del PM con los porcentajes estimados por la OCI Suben información al aplicativo SIRECI y envían certificación del avance Certificación SIRECI Envía matriz de seguimiento al PM para su publicación por el editor del portal web Institucional mediante correo electrónico Recibe solicitud y realiza publicación en portal web institucional Entrega a Funcionario de Control Interno para Archivo de Documentación Archiva documentación FIN