PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS CENTRO DE CONCILIACIÓN LUIS FERNANDO VÉLEZ VÉLEZ FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS RESOLUCIÓN 1474 DE AGOSTO 28 DE 1991 ELABORÓ Comité del SGC FECHA 13-JUN-2013 APROBÓ Agueda Torres Marín FECHA 25-SEP-2013 CÓDIGO P VERSIÓN 01 REVISÓ Ana Milena Monsalve Flórez Julio César García Castrillón Jhon Jairo Tirado Quintero FECHA 24-SEP DEFINICIÓN Este procedimiento establece la metodología para realizar la revisión, aprobación y actualización de los documentos del la (S.G.C) del Centro de Conciliación Luis Fernando Vélez Vélez con el fin de que las actividades se realicen bajo disposiciones de control adecuadas. Este procedimiento aplica para el manual, procedimientos, instructivos y formatos que se elaboren para el la (S.G.C) del Centro de Conciliación. 2. CONTENIDO GENERALIDADES Toda la documentación del (S.G.C), es legible, rápidamente identificada y conservada en forma ordenada para que pueda analizarse por las partes interesadas. Es responsabilidad directa del Coordinador del Centro como representante para el, el cumplimiento de los requisitos citados en este procedimiento. Para el control de los documentos aprobados, se pondrá a disposición para su consulta, la información actualizada de los mismos en el Portal de la Universidad de Antioquia con su correspondiente código y versión. Su actualización será permanente. Página 1 de 6

2 El documento original permanece en la red en forma organizada y de requerirse copias controladas, el es el único que las autoriza, mediante la generación de copias impresas o en medio magnético con la expresión COPIA CONTROLADA (En un color distintivo diferente del negro). Lo anterior, sólo es para casos especiales o donde no exista acceso por red, ya que se pretende que todas las consultas sean a través de este medio. Para el manejo y control de copias controladas, se utiliza el formato de distribución de documentos, (H ). El S.G.C, mantiene las versiones actualizadas de cada uno de los documentos que requiere y retira oportunamente (previo acuerdo con el Jefe del Departamento de Prácticas) las versiones obsoletas. 2.2 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS DEL S.G.C Manual de y procedimientos transversales (Requeridos por las Normas Técnicas) Elabora los documentos de acuerdo con el Procedimiento de Elaboración de Documentos definido por la Universidad de Antioquia, (P ). Jefe del Departamento de Prácticas Revisa los documentos y procede así: 2A) Si el documento se cumple con los requisitos, aprueba y remite por correo electrónico al Representante del para que gestione su publicación en el Portal. 2B) Si el documento requiere ajustes, remite por correo electrónico al Representante del con las sugerencias para el respectivo ajuste. Página 2 de 6

3 03 CENTRO DE a) Una vez aprobado el documento, remite al responsable del proceso de comunicaciones para su publicación en el portal de la Universidad. b) Divulga a todos los interesados. c) Con el fin de garantizar la vigencia del documento, revisa periódicamente el contenido del mismo Procedimientos, Instructivos y formatos asociados a los procesos. Elabora y documenta los procedimientos, instructivos y formatos para el Sistema de Gestión de la (S.G.C), de acuerdo con el Procedimiento de Elaboración de Documentos, (P ). Jefe del Departamento de Prácticas 03 CENTRO DE Revisa los documentos y procede así: 2A) Si el documento cumple con los requisitos, aprueba y remite por correo electrónico al responsable del proceso de comunicaciones para su publicación en el Portal. 2B) Si el documento requiere ajustes, remite por correo electrónico al responsable del proceso con las sugerencias para el respectivo ajuste. Luego de la publicación en la red, y con el fin que se garantice la vigencia de estos documentos, procede así: Página 3 de 6

4 a) Revisa periódicamente el contenido de los procedimientos, instructivos y formatos. b) En caso de requerirse alguna modificación en estos documentos, sigue los pasos que se indican en el numeral 2.3 de este procedimiento. 2.3 MODIFICACION DE DOCUMENTOS DEL S.G.C En el siguiente procedimiento, se entiende por documento el Manual de calidad, procedimientos, instructivos y formatos. Una vez se detecte la necesidad de modificar un documento del realiza la solicitud de modificación mediante un correo electrónico con su debida justificación al. S.G.C Una vez se considere pertinente la modificación planteada, remite desde su propia terminal de correo electrónico el documento original al responsable del proceso para su correspondiente modificación. 03 CENTRO DE Una vez el documento sea liberado procede así: a) Realiza las modificaciones necesarias al documento. b) Actualiza el capítulo (Nota de Cambio) y las respectivas fechas de elaboración y aprobación a los documentos que le Página 4 de 6

5 aplican. c) Envía el documento aprobado desde su propia terminal de correo electrónico al para que gestione su aprobación y su actualización en el Portal. d) Después de la revisión y publicación, divulga los cambios a todos los interesados RETIRO DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA Servidor Público S.G.C Detecta la necesidad de retirar un documento del S.G.C (Procedimiento, instructivo, formato, u otro), procede así: a) Justifica ante el Jefe del Departamento de Prácticas, la necesidad del retiro del documento. b) Si el Jefe del Departamento aprueba el retiro del documento del S.G.C, este notifica mediante correo electrónico la decisión de retiro al Representante del Recibe la notificación del retiro de documentos del Sistema de Gestión, Procede así: a) Gestiona con el proceso de comunicaciones el retiro del portal el documento. b) Recoge y retira todas las copias controladas si las hay y las destruye. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Página 5 de 6

6 Procedimiento de Elaboración de Documentos, (P ). INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de Fundamentos y Vocabulario. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. ISO 9001:2008, Sistemas de gestión de calidad - Especificaciones y directrices para su utilización. 4. REGISTROS CODIGO FORMATO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE ARCHIVO CLASIFICACIÓN TIEMPO DE ARCHIVO DISPOSICIÓN No aplica Correos electrónicos asociados al control de documentos Responsable del Computador del responsable del Cronológico Indefinido No aplica H Formato de distribución de Documentos Responsable del Computador del responsable del control de documentos Código Indefinido No aplica 5. NOTA DE CAMBIO No aplica para la primera versión 6. ANEXOS Anexo 1: Formato de distribución de documentos, (H ). Página 6 de 6