A. Nombre del Formato: Procedimiento B. Código/Revisión;Fecha CA-PO /R1; Código del Procedimiento 2.

Transcripción

1 4. Responsable: Servicios 5. Página : 1 de 7 7. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN Firma: Firma: Firma: DIRECTOR 1. Propósito Mantener la infraestructura, bienes muebles, equipo de cómputo, transporte y administración de la red del Tecnológico de Estudios Superiores de Chimalhuacán en condiciones óptimas para lograr la conformidad con los requisitos del Servicio Educativo. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de mantenimiento de la infraestructura, bienes muebles, equipo de cómputo, laboratorios, transporte y administración de la red del Tecnológico de Estudios Superiores de Chimalhuacán. 3. Políticas de Operación 3.1 El Subdirector de Planeación y Administración del Tecnológico de Estudios Superiores de Chimalhuacán, junto con el Jefe del Servicios : a). Realizan la verificación de la infraestructura, bienes muebles, equipo de cómputo, transporte y administración de la red trimestralmente. b). Reciben de los Departamentos correspondientes, la solicitud de mantenimiento que éstos requieran. 3.2 El Jefe del departamento de Servicios del Tecnológico de Estudios Superiores de Chimalhuacán, elaborará un Programa de Mantenimiento Preventivo de la infraestructura, bienes muebles, equipo de cómputo, transporte y administración de la red, que será considerado en el respectivo POA departamental para la administración de los recursos correspondientes.

2 4. Responsable: Servicios 5. Página : 2 de El Jefe del Servicios del Tecnológico de Estudios Superiores de Chimalhuacán, de acuerdo a los recursos financieros y humanos disponibles de la Institución, realiza internamente y/o a través de proveedores evaluados y seleccionados, el mantenimiento preventivo de la infraestructura, bienes muebles, equipo de cómputo, transporte y administración de la red, según que lo requiera de manera inmediata, usando la solicitud de mantenimiento. 3.4 Se considerará Mantenimiento Preventivo todo aquel que se realice de acuerdo al Programa de mantenimiento -05, -06 y -03 y 3.5 Se considerará Mantenimiento Correctivo todo aquel que se realice de acuerdo a una solicitud de servicio de mantenimiento correctivo -02, debido a una contingencia fuera del Programa correspondiente que requiere atención inmediata y que afecta la prestación del servicio. 3.6 Conforme a la estructura orgánica del Tecnológico de Estudios Superiores de Chimalhuacán es facultad del Servicios la realización del mantenimiento por área específica. 3.7 Al elaborar el programa de Mantenimiento preventivo y atender los mantenimientos correctivos que se soliciten, se deberá priorizar la distribución presupuestal de los recursos, para aquellas áreas que impactan directamente en el logro de la conformidad con los requisitos del servicio educativo, por ejemplo: aulas, laboratorios, talleres, salas y equipos audiovisuales, Centro de Información, entre otros. 3.8 En el caso de que el bien no se pueda reparar internamente se aplicará la normatividad vigente.

3 4. Responsable: Servicios 5. Página : 3 de 7 4. Diagrama del procedimiento Servicios Jefe de Departamento o Área Mantenimiento Preventivo Mantenimiento Correctivo Inicio Verifica infraestructura, equipo y administración de la red Detecta falla o contingencia Elabora Programa de Mantenimiento Preventivo Solicita mantenimiento correctivo Es un Programa de Mantenimiento interno? Aplica instructivo para la identificación y control de procesos externos Asigna orden de trabajo realiza requisición de bienes y/o servicios y supervisa Verifica y evalúa el servicio de mantenimiento Libera? Registra mantenimiento realizado Fin

4 4. Responsable: Servicios 5. Página : 4 de 7 5. Descripción del procedimiento. Secuencia de etapas. 1. Verifica Instalaciones. 2. Elabora Programa de A. Detecta falla o contingencia. B. Solicita Actividad 1.1 El subdirector de Planeación y Administración y el jefe de Servicios deben realizar un recorrido con el fin de verificar las instalaciones. 1.2 Evalúan los espacios y equipos que necesitan mantenimiento. 1.3 El departamento de Servicios requisita los hallazgos encontrados. 2.1 Con base en la lista de verificación de los equipos, y las solicitudes recibidas elabora su Programa de Mantenimiento y 2.2 Determina si el mantenimiento es interno o externo. SI es Interno pasa a la etapa 3. NO es Interno pasa a la etapa 4. A.1 En la operación del equipo detecta la necesidad de mantenimiento correctivo al presentarse una falla. a.2 Detecta necesidad de mantenimiento a la infraestructura derivadas del deterioro o factores no considerados. B.1 Elabora solicitud de mantenimiento. B.2 Entrega la solicitud de mantenimiento al Área competente para que se programe el servicio de mantenimiento. B.3 Pasa al punto 2. Responsable Jefe o encargado del Área solicitante.

5 4. Responsable: Servicios 5. Página : 5 de 7 5. Asigna Orden de Trabajo, realiza requisición de Bienes y/o servicios y Supervisa Trabajos. 6. Solicita servicio externo. 7. Verifica y Evalúa el Servicio de 6.1 Considerando el recurso humano disponible asigna Orden de Trabajo, con base al Programa de mantenimiento Preventivo, en el caso del mantenimiento preventivo. 6.2 En el caso del mantenimiento correctivo la Orden de trabajo se elaborara con base a la solicitud de mantenimiento. 6.3 Elabora Requisición de Bienes y/o Servicios. y aplica el Instructivo de Compras Directas para abastecer los insumos requeridos en el 6.4 Supervisa la realización del 7.1 Aplica Instructivo del SGC para la Identificación y Control de Procesos Externos. 8.1 El Servicios reporta el servicio realizado al jefe del área solicitante. 8.2 El jefe del área solicitante verifica el servicio de mantenimiento. SI Es Satisfactorio firma de Vo. Bo. el formato y libera el trabajo, pasa a la etapa 6. NO Es satisfactorio informa al área prestadora del servicio, quien verifica si es un mantenimiento interno o externo y regresa a la etapa Registra Mantenimiento Realizado. 9.1 Cierra Orden de Trabajo de Mantenimiento, con fecha y firma en el registro correspondiente. 9.2 Envía copia a la Subdirección de Planeación y Administración para control del POA.

6 4. Responsable: Servicios 5. Página : 6 de 7 6. Documentos de referencia Programa Operativo Anual Vigente del Tecnológico de Estudios Superiores de Chimalhuacán 7. Registros Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro Lista de Verificación de Instalaciones. Solicitud de Programa de Mantenimiento de Transporte. Orden de Trabajo de Programa de Mantenimiento de Infraestructura. Programa de Mantenimiento Preventivo de computo y Red del TESCHI. 1 año Jefe de l Servicios Glosario VERIFICACIÓN DE INSTALACIONES: Actividad de inspección de la infraestructura, de los equipos de Cómputo, de transporte y de administración de la red.

7 4. Responsable: Servicios 5. Página : 7 de 7 9. Anexos Formato para Lista de Verificación del Equipo de Cómputo. Formato para la Solicitud de Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento de Infraestructura 10. Cambios de esta versión Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio Colocar en el Diagrama el número 2 que anuncia la Actividad así como el conector. En el punto 3.4 se menciona el código de los formatos a los que se hace referencia el mantenimiento preventivo. En el punto 3.5 se mencionar el código del formato de la Solicitud de Se modificó la redacción de algunos párrafos. Se realizó la transición a la Norma ISO 9001:2008 Se Modificó la Política de Operación 3.1 en el inciso A), que decía que las revisiones de verificación se llevarían a cabo cada seis meses, y para dar un mejor mantenimiento se realizarán trimestralmente. Cambio de la estructura organizacional del TESCHI a partir del 1 de diciembre de 2010, el Servicios Administrativos se divide en dos: Recursos, y el Recursos Humanos y Financieros Se integró el nuevo encabezado.