Procedimiento para actualizar los expedientes del personal

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1 Dirección General o Dirección Fecha de emisión: Dirección 01/04/2014 o Área Versión N. 0 Página: 1 de 5 Procedimiento para actualizar los expedientes del personal Elaboró Licda. Miriam Patricia Flores Santana Revisó C.P. Dalila del Rosario García Avena Auxiliar Administrativo Aprobó Directora de Ing. Oscar Valencia Montes Director General

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Establecer el mecanismo para mantener actualizados los expedientes del personal con la documentación relativa a su formación (capacitación). 2. ALCANCE Aplica para todo el personal sindicalizado, de base, de contrato y de confianza que labora en CIAPACOV. 3. POLÍTICAS 3.1.-El personal se inscribirá al o los cursos de acuerdo a las competencias requeridas en su descripción de puesto Las competencias requeridas en su puesto son determinadas por la Recursos Humanos del Gobierno del Estado Es responsabilidad de la el control y actualización de los expedientes de todo el personal de la Dependencia El personal que reciba una capacitación interna o externa deberá entregar una copia de la constancia del curso a la cinco días posteriores a la capacitación recibida La verificará si el personal está entregando la copia de la constancia del curso con base en el Capacitación Interno. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima 4.2 Ley Federal del Trabajo apartado B Art Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal 4.4 Ley de los Trabajadores al Servicios del Gobierno, Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del 4.5 Estado de Colima. 4.6 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito Manual de Organización Vigente. 5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES Competencia: Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que una persona demuestra durante la realización de su trabajo. Competencia Fundamental: Es aquella que permite a todo(a) servidor(a) público desarrollar las actividades propias del puesto con honestidad, ética, responsabilidad, vocación de servicio y compromiso en beneficio de la ciudadanía. Competencias Transversales: Son aquellas que debe poseer todo(a) servidor(a) público de manera general y por el nivel de responsabilidad para el desempeño de sus funciones. Programas de capacitación: Conjunto de cursos agrupados por una temática específica. DNC: Formato utilizado para diagnosticar las necesidades de capacitación de acuerdo al nivel de gestión.

3 Página 3 de 5 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para la actualización de Expedientes Humanos Inicio Emite el Programa de Capacitación Difunde el Capacitación Inscribe al o los curso(s) de acuerdo a su competencia Elabora Programa de Capacitación Interno Toma el curso Entrega constancia de participación Entrega copia de constancia de participación Actualiza Expediente y Matriz FIN

4 Página 4 de 5 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia de fases / Descripción de Actividades Referencias Humanos Humanos 1. Emite la calendarización de los cursos 1.1 Elabora el Capacitación de acuerdo al concentrado de las necesidades de Capacitación DNC, Cédulas de evaluación por dependencias y/o a las solicitudes de cursos. 1.2 Difunde el Capacitación de los cursos a los coordinadores administrativos. 2. Difunde el programa de Cursos 2.1 Entrega una copia del programa de capacitación a las Gerencias y Direcciones para que definan con su personal los cursos que requieren según su perfil de puesto. 2.2 Coloca avisos en el Periódico Mural informando al personal que una vez que concluyan el curso entreguen copia a la Humanos para que actualicen su expediente. 3. Inscribe al curso de acuerdo a su competencia 3.1 Corrobora con el Directora(a) Administrativo(a) las competencias fundamentales y transversales que requiere para su formación. 3.2 Inscribe telefónica o personalmente a los cursos de su interés. 3.3 Reporta al Directora(a) Administrativo(a) los cursos a cursar. 4. Elabora programa de capacitación Interno 4.1 Recibe el reporte de cursos a tomar por el personal 4.2 Elabora el programa de capacitación Interno 5. Asiste al curso Capacitación Fotografías y/o copia de los avisos. Oficios capacitación Interno 5.1 Asiste al curso en la fecha y horario asignado. Lista de Asistencia 6. Entrega constancia de participación. 6.1 Evalúa la participación del curso 6.2 Entrega constancia de participación 7. Entrega copia de la constancia de participación 7.1 Recibe copia de la constancia de participación 7.2 Entrega al Directora(a) Administrativo(a) la copia de la constancia de participación del curso. Constancia de participación del curso Constancia de participación del curso

5 Página 5 de 5 Humanos 8. Actualiza expediente. 8.1 Recibe copia de la Constancia de participación del curso 8.2 Integra copia al expediente del personal 8.3 Actualiza Matriz de expedientes Expediente de Matriz de Expedientes 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención N/A Capacitación 6 meses N/A capacitación Interno 1 AÑO N/A Matriz de Expedientes 1 AÑO Responsable de conservarlo 9. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 0 N/A Inicio su uso