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1 Instituto Superior de Educación Normal del Estado de Colima Profr. Gregorio Torres Quintero Fecha de emisión: 20/11/2013 Versión N. 0 Página: 1 de 6 Procedimiento para el manejo de documentos propiedad del cliente en el Instituto Superior de Educación Normal del Estado de Colima Profr. Gregorio Torres Quintero Elaboró Revisó Lic. Angélica María Montes Cárdenas Jefa del del ISENCO Aprobó LEP. Miguel Vladimir Rodríguez Aguirre Director de Educación Pública Mtro. José Guillermo Rangel Lozano Secretario de Educación

2 Página 2 de 6 1. OBJETIVO Recibir, proteger, resguardar y mantener el control de los documentos originales propiedad del cliente. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los alumnos de las licenciaturas en la modalidad escolarizada del Instituto Superior de Educación Normal del Estado de Colima Profr. Gregorio Torres Quintero (ISENCO) que cubrieron el 100% de créditos y comprueben ser candidatos para examen profesional. 3. POLÍTICAS 3.1 El alumno debe entregar los documentos originales solicitados en el proceso de gestión de registro de título y la expedición de cédula profesional en el ISENCO. 3.2 El personal del departamento de control escolar es responsable de validar el cumplimiento de los requisitos de acuerdo a la Lista de verificación de documentos del Plan de Calidad PC para la gestión del registro de título y la expedición de cédula profesional en el Instituto Superior de Educación Normal del Estado de Colima Profr. Gregorio Torres Quintero. 3.3 El personal del departamento de control escolar debe firmar el formato de recepción de documentos y entregar al usuario. 3.4 En caso de que el alumno no entregue la totalidad de los documentos requeridos para el trámite, se elabora una carta compromiso en la que se establece la fecha límite de entrega por parte del interesado. 3.5 Los documentos originales propiedad de los alumnos, deben permanecer dentro de los expedientes asignados a cada uno, bajo resguardo del Depto. de Control el tiempo que dure el proceso de gestión del registro de título y la expedición de cédula profesional en el ISENCO. 3.6 El egresado debe presentar original de identificación oficial vigente (credencial de elector o pasaporte) al momento de recibir su documentación original y firmar de recibido en la relación de expediente entregados. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Ley federal de transparencia y acceso a la información pública gubernamental. 4.2 Ley federal de protección de datos personales en posesión de los particulares. 4.3 Ley de Protección de datos personales del Estado de Colima. 4.4 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC TÉRMINOS/ DEFINICIONES ISENCO: Instituto superior de Educación Normal del Estado de Colima Profr. Gregorio Torres Quintero Propiedad: Es el poder directo sobre un bien. Recepción: Acción y efecto de recibir. Resguardo: Es la seguridad o la guardia que se pone en una cosa. Extravío: Acción y efecto de extraviar o extraviarse.

3 Página 3 de 6 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR ALUMNO INICIO 1 2 Solicitud de documentos oficiales. Entrega de documentos 3 Recepción de documentos oficiales 4 Cumple con los requisitos No Firma de carta compromiso SI 5 Validación de lista de seguimiento y firma de formato 6 Archivar documentos en expedientes NO Extravío de documentación? SI 7 Levantar acta administrativa 8 9 Se informa al alumno del extravío del documento y se solicita su autorización para duplicarlo. Autoriza por escrito la duplicación de documento 10 Gestionar la adquisición del documento extraviado Recepción de documentos Resguardo del documento en el expediente del alumno Firma de recibido previa identificacion en relación de expedientes entregados Gestión del tramite de registro de título y expedición de cédula profesional FIN

4 Página 4 de 6 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia de fases / Descripción de Actividades Referencias 1. Solicitud de documentos oficiales 1.1 Solicitar a los alumnos los requisitos requeridos para el proceso de titulación. 2. Entrega de documentos 2.1 Entrega de documentos oficiales 3.Recepción de documentos oficiales 3.1 Recibir los documentos en original y 3 copias tamaño carta de acuerdo a la lista de verificación de documentos del proceso de titulación. Requisitos para la integración del expediente Lista de verificación de documentos del proceso de titulación 4. Firma de carta compromiso 4.1 En caso de que el alumno no entregue la totalidad de los requisitos se elabora una carta compromiso en la que se establece la fecha límite de entrega Carta compromiso 5. Validación de lista de seguimiento y firma de formato 5.1 Validación de la lista de seguimiento para la integración de expedientes. 5.2 Firma de recibido en el formato de recepción de documentos. 6. Archivar documentos en expedientes 6.1 Se ubica el expediente para profesiones en 2 folders tamaño oficio, color rojo. 6.2 La última copia queda en folder tamaño carta en el, al cual se le escribe el nombre completo del alumno, empezando por primer apellido, segundo apellido y nombre, se indica la carrera y el número de control del expediente. 7. Levantar Acta Administrativa 7.1 En caso de extravío de algún documento propiedad del cliente levantar un acta administrativa, identificando el día, hora, documento, nombre del alumno y demás datos pertinentes. Lista de seguimiento y validación para la integración de expedientes Formato de recepción de documentos Expediente para profesiones Expediente para Departamento de Control Acta Administrativa 8. Se informa al alumno del extravío del documento y se solicita autorización para duplicarlo 8.1 Comunicar por escrito al alumno el extravío del Autorización para duplicar documentos

5 Página 5 de 6 documento. 8.2 Solicitar al alumno su autorización para solicitar un duplicado del documento extraviado 9. Autoriza por escrito la duplicación de documentos 9.1 Firma la autorización para duplicar documento. 10. Gestionar la adquisición del documento extraviado 10.1 El realizará la gestión correspondiente para adquirir el documento Una vez recuperado el documento se deberá anexar al expediente de titulación para su trámite ante la institución correspondiente. Autorización para duplicar documentos 11. Resguardo del documento en el expediente del alumno 11.1 Los documentos propiedad del cliente se resguardan en archiveros, ajenos de humedad, polvo y contingencias del medio ambiente Los documentos siempre deberán permanecer dentro de los expedientes Sólo podrán ser manipulados por el personal de control escolar autorizado con pulcritud e higiene Deben permanecer en resguardo el tiempo que dura el proceso de registro de título y la expedición de cédula profesional. Archiveros 12. Gestión del trámite de registro de título y expedición de cédula profesional El departamento de control escolar hará la gestión correspondiente ante la Dirección Estatal de Profesiones. Oficio de entrega de base de datos y expedientes a la Dirección Estatal de Profesiones 13. Recepción de documentos 13.1 El alumno recibirá los documentos originales del proceso de gestión del registro de título y emisión de cédula profesional.

6 Página 6 de Firma de recibido previa identificación en relación de expedientes entregados Los documentos originales se entregarán al alumno al final del proceso, donde firmarán de recibido en la relación de expediente entregados, previa identificación con credencial de elector o pasaporte. Relación de expedientes entregados 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo Requisitos para la integración del expediente Lista de seguimiento y validación para la integración de expedientes Formato de recepción de documentos Expediente para profesiones Hasta 8 meses Expediente para Departamento de Control 2 años Carta compromiso Autorización para duplicar documentos Oficio de entrega de base de datos y expedientes a la Dirección Estatal de Profesiones Relación de expedientes entregados 9. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 0 NA Inicia su uso