INSTRUCTIVO VIGENCIAS FUTURAS PROCEDIMIENTO TRAMITES PRESUPUESTALES PAGINA 1 DE 12 ELABORÓ REVISÓ APROBO PROFESIONAL OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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1 PAGINA 1 DE 12 DE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE TABLA DE CONTENIDO. 3. VIGENCIA FUTURA PRESUPUESTO DE INVERSIÓN 3.1. Criterios Operativos Requisitos Técnicos Requisitos presupuestales Requisitos de planificación. 4. VIGENCIA FUTURAS PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO 4.1. Requisitos Técnicos 4.2. Requisitos presupuestales 4.3. Requisitos de planificación 5. DESARROLLO 5.1. Vigencia Futura Presupuesto de Inversión Vigencia Futura Presupuesto de Funcionamiento 6. NORMATIVIDAD 7. DEFINICIONES

2 PAGINA 2 DE 12 DE CONCEPTO Obtener autorización para asumir compromisos que afecten presupuestos de varias vigencias fiscales. 1. OBJETIVO Conocer el procedimiento para la autorización de una vigencia futura de tipo ordinario. 2. ALCANCE Desde la identificación de la necesidad de autorización de vigencias futuras ordinarias por parte de las programas y/o áreas, hasta la notificación de la respuesta al solicitante. 4. VIGENCIA FUTURA PRESUPUESTO DE INVERSIÓN 4.1 Criterios Operativos Para la solicitud de una vigencia futura es indispensable cumplir con los requisitos técnicos, presupuestales y de planificación. 4.2 Requisitos Técnicos En cuanto a la formulación del proyecto: Actualización del proyecto en el BPIN con control posterior favorable (registradoactualizado), en la cual se deberá tener en cuenta los siguientes ítems que contenga los años del horizonte de la vigencia futura: Vigencia final del proyecto Actividades y cronogramas Indicadores de producto Regionalización de indicadores de producto Costo total del proyecto Distribución de recursos Regionalización de los recursos Recuerde que: Si no se cumple con estos requisitos no se podrá autorizar la vigencia Futura y se afectará la ejecución física del proyecto.

3 PAGINA 3 DE 12 DE Es importante tener en cuenta que el monto de los recursos solicitados deben ser igual o menor a los montos distribuidos en las actividades. Incluir en el módulo de vigencias futuras de la ficha EBI del Sistema Unificado de Inversiones Públicas SUIFP el cronograma detallado de las actividades por contratar y el tipo de contrato (convenio, licitación, obra pública, operador) y especificar su relación con las actividades del proyecto, desagregando los montos por año e iniciando fecha de inicio (día, mes, año) y de finalización. Las actividades de Recuerde: Debe actualizar el proyecto en el BPIN, Ficha EBI y en el SPI. interventoría deberán desagregarse de forma independiente. El proyecto deberá estar actualizado en el SPI al mes en el cual se está pidiendo la vigencia futura. En cuanto al proceso contractual Cronograma de los procesos precontractuales. Aspectos técnicos del proyecto: Supuestos utilizados para el cálculo y costeo de las actividades sujetas a la solicitud de vigencias futuras. Información en formulario COINFO (proyectos de tecnología, sistemas). Estudios y diseños (sólo si aplica). Manejo ambiental (cuando lo requiera).

4 PAGINA 4 DE 12 DE 4.3 Requisitos presupuestales. CDP. Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos y nombres completos del programa, subprograma, proyecto, sub-proyecto y con códigos BPIN según corresponda en el anexo del decreto de liquidación vigente. Certificación expedida por el jefe de planeación, la cual garantice que la solicitud está incluida dentro del MGMP y que la recepción de bienes y servicios y sus pagos no superan el periodo de gobierno. Certificación del jefe de Presupuesto de la Entidad, donde garantice que la apropiación del rubro del proyecto al que se está solicitando las vigencias futuras sea igual o superior al 15% del valor total solicitado en las VF. La oficina de la Entidad solicitará a la oficina de Planeación del jefe de sector (DPS) concepto favorable de la vigencia futura. Documento CONPES en el cual se declare que el proyecto es de importancia estratégica, previo aval del CONFIS, si se excede el periodo de gobierno. Si la solicitud obedece a una reprogramación de una vigencia futura ya aprobada, deberán incluirse los datos iniciales y los datos ajustados, así como la justificación de los montos liberados o los utilizados de otros proyectos. 4.4 Requisitos de planificación. Este es uno de los requisitos fundamentales para éxito del trámite de la vigencia futura. Para la elaboración de la justificación se debe tener en cuenta lo siguiente:

5 PAGINA 5 DE 12 DE Debe ser clara y precisa que permita identificar fácilmente las bondades del porqué es beneficioso utilizar el mecanismo de vigencia futura para asumir compromisos y obligaciones que afecten el proyecto durante más de una vigencia. Los ítems relevantes del proyecto que deben incorporarse en la justificación son: Objeto y fines del proyecto Impacto sobre la política Mejoras en la gestión y en los procesos de ejecución Ahorros en procesos de contratación en recursos y en el tiempo en que demora un contratista en lograr estabilizar la curva de aprendizaje. El cronograma de las actividades a realizar desde la solicitud de las vigencias hasta le liquidación de los contratos. Un cuadro con las actividades de las vigencias futuras y el valor por cada una de las vigencias incluyendo el case. Cumplimiento de mandatos legales para los casos en que apliquen. Los impactos y beneficios que traerá el proyecto utilizando el mecanismo de vigencia futura. Realizar el análisis de los datos del proyecto, en donde se presente la justificación desde varias perspectivas tales como la financiera, económica, social y si es del caso ambiental. Un ejemplo de ello es identificar los ahorros en procesos de contratación, adicionar los trámites administrativos y ahorro financiero. Presentar cuadro comparativo de costos financieros para cada uno de los años. Recuerde que: Una buena justificación es requisito fundamental para solicitar las vigencias futuras tanto de proyecto de inversión como de funcionamiento.

6 PAGINA 6 DE 12 DE En el Modulo del SUIFP deberá adjuntar la justificación de la Vigencia futura, el CDP que respalda los recursos en el año de inicio, el cronograma de los procesos precontractuales, el costeo de las actividades a financiar con las vigencias futuras.

7 PAGINA 7 DE 12 DE 5. VIGENCIA FUTURAS PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO 5.1. Requisitos Técnicos Definir el impacto y los beneficios de utilizar el mecanismo de vigencia futura para asumir compromisos y obligaciones que afecten el rubro presupuestal durante más de una vigencia. Se debe expedir una certificación por el ordenador del gasto, indicando que el trámite de vigencias futuras cumple con la normatividad de la austeridad en el gasto Requisitos presupuestales CDP. Certificación expedida por el jefe de planeación del Departamento para la Prosperidad Social, la cual garantice que la solicitud está incluida dentro del MGMP y que la recepción de bienes y servicios y sus pagos no superan el periodo de gobierno. Se debe expedir una certificación por el ordenador del gasto, indicando que el trámite de vigencias futuras cumple con la normatividad de la austeridad en el gasto. 5.3 Requisitos de planificación Este es uno de los requisitos fundamentales para éxito del trámite de la vigencia futura Para la elaboración de la justificación se debe tener en cuenta lo siguiente: Debe ser clara y precisa que permita identificar fácilmente las bondades del por qué es beneficioso utilizar el mecanismo de vigencia futura para asumir compromisos y obligaciones que afecten el proyecto durante más de una vigencia.

8 PAGINA 8 DE 12 DE Los ítems relevantes del proyecto que deben incorporarse en la justificación son: Objeto y fines del proyecto Mejoras en la gestión y en los procesos de ejecución Ahorros en procesos de contratación. Cumplimiento de mandatos legales para los casos en que apliquen. Los impactos y beneficios que traerá el proyecto utilizando el mecanismo de vigencia futura. Realizar el análisis de los datos del proyecto, en donde se presente la justificación desde varias perspectivas tales como la financiera, económica, social y si es del caso ambiental. Un ejemplo de ello es identificar los ahorros en procesos de contratación, adicionar los trámites administrativos y ahorro financiero. Presentar cuadro comparativo de costos financieros para cada uno de los años. 6 DESARROLLO 6.1 VIGENCIA FUTURA PRESUPUESTO DE INVERSIÓN. No. Actividad Descripción Registro Responsable Días Envío de la solicitud de vigencias futuras El Gerente del con los requisitos proyecto responsable 1 Carta y Direcciones técnico, deberá enviar documentos Técnicas. presupuestales y de comunicación con planificación del proyecto. los documentos soportes Verificación y análisis del cumplimiento de los requisitos técnicos y presupuestales. Presentación al DPS y DNP del proyecto de vigencias futuras. Si hay ajustes se modifica el proyecto de Planeación verifica el cumplimiento de los requisitos El Gerente del proyecto realizará una presentación a los técnicos del DNP y del DPS. Si el proyecto requiere ajustes es Lista de chequeo Presentación de la vigencia futura. Direcciones Técnicas 3 días 8 días ( se realiza paralelamente actividad 2) 3 días

9 PAGINA 9 DE 12 DE No. Actividad Descripción Registro Responsable Días y los requerimientos técnicos, si no, se inicia el proceso o archiva. necesario ajustarlo y se devuelve al paso 1, de lo contrario sigue con el procedimiento. Direcciones Técnicas Actualización del proyecto, la ficha EBI y los documentos requeridos en el SUIFP Una vez con el reporte de actualización de la Ficha en SUIFP, se envía solicitud para el concepto al DPS DPS realiza análisis de la vigencia futura y envía concepto de viabilidad en el SUIFP. DNP revisa la solicitud de Vigencia Futura Registrado el proyecto se anexa el concepto del DPS en el SUIFP y se envía a DNP. Las direcciones técnicas del DNP analizan la pertinencia de la vigencia futura y emite concepto favorable y la envía a la del DPS Con el concepto del DNP se anexa a la documentación y se envía al MHCP Actualizar el proyecto y la ficha EBI en el SUIFP Se envía solicitud de vigencias futuras al DPS con los documentos. Si el concepto es favorable sigue el procedimiento. Si no es favorable se inicia en el proceso 1, ó se archiva El DNP revisa la solicitud de VF si es viable registra la solicitud, sino la devuelve Se envía concepto de viabilidad al DNP para autorización de la Vigencia Futura El DNP realiza el análisis y envía el concepto técnico sobre las vigencias futuras. Se adjunta el concepto técnico del DNP junto con los documentos y se remite al MHCP SUIFP Oficio remisorio Concepto técnico Registro actualizado proyecto Oficio remisorio Concepto técnico Oficio remisorio Direcciones Técnicas Oficina de Planeación del DPS DNP Oficina de Planeación DPS DNP 8 días 5 días 20 días

10 PAGINA 10 DE 12 DE No. Actividad Descripción Registro Responsable Días El MHCP analiza las Cupo solicitudes y envía la El MHCP autoriza las presupuestal, autorización de los 12 vigencias futuras y Documento MHCP 5 días cupos de vigencias asigna el cupo de futuras a la Dirección autorización General 13 Comunicar la aprobación del cupo a los Gerentes de los Proyectos. La comunica al Gerente del Proyecto, la autorización del cupo de vigencia futura aprobada Oficio remisorio Las actividades 7 y 9 las cumple la OAPME en su función de oficina de planeación del sector Vigencia futura presupuesto de Funcionamiento No. Actividad Descripción Registro Responsable Días Envío de la solicitud de El Gerente de la 1 vigencias futuras con Cuenta responsable Carta y los documentos deberá enviar los documentos Dirección documentos soportes Verificación y análisis del cumplimiento de los requisitos técnicos y presupuestales Si hay ajustes se modifica los requerimientos técnicos y sigue con el proceso, si no es viable se archiva la solicitud de Vigencia Futura. Envío de la documentación al DPS El DPS realiza el análisis de la vigencia futura y emite concepto de viabilidad Con el concepto del DPS, la Dirección de Planeación y Control de La de Planeación revisa los documentos soportes El área responsable modificará la solicitud de acuerdo a las observaciones de la de Planeación La de Planeación envía al DPS los documentos El DPS emite concepto de viabilidad sobre la vigencia futura, si es favorable sigue el proceso, si no vuelve al paso1 ó se archiva. La de Planeación envía los documentos Carta remisoria Concepto Carta remisoria Dirección de Planeación y Control de Gestión, Monitoreo y Evaluación 8 días 5 días

11 PAGINA 11 DE 12 DE No. Actividad Descripción Registro Responsable Días Gestión adjunta los documentos y envía al MHCP correspondientes al MHCP para su concepto. 7 8 EL MHCP analiza la vigencia futura y emite concepto sobre la misma. La Dirección de Planeación y Control de Gestión comunica a la Dirección Financiera el concepto del MHCP Si el concepto es favorable sigue el procedimiento. Si no es favorable se inicia en el proceso 1, ó se archiva La de Planeación comunica al Gerente de la Cuenta y a la Dirección Financiera la autorización del cupo Cupo presupuestal, documento de autorización Carta Remisoria MHCP 5 días Las actividades 4y 5 las cumple la OAPME en su función de oficina de planeación del sector. ANEXOS Anexo 1 Control de cambios Versión Ítem del cambio Cambio realizado Motivo del cambio Fecha del cambio

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