CONTENIDO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Transcripción

1 Luis Chávez Orozco Selección y Adquisisión de BIIH_P_SAC_7.2.2_2013_01 _7.2.1.c_2013_01 CONTENIDO 1 PROPÓSITO ALCANCE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD RESPONSABILIDADES AUTORIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS ABREVIATURAS CONTROL DE CAMBIOS... 7 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Carmen Edith Salinas García Jefa de la Santiago Chávez Carbajal Eugenio Núñez Ambriz Bernardo Barriga Guzmán Personal de Gestión de y Prestación de servicios Didier Manuel Abadía Salazar Gestor Interno de la Calidad Representante de la Dirección

2 1 PROPÓSITO Documentar el procedimiento para describir las actividades de selección y adquisición de documentales para la biblioteca Luis Chávez Orozco, con el fin de contar con pertinentes. 2 ALCANCE Los lineamientos establecidos en este procedimiento son aplicables al proceso de Gestión de, desde que se detectan las necesidades informativas de los usuarios hasta que se efectúa su adquisición, ingreso y registro inicial de los materiales documentales. 3 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 3.1 RESPONSABILIDADES Puesto JEFE DE LA BIBLIOTECA Responsabilidad 1. Verifica el cumplimiento de las normas que rigen el proceso de gestión de. 2. Analiza las necesidades de los usuarios, las bibliografías básicas y especializadas de los programas de estudios y realiza la selección de títulos a adquirir, considerando los recursos bibliográficos con los que cuenta la, la disponibilidad de libros en el mercado, los títulos más solicitados y las áreas temáticas que cuentan con menos proporción de materiales. 3. Elabora las relaciones de libros y otros materiales documentales, para solicitar su compra, al menos una vez al año. Envía copia de este listado al GIC, para que, en el momento que se requiera, realice la recepción de las mismas. 4. Gestiona la compra de en diversos formatos. 5. Vigila que el presupuesto que se destine a la adquisición de materiales documentales se haga efectivo. 6. Se mantiene al día sobre las novedades editoriales con el fin de detectar títulos requeridos por los usuarios de la biblioteca. 7. Elabora y mantiene actualizado un directorio de librerías y casas editoras con el fin de solicitar periódicamente los catálogos de publicaciones de nueva edición y a su vez boletinarlos al personal docente para su evaluación y selección. 8. Coordina la actividad de donación de en diversos formatos, cuando sea necesario, cuidando de que sean aplicados los lineamientos establecidos para ello. 9. Evalúa las en donación para saber si éstas serán aceptadas. 10. Escribe cartas de agradecimiento a los donantes. 11. Verifica las en cuarentena, cuando no cumplen con los requisitos establecidos para su adquisición. 12. Se encarga de la devolución de las a la parte interesada, cuando éstas no han sido abastecidas de acuerdo a los requisitos solicitados. Página 2 de 7

3 GESTOR INTERNO DE LA CALIDAD. PERSONAL DE GESTIÓN DE COLECCIONES COMITÉ DE BIBLIOTECA 13. Gestiona ante las instancias correspondientes, la capacitación para el personal del proceso de gestión de. 14. Gestiona mediante el programa operativo anual: materiales, equipos o cualquier bien o servicio necesario para la actividad de selección y adquisición de. 1. Recaba sugerencias bibliográficas y documentales de los usuarios 2. Remite al jefe de la biblioteca las sugerencias bibliográficas y documentales de los usuarios para su análisis y en su caso adquisición. 3. Resguarda una copia de los documentos de gestión de que le proporciona la Jefa de la. 4. Recibe y verifica el material de nuevo ingreso a la biblioteca 5. Recibe los materiales que ingresan por compra directa de los investigadores y verifica que la factura corresponda con la cantidad de libros y los títulos presentados. 6. Coloca en cuarentena los materiales que no cumplen con los requisitos solicitados para su adquisición y da aviso de la situación a la Jefa de la. 7. Entrega los nuevos materiales documentales que son conformes al personal de gestión de para su habilitación inicial. 8. Actualiza el Catálogo de, cuando ingresa nuevo material. 9. Mantiene al día estadísticas de nuevos ingresos. 10. Da aviso a la Jefa de la cuando se requieren materiales o equipos de seguridad y mantenimiento para las, tales como cajas, extinguidores, deshumidificadores, etc. 1. Recaba sugerencias bibliográficas y documentales de los usuarios y los remite al Gestor Interno de la Calidad. 2. Revisa y realiza el registro inicial en el formulario correspondiente a los libros, tesis, revistas y otros materiales documentales que ingresan a la biblioteca. 3. Habilita el material que ingresa a la biblioteca, marcándolo con el sello de la misma. 1. El Comité elabora, revisa, analiza y aprueba las normas que rigen la gestión de en la, así como sus modificaciones, con fundamento en las necesidades informativas de los usuarios y los programas de estudio del Instituto. 2. El representante estudiantil es responsable de identificar y recabar las sugerencias bibliográficas y documentales de los estudiantes. Página 3 de 7

4 3.2 AUTORIDAD Facultado Jefa de la biblioteca Actividad Seleccionar títulos para adquirirlos. Devolver no conformes al proveedor. Concesionar no conformes. 4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. N ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA REGISTRO Detección de necesidades de Gestor de 1 los usuarios Calidad. Una vez al año. 2 Elaboración o revisión de Comité de normas de Gestión de Una vez al año. 3 Selección de a Jefe de la adquirir Una vez al año Elaboración y envío de documentos de gestión de adquisición Recepción y verificación de adquiridas Envío a cuarentena de materiales No Conformes 7 Revisión de Cuarentena 8 Devolución al proveedor 9 Registro inicial y habilitación Jefe de la Gestor Interno de la calidad Personal de Gestión de Gestor Interno de la calidad Jefa de la Jefa de la Personal de Gestión de Una vez al año o cuando se requiera gestionar la compra o donación de nuevas. Cada vez que ingresa nuevo material a la Cuando en la verificación de materiales de nuevo ingreso se localizan no conformidades Cada vez que el GIC detecta material de nuevo ingreso inconforme. Cuando se verifica la no conformidad del material de nuevo ingreso y no existe posibilidad de conseción Cada vez que reciben material del GIC. BIIH_ R_DNU_7.2.1.a_2013_01 BIIH_DN_PGC_7.2.1.c_2012_01 BIIH_ R_LCSU_7.2.1_2013_01 COM_Fo_SolAceBib Página 4 de 7

5 5 DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE COLECCIONES PARA LA BIBLIOTECA JEFA DE LA BIBLIOTECA GESTOR INTERNO DE LA CALIDAD PERSONAL DE GESTIÓN DE COLECCIONES Inicio Recaba y analiza las necesidades de información de usuarios Inicia trámites para la adquisición Revisa factura Vía de adquisición? Proyecto de Investigación Donación Recurso? Cumple? Regularizado y/o PIFI SI Evalúa la pertinencia de la colección y/o la relación de títulos en donación Selecciona obras a adquirir Sella y firma factura de conformidad Gestiona la compra y revisa factura Cumple? SI No Recibe y verifica adquiridas No Envía oficio de negativa al donante Cumplen? SI Cuarentena No Devuelve al proveedor o solicita reposición Concesión? Si Mide los indicadores relativos a adquisiciones Aplica el procedimiento de Registro y organización de Fin Página 5 de 7

6 6 DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA Término Bases de datos Catálogo Disponibilidad de una colección Libro Pertinencia una colección Publicación periódica Título de Definición Conjunto de documentales digitalizadas, y disponibles en línea, a través de la red de cómputo universitaria y la Internet. Relación impresa o digitalizada que contiene, al menos, los títulos de una colección documental, y opcionalmente otros datos de identificación de los mismos. Medida en que una colección está disponible para su consulta por parte de los usuarios de una biblioteca o centro de información universitarios. La disponibilidad puede ser medida en: títulos disponibles, volúmenes disponibles, o en porcentaje de disponibilidad de la colección. Obra científica o literaria, generalmente impresa, con suficiente extensión para formar un volumen, que se adquiere como parte de la colección documental de una biblioteca. Medida en que la colección de una biblioteca o centro de información universitario cumple con de la normativa relacionada con la Gestión de. La pertinencia de una colección puede ser medida en: títulos pertinentes, volúmenes pertinentes, o en porcentaje de pertinencia de la colección. Edición que contiene obras científicas o académicas, publicada a intervalos regulares, que se adquieren en las bibliotecas y centros de información universitarios como parte de la colección documental. Se les denomina también publicaciones continuas. Denominación de una obra documental, que puede contener varios volúmenes o números, o adquirirse en varias copias. El título se localiza generalmente en la portada y/o en la página legal de derechos de autor de una obra documental. 7 DOCUMENTOS RELACIONADOS Código BIIH_DN_RI_7.2.1.c_2002_01 BIIH_PC_PGC_7.1_2013_01 BIIH_DN_PGC_7.2.1.c_2012_01 Título Reglamento Interno Plan de calidad del proceso de Gestión de Política de gestión de 8 REGISTROS Código BIIH_ R_LCSU_7.2.1_2013_01 BIIH_ R_DNU_7.2.1.a_2013_01 Título Lista de sugeridas por los usuarios Control de ingreso ingreso de nuevas Detección de necesidades de los usuarios Página 6 de 7

7 9 ABREVIATURAS Abreviatura Significado Abreviatura Significado CB Comité de SGC Sistema de Gestión de Calidad JB Jefa de la PE Programa de estudios GIC Gestor Interno de la Calidad PGCO Personal de gestión de 10 CONTROL DE CAMBIOS Versión Descripción del cambio Fecha de aprobación Página 7 de 7