MANUAL PARA EL REGISTRO DE PÉRDIDAS

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1 MANUAL PARA EL REGISTRO DE PÉRDIDAS Biblioteca Bucaramanga 2007

2 PÉRDIDAS Página 2 de 12 Revisó Director y Profesional Circulación y Préstamo Aprobó Rector Fecha de aprobación Noviembre 29 de 2007 Resolución Nº 1842 CONTENIDO pág. 1 OBJETIVO: 3 2 ALCANCE 3 3 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS 3 4 NORMATIVIDAD 3 5 CONTENIDO DEL MANUAL REGISTRO DE PÉRDIDA DE CARNÉ REGISTRO DE PERDIDA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Registro de pérdida de material bibliográfico Reposición del material bibliográfico extraviado Cancelación del valor del material bibliográfico extraviado. 11

3 PÉRDIDAS Página 3 de 12 1 OBJETIVO: Definir los pasos a seguir en caso que un usuario extravíe material bibliográfico perteneciente a la colección de Biblioteca UIS, o su carné de usuario.. 2 ALCANCE Este manual aplica a todos los usuarios de Biblioteca UIS que estén registrados en el sistema de ésta. 3 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Clave de acceso: Clave de cuatro (4) dígitos que los usuarios de la Biblioteca UIS poseen como código de seguridad personal. Clave Estándar: Es la clave establecida por el sistema al momento de la creación de los usuarios. Esta debe ser modificada para habilitar el estado activo del usuario en el sistema. Estado Activo o Usuario Activo: Hace referencia a usuarios vigentes y con matricula académica vigente. LIBRUIS: Sistema Integrado de Información de Biblioteca Tángara: Sitio Web de la Biblioteca UIS. SIB: Sistema de Información Bibliográfico. 4 NORMATIVIDAD Reglamento Biblioteca UIS. Acuerdo No. 029 de 2008 y Acuerdo No. 045 de 2008.

4 Página 4 de 12 5 CONTENIDO DEL MANUAL Para el registro de pérdida de carné y/o de material bibliográfico el usuario debe ingresar al sitio web de la biblioteca: ó e iniciar sesión, así: Login: Si es estudiante: código carrera + código estudiante Si es docente o administrativo código o cédula de ciudadanía Clave: Clave numérica con la que se realiza el préstamo de material bibliográfico. Todo usuario debe: Estar registrado en el sistema de información LIBRUIS Ser usuario activo. Su clave de acceso debe ser diferente a la clave estándar. 5.1 REGISTRO DE PÉRDIDA DE CARNÉ Este registro lo realiza el usuario cuando ha extraviado su carné para inactivar los servicios de la Biblioteca,). Una vez el usuario haya registrado su solicitud de pérdida de carné, el sistema procede a cambiar el estado del usuario de Usuario Activo a Carné Perdido para inhabilitar que no se realicen operaciones con éste. Si el usuario no realiza el registro por pérdida de su carné de estudiante, toda operación realizada con éste tendrá validez y autenticidad, y serán reguladas según lo establecido en el Reglamento de Biblioteca. Nota: Una vez el usuario encuentra o hace reposición del carné (de acuerdo a los lineamientos establecidos en Admisiones y Registro Académico para tal fin), debe acercarse a la oficina de Coordinación de Circulación y Préstamo para su activación. En caso tal que un carné sea encontrado, este se retiene y se informa al usuario propietario para que el lo reclame personalmente. Para la inactivación en indispensable el diligenciamiento del siguiente formulario web:

5 Página 5 de REGISTRO DE PÉRDIDA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO El registro de Pérdida de material bibliográfico se realiza con el objeto de suspender temporalmente el acceso a los servicios de biblioteca que requieran autenticación (LIBRUIS y SIB) Registro de pérdida de material bibliográfico a. Validación del material bibliográfico extraviado: Para el registro de la perdida de material bibliográfico, el usuario debe ingresar el número de inventario del material perdido; de inmediato el sistema valida, que el número de inventario exista y se encuentre registrado en la cuenta de préstamo del usuario. Si el usuario no conoce el número de inventario, el sistema presenta la opción de consulta, identificando únicamente los materiales bibliográficos que tiene prestado el usuario, así: Material Bibliográfico Extraviado No. Inventario* (Si no conoce el número de inventario consúltelo aquí) 1 El Registro de pérdida de material bibliográfico no detiene el derecho pecuniario generado por demora en la devolución de material bibliográfico. Esta se genera al momento que el usuario retorna el material a la Biblioteca.

6 Página 6 de 12 b. Registro de información: Después de la validación el sistema presenta los datos personales del usuario y solicita el diligenciamiento de los campos identificados como obligatorios (*). Al finalizar el usuario debe confirmar el registro seleccionando la casilla de registrar pérdida de material.

7 Página 7 de 12 Material Bibliográfico Extraviado No. Inventario * Titulo Autor Clasificación Área de Publicación Registrar Pérdida Material Una vez enviada la solicitud el sistema presenta un mensaje de confirmación de la transacción; una vez es aceptado por el usuario en el Sistema se actualiza el estado del libro cambiando de Disponible a Libro Perdido. El sistema envía un correo de notificación al usuario y al Coordinador de Circulación y Préstamo, donde se informa al usuario el procedimiento a seguir luego de su registro de perdida Reposición del material bibliográfico extraviado. El Coordinador de Circulación y Préstamo informa al usuario las alternativas que tiene para solucionar la pérdida del material bibliográfico de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Biblioteca Capítulo IX DE LOS DERECHOS PECUNIARIOS. a. Verificación de la solicitud: El Coordinador Circulación y Préstamo verifica la solicitud del usuario e inicia el proceso de gestión de información, realizando acciones sobre el item tales como: Cancelado, Cotizar, Finalizado o Tramitar. b. Solicitud de Cotización del material bibliográfico: El Coordinador de Circulación y Préstamo solicita la Cotización del material al Coordinador de Selección y Adquisiciones, quien suministra información relacionada con los proveedores del mismo. Dando la opción sobre el ítem: Cotizar.

8 Página 8 de 12 c. Cotización del material bibliográfico: El coordinador de Selección y Adquisición debe suministrar al usuario la información pertinente para la reposición y/o adquisición del material (datos del proveedor). Si es el caso, debe modificar la información relacionada en el registro de Valor liquidado Ejemplar, el cual corresponde al valor de adquisición del material. Este valor se modifica cuando el monto es menor al establecido por cancelación según en el Reglamento de Biblioteca Capítulo IX DE LOS DERECHOS PECUNIARIOS. A continuación un ejemplo: Fecha y Hora Envío de la Solicitud - Espera revisión Coord. Servicios al Público Ago. 15 de 2007 a las 1:54 p.m. HOYOS SERGIO ANDRES Fecha y Hora Observaciones Revisión Coord. Servicios al Público - Espera Revisión Coord. Selección- Adquisición Ago. 15 de 2007 a las 2:24 p.m. MORENO DAZA PAULA JOHANNA Buenas tardes Carlos me puede colaborar con los datos de los distribuidores de este material gracias Paula Moreno Revisión Coord. Selección-Adquisición - Cotización Material

9 Página 9 de 12 Fecha y Hora Observaciones Ago. 22 de 2007 a las 11:19 a.m. MUNOZ TRIVINO CARLOS Este libro lo consigue en Bucaramanga a través de PROFITECNICAS calle 36 No , TEL ó en Bogotá SIGLO DEL HOMBRE EDITORES Carrera 32C No.25-46/50 TEL Contactar al señor Julio Cesar Camero CEL d. Revisión de material bibliográfico recomendado por la academia: Si el usuario no encuentra en el mercado el material bibliográfico extraviado, sólo se autorizará la restitución de un material por otro previa recomendación de la unidad académica respectiva (Ver Reglamento de Biblioteca Capítulo IX DE LOS DERECHOS PECUNIARIOS). Esta recomendación debe ser presentada al Profesional Selección y Adquisición para verificación de existencias y aprobación final. e. Revisión técnica del material bibliográfico: El Coordinador Circulación y Préstamo solicita Revisión física y técnica del material a procesamiento técnico, dando la opción sobre el ítem: Tramitar. Fecha y Hora Observaciones Revisión Coord. Servicios al Público - Espera revisión Coord. Catalogación- Clasificación Ago. 23 de 2007 a las 08:39 a.m. MORENO DAZA PAULA JOHANNA Buenos días Esperanza el estudiante hace entrega para revisión del material El Caleidoscopio de las justicias en Colombia tomo I En espera de aprobación Paula Moreno El Auxiliar de Catalogación hace la verificación técnica del material (la verificación se hace con el registro en el Sistema Integrado de Información de Biblioteca LIBRUIS): Título, Autor, Año de Edición, Editorial, número de páginas, entre otros. Si el material corresponde al extraviado envía solicitud de revisión física al Auxiliar de Adquisiciones dando la opción sobre el ítem: Tramitar. Si la respuesta fue No Aprobado por parte de Auxiliar de Catalogación, se le notifica al usuario que no fue aceptada la solicitud del material que entregó con la respectiva justificación y se hace devolución del mismo. Dicho usuario deberá solucionar la perdida del material escogiendo entre las alternativas presentadas en este manual.

10 Página 10 de 12 Revisión Coord. Catalogación-Clasificación - Material Aprobado Fecha y Hora Ago. 23 de 2007 a las 09:00 a.m. PACHON DE CIFUENTES MARIA ESPERANZA Observaciones Oscar : El libro es correcto, corresponde a la misma edición y año. f. Revisión física del material bibliográfico: El Auxiliar de Adquisiciones hace la verificación física del material. Si el material corresponde al extraviado envía solicitud de aceptación al Coordinador Circulación y Préstamo dando la opción sobre el ítem: Tramitar. De esta forma se informa al Coordinador de Circulación y Préstamo del ingreso del material a la colección, y el material queda en el subproceso de Procesamiento Técnico para su procesamiento e ingreso a la colección de acuerdo con lo establecido en el procedimiento PBI.02 PROCESIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN (POR COMPRA) DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO. Si la respuesta fue No Aprobado por parte de Auxiliar de Adquisiciones, se le notifica al usuario que no fue aceptada la solicitud del material que entregó con la respectiva justificación y se hace devolución del mismo. Dicho usuario deberá solucionar la perdida del material escogiendo entre las alternativas presentadas en este manual. Fecha y Hora Observaciones Material Aprobado - Revisión Selección-Adquisición Ago. 23 de 2007 a las 09:03 a.m. VILLAMIZAR MORALES OSCAR ALBERTO Paula, El libro fue revisado y corresponde al material perdido por el estudiante. g. Entrega del material bibliográfico: El Coordinador Circulación y Préstamo una vez recibido el informe, debe finalizar el proceso dando la opción Finalizar e informar al usuario la terminación de éste. Fecha y Hora Revisión Selección-Adquisición - Solicitud Finalizada Ago. 23 de 2007 a las 09:50 a.m. MORENO DAZA PAULA JOHANNA

11 Página 11 de 12 Observaciones El material bibliográfico para reposición fue aceptado y se prosigue a hacer entrega del mismo. El estudiante queda a paz y salvo. Paula Moreno El Coordinador Circulación y Préstamo debe solicitar al Auxiliar de Catalogación el cambio de estado de Perdido a Disponible para hacer la entrega del material en el Sistema Integrado de Información de Biblioteca LIBRUIS y dar por finalizado este proceso. El Coordinador Circulación y Préstamo hace la entrega del material bibliográfico en el Sistema Integrado de Información de Biblioteca LIBRUIS Cancelación del valor del material bibliográfico extraviado. El estudiante debe pagar en Caja de la Universidad, al fondo 7039 el valor establecido para cancelación según en el Reglamento de Biblioteca Capítulo IX DE LOS DERECHOS PECUNIARIOS, entregar el recibo de pago en la Coordinación de Circulación y Préstamo para su respectiva legalización. Cuando el usuario cancelé el valor asignado, éste debe acercarse a la Coordinador de Circulación y Préstamo con el recibo de pago para la finalización del proceso y el posterior descargue del material en el sistema Bibliográfico (ver pasos 8 y 9 del presente manual). En esta alternativa el Coordinador de Circulación y Préstamo debe Finalizar el proceso estableciendo en las observaciones que el usuario canceló el valor del material y ya se encuentra a paz y salvo con el mismo. Nota: Si el material es encontrado y devuelto a la Biblioteca, se le da Cancelado al proceso indicando en las observaciones que el material fue encontrado y se realizó la entrega normal del mismo. Se procede a hacer el descargue del material de la cuenta del usuario y calcular el derecho pecuniario correspondiente por (ver pasos 8 y 9 del presente manual).

12 Página 12 de 12 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Noviembre 29 de 2007 Creación del Documento 02 Febrero 20 de 2009 Modificación del Documento. Consideraciones de operación de acuerdo al tipo de reposición.