PROCEDIMIENTO VERSION: 01 ASIGNACIÓN DE CUPOS A NIÑOS PROCEDENTES DE ENTIDADES DE BIENESTAR SOCIAL O FAMILIAR

Transcripción

1 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 1 de 5 1 OBJETIVO Gestionar la asignación de cupos escolares a alumnos mayores o iguales de 5 años provenientes de entidades de bienestar social o familiar para asegurar su ingreso al sistema educativo oficial según criterios de prioridad. 2 ALCANCE El procedimiento inicia con la realización de acuerdos con entidades de Bienestar Social o Familiar de la jurisdicción, este permite garantizar la continuidad de los niños provenientes de dichas instituciones que hayan terminado el jardín y vayan a comenzar el grado obligatorio de transición. El procedimiento finaliza con la validación de los niños atendidos, los cuales son provenientes de Entidades de Bienestar Social o Familiar. 3 DEFINICIONES 3.1. SIMAT: Sistema Integrado de Matrícula SED: Secretaría de Educación Departamental MEN: Ministerio de Educación Nacional. 4 CONTENIDO EXPLICACIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DE CUPOS A NIÑOS : 4.1 REALIZACIÓN DE ACUERDOS CON ENTIDADES DE BIENESTAR SOCIAL O FAMILIAR DE LA JURISDICCIÓN. El de acceso de, confirma y realiza reuniones con los miembros de Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: Cargo: Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Técnico Administrativo Cargo: Secretaria de Educación Departamental

2 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 2 de 5 las Entidades de Bienestar Social o Familiar de la jurisdicción para definir acuerdos de ingreso al sector educativo oficial de los niños provenientes de estas entidades. (Oficios de invitación a reuniones y actas de reuniones). 4.2 SOLICITA REGISTRO DE LOS NIÑOS AL DE LA JURISDICCIÓN QUE REQUIEREN CUPO PARA ACCESO EN ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS. El de acceso de, envía Oficio de Solicitud a las Entidades de Bienestar Social o Familiar de la jurisdicción con las que ha realizado acuerdos de acceso, solicitando el registro de los niños que están en edad escolar y requieren cupo en un Establecimiento Educativo Oficial. 4.3 PREPARAN Y ENVIAN INFORME DE LOS NIÑOS QUE REQUIEREN CUPO. Los Miembros de la Entidad de Bienestar Social o Familiar, envía el registro de los niños que requieren cupos en los establecimientos educativos oficinales a, para garantizar la continuidad del proceso de formación de los niños y niñas en edad escolar, posteriormente los miembros de la Cobertura de, reciben el registro de los niños que requieren cupos y lo archivan temporalmente, hasta seguir las acciones de tramite respectivos ASIGNACIÓN DE CUPOS. A través de la ejecución del procedimiento de Asignación de Cupos, el área de Cobertura de la Secretaría de Educación, envía copia con oficio de envío por medio de los correos institucionales, del registro enviado por las entidades de Bienestar Social o Familiar, a los Secretarios municipales de educación respectivos para que estos informen a los rectores de su jurisdicción la necesidad de asignación

3 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 3 de 5 de cupos de acuerdo a la demanda presentada por las entidades de Bienestar, y finalmente se le informa por medio de correos, a las entidades de Bienestar que enviaron registro de solicitud de cupos, que se inició el proceso de asignación de cupos de acuerdo a su jurisdicción y se les aclara que es competencia de ellas, realizar el debido seguimiento a la legalización de las matriculas de estos niños. 4.5 SOLICITUD DE LISTADO DE ESTUDIANTES. El equipo de cobertura de, envía un oficio (por medio de los correos institucionales) a los establecimientos educativos, solicitando el listado de niños atendidos por este, lo cuales son provenientes de Entidades de Bienestar Familiar o Social. 4.6 INFORMA A LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN LOS NIÑOS ATENDIDOS PROVENIENTES DE ENTIDADES DE. El rector de cada institución educativa debe informar (cuando aplique) a la Secretaría de Educación a través de comunicación oficial por correo electrónico o en medio físico, el listado de los niños que serán atendidos por este, lo cuales son provenientes de Entidades de Entidades de Bienestar Familiar o Social. 47. VALIDACIÓN DE LOS NIÑOS ATENDIDOS, PROVENIENTES DE ENTIDADES DE. El de acceso de, debe verificar por medio del aplicativo SIMAT (registro de matrícula) el reporte de niños provenientes de entidades de Bienestar

4 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 4 de 5 Social o Familiar a los cuales se les asignó cupo en cada Establecimiento Educativo y confrontarlo con la comunicación oficial entregada por estos, para determinar si todos los niños a los que se les asignó cupo serán atendidos, en el caso de no ser así toman la acciones pertinentes del caso. 4.8 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA. El responsable para esta actividad, de la Cobertura de, debe realizar las labores de verificación correspondientes a garantizar que todos los documentos y registros generados durante la ejecución del presente procedimiento (Asignación Cupos a niños procedentes de Entidades de Bienestar Social o Familiar), se encuentren en los lugares de archivo correspondientes. 5. Registros Nombre Oficios de invitación a reuniones Actas de reuniones Oficio de solicitud Registro de los niños que requieren cupos Oficio de envío del registro enviado por las instituciones de Bienestar Social o Familiar Lugar de Almacenamiento Protección Responsable Acceso Recuperación s s s s Actas recibidos Tiempo de Retención Disposición Final de de de de

5 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 5 de 5 Nombre informativos a las entidades de Bienestar Oficio de solicitud del listado de niños atendidos Listado de los estudiantes que serán atendido por las instituciones educativas Registro de matrícula Lugar de Almacenamiento Computador y/o archivador de la Protección Responsable Acceso y/o carpeta Recuperación recibidos y/o carpeta de recibidos Módulo del aplicativo SIMAT Tiempo de Retención y/o un año Un año Disposición Final y/o de confidencial del MEN- Aplicativo SIMAT 6. Control de Cambios Versión Descripción de Cambio FECHA