PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO DE PUBLICACIONES SERIADAS

Transcripción

1 Código :PBI.05 Página 1 de 9 Revisó: Director y Profesional - Selección y Adquisiciones Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución N 1842 OBJETIVO ALCANCE Indicar las actividades necesarias para la identificación, y reconocimiento de las publicaciones seriadas que ingresan a la Biblioteca UIS. Este procedimiento aplica a todas las publicaciones seriadas que ingresen a la Biblioteca UIS, ya sea por suscripción, donación o canje. NORMATIVIDAD Acuerdo N 101 de 2004, Política de desarrollo de colecciones. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Tangara: Sitio Web de la Biblioteca UIS. LIBRUIS: Sistema Integrado de Información utilizado en la Biblioteca UIS. Material Duplicado: Corresponde al material que coincide en año, número y volumen, es decir, es aquel material que coincide en todas las características con uno ya existente en la colección de biblioteca UIS. Número: Unidad física de la publicación seriada. Coordinador Biblioteca: Coordinador de Biblioteca Sede Regional

2 Código :PBI.05 Página 2 de 9 CONSIDERACIONES A este procedimiento ingresan los números de las publicaciones seriadas adquiridos por compra, donación y/o canje. Este procedimiento inicia, con la recepción de los números entregados por las empresas de correo. Además se realiza la confrontación física del material con la remisión y/o factura. El Adquisición responsable de las publicaciones seriadas, debe hacer los reclamos, a su debido tiempo, de los números no recibidos. Las suscripciones de publicaciones seriadas por compra, se realizan según los lineamientos del procedimiento de contratación. Cuando el titulo de la publicación seriada no existe en el Sistema integrado de Información LIBRUIS, este es enviado al Profesional - Selección y Adquisición de la sede central para que él analice su contenido y decida si entra o no a la colección de Biblioteca UIS. En algunas ocasiones esta actividad es realizada con la colaboración de los Profesionales Referencia A las publicaciones seriadas tipo diarios (papel), solo se les coloca el sello de Biblioteca UIS, en la mayor cantidad de hojas posibles. Esta actividad es apoyada por otros Auxiliares - Circulación y Préstamo. En el catálogo bibliográfico de la Biblioteca UIS al citar el término Revista se hace referencia a una Publicación seriada, en correspondencia al manejo de terminología reconocido por los usuarios. Cuando el titulo de la publicación seriada no existe en el sistema integrado de información LIBRUIS el Auxiliar de Biblioteca decide si entra o no a la Biblioteca. Las publicaciones seriadas que no ingresen a la colección o sean duplicados se mantienen en estantes para donación. El número de inventario se registra en el sello propio de la serie. El Auxiliar de Biblioteca verifica en LIBRUIS que el ingreso se haya realizado en forma correcta.

3 Página 3 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Inicio Si Verifica el titulo Existe el titulo? No Evaluación del material El material entra a la colección? Si 1 Pág Verifica el título en Tángara, (Ver anexo 1). LIBRUIS para Sede Regional 2. Si no existe el titulo y es material recibido por canje y/o donación, el material pasa al Profesional - Selección y Adquisiciones para que en conjunto con el Profesional Referencia verifique y analice el contenido y decida si es pertinente o no ingresarlo a la colección. Coordinador Biblioteca Profesional - Selección y Adquisiciones y/o Profesional Referencia. Acuerdo N 101 de 2004, Política de desarrollo de colecciones. No PBI.03 P. Adquisición (por canje) de material bibliográfico 3. El material pasa a: PBI.03 procedimiento para la adquisición (por canje) de material bibliográfico. Fin Verifica número 4. En Tángara se verifica la existencia de dicho título, dentro de la colección de la Biblioteca UIS (Ver anexo 2). 1

4 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 No Existe el número? Si PBI.03 P. Adquisición (por canje) de material bibliográfico 5. En caso de que ya exista ese material, es decir, sea duplicado, pasa al PBI.03 procedimiento para la adquisición (por canje) de material bibliográfico. Fin Asigna número de inventario 1 6. Pega el número de inventario en la parte superior izquierda de la última página. Ingresa el material al Sistema 7. Ingresa el material al Sistema Integrado de Información LIBRUIS (Ver Anexo 3). Si Verifica el ingreso El ingreso es correcto? No 8. Verifica que el ingreso se haya realizado de forma correcta, es decir, que el material esté registrado en el piso que es, que su estado sea En proceso, y que el volumen, número y año correspondan a los del material. Esta verificación se realiza en el sitio Web de la Biblioteca UIS.(Ver Anexo 4). Realiza el ajuste correspondiente 9. Realiza el ajuste correspondiente en el Sistema Integrado de Información LIBRUIS. Adquisiciones 2

5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 Preparación física Registra el material como disponible Entrega de material Fin 10. Coloca a cada número el sello de Biblioteca UIS (en la mayor cantidad de hojas posibles), y la cinta magnética 11. Registra el material como disponible en el Sistema Integrado de Información LIBRUIS (Ver Anexo 4). 12. Informa al Auxiliar - Referencia para que reciba el material procesado. Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones

6 Página 6 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Noviembre 29 de 2007 Creación del Documento 02 Octubre 05 de 2009 Modificación del documento: se adapto para poder ser implementado en las Sedes Regionales.

7 Página 7 de 9 ANEXOS Anexo 1. Verificar título: 1 Ingrsar a 2 Loguearse. 3 En búsqueda seleccionar la opción de título. 4 En palabra clave colocar el título del material 5 Y entre las opciones de la parte inferior seleccionar la opción Revista. 6 El sistema genera un listado con los resultados obtenidos de la búsqueda, con este listado se hace la verificaciín del título. Anexo 2. Verificar Número: 1 Ingresar a 2 Loguearse. 3 En búsqueda seleccionar la opción de título. 4 En palabra clave colocar el título del material 5 Y entre las opciones de la parte inferior seleccionar la opción Revista. El sistema genera un listado con los resultados obtenidos de la búsqueda, dar click en los resultados de la búsqueda. Al 6 hacerlo se despliega una ventana con el contenido del material encontrado. 7 De esta forma realizar la verificación del número.

8 Página 8 de 9 ANEXOS Anexo 3. Ingreso del material al sistema: 1 Ingresar al menú principal del sistema integrado de información LIBRUIS. 2 Seleccionar B (Sistema bibliográfico). 3 Seleccionar M (Revistas) 4 Seleccionar I (incluir ejemplares) De la verificación de número, se copia el número de inventario del último número que se haya ingresado y que 5 corresponda al mismo fasciculo que se va a ingresar. 6 Oprimir la tecla Enter + la tecal Esc. 7 En la ventana que se despliega, colocar el número de inventario correspondiente al material que se va a ingresar. Oprimir la tecla F4 y completar las casillas de Año, Mes, Volumen, Número y cuando sea necesario Parte, con la 8 información del material. 9 Oprimir Esc. 10 Completar la siguiente casilla con C, D o J. Según sea el caso, C (compra), D (donación) o J(canje). 11 Ingresar el precio del material 12 Ingresar el código de la moneda (oprimiendo F2 escoge entre la opciones). 13 Colocar la fecha en la que se realiza el registro. 14 Registrar los detalles del material. Estos detalles son: Volumen, N, y Año. 15 Oprimir Enter 16 Colocar proveedor (oprimiendo F2 escoge entre la opciones). 17 Ingresar Centro de costos (oprimiendo F2 escoge entre la opciones). 18 Ingresar fondo (oprimiendo F2 escoge entre la opciones). 19 Ingresar organismo solicitante (oprimiendo F2 escoge entre la opciones). 20 Ingresar Editorial del material (oprimiendo F2 escoge entre la opciones). 21 Ingresar tipo de colección (oprimiendo F2 escoge entre la opciones). 22 Ingresar el código de ubicación (oprimiendo F2 escoge entre la opciones). 23 Oprimir la tecla Enter. 24 Oprimir la tecla Esc para grabar la información.

9 Página 9 de 9 ANEXOS Anexo 4. Verificar Registro: 1 Ingresar a 2 Loguearse. 3 En búsqueda seleccionar la opción de título. 4 En palabra clave colocar el título del material 5 Y entre las opciones de la parte inferior seleccionar la opción Revista. El sistema genera un listado con los resultados obtenidos de la búsqueda, dar click en los resultados de la búsqueda. Al 6 hacerlo se despliega una ventana con el contenido del material encontrado. 7 Verficar que los datos correspondan al material, que el piso asignado sea el correcto y que su estado sea "En proceso". Anexo 5. Registrar el material como disponible en el sistema integrado de información LIBRUIS: 1 Ingresar al menú principal del sistema integrado de información LIBRUIS. 2 Seleccionar R (Proceso físico). 3 En la casilla correspondiente a tipo de documento colocar el número 16 (dieciseis) correspondiente a publicaciones 4 Ingresar el número de inventario correspondiente al material. 5 Si se quiere incluir otro título, oprimir la tecla Enter. 6 Si no se va a incluir otro título, oprimir la tecla Esc para guardar el o los registros.