PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO FÍSICO DE MATERIAL

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1 PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO FÍSICO DE MATERIAL Código :PBI.09 Página 1 de 7 Revisó: Director Biblioteca y Profesionales Biblioteca Aprobó : Rector Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución N 1842 OBJETIVO ALCANCE Indicar las actividades necesarias para realizar el proceso físico del material bibliográfico, que ingresa a la Biblioteca UIS. Este procedimiento Biblioteca UIS. aplica a todo el material bibliográfico que ingresa a la DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Código de barras: Código impreso utilizado para el reconocimiento del material mediante un lector óptico. Tarjeta de vencimiento: Tarjeta donde se registra la fecha de vencimiento del préstamo del material bibliográfico. Rótulo de Identificación: Se transcriben datos catalográficos del libro tales como número de clasificación, clave de autor (Número que se asigna al material bibliográfico según el apellido del autor), edición, número de ejemplar y/o tomo. LIBRUIS: Sistema de Información utilizado en la Biblioteca UIS. Proceso : Utilizar las herramientas que permitan marcar o identificar el libro para su fácil recuperación o búsqueda. CONSIDERACIONES El auxiliar de procesamiento físico es el funcionario administrativo de la universidad responsable de este proceso, en las sedes regionales el coordinador de biblioteca o el auxiliar biblioteca es quien hace el papel de auxiliar de procesamiento físico. Los elementos necesarios para la identificación del libro que no se dispongan en la sedes regionales o en la sede de salud se generan en la biblioteca central. Si el material no tiene hoja de guarda, se le anexa una hoja en blanco (al final del libro), en la que se pega la tarjeta de vencimiento en la mitad de la hoja. Las actividades 9 y 10 del procedimiento sólo aplican a la sede central.

2 Página 2 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Inicio 1. Recibir el material del procedimiento correspondiente 2. Verificar datos del material Los datos están correctos? No 3. Devolver el material Si 1. Se recibe el material bibliográfico proveniente del proceso correspondiente (Ver procedimiento para la catalogación de material bibliográfico PBI.07 o procedimiento para clasificación de material bibliográfico PBI.08) 2. Verifica que los datos del sistema de información LIBRUIS coincidan con los del material bibliográfico. 3. Si no están correctos los datos del material se devuelve al proceso para la catalogación de material bibliográfico. (Ver Procedimiento PBI.07) PBI.07 Procedimiento para la Catalogación de Material Bibliográfico PBI.08 Procedimiento para Clasificación de Material Bibliográfico FBI.07 LIBRUIS Registro 4. Marcar el libro (rotulo, datos) 5. Colocar tarjeta de vencimiento 4. Si los datos están correctos marca el libro con el rotulo y los datos pertinentes (ver Anexo 1 y ver Anexo 2). 5. Coloca la tarjeta de vencimiento en la hoja de guarda. Imprimir rótulo y códigos de barras 1

3 DIAGRAMA DE FLUJO 1 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6. Marcar el material bibliográfico 6. Marca con el rotulo respectivo el material bibliográfico Listado de entrega de material 7. Colocar forro 7. Coloca forro al material bibliográfico. (Aplica Biblioteca Central) 8. Generar listados 9. Registrar disponible el material bibliográfico 8. Genera el listado con el fin de crear una constancia que indique el material entregado al área del conocimiento o tipo de colección al que se hace la entrega. El listado de libros y trabajos de grado se genera por separado, es un listado por área del conocimiento o tipo de colección. (Ver Anexo 3). 9. Registra el material como disponible en el sistema de información LIBRUIS. (Ver Anexo 4) 10. Verificar y entregar el material Si 10. Entrega el material bibliográfico al de Referencia correspondiente, y confronta con el listado que corresponda a lo entregado. Concuerdan? No 11. Corregir inconsistencias 11. Si el listado y el material no concuerdan se corrige la inconsistencia. Fin

4 BIBLIOTECA/ PROCESAMIENTO TÉCNICO Página 4 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Noviembre 19 de 2007 Febrero 20 de 2009 Creación del Documento Modificación del Documento: Exclusión de actividades de proceso físico de trabajos de grado. Redefinición del objetivo y alcance Octubre 05 de 2009 Junio 24 de 2014 Inclusión del Anexo 6 y formato digital Marc 21 Se modifica el nombre del documento y el alcance - Se eliminan las siguientes definiciones: clasificar, calve de autor, edición, ejemplar, Formato Marc 21, se hace una nueva definición del rotulo. Restructuración de consideraciones y de todo el procedimiento. -Modificación de la actividad 1 y 2. -Se eliminó la actividad 10. (Genera formato MARC 21)- Modificación de los anexos 1 y 2

5 Página 5 de 7 ANEXOS Anexo 1. Generar Rótulos (Sólo aplica a Biblioteca Central): Entrar a Excel y realizar un listado con el número de inventario de cada material. Guardar éste listado en Escritorio 1 (como tipo MS-DOS) 2 Entrar al programa Secure file transfer client. 3 En profiles y escoger Boletín. 4 Ingresar la contraseña pedida por el sistema. 5 En la ventana Local Name buscar el listado Excel, guardado con anterioridad. 6 Pasar (Arrastra) el archivo a la ventana Remote/Name, minimizar el programa. 7 Entrar al sistema integrado de información LIBRUIS (Putty), en login as:, colocar Boletín y registrarse con la contraseña. 8 Seleccionar del menú la opción número 12(doce), Generación rotulos. 9 Escribir rot_in como nombre del archivo guardado con anterioridad en Escritorio. Maximizar la ventana del programa Secure file transfer client; En la ventana Remote/ Name oprimir refresh y buscar el 10 nombre del archivo generado por el sistema de información LIBRUIS (Putty). 11 Seleccionar el archivo y pasarlo a la ventana Local Name (trabajar en Escritorio). Minimizar el programa Maximizar Excel y abrir desde alli el listado guardado en la actividad anterior en Escritorio, al abrirlo, en la ventana de diálogo 12 seleccionar Delimitado, oprimir siguiente, en Separadores seleccionar Otro y oprimir: Alt 124, clic en siguiente, en Formato de datos en columna seleccionar Texto en cada casilla y oprimir Finalizar; Cerrar el programa. Abrir Excel, buscar en Escritorio el archivo "rot_out", abrirlo y eliminar las columnas: A, C, E, G, I, K, L, M. En la 13 columna B quitar a todos los elementos de la lista el.0 (punto cero). La idea es dejar solo los datos númericos. 14 Hacer copia temporal de la columna B ( número de inventario) en un nuevo archivo, para posteriormente generar los códigos de barras. 15 Eliminar la columna B 16 Agrupar según el número de datos y guardarlos temporalmente en el archivo correspondiente. Según el número de datos que contenga y si es un libro de colección general, de referencia o un CD. 17 Hacer una copia en la carpeta de la impresora de mis documentos/my Labels/Data Base. 18 Seleccionar el archivo que se desea Imprimir. NOTA: Los archivos a los que se hace referencia en la Actividad número 16 son: Libros 2, Libros 3, Libros 4, Referencia 2, Referencia 3, Referencia 4. Se selecciona teniendo en cuenta el número de datos y el tipo de material.

6 Página 6 de 7 Anexo 2. Generar códigos de barras: (Sólo aplica a biblioteca Central) Anexo 3. Generar listados: ANEXOS 1 Entrar a la carpeta de la impresora mis documentos/my Labels/Data Base/Inventarios y abrir cada copia realizada en la actividad 14 del anexo 1, 2 Entra a Mis Documentos/My Labels/Labels/Inventarios 3 Seleccionar el archivo que se desea Imprimir. 1 Entrar al programa Excel. 2 Generar un listado con el número de inventario de cada libro y/o tesis de grado. 3 Guardar el listado en Escritorio como tipo Texto (MS-DOS). 4 Entrar al programa Secure file transfer client. 5 En profiles y escoger Boletín. 7 Ingresar la contraseña pedida por el sistema. 8 En la ventana Local Name buscar el listado Excel, guardado con anterioridad. 9 Pasar (Arrastrar) el archivo a la ventana Remote/Name, minimizar el programa. 10 Entrar al sistema de información LIBRUIS (Putty), en login as:, colocar Boletín y registrarse con la contraseña. 11 Seleccionar del menú la opción número 6(seis), Armar referencias por número de inventario. 12 Escribir el nombre del archivo del listado Excel guardado con anterioridad en Escritorio y oprimir Enter. 13 Escoger 1 (Libros y tesis) 14 Escoger 2 (Ordenado por asignatura topográfica). Minimizar el sistema de información LIBRUIS. 15 Maximizar la ventana del programa Secure file transfer client; En la ventana Remote/ Name oprimir refresh y buscar el nombre del archivo generado por el sistema de información LIBRUIS. 16 Seleccionar el archivo y pasarlo a la ventana Local Name (trabajar en Escritorio). Minimizar el programa Maximizar Excel y abrir desde alli el listado guardado en la actividad anterior en Escritorio, al abrirlo, en la ventana de 17 diálogo seleccionar Delimitado, oprimir siguiente, en separadores seleccionar otro y oprimir: Alt 124, clic en siguiente, en Formato de datos en columna seleccionar Texto y oprimir Finalizar; Minimizar Excel. 18 En Escritorio buscar el archivo, que ya aparece en formato Word y abrirlo. Colocar como titulo al documento: LISTA DE ENTREGA DE (NÚMERO DE LIBROS ENTREGADOS) 19 ENVIADOS AL (PISO AL CUAL SE ENVIAN), (FECHA EN LA QUE SE GENERA EL LISTADO ). Al final del listado colocar Recibe: (Nombre de quien recibe), y Entrega.: (Nombre de quien entrega). Guardar el listado. 20 Pasar a formato pdf.

7 Página 7 de 7 ANEXOS Anexo 4. Registrar material como disponible: 1 Ingresar al menú principal del sistema de información LIBRUIS (Putty). 2 Seleccionar Procesos físicos. 3 Seleccionar Adicionar. 4 Ingresar el número de inventario del material que se quiere registrar como disponible. 5 Oprimir la tecla Esc. De esta forma el material queda registrado en el sistema. 6 Si desea realizar la verificación del ingreso, regrese al menú principal del sistema de información LIBRUIS 7 Seleccione la opción Consulta En el menú que se despliega seleccionar Número de inventario. Luego ingrese el número de inventario del material. De 8 esta forma podra verificar si el libro esta o no registrado en el sistema.