GUíA PARA REGISTRO DE DESCUENTOS POR NÓMINA

Transcripción

1 Guía para registro de descuentos por nómina 1 GUíA PARA REGISTRO DE DESCUENTOS POR NÓMINA

2 Guía para registro de descuentos por nómina 2 TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN PROCEDIMIENTOS MENU: Principal MENU: Conceptos Opción Desde archivo plano Opción Dcto. periodo anterior Opción Continúe con su sesión CONSULTA Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN Búsqueda y Adición de registros Generarión de Reportes INTRODUCCIÓN El objetivo del módulo para registro de descuentos via Web es lograr aplicar los descuentos por nómina a los respectivos empleados de la Universidad de Nariño utilizando la red global, de esta forma se puede trabajar sobre la ésta información desde cualquier parte del país o del mundo. Esta herramienta facilita el registro de datos debido a la manera en que una entidad puede subir esta información a nuestro sistema. En principio, establecemos fechas límite para el registro, dentro de esas fechas, su entidad puede ingresar al sistema utilizando el usuario que se entregará previamente y puede registrar la respectiva información. Se puede subir nuevos datos cada vez y estos reemplazarán los anteriores solamente hasta el último día a las 12 p.m. A partir del siguiente día solamente se podrá consultar estos datos. Posteriormente, se procesan los datos en el sistema teniendo en cuenta que es posible que a un empleado no se le pueda aplicar por completo el descuento. Este cruce de información también se puede consultar por el sistema.

3 Guía para registro de descuentos por nómina 3 2 PROCEDIMIENTOS 2.1 MENU: Principal Ingrese al sitio: Nota: El sitio funciona bajo Internet Explorer 6 o superior y se observa mejor con el navegador Mozilla Firefox y se navega y observa mejor con resolución 1024 x 768 o superior. Paso 1: Elija la última opción del menú a la izquierda de la pantalla Dcto fondos. Paso 2: En la siguiente pantalla debe digitar los datos de ingreso del usuario responsable del registro. La contraseña puede y debe ser modificada por el vínculo de la 3ª opción Claves.

4 Guía para registro de descuentos por nómina 4 Paso 3: Con el número de identificación y la clave de la persona responsable del registro puede ingresar al sistema. Una vez digite la identificación, se muestra en una lista los descuentos de los cuales es responsable. Digite la clave y posteriormente si tiene mas de un descuento a su cargo, elija de la lista el que desee. Luego dé click sobre el botón Aceptar. 2.2 MENU: Conceptos. Los Conceptos son títulos que se le da a un tipo de descuento para un periodo de tiempo determinado, por ejemplo: sueldo mes de diciembre 2006, prima de navidad 2006, prima de antigüedad mes de diciembre 2006, etc. Paso 5: Elija de la lista correspondiente el concepto sobre el cual deseé aplicar el descuento. Paso 6: Si no ha ingresado anteriormente en el mes en curso, tiene dos opciones:

5 Guía para registro de descuentos por nómina Opción Desde archivo plano Permite subir los datos desde un archivo de texto tipo txt, csv u otro pero sólo con características de un archivo sólo texto. Para esta tarea, de click sobre el botón continuar y en la siguiente pantalla puede elegir el archivo.

6 Guía para registro de descuentos por nómina 6 Una vez se carga los datos del archivo, el sistema los evalúa en busca de errores o inconsistencias. Nota: La estructura del archivo plano debe ser la siguiente: 1ª columna: codigo del funcionario, 2ª columna: código asignado a su descuento por ej: D9556. En la 3ª columna: valor del descuento. El sistema detecta automáticamente los funcionarios a los que no se les puede aplicar ningún descuento por no estar activos temporal o definitivamente, funcionarios con código errado, registros duplicados. Estas y otras inconsistencias o inconvenientes para subir los datos se muestran en pantalla con un ícono especial que se distingue del ícono Registro correcto. Cada vez que encuentre un ícono especial diferente al correcto, debe verificar este dato en el archivo que acaba de cargar

7 Guía para registro de descuentos por nómina 7 para solucionar el error ó debe eliminar la fila con las incorrecciones. El sistema no permite subir de ninguna forma el archivo mientras existan errores. Realice las anotaciones respectivas sobre los empleados cuyo descuento no se pueda cargar, para que sean comunicadas a Recursos Humanos y así aclarar la situación. Resultado con inconsistencias en la carga del archivo: Si todos los registros son correctos, se habilita el botón de la parte superior en la pantalla: :: CLICK AQUI :: PARA CARGAR EL ARCHIVO, con el cual se cargan los datos para el mes en curso y si es el caso, reemplazan a los datos que haya cargado en una sesión anterior para ese mes. Resultado sin inconsistencias en la carga del archivo:

8 Guía para registro de descuentos por nómina 8 Debe verificar el total de los descuentos con la cifra que aparece al final de la pantalla: Al presionar el botón :: CLICK AQUI :: PARA CARGAR EL ARCHIVO, en pantalla se muestra los registros que usted ha cargado y puede modificar los valores a descontar y excluir o volver a incluir empleados, además en la parte superior de la pantalla están los datos de la entidad o fondo que aplica el descuento. El sistema también ofrece la consulta de datos por cédula, código de empleado, por nombres o por apellidos (Véase Búsqueda y adición de registros).

9 Guía para registro de descuentos por nómina Opción Dcto. periodo anterior Si no desea utilizar un archivo plano para cargar los datos, puede basarse en los registros del periodo inmediatamente anterior. Esta opción genera tantos registros como descuentos se realizó el último periodo anterior(mes o semestre anterior) Opción Continúe con su sesión Si anteriormente ingresó para el mes en curso y registró descuentos, el sistema le informa esto para prevenir que sobreescriba datos si no lo desea. Para no sobreescribir los datos y continuar con su sesión debe elegir ésta opción y consultará los datos tal como los tenía en su sesión.

10 Guía para registro de descuentos por nómina 10 Las tres opciones anteriores permiten ingresar los datos al sistema y también permiten modificarlos. Para tal fin, se dispone de una pantalla para consultar, adicionar, modificar y/o excluir o volver a incluir los empleados activos que se requiera. El sistema ofrece la consulta de datos por cédula, código de empleado, por nombres o por apellidos (Véase Búsqueda y adición de registros). La segunda columna de la tabla indica el código del empleado en el sistema y cada dato es un vínculo a otra página en la que se consulta individualmente todos sus descuentos del mes. El encabezado de la 4ª columna tiene un vínculo que permite ordenar la tabla de los registros de forma ascendente por apellidos, esto es útil para cuando adicione un empleado(véase adición de registros). La 7ª columna: Ultimo Dcto. Contiene el valor de cada descuento aplicado el periodo anterior. En la 8ª columna si es necesario, se debe modificar el valor del descuento a aplicar; se debe ingresar los decimales con punto decimal y no se debe utilizar la coma. Con la última columna se puede excluir o incluir el descuento para el respectivo empleado. Si la caja de chequeo esta marcada, el descuento se incluirá y se hará

11 Guía para registro de descuentos por nómina 11 efectivo, si no lo está, el descuento no se hará efectivo y se excluirá al empleado aún éste continúe en la tabla. 2.3 CONSULTA Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN El sistema brinda consultas y gestión de datos ágiles y fáciles de utilizar Búsqueda y Adición de registros Para adicionar un empleado debe consultar por cédula, código ó por nombres y apellidos en las casillas respectivas. Si conoce la cédula, únicamente digitela en la casilla respectiva y oprima el botón consultar cédula. De forma similar si conoce el código del empleado. Para consultar por nombres, apellidos y/o nombres y apellidos a la vez puede utilizar el carácter % como comodín para reemplazar uno o varios caracteres, de la siguiente forma:

12 Guía para registro de descuentos por nómina 12 Si desea consultar el empleado CARLOS ALBERTO DOMINGUEZ GONSALEZ, puede ingresar lo siguiente en la casilla nombres: CARLOS% Consulta los empleados cuyo nombre comience por CARLOS %CARL% Empleados cuyo nombre contenga la palabra CARL %LOS ALB% Empleados cuyo nombre contenga la palabra LOS ALB Para complementar la consulta para el empleado del ejemplo, en la casilla de apellidos a la vez puede escribir: DOMINGUEZ% Consulta los empleados cuyos apellidos comiencen por DOMINGUEZ %DOMIN% Empleados cuyos apellidos contengan la palabra DOMIN DOMINGUE% GON% Empleados cuyo primer apellido sea DOMINGUE(Z ó S u otro) y cuyo segundo apellido comience por GON. Si digita en nombres: CARLOS% y en apellidos: DOMIN%, se mostrarán todos los empleados cuyo nombre comience por CARLOS y su primer apellido comience por DOMIN. Resultados: Al momento de consultar de esta forma, se abre una página con todos los resultados que coincidan, Usted debe seleccionar el indicado, si aparece el mensaje Ya incluido, el empleado se encuentra en la tabla de descuentos ya generada. Una vez elegido el empleado ya sea por consulta de cédula, código o nombre, debe escribir el valor del descuento en la casilla correspondiente a: Vr. Descuento. Al oprimir el botón Insertar descuento a la tabla los datos del empleado seleccionado se ubican en la tabla de descuentos y queda automáticamente incluido. Posteriormente puede modificar este registro o

13 Guía para registro de descuentos por nómina 13 excluirlo, una vez lo ubique en orden alfabético utilizando el vínculo Apellidos del encabezado de la 4ª columna de la tabla. 2.4 Generarión de Reportes Puede generar el informe de los descuentos ingresados así: Primer ícono: A impresora. Segundo ícono: Para Hoja electrónica - Excel. Tercer ícono: Archivo PDF. Nota: Para efectos de una rápida verificación, debe comparar el valor total de los descuentos aplicados y el número de empleados incluidos con los datos de su archivo o registro original.

14 Guía para registro de descuentos por nómina 14 OPCIÓN CERRAR DESCUENTO Mes de implementación de esta nueva opción: Noviembre de 2009 En la parte inferior del formulario de registro de descuentos, encontrará el botón etiquetado como CERRAR DESCUENTO. Al presionar este botón el sistema le solicitará una confirmación para que finalice su registro definitivo del descuento respectivo. Únicamente cuando Usted cierre el registro de datos utilizando esta opción, podrá generar y/o imprimir el reporte respectivo, el cual actuará como soporte de su registro. Descripción del proceso:

15 Guía para registro de descuentos por nómina 15 Se mostrará posteriormente una pantalla de confirmación y sclick sobre el primer botón etiquetado con CERAR REGISTRO PARA <descripción de su entidad o fondo> Confirma definitivamente dando click sobre el botón Aceptar del siguiente cuadro de diálogo:

16 Guía para registro de descuentos por nómina 16 Si Usted no ha incluido descuentos o los descuentos suman $0, el sistema le solicitará verificación. Una vez confirme definitivamente su registro, no tendrá acceso posterior a realizar adiciones o modificaciones de valores, únicamente podrá acceder para generar y/o imprimir sus reportes. Esta será la última pantalla que Usted podrá mirar, la cual le confirma que su registro se cerró en la fecha señalada.

17 Guía para registro de descuentos por nómina 17 Para generar y/o imprimir el informe definitivo de sus descuentos, deberá acceder de nuevo al sistema(ver págs.. 3 y 4).