UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MÉXICO DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE INFORMACIÓN COORDINACIÓN DE PROCESOS TÉNICOS

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1 UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MÉXICO DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE INFORMACIÓN COORDINACIÓN DE PROCESOS TÉNICOS TALLER DE CAPACITACIÓN DE PERSONAL A CENTROS DE INFORMACIÓN PROCESO FISICO MIÉRCOLES 14 DE AGOSTO DE 2013 LIC. JUAN RAMÓN ABARCA DAMIÁN

2 ETAPAS DE LA SESIÓN: 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Vocabulario 5. Descripción de actividades Recepción de cargos de material de compra Recepción de cargos de material de donación 5.2 Recepción de los materiales trabajados como nuevos procesos 5.3 Sellado 5.4 Magnetizado 5.5 Impresión de etiquetas 5.6 Pegado de etiquetas de clasificación 5.7 Pegado de etiquetas de códigos de barras 5.8 Papeletas de devolución 5.9 Intercalado 6. Diagrama de flujo 7. Anexos

3 1.Propósito Describir la metodología para realizar las actividades relacionadas con el proceso físico de los materiales bibliohemerográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos.

4 2. Alcance A los Responsables de este proceso en los Centros de Información de los diversos Campus de la UVM.

5 3. Responsabilidad y autoridad Responsables de Centros de Información Verificar que se realicen cada una de las actividades mencionadas en este procedimiento. Asegurarse de que se realiza el proceso físico de todos los materiales bibliohemerográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos que se adquieren en los Centros de Información ya sea por compra o por donación. Liberar el o los productos no conformes o nombrar a la persona encargada de esta tarea

6 3. Responsabilidad y autoridad Responsable del proceso Realizar cada una de las actividades mencionadas en este procedimiento. Liberar el producto no conforme e informar a la alta dirección de su Centro de Información.

7 4. Vocabulario Proceso físico: Conjunto de diferentes actividades en secuencia sistemática, las cuales constan básicamente del: sellado de libros, pegado de etiquetas de clasificación, códigos de barras, cinta magnética, papeleta de devolución. Sellado de libros: Se sellan con el logotipo del Centro de Información la portada, contraportada, algunas páginas interiores (estas variaran dependiendo del campus) y los cantos de los libros. Etiquetas de clasificación: Etiqueta con la impresión de la signatura topográfica que se utiliza para la identificación agrupación y distribución sistemática de los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos.

8 4. Vocabulario Etiqueta de código de barras: Etiqueta con la impresión de un número alfanumérico de adquisición o inventario que se le asigna a cada volumen o ejemplar que se adquiere por compra o donación en los Centros de Información. Cinta magnética: Cinta magnética que se pega en los materiales bibliohemerográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos para protegerlos, pues esta cinta es identificada por el sistema de seguridad si alguien trata de sustraer algún material sin haber tramitado el préstamo. Papeleta de devolución: Papeleta que se pega en la última hoja del libro o revista y en la parte posterior de los materiales audiovisuales, sonoros y electrónicos para sellar la fecha en que deben ser devueltos a la biblioteca.

9 5.1.1 Recepción de cargos de material de compra El Centro de Información recibe por correo electrónico la notificación de parte de la coordinación de Proceso Técnicos de que ya fueron realizados sus cargos y en ese correo se incluye el archivo con el formulario de cargos con sus respectivos códigos de barras.

10 5.1.2 Recepción de cargos de material de donación El Centro de Información recibe por correo electrónico de parte dela Coordinación de Procesos Técnicos que ya fueron realizados sus cargos y en ese correo incluye el archivo con el Formulario de Solicitud de cargos de material bibliográfico, audiovisual, sonoro y electrónico con sus respectivos códigos de barras. Para los campus descentralizados la notificación de que ya fueron realizados los cargos tanto de compra como de donación viene parte del proceso de Investigación de Opac, pues el responsable de ese proceso identifica y registra los cargos para su Centro de Información.

11 5.2 Recepción de los materiales trabajados como nuevos procesos El Centro de Información recibe por parte de la Coordinación de Procesos Técnicos el correo electrónico con los archivos de las remisiones y/o facturas escaneadas con el rango de códigos de barra y en su caso del material físicamente de audiovisuales, sonoros y electrónicos enviados por mensajería junto con las copias de la remisiones y/o facturas con los códigos de barras asignados.

12 5.3 Sellado Se sellan los libros y revistas como sigue: Sello en la portada Sello en la contraportada t Tres sellos en las páginas interiores (las páginas las decide cada campus) Sellos en los cantos del libro

13 5.4 Magnetizado Para los libros las cintas magnéticas se pegan en las páginas interiores de los libros. Para los Centros de Información que cuenten con el sistema de seguridad Para los Centros de Información que cuenten con el sistema de seguridad de DVD la cinta magnética va en la parte interior de la caja se coloca el disco y sobre el mismo va el candado para evitar que se sustraigan

14 5.5 Impresión de etiquetas Con los códigos de barras ya asignados se imprimen las etiquetas en el módulo de ítems. Ver Instructivo de la sección de ítems del módulo de catalogación del sistema Aleph v

15 5.5 Impresión de etiquetas (1) Para imprimir etiquetas utilizamos el menú que despliega la barra de herramientas en la función de Abrir registro en ítems :

16 5.5 Impresión de etiquetas (2) Ya abierta dicha función tecleamos el o los códigos de barras que vamos a imprimir en rangos de hasta 99:

17 5.5 Impresión de etiquetas (3) Posteriormente pulsamos el botón de imprimir, donde aparecerá una ventana que será la que imprima nuestras etiquetas, sin excepción alguna desde la dirección: C:\AL500\CATALOG\files\UVM50\print\itemlbl.prn \UVM50\ i lbl

18 5.5 Impresión de etiquetas (4) En el menú pulsamos Generar etiquetas, cuando se haya completado dicha operación nos lo confirmará mencionando la cantidad de códigos que cargamos, como se ilustra a continuación:

19 5.5 Impresión de etiquetas (5) Para finalizar pulsamos Imprimir, posteriormente se abrirá una ventana que despliega un menú de las opciones de impresión, : Al elegir la indicada pulsamos ok y para finalizar salir.

20 5.5 Pegado de etiquetas de clasificación Se pegan las etiquetas de clasificación de barras de acuerdo a las siguientes especificaciones: En el lomo del libros En los videocasetes en el lomo del estuche En los cd-rom y dvd en la tapa frontal del material. En las pruebas psicológicas en el lomo del estuche El rango de altura es de 1.5 a 3 cm. para todos los materiales. Los datos de la etiqueta deben comenzar del lado izquierdo del lomo y continuar hacia la derecha Cinta cristal encima de las etiquetas para protegerlas.

21 5.7 Pegado de etiquetas de códigos de barras Se pegan las etiquetas de códigos de barras de acuerdo a las siguientes especificaciones: En libros, videocasetes, pruebas psicológicas, CD-ROM y DVD debe quedar pegada junto con la etiqueta de clasificación hacía la tapa frontal del material. El rango de altura es de 1.5 a 3 cm. para todos los materiales. Cinta cristal encima de las etiquetas para protegerlas.

22 5.8 Papeletas de devolución Para aquellos campus que prestan todos los tipos de materiales la papeleta de devolución se pega en los libros en la última hoja o tapa posterior interna del libro centrada en la parte superior, y en la tapa posterior para los demás materiales. Nota: Para los campus que no prestan materiales audiovisuales, sonoros y electrónicos no deberán pegar papeletas de devolución. Los campus que cuenten ya con impresora de punto de venta seguirán pegando la papeleta de devolución para utilizarla en caso de que la impresora llegue a fallar.

23 5.9 Verificación de la realización del Producto El responsable del proceso deberá asegurar que la realización del producto sea conforme, a través de la lista de verificación de material con proceso físico, de acuerdo a cada lote que se libere. Los materiales deberán ser liberados por el director y/o coordinador del Centro de Información o por la persona que se le haya asignado esta tarea. Los supervisores para la verificación ió del producto conforme deberán estar determinados en el plan de calidad del proceso de cada campus, donde se indicará un supervisor y un supervisado. El supervisor so llenará la lista de verificación cacó de proceso físico sco y en el caso de encontrarse con productos no conformes, realizará su informe de no conformidad para que el supervisado pueda realizar las correcciones pertinentes en forma inmediata y liberar el producto.

24 5.9 Verificación de la realización del Producto El supervisado deberá notificar a la alta dirección sobre las no conformidades encontradas y las acciones inmediatas realizadas. Los registros de las no conformidades identificadas, deberán ingresar a la carpeta del proceso físico, Si la no conformidad del producto, continua apareciendo, los directores, coordinadores d o responsables de bibliotecas deberán aplicar el procedimiento de producto no conforme, acciones correctivas y preventivas correspondiente. Finalmente se ingresarán las listas de verificación en la carpeta correspondiente a los registros para su posterior evaluación y análisis por parte de la alta dirección.

25 5.10 Intercalado Una vez que el proceso físico esté terminado para todos los materiales, antes de enviarlos a la colección para que sean intercalados por tipo de material y por clasificación se supervisa el proceso validando cada material de acuerdo a las especificaciones incluidas y llenando el Reporte mensual de proceso físico, para saber la cantidad realizada durante un mes

26 6. Diagrama de flujo Inicio Recepción del correo de notificación de que ya se realizaron los cargos limpios y recepción de las copias y los materiales físicamente de revistas, audiovisuales, sonoros y electrónicos con los códigos de barras asignados. Se imprimen las etiquetas de clasificación y códigos de barras. Manual de Circulación de Aleph Se pegan las etiquetas, papeletas de devolución y se sellan y magnetizan todos los materiales. Se envían los materiales a la colección para que sean intercalados según el tipo de material y su clasificación. ió Fin

27 GRACIAS POR SU ATENCIÓN Atentamente: JUAN RAMÓN ABARCA DAMIÁN DOCUMENTALISTA DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE INFORMACIÓN PROCESOS TÉCNICOS Calz. de Tlalpan #3058, edificio A, piso 3 Col. Santa Úrsula Coapa Del. Coyoacán. México, D.F Tel.: Ext Ó e mail: juan.abarcada@uvmnet.edu