Flujo de Compras Activo Fijo

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1 Flujo de Compras Activo Fijo Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en

2 1. Introducción DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP VERSIONES DISPONIBLES DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN DIAGRAMA DE PROCESO 5 2. Funcionalidad REQUISICIÓN ORDEN DE COMPRA COMPRA ACTIVO FIJO Exploradores ACTIVOS FIJOS Reportes REPORTE DE ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS 21

3 1. Introducción Manual Compras Activo Fijo - 3

4 1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP El objetivo básico del área de compras es asegurar el suministro de materias primas, productos sub-contratados y repuestos o productor terminados, además de reducir el costo del producto terminado. En Intelisis ERP el módulo de compras permite la planeación y gestión de materiales, asegurando el suministro constante para la operatividad de la empresa y el stock suficiente para tener la disponibilidad hacia los clientes, sin estar sobre inventariados. 1.2 Versiones Disponibles A partir de la versión 4600 v3 Preconfigurado 1.3 Diagrama de Integración Inventarios Contabilidad Compras Activos Fijos Cuentas por pagar Imagen 1.Diagrama de Integración Manual Compras Activo Fijo - 4

5 1.4 Diagrama de Proceso Imagen 2. Diagrama de Proceso Manual Compras Activo Fijo - 5

6 2. Funcionalidad Manual Compras Activo Fijo - 6

7 2.1 Requisición Este movimiento se utiliza para realizar los requerimientos de material hacia los encargados del área o usuarios que tengan los privilegios. Este movimiento no afecta al inventario; este proceso sirve para solicitar materiales o servicios a un proveedor. Pestaña Datos Generales Ruta: Logística Compras Click en Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Requisición. 2. Moneda en la que se hará el movimiento. 3. Fecha de Emisión del movimiento. 4. Fecha requerida del material. 5. Concepto. Campo para definir la forma de adquisición del material para la póliza contable. 6. Agente. Clave de la persona que realizará el movimiento. 7. Alguna referencia relacionada con el movimiento. 8. Almacén de los movimientos. 9. Detalle del movimiento, artículos y cantidades solicitadas, costo, fecha requerida, etc. 11. Al afectar quedará en estatus de pendiente. Al avanzarse a una de las opciones configuradas Orden de compra, Licitación o cotización y avanzar a estos a pendiente, este movimiento quedará concluido. Manual Compras Activo Fijo - 7

8 Pestaña Información Adicional Manual Compras Activo Fijo - 8

9 Ruta: Logística Compras Click en Nuevo Pestaña Información Adicional. Existen otros campos relacionados con estos movimientos, no son requeridos pero pueden ser de mucha utilidad dependiendo de las necesidades de la empresa. 1. Atención. Se captura a atención de quien se hace esa requisición. 2. Observaciones. Algún comentario referente a alguna cuestión del movimiento. 3. Zona de impuestos. Este campo funciona para las zonas fronterizas, o con diferentes tipos de impuestos. 4. Se puede capturar la forma de entrega. 5. La causa que originó la requisición del material. Manual Compras Activo Fijo - 9

10 Flujo Requisición 1. Si se da click en afectar en estatus pendiente, aparecerá una ventana donde permitirá elegir entre 3 opciones: generar cotización, licitación u orden de compra los cuales se verán más adelante. 2. Dar click en Aceptar si se desea generar el movimiento. 3. Dar click si se desea cancelar. Cantidad Requisición 1. Si sólo se avanzara la cantidad indicada en el campo "A Afectar" o la cantidad pendiente del detalle del movimiento. 2. Dar click si se desea aceptar la selección. 3. Dar click si se desea cancelar. Manual Compras Activo Fijo - 10

11 2.2 Orden de Compra Una orden de compra ya es un movimiento formal que debe estar ya revisado y autorizado por el responsable o encargado de compras, este movimiento puede tener origen de una cotización, licitación, requisición o hacerlo directamente. Ruta: Logística Compras Click en Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Orden de Compra. 2. En el detalle se captura el artículo, la cantidad, el costo y la fecha requerida del artículo. 3. Al afectar el movimiento quedará en estatus de pendiente para que posteriormente pueda seguir su flujo. Flujo Orden Compra Manual Compras Activo Fijo - 11

12 1. Si se da click en afectar en estatus pendiente, aparecerá una ventana donde permitirá elegir entre varias opciones, Compra Perdida, Compra Rechazada, Control Calidad, Entrada Compra, Entrada con Gastos y Entrada importación. Estas opciones se verán más adelante. 2. Dar click si se desea generar el movimiento. 3. Dar click si se desea cancelar. 2.3 Compra Activo Fijo Una entrada de compra es un movimiento que afecta al inventario. Normalmente viene de una orden de compra, compra prorrateada, orden con gastos, etc. o también se puede meter de forma directa. Manual Compras Activo Fijo - 12

13 Ruta: Logística Compras Buscar movimiento Orden Compra Afectarla a Entrada Compra 1. Movimiento. Seleccionar Entrada Compra. 2. Se puede observar que este movimiento tiene origen en una orden de compra. 3. Este movimiento pasa directamente de estatus sin afectar a concluido. Posición Movimiento Entrada Compra Manual Compras Activo Fijo - 13

14 Ruta: Logística Compras Buscar movimiento Orden Compra Afectarla a Entrada Compra Menú Ver Opción Posición del movimiento 1. Se puede observar que se generó un movimiento de Orden de compra en estatus pendiente en el módulo de Cuentas por Pagar. Entrada de Artículo Tipo Serie Ruta: Logística Compras Nuevo Orden Compra Menú Edición Opción Series/Lotes del artículo. Manual Compras Activo Fijo - 14

15 1. Después de capturar el encabezado y detalle de la entrada de compra se debe asignar una serie al artículo, si por ejemplo es una computadora o un automóvil, se puede colocar el número de serie del artículo. El único requisito es que esta serie sea única para cada artículo en el almacén. 2. Se puede utilizar el asistente para que en caso de que sean varios los artículos que se están comprando, no se tenga que capturar manualmente la serie de cada uno. Solamente se coloca la cantidad y número de serie inicial y final y el asistente generará consecutivos para la cantidad necesaria. 3. El asistente de rangos sólo pide capturar la cantidad y la serie inicial, estos 2 botones generarán las series en automático de los demás artículos. Entrada de Artículos Tipo Lote Ruta: Logística Compras Nuevo Orden Compra Menú Edición Opción Series/Lotes del artículo. 1. Después de capturar el encabezado y detalle de la entrada de compra se debe asignar un número de lote. 2. Definir la cantidad de artículos que pertenecen a ese lote. 3. Se puede utilizar el asistente para que en caso de que sean varios los artículos que se están comprando, no se tenga que capturar manualmente la serie Manual Compras Activo Fijo - 15

16 de cada uno. Solamente se coloca la cantidad y número de serie inicial y final y el asistente generará consecutivos para la cantidad necesaria. 4. El asistente de rangos sólo pide capturar la cantidad y la serie inicial, estos 2 botones generarán las series en automático de los demás artículos. Póliza Compra Activo Fijo Ruta: Logística Compras Nuevo Orden Compra Menú Ver Opción Posición del Movimiento Seleccionar póliza click derecho Examinar 1. Se puede observar el movimiento generado en el módulo de Contabilidad, su estatus e información relevante de la póliza. 2. Se pueden observar las cuentas a las que se cargó. 3. Se pueden observar las cuentas a las que se abonó. Manual Compras Activo Fijo - 16

17 3. Exploradores Manual Compras Activo Fijo - 17

18 3.1 Activos Fijos Ruta: Exploradores Activos fijos Activos Fijos 1. Barra de herramientas. A través de ella se pueden realizar acciones como imprimir, exportar a Excel, tener una vista preliminar, etc. 2. Filtros de búsqueda. 3. Árbol de clasificaciones. Se pueden buscar los Activos Fijos de acuerdo a su categoría. 4. Detalle de los activos fijos. Se muestra toda la información del Activo Fijo (descripción, serie, almacén, sucursal, fecha de adquisición, meses de vida útil entre otras). Al seleccionar la vista preliminar del explorador, se muestra la siguiente ventana: Manual Compras Activo Fijo - 18

19 Manual Compras Activo Fijo - 19

20 4. Reportes Manual Compras Activo Fijo - 20

21 4.1 Reporte de Adquisición de Activos Fijos Ruta: Reportes Activos Fijos Adquisiciones Activos Fijos 1. Seleccionar el periodo del que se consultarán las adquisiciones de Activos fijos. 2. Dar click en el botón Preliminar. El sistema mostrará una ventana con los datos referentes a las adquisiciones realizadas en el periodo seleccionado. Manual Compras Activo Fijo - 21

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